Vinnustaðamenning
Óskráðar reglur í fyrirtækjum
Það er í lagi að ...
- segja „ég veit ekki“
- biðja um nánari skýringar
- spyrja af hverju og af hverju ekki
- segja að þú skiljir ekki
- gleyma hlutum
- vita ekki allt
- nota heyrnartól
- dæsa
- fara á annan stað til að einbeita sér
- skoða ekki póstinn utan vinnutíma
- segja nei þegar þú ert of upptekin/n
-
vera ekki í mynd af þú þarft hlé á löngum fjarfundum
-
nýta sveigjanlegan vinnutíma vegna skuldbindinga við fjölskylduna
-
hafa barn eða gæludýr með á fundi
Nokkrir þættir sem vert er að hafa í huga þegar listi er útbúinn fyrir teymið þitt:
- Stafræn samskipti
Það getur verið krefjandi að vera á stöðugum fjarfundum. Gott er að hafa skýr viðmið um hvenær fólk er í mynd og hvenær ekki. Til dæmis getur verið gott að hafa alla sýnilega ef vinnuhópar eru litlir og umræður virkar. Á stærri fundum gæti nægt að fyrstu 10 mínúturnar væru í mynd til að koma á tengingu en síðan að slökkva á myndavélum eftir það.
Það gæti einnig verið hugmynd að tiltaka að það sé í lagi að börnin séu með, að klæðast þægilegum fatnaði, að óska eftir fundi án myndar, að svara dyrabjöllunni eða standa upp til að teygja úr sér eða sækja sér vatnsglas á löngum fundum. Þetta gæti dregið úr kvíða og jafnað aðstöðu starfsmanna.
- Tilfinningalegur stuðningur
Á krefjandi tímum er ekki hægt að reikna með að við stöndum okkur alltaf fullkomlega. Íhuga mætti að gefa það út að eðlilegt sé að við eigum misgóða daga eða tökum hlé af og til. Einnig þarf að sýna þolinmæði og gefa fólki tóm til að ná einbeitingu. Við söknum tengsla við vinnufélaga og dagarnir eru svo ólíkir því sem áður var.
- Sálrænt öryggi
Nýir starfsmenn eru líklegastir til að finna til óöryggis og skorta tilfinningu um að tilheyra hópnum. Því er mikilvægt að leggja áherslu á að þeir viti að það sé í lagi að spyrja ótal spurninga og að ekki sé reiknað með að þeir viti allt eftir fyrstu vikuna. Fjarvinna gerir það erfiðara að svara þessum litlu spurningum sem brenna á fólki. Margir telja sig heppna á þessum tímum að hafa vinnu eða eru smeykir við að missa hana og hika við að leita til yfirmanna.
En ef fólk spyr ekki spurninga þá eru það mögulega ekki að vinna eins vel og það gæti eða eyða of miklum tíma í áhyggjur af því hvernig það kemur fyrir. Með „Það er í lagi-lista“ fæst grænt ljós á að spyrja spurninga. Bæta mætti á listann að það sé í lagi að spyrja „kjánalega" eða spyrja aftur þó þú hafir þegar fengið svar.
- Við erum ólík
Við höfum mismunandi vinnulag og ólíka persónuleika. Það mætti huga að þessu atriði þegar gerðir eru listar. Það mætti t.d. minna á spjall-möguleikann á fjarfundum og að gefa fólki aukinn tíma til að taka mikilvægar ákvarðanir.
Er vinnustaðurinn eitraður?
- Þú veist ekki hