Fara í efni
Leiðtoginn

Vinnustaðamenning og mannauður

Móttaka nýrra starfsmanna

Að taka vel á móti nýjum starfsmanni er sameiginlegt verkefni allra á vinnustaðnum þó að næsti yfirmaður komi oftast mest að málum og beri ábyrgð á ferlinu ásamt mannauðsstjóra. Koma þarf nýliðum inn í verkefni, vinnulag og skipulag á vinnustaðnum, kynna skráðar og óskráðar reglur í samskiptum og aðstoða við praktísk atriði. Nýi starfsmaðurinn er oftast spenntur og áhugasamur um starfið og fullur af orku. Hann er einnig í mörgum tilfellum með reynslu og góðar hugmyndir sem vinnustaðurinn getur nýtt sér.

Til mikils er að vinna að vel takist til og sjaldan er um mikið átak að ræða þó að undirbúa þurfi nokkur atriði eins vel og kostur er. Ef vel er að verki staðið má reikna með að nýi starfsmaðurinn verði ánægðari í starfi og að hann nái fyrr að tileinka sér verkefnin sem minnkar álag á þá sem fyrir eru. Nýir starfsmenn eru ólíklegri til að hætta ef vel er tekið á móti þeim, þeir eru síður frá vegna veikinda og minni líkur eru á vinnuslysum. Reikna má með meiri gæðum í verkefnavinnu og meiri samheldni á vinnustaðnum ef nýliðar fá góðan grunn í upphafi.

Rannsóknir sýna að þeir sem fá vandaða nýliðafræðslu eru:
  • Mun líklegri til að vera enn á sama vinnustað þremur árum síðar.
  • Upplifun starfsmannsins af vinnuaðstæðum og starfsumhverfinu í upphafi starfs hefur mikið að segja um hvernig starfsmanni gengur í starfi.
  • Fyrstu 90 dagar í starfi skipta sköpum um hvort starfsmaður fótar sig í fyrirtækinu.
Góðar leiðbeiningar um móttöku nýrra starfsmanna má finna á síðu BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration. 
Samtök iðnaðarins og Háskólinn á Akureyri gáfu út ritið Lengi býr að fyrstu gerð árið 2008. Ritið hafði að markmiði að kynna fyrir stjórnendum mikilvægi þjálfunar og fræðslu fyrir nýráðið starfsfólk.

Jafnvægi vinnu og einkalífs

Þeir rammar sem settir eru í fyrirtækinu, í vinnumenningu og starfinu sjálfu skipta miklu máli fyrir jafnvægi milli vinnu og einkalífs hjá starfsmönnum.
Það sem stjórnendur geta gert til að stuðla að betra jafnvægi er meðal annars þetta:
  • Útbúa ramma svo starfsmenn geti tekið frí eða minnkað starfshlutfall þegar erfiðleikar eru í einkalífinu, svo sem vegna veikindi barna eða skilnaðar.
  • Sýna sveigjanleika með vinnutíma og fundi þegar fólk þarf að sinna veikum börnum.
  • Fylgjast vel með þeim starfsmönnum sem hafa mikil áhrif í starfi og stjórna sér að mestu sjálfir. Þeir eiga oft erfitt með að draga mörk milli vinnu og einkalífs því þeir eru mjög helgaðir starfinu og hafa sjálfir tekið þátt í að að skipuleggja verkþætti og setja tímamörk.
  • Kanna hvort starfsmenn séu sjálfir að búa til reglur um hvað telst til vinnu? Telst það að svara tölvupósti að kvöldlagi vera vinna? Á fólk að vinna heima þegar veikum börnum er sinnt? Hvenær er maður of veikur til að vinna? Það þarf að liðsinna starfsmönnum við að setja þessi mörk.
  • Aðstoða starfsmenn við að takmarka umfang vinnunnar. Þegar þeir bæta við sig verkefnum spyrja þá hvað þeir vilji taka út á móti.
  • Spyrja sérstaklega um jafnvægi í starfsþróunarsamtali og nýta upplýsingarnar til að skipuleggja starf og starfsþróun. Kemur sér t.d. vel eða illa fyrir starfsmann að vinna yfirvinnu ef svo ber undir?
Skortur á jafnvægi milli vinnu og einkalífs veldur gjarnan streitu. Góð ráð um jafnvægi geta því líka gagnast til að fyrirbyggja streitu.
- Byggt á ráðum af síðunni BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration. 

Viðbrögð við áföllum starfsmanna

Hvernig geta stjórnendur mætt starfsmönnum sem lenda í áföllum?

„..engin tvö mál eru eins."

Við tökumst öll á við vandamál og áföll í daglega lífinu. Flestir reyna að aðskilja einkalíf og vinnu en stundum taka erfiðleikar heima fyrir of mikinn toll og hafa veruleg áhrif á líðan og starfsgetu. Hvað getur þú sem yfirmaður gert í slíkum tilfellum? Þetta geta verið með erfiðari verkefnum stjórnenda og engin tvö mál eru eins.
Almennt gildir að sýna þarf samúð og hluttekningu en á sama tíma þarf að halda verkefnum gangandi og gæta að fagmennsku. Hér er minnst á nokkur almenn atriði sem gætu hjálpað:
  • Ekki spyrja of margra spurninga. Þú þarft að sýna umhyggju og skilning en nauðsynlegt er að virða rétt einstaklingsins til að halda viðkvæmum málum fyrir sig. Það er ekki hlutverk stjórnandans að vera trúnaðarvinur starfsmanns, hvað þá að taka hann í meðferð. Það er ákveðið valdaójafnvægi milli aðila og ekki gott að setja starfsmann í þá stöðu að hann segi yfirmanni meira en hann hefði kosið.
  • Vertu til taks. Það getur verið of yfirþyrmandi fyrir starfsmann að afsaka fjarveru eða slaka frammistöðu og því getur fylgt ákveðin skömm. Ef starfsmenn skynja samúð og að hægt sé að leita til yfirmanna er líklegra að þeir láti vita fyrr en ella.  
  • Hlustaðu fyrst áður en þú ráðleggur. Hlustaðu á starfsmann áður en þú ráðleggur eða grípur til ótímabærra aðgerða. Mögulega hefur hann þörf fyrir að skýra stöðuna en ekki endilega fyrir að fá ráðleggingar eða leyfi frá störfum. Starfsmaður hefur eflaust þegar hugsað um hvað myndi koma sér vel fyrir báða aðila í aðstæðunum, svo sem að hafa tímabundna sveigju á vinnutíma, eða að færa til verkefni.    
  • Fylgstu með og vertu í reglulegu sambandi. Gott er að veita starfsmanni stuðning með því að ræða reglulega við hann (gættu þó að trúnaði gagnvart öðrum starfsmönnum). Hann mun kunna að meta umhyggju þína og þú átt auðveldara með að meta stöðuna á hverjum tíma. Hvettu hann til að láta þig vita ef þörf er á spjalli eða frekari aðgerðum.
  • Vertu samkvæm/ur sjálfum þér. Þú munt mögulega setja ákveðið fordæmi þegar svona mál koma upp og aðrir starfsmenn munu reikna með að fá sömu meðferð ef þeir lenda í svipuðum aðstæðum.
  • Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið. Þú getur oftast ekki ákveðið á eigin spýtur hvaða aðgerða gripið er til. Þú getur þó möguleika gefið starfsmanni val um að vinna á öðrum tímum eða að vinna að heiman til dæmis. Best er að vera vel að sér um reglur fyrirtækisins í svona tilvikum og ef málið ber brátt að þarftu að fá að bera aðgerðir sem þið ræðið undir þinn yfirmann. Ef starfsmaður þarf á ráðgjöf eða meðferð að halda leitaðu þá til þinna yfirmanna eða mannauðsstjóra um aðstoð. Ef ástæða er til gæti verið skynsamlegt að benda starfsmanni á að leita til heimilislæknis.
  • Hugaðu að vinnuálagi og dreifingu verkefna. Ef starfsmaður er frá vinnu um tíma þarf að huga að hvort hægt sé að færa verkefni hans tímabundið yfir á aðra sem eru reiðubúnir til að taka þau að sér. Ef ákveðið er að starfsmaður sé tímabundið frá vinnu eða skili minna starfshlutfalli í tiltekinn tíma er ráðlagt að taka samtal að þeim tíma loknum þar sem næstu skref eru rædd. Stundum er erfitt að áætla hvenær starfsmaður kemur inn að nýju, en þrátt fyrir óvissu er ráðlagt að tala saman reglulega til að taka stöðuna og ákveða framhaldið. Mikilvægt er að vinna áætlanir í sameiningu og hafa þær skýrar og raunhæfar.

 

Bor

Gott að muna: 

  • Gefðu tóninn um skilning og samkennd á vinnustaðnum. Það hvetur aðra starfsmenn til að láta vita ef þeir sjálfir lenda í vanda og hjálpar þér að þekkja merkin þegar svipuð mál koma upp.
  • Leitaðu skapandi lausna - ef til vill er sveigjanlegur vinnutími það eina sem þarf til að starfsmaður nái að sinna sínum verkefnum.
  • Vertu í reglulegu sambandi. Það hjálpar starfsmanni og gefur þér færi á að grípa til frekari aðgerða ef þörf krefur. 
  • Ekki reyna að meðhöndla starfsmann. Þótt þú viljir vel er ekki rétt að stjórnendur fari of djúpt í persónulegan vanda fólks.
  • Ekki gefa loforð sem þú getur ekki efnt. Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið starfsmanni svo sem breytt vinnufyrirkomulag, leyfi eða annað.
  • Gættu sanngirni og bjóddu starfsmönnum sambærilegar lausnir í áþekkum aðstæðum.

- Byggt á samantekt Carolyn O'Hara fyrir Harvard Business Review.

Orlof

Vel heppnað orlof er mikilvægt fyrir starfsfólkið og áhrifarík leið til að vinna gegn áhrifum streitu. Í greininni Orlof og streita er að finna umfjöllun um mikilvægi þess að hlúa vel að starfsfólki í tengslum við orlofstöku og bent á hvernig við getum gert orlofstökuna áhrifaríkari því jákvæð áhrif frítöku geta því miður verið skammvinn ef við förum rangt að.

Stjórnendur verða að tryggja að starfsemin gangi sinn vanagang á sumarleyfistímabilum en gætu um leið passað upp á að ekki sé of mikið álag á þá sem eftir verða eða á starfsfólkinu þegar það kemur til baka endurnært úr fríinu.

Eftirfarandi er gott að hafa í huga.

  • Settu skýrar reglur. Það getur oft verið snúið og stundum nær útilokað að skipuleggja sumarfríin svo öllum líki en þá skiptir öllu máli að það séu skýrar, sanngjarnar og gagnsæjar reglur sem gilda fyrir alla.
  • Hafðu samráð. Allir þurfa að geta komið sínum óskum á framfæri þó að ekki sé alltaf hægt að verða við þeim öllum. Það er á hendi stjórnandans að púsla saman orlofsóskunum og reyna að koma til móts við fólk eins og mögulegt er.

    Í lögum um orlof segir í 5 gr. að atvinnurekandi skuli verða við óskum launþega um hvenær orlof skuli veitt, að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar.

  • Gerðu raunhæfar áætlanir. Á sumrin og í kringum helstu frídaga þarf að huga að álagi á þá sem eftir verða á vinnustaðnum. Það þarf að ráða afleysingafólk með góðum fyrirvara og stilla af verkefni svo ekki komi upp óþarfa vandamál. Gæta þarf að því að tími gefist til að skila af sér, erfitt getur verið fyrir þá sem koma úr fríi að sitja uppi með verkefni sem ekki er vitað hvernig á að leysa.
  • Forðastu í lengstu lög að trufla fólk í fríi. Ef þið sjáið að það verði nauðsynlegt er mikilvægt að ákveða fyrirfram hvenær og hvernig haft verði samband.
Byggt á ráðum frá BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
 

Out-of-office skilaboð

Gott er að virkja out-of-office skilaboð þegar þú eða starfsfólk þitt er frá vinnu í lengri eða skemmri tíma. Í skilaboðunum þarf að koma fram hvenær þú kemur aftur og hver sé staðgengill þinn ef málið þolir ekki bið. Sjálfsagt er að ræða við staðgengil áður en nafn hans er sett í skilaboðin svo hann sé undir það búinn að taka við verkefnunum og sé ekki sjálfur frá vinnu á tímabilinu.
Hér að neðan eru nokkrar hugmyndir að skilaboðum. Að sjálfsögðu er misjafnt eftir störfum og ábyrgð hvernig skilaboð þú vilt senda. Einnig geta verið skráðar eða óskráðar reglur í fyrirtækinu um hvernig skilaboðin eigi að líta út.

Tillaga 1 – sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi. Hér er sú almenna regla að skoða ekki vinnupóst í fríum og því verður þessum pósti ekki svarað. Þú getur að sjálfsögðu haft samband við [nafn, netfang] ef erindið þolir ekki bið.

Hafðu það gott í sumar,
[nafn]

Tillaga 2

Hæ, hæ.

Í frí núna, kíki ekkert á póstinn! Heyrumst aftur [dags].

En það er opið hjá okkur og hægt að hafa samband í síma [sími skiptiborðs] eða senda línu á [netfang staðgengils].

[nafn]

Tillaga 3 - sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi eins og er og kem aftur til starfa [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn, póstfang] ef málið þolir ekki bið, en [hann/hún] mun taka við mínum verkefnum á meðan ég er í fríi.

Bestu kveðjur,
[nafn]

Tillaga 4

Takk fyrir póstinn.

Verð fjarverandi til [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn staðgengils og póstfang] ef málið þolir ekki bið.

Heyrumst,
[nafn]

 

Eyðing tölvupósts í fríi?

Í ljósi þess hve mikilvægt er að starfsmenn nái að aftengja sig frá vinnu í fríinu hafa sum fyrirtæki tekið upp þá reglu að eyða pósti sem starfsmenn fá í lengri leyfum og er það þá gert með vitund og vilja starfsmanns og yfirmanns. Ef þessi leið er farin þarf að huga sérstaklega að því að sendanda sé gert ljóst að póstinum verði eytt og hvert hann eigi að snúa sér með erindið. Vinnustaðurinn þarf líka að skoða tæknilegar útfærslur áður en þessi leið er farin.
Hér eru tillögur að skilaboðum ef pósti er eytt.

Boð frá vinnustaðnum

"Subject"-lína: Starfsmaður er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!
Takk fyrir póstinn.
Vinsamlegast athugið að starfsmaður er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum hefur verið eytt. Þetta er liður í þeirri viðleitni [nafn fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.
Ef erindið er áríðandi bendum við þér á að hafa samband í síma [símanúmer skiptiborðs] eða senda póstinn áfram til [nafn, póstfang staðgengils].
Vinsamlegast sendu póstinn aftur til starfsmanns eftir [dagsetning endurkomu] ef þú telur hann eiga erindi eftir þann tíma.

Boð frá starfsmanninum

"Subject"-lína: Ég er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!
Takk fyrir póstinn.
Ég er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum hefur verið eytt í samræmi við þá viðleitni [fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.
Ef erindið er áríðandi vinsamlegast hafðu samband við skiptiborð [símanúmer] eða sendu póstinn áfram til [nafn + póstfang staðgengils] en [hann/hún] mun taka við verkefnum mínum í millitíðinni.
Vinsamlegast sendu póstinn aftur til mín eftir [dagsetning endurkomu] ef þú hefur ekki fengið úrlausn þinna mála eða telur hann enn eiga erindi.
Bestu kveðjur,
[nafn]

Óskráðar reglur í fyrirtækjum

Gott er að minna á og kynna óskráðar reglur þegar margir eru í fjarvinnu.
Á öllum vinnustöðum eru til staðar óskráðar reglur: Þær finnast í teymum eða jafnvel í fyrirtækinu í heild. Er í lagi að vera ekki í mynd á fjarfundum, er viðeigandi að senda broskarla til viðskiptavina, er illa séð að senda samstarfsfólki póst utan vinnutíma? Þetta eru aðeins dæmi um atriði sem sjaldan eru skráð og kynnt á vinnustöðum en eru þó til staðar. 
Eftir mörg ár á sama stað veist þú mögulega að það er í lagi að fara í stuttan göngutúr á miðjum degi til að hreinsa hugann en nýi starfsmaðurinn veit ekki endilega af þessum möguleika. Litlir óvissuþættir geta valdið óöryggi og misskilningi sem hægt væri að fyrirbyggja.
Það er vert að minnast hér á hugmynd Giles Turnbull sem starfaði fyrir UT þjónustu breska ríkisins (UK's  Government  Digital  Service) en hann vildi leggja áherslu á við nýja starfsmenn að það væri alltaf í góðu lagi að biðja um hjálp, gera mistök og eiga slæma daga inn á milli. Hér eru dæmi af listanum sem Giles hengdi upp á sínum vinnustað:


Það er í lagi að ...

  • segja „ég veit ekki“
  • biðja um nánari skýringar
  • spyrja af hverju og af hverju ekki
  • segja að þú skiljir ekki
  • gleyma hlutum
  • vita ekki allt
  • nota heyrnartól
  • dæsa
  • fara á annan stað til að einbeita sér
  • skoða ekki póstinn utan vinnutíma
  • segja nei þegar þú ert of upptekin/n

Svona listi færir upp á yfirborðið það sem þegar er talið vera í lagi á vinnustaðnum en ekki allir vita af og gott er að minna á. 

Er vinnustaðurinn eitraður?

Það er kannski fullsterkt til orða tekið að tala um „eitraðra“ vinnustaði en ef ástandið á vinnustað er þannig að lítið er um þakklæti, óskýrt er hvar ábyrgð liggur, erfiður stjórnandi fær að leika lausum hala og margir eru að hugsa sér til hreyfings þá getur andrúmslolftið upplifast sem hálf eitrað.  Stjórnendur þurfa að geta komið auga á eitraða undirtóna svo þeir geti brugðist tímanlega við t.d. með því að skoða efni hér.
Á Inc.com eru rædd nokkur einkenni eitraðra vinnustaða. 
  • Þú veist ekki hvað fólk er að hugsa fyrr en eftir fundinn. Fólk sem ekki hefur haft sig í frammi eða sagt skoðun sína á fundinum hópar sig saman og ræðir eða kvartar jafnvel undan ákvörðunum sem teknar voru.
  • Það er of lítill ágreiningur. Starfsmenn leggja ekki í að eiga skoðanaskipti við yfirmann og hann heldur nánast einræður á fundum. Þetta er merki um ákveðið ofríki.
  • Aðeins ein gerð af starfsmanni fær stöðuhækkun. Mögulega eru allir sem ná framgangi mótaðir í sama form og yfirmaðurinn eða áþekkir einstaklingar svona ákveðnir í að komast til áhrifa. Hvernig sem því er háttað er ljóst að óheppileg skekkja er látin viðgangast og ekkert rými er gefið fyrir fjölbreytileika.
  • Ekki er tekið á vanhæfni. Fátt er eins letjandi og þegar ekki er tekið á vanhæfni fólks. Það getur stafað af því að yfirmaður er ekki að fylgjast með eða leggur ekki í að gera eitthvað í stöðunni. Þetta ástand getur valdið því að öflugir starfsmenn sem þurfa jafnvel að vinna verk hins vanhæfa verða afar ósáttir.

 

  • Mikið mælt en lítið rætt um merkingu. Ræða starfsmenn fyrst og fremst um tölulegan árangur og afleiðingar þess að ná ekki markmiðum, en síður um teymisvinnu, virðingu og traust. Þetta bendir til undirliggjandi ótta við mistök í stað áherslu á það sem er hvetjandi í störfum og gefur þeim tilgang.
  • Það vantar alla orku. Stundum má merkja slæma stöðu með því að átta sig á orkuleysi á vinnustaðnum - enginn brosir, hlær eða talar saman á göngunum. Þar sem fyrirtækjamenning er góð fer það ekki fram hjá neinum því orkan og áhuginn liggur í loftinu.
  • Enginn kallar eftir þínu framlagi. Fólk er að vinna saman í litlum hópum í sínum eigin heimi og hefur lítil samskipti við aðra. Öðrum er ekki „boðið inn“ og hópar vinna ekki saman. 
  • Það vantar skýra sýn. Er enginn fær um að segja hver sé stóra myndin hjá fyrirtækinu og eru hlutirnir gerðir án þess að vitað sé í hvað átt á að stefna? Þá hefur framtíðarsýn ekki verið kynnt nægilega vel.

Orðum fylgir ábyrgð

Aðgát skal höfð í nærveru sálar segir í ljóði og það á svo sannarlega við í samskiptum fólks á vinnustað. Stjórnendur þurfa að vanda sig á ýmsum sviðum, meðal annars við það hvernig þeir tala við starfsmenn sína. Inc. birtir grein á vefsíðu sinni sem fjallar um frasa sem stjórnendur ættu aldrei að láta út úr sér við starfsmenn. Hér eru dæmi um setningar sem fara öfugt ofan í flesta.
  • „Starfsmaður X stendur sig betur en þú.“
    Aldrei ætti að gera slíkan samanburð milli starfsmanna enda mun það engu skila, aðeins valda sárindum.
  • „Komdu með lausnir, ekki vandamál.“
    Starfsmenn leita jú lausna en stundum þurfa þeir aðstoð yfirmanns. Leiðtogar vilja fá vandamál upp á borðið í stað þess að þau séu falin.  
  • „Ég hef enga endurgjöf fyrir þig.“
    Er það vegna þess að þú þekkir ekki styrkleika starfsmanns eða varstu ekki að fylgjast nægilega vel með hvernig starfsmaður stóð sig?
  • „Þú þarft ekki að vita ástæðuna, gerðu þetta bara.“
    Starfsmenn þurfa reyndar að vita ástæður og finna tilgang með því sem þeir eru að gera til að viðhalda áhuga og skila árangri.
  • „Ég geri þetta sjálf/ur.“
    Þetta sendir þau skilaboð að yfirmaður sé einangraður „beturviti“ með stjórnunaráráttu.
  • „Vegna þess að ég er yfirmaðurinn.“
    Með svona talsmáta er verið að skýla sér bakvið vald. Starfsmenn gætu hlýtt en þeir munu ekki sýna hollustu eða leggja sig alla fram.
  • „Af hverju gerðirðu þetta svona?“
    Þessi frasi virkar sem ásökun ef ekki er um hreina forvitni að ræða. Ef ætlunin er að benda á vankanta væri betra að spyrja „Hvernig hefði verið hægt að gera hlutina betur?“.
  • „Vel gert.“
    Bragðdauf almenn endurgjöf gerir ekki sérlega mikið fyrir starfsmann, betra er að tiltaka hvað heppnaðist vel og hvers vegna.
  • „Þú þarft að gera meira með minni tilkostnaði.“
    Þetta er gömul og í raun móðgandi tugga. Hvernig væri að segja hvað þú hyggst gera til að auka skilvirkni.  
  • „Þetta er þitt vandamál.“
    Rangt. Ef þú ert leiðtogi þá er það líka þitt vandamál. Það er engin hraðvirkari leið til að skorast undan ábyrgð en þessi setning.
  • „Ekki taka þessu illa, en...“
    Þetta gæti virkað eins og þú sért of uppburðarlítil/l til að segja hlutina hreint úr eða að þú hafir ekki hugsað endurgjöfina til enda.    
  • „Ég hef ekki tíma núna.“
    Bestu leiðtogarnir gefa sér tíma. Ef þeir eru í raunverulegri tímaþröng útskýra þeir hvers vegna og stinga upp á nýrri tímasetningu.
  • „Ertu að draga vald mitt í efa?“
    Þetta hljómar eins og að yfirmaður sé óöruggur og geti ekki tekist á við rökræður eða átök. Góðir leiðtogar taka vel í skoðanaskipti, þeir vita að þau styrkja þá og málflutning þeirra.
  • „Yfirmaður okkar er hálfviti.“
    Þetta er mjög ófaglegt tal. Ef þú sýnir þínum yfirmanni óvirðingu hvernig geta starfsmenn þá borið traust til þín? Ekki tala illa um yfirmann þinn, samstjórnendur eða aðra við starfsmenn.
  • „Forveri minn var hræðilegur.“
    Þessi setning virkar eins og tilraun til að gera sig breiðari á kostnað annarra. Virðingarleysi og sjálfshól er slæmur kokteill.
  • „Þú veldur mér vonbrigðum.“
    Ef verk er illa unnið er réttara að ræða verkið sjálft fremur en að gagnrýna manneskjuna. Slík gagnrýni getur rist djúpt.
  • „Þetta er ekki mér að kenna.“
    Ef þú ert leiðtogi þá er það a.m.k. að hluta til þér að kenna. Horfðu í spegilinn og taktu ábyrgð.

Eitraðir samstarfsmenn?

Stundum er rætt um „eitraða samstarfsmenn“ eða eitruð teymi en þá er átt við tiltekna hegðun sem skemmir út frá sér og getur skipt sköpum um velgengi einingar eða jafnvel fyrirtækisins í heild. Stjórnandi sem verður var við slíka hegðun meðal starfsmanna sinna verður að taka tímanlega í taumana því ef hún er látin óátalin er aðeins verið að viðhalda afleitu ástandi.
Lesa má nánar um eitraða samstarfsmenn í grein á annari síðu en hér er algengasta og eitraðasta hegðunin:
  • Baktala, gagnrýna, kenna öðrum um 
  • Slúðra, dreifa sögusögnum
  • Samþykkja á fundum en fylgja ekki eftir
  • Safna og sitja á upplýsingum
  • Grafa undan öðrum
  • Taka eigin hagsmuni fram yfir hagsmuni teymis eða fyrirtækis  

Óréttlæti á vinnustað

Þeir sem upplifa óréttlæti eru líklegri til að finna til álags.
Í grein Helenu Konráðsdóttur í ársriti VIRK kemur fram að árlega hverfi margir Íslendingar af vinnumarkaði sökum heilsubrests tengdum álagi í starfi og þurfi að leita sér aðstoðar. Starfsmenn sem skynja að komið er fram við þá af óréttlæti á vinnustaðnum eru líklegri til að finna til álags og búa við verri andlega heilsu en þeir sem ekki upplifa slíkt óréttlæti. Þegar álag á vinnustað er orðið of mikið hefur það áhrif á starf og líðan starfsmanna og á starfsemi fyrirtækisins. Vinnuveitendur bera því ákveðna ábyrgð á að hugað sé að þáttum sem eru álags- og streituvaldandi. „Sé það gert á farsælan hátt getur það dregið úr álagstengdum vanda.“ Helena nefnir dæmi um aðstæður í starfi sem geta aukið álag, kvíða og vanlíðan starfsmanna, auk þess að minnka einbeitingu og trú á eigin getu:
  • Starfsfólk þarf að vinna hratt til að ná að klára tilsett verkefni.
  • Starfsfólk kemst ekki yfir verkefnin sem fyrir það eru sett.
  • Gerðar eru óraunhæfar tímakröfur.
  • Krafa er gerð um yfirvinnu.
  • Starfsfólk nær ekki að taka matarhlé.
  • Verkefnum er ekki dreift á sanngjarnan hátt.
  • Ójafnvægi skapast á milli vinnu og einkalífs.
Helstu þættir í vinnuumhverfinu sem stjórnendur geta haft í huga til að gæta réttlætis gagnvart starfsfólki sem upplifir álag eru þessir:
  • Starfsfólk fái tækifæri til að koma á framfæri upplifun sinni og tilfinningum vegna álags í starfi.
  • Starfsfólk fái að hafa áhrif á það sem það telur álagsvaldandi í starfi sínu.
  • Að fyrirtækið taki á álagi á vinnustaðnum á samræmdan hátt.
  • Að ákvarðanir um aðgerðir vegna álags starfsmanna séu byggðar á viðeigandi upplýsingum.
  • Að álag starfsmanna sé eðlilegt miðað við framlag og frammistöðu í starfi.
  • Að nánasti yfirmaður starfsmanna komi fram við þá af kurteisi og virðingu vegna álags sem þeir upplifa.
  • Að nánasti yfirmaður láti ekki falla óviðeigandi athugasemdir vegna álags starfsmanna.
  • Að nánasti yfirmaður sé hreinskilinn og heiðarlegur í samskiptum við einstaklinginn sem er að upplifa álag.
  • Að nánasti yfirmaður útskýri alla verkferla (þ.e. þau bjargráð sem fyrirtækið hefur) vegna álags.
Ef rétt er unnið með álag starfsmanna getur vinnustaðurinn virkað sem almenn forvörn gegn heilsubresti starfsmanna. „Slík forvörn er öllum aðilum til hagsbóta og getur sparað atvinnurekendum og almannatryggingakerfinu háar fjárhæðir í formi óbeins og beins kostnaðar“.
Grein Helenu má finna í heild sinni hér.
  • Gárur á vatni

Endurkoma til vinnu

„gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi“
Flest þekkjum við það að veikjast og vera frá vinnu í einhverja daga en koma aftur til starfa eins og ekkert hafi í skorist. Að sama skapi þekkjum við hvað það er gott að komast aftur í rútínu, hitta samstarfsfólk og glíma við verkefnin í vinnunni. Rannsóknir sýna líka að vinna getur flýtt verulega fyrir bata og í því ljósi er að eiga sér stað viðhorfsbreyting í þá átt að það sé heilsusamlegt að fara að vinna á bataferlinu jafnvel þegar um langtíma veikindi er að ræða. Ávallt er þó gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi og auka við starfshlutfallið jafnt og vinnuþrekið eykst.
Talað er um að flestan heilsuvanda sé hægt að meðhöndla samfara vinnu með því að leggja áherslu á hvað einstaklingurinn getur gert í stað þess að beina athyglinni að því sem hann getur ekki gert. Þetta er hægt að gera með því að aðlaga vinnu og/eða vinnuumhverfi að getu starfsmannsins og sneiða hjá hindrunum.

Niðurstöður rannsókna

Rannsóknir hafa verið framkvæmdar á árangursríkustu leið til endurkomu á vinnumarkað, þær benda til að:
  • Vinna við hæfi sé heilsueflandi. Hún bæti sjálfsmyndina, lífsgæði og vellíðan.
  • Heilsa fólks eflist þegar það kemur til vinnu að lokinni veikindafjarveru.
  • Það geti verið heilsueflandi fyrir fólk, bæði með líkamleg og andleg vandamál að vera í vinnu þrátt fyrir sjúkdómseinkenni eða sjúkdóma.
  • Vinna styrkir fjárhagsstöðu heimilanna og dregur úr ójöfnuði í samfélaginu.
  • Það er alls ekki nauðsynlegt að vera orðinn fullkomlega heilbrigður áður en farið er aftur til starfa þvert á móti bendir flest til þess að stigvaxandi endurkoma sé mun vænlegri kostur.
  • Vinna getur verið drjúgur þáttur í starfsendurhæfingu.
  • Því fyrr sem gripið er inn í fjarvistarferlið, því betri árangur næst.
Einstaklingar sem eru að koma úr veikindaleyfi hafa oft áhyggjur af því hvernig muni ganga, hvort veikindin taki sig upp eða þeir ráði ekki við verkefnin og því er afar mikilvægt að fyrirtækin séu sveigjanleg, sýni góðan skilning og veiti stuðning.
Rannsóknir sýna að stjórnendur sem hafa þá stefnu að setja sig fljótlega í samband við starfsmenn sem hafa verið fjarverandi vegna veikinda og sýna þeim samkend ná yfirleitt betri árangri í endurkomu starfsmanna til vinnu en hinir sem finna fyrir óöryggi og aðhafst ekkert.


Gátlisti fyrir stjórnendur

Gott gæti verið fyrir stjórnendur að hafa eftirfarandi í huga til að draga úr veikindafjarveru:

  • Endurkoma til vinnu getur verið nauðsynlegur hluti af bata.

  • Stjórnendur ættu að vera í reglulegu sambandi við starfsmenn í veikindafjarveru til að ræða líðan og fyrirhugaða endurkomu.

  • Hóflega snemmbær hvatning og meðferð sem styður við endurkomu til vinnu er mun árangursríkari fyrir einstaklinginn en að hvílast eingöngu.

  • Gott getur verið að aðlaga vinnu eða vinnuumhverfi tímabundið til að koma til móts við starfshæfni starfsmannsins þar til hann getur unnið eins og áður.

  • Þó vinnan geti verið óþægileg eða erfið til að byrja með þá veldur hún sjaldnast skaða ef varlega er farið.

  • Meðferð getur haft áhrif á einkenni sjúkdóms og auðveldað vinnu. Stundum er ekki von á lækningu og því ástæðulaust að bíða með endurkomu.

  • Læknisvottorð er tímabundin ráðlegging um að starfsmaður geti ekki verið í fullu eða venjulegu starfi. Það er yfirleitt ekki læknisfræðileg tilskipun um að viðkomandi megi alls ekki vinna neitt.

  • Umhyggja, stuðningur og samskipti kosta lítið - útlagður kostnaður er því í lágmarki en ávinningur getur verið mikill.

Fjarvistastjórnun

Markmiðið er að minnka fjarveru og stytta fjarvista­tímann.
Fyrirtæki eru í auknu mæli að átta sig á því að þau geta lagt sitt af mörkum til að draga úr veikindafjarveru starfsmanna með því að hafa betri yfirsýn yfir veikindafjarveru og skoða hvað þau geti gert til að draga úr henni.
Markmið með fjarverustjórnun er fyrst og fremst að minnka fjarveru á vinnustað og stytta fjarvistatímann. Einnig að leiðbeina og móta viðhorf stjórnenda og starfsmanna til veikindafjarveru og ýta undir þær áherslur að vinnustaðurinn er mikilvægur fyrir líðan og velferð einstaklinga. Hér skipta forvarnir miklu máli.
 

Gott samstarf er lykilatriði

Ástæður fjarveru eru bæði fjölþættar og flóknar, bæði innan og utan vinnustaðarins og því er mikilvægt fyrir stjórnendur að hafa viðmið og leiðbeiningar að fara eftir þegar rætt er um ástæður veikindafjarveru eða þegar aðgerða er þörf. Sjúkdómar eru einkamál starfsmanns en veikindafjarvera hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða.

Stjórnendur gegna lykilhlutverki varðandi stjórnun og meðferð fjarveru en mikilvægt er að starfsmenn þekki til stefnu eða viðmiða vinnustaðarins varðandi fjarveru. Til að ná sem bestum árangri í fjarverustjórnun er mikilvægt að hafa gott samstarf og skilning milli stjórnenda og starfsmanna á vinnustaðnum.

Stigvaxandi endurkoma

Eftir veikindi eða slys getur verið dýrmætt fyrir starfsmann að geta komið rólega til vinnu til að ná upp fyrra þreki og átta sig á starfsgetu sinni. Stigvaxandi endurkoma til vinnu er góð leið til að mæta þeirri þörf. Þá er miðað við að einstaklingur byrji í hlutastarfi og jafnvel í léttari verkefnum og auki svo við sig vinnu stigvaxandi þar til hann er kominn í viðeigandi starfshlutfall.

Fyrirtækið og einstaklingurinn gera þá saman áætlun um það hvernig endurkomunni skuli háttað, ákveða starfshlutfall, verkefni, samskipti, breytingar á vinnuaðstöðu ef þarf og stuðning frá fyrirtækinu. Einnig er rætt hvernig fyrirhugað sé að auka starfshlutfall og hvenær eigi að endurmeta áætlunina.

Hagur fyrirtækis af endurkomu til vinnu

  • Fyrirtækið viðheldur dýrmætri þekkingu og reynslu innan fyrirtækisins.

  • Kemur í veg fyrir kostnaði við ráðningu á nýjum starfsmanni og þjálfun.

  • Starfsmannavelta verður minni.

  • Skapar jákvæða fyrirtækjamenningu og góðan starfsanda.

  • Styrkir ímynd fyrirtækisins út á við – jákvæð umfjöllun.

Hagur starfsmanna af endurkomu til vinnu

  • Kemur í veg fyrir starfsmissi og áfall sem af því hlýst - áfall sem gæti leitt til frekari veikinda.

  • Bætt heilsa - vinnan er góð fyrir andlega og líkamlega heilsu.

  • Gerir starfsmanni kleift að tilheyrir áfram hópi samstarfsmanna sem hann hefur tengst tilfinningaböndum.

  • Viðheldur fyrri starfsímynd sem getur verið stór hluti af sjálfsmynd einstaklings.

  • Styrkir sjálfsvirðingu og eykur vellíðan - getur starfað við það sem hann kann og hefur ánægju af.

  • Viðheldur fjárhagslegu sjálfstæði.

Samtal um vinnuumhverfi og líðan í starfi

Eftir langa veikindafjarveru er gagnlegt að fara formlega yfir stöðu starfsmanns og aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á líðan hans og möguleika til að sinna starfinu.
Með samtali um endurkomu til vinnu fara stjórnandi og starfsmaður yfir stöðuna og gefst þá starfsmanni tækifæri til að hafa áhrif á aðstæður sínar á vinnustað með því að skoða verkefni, vinnufyrirkomulag, samskipti og fleira.
Á grundvelli þessa samtals og mati stjórnenda er síðan hægt að gera samkomulag um breytingu á vinnufyrirkomulagi eða verkefnum til skemmri eða lengri tíma, svokallaða virkniáætlun.

Ítarefni fyrir samtalið:

Til að auðvelda stjórnendum að taka á móti starfsmanni sem er að koma úr veikindaleyfi er gott að nota staðlað samtal um endurkomu til vinnu:

Til að finna lausnir sem eru góðar fyrir starfsmanninn og stjórnandann/atvinnurekandann verða báðir aðilar að leggja sitt af mörkum. Gott samtal krefst gagnkvæmrar virðingar og jákvæðra viðhorfa.

Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál, þær eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar samþykki það.

VIRK Atvinnutenging

VIRK tengir einst­aklinga við fyrir­tæki og stofn­anir.
VIRK Atvinnutenging er samstarf VIRK við fyrirtæki og stofnanir um ráðningar á einstaklingum sem eru að ljúka starfsendurhæfingu. VIRK aðstoðar einstaklinga, en ekki síður vinnustaði, við ráðningar og endurkomu til vinnu, tengir saman einstaklinga við fyrirtæki eða stofnanir út frá óskum beggja aðila. Frekari upplýsingar í þessari stuttu kynningu á VIRK Atvinnutengingu. 

Grundvöllurinn er gott samstarf og að tekið sé tillit til og sýndur skilningur á mismunandi þörfum og menningu hvers fyrirtækis og því er efling samstarfs VIRK við fyrirtæki og stofnanir mjög mikilvægur þáttur í verkefninu. 

Margar og ólíkar ástæður geta legið fyrir því að fólk falli út af vinnumarkaði og þarfnist starfsendurhæfingar. Streita í starfi, afleiðingar slysa og áfalla eða andlegir sem líkamlegir sjúkdómar. Mikilvægt er að við sem samfélag tökum vel utan um þessa einstaklinga og hjálpum þeim að fóta sig aftur á vinnumarkaði.

Hvetjandi úrræði

Framlag allra skiptir máli, bæði fyrir samfélagið og einstaklinginn sjálfan. VIRK Atvinnutenging hvetur atvinnurekendur til að skoða ráðningar með opnum huga og nýta sér slíka starfskrafta þar sem það hentar. Allir geta fundið sína fjöl.

Yfir 500 fyrirtæki og stofnanir á skrá

Atvinnulífstenglar VIRK hafa heimsótt fyrirtæki og stofnanir til að leita eftir samstarfi og hafa rúmlega 500 fyrirtæki og stofnanir skrifað undir samstarfssamning við VIRK eða sýnt áhuga á samstarfi.

Atvinnulífstenglar VIRK . . .

  • ...veita fyrirtækjum og einstaklingum fræðslu og stuðning í upphafi starfs.
  • ...gera vinnuáætlun í samráði við fyrirtæki eða stofnanir um fyrstu vikur í starfi.
  • ...fylgja einstaklingum eftir, aðstoða við að yfirstíga hindranir og leysa úr málum.

Fyrirtæki og stofnanir geta skráð sig síðu Atvinnutengingar eða á  verumvirk.is og atvinnulífstenglar frá VIRK hafa samband í framhaldinu.

Ítarefni um málefnið: 

Árangursríkar starfsvenjur

Nýir straumar

Heilsueflandi vinnustaður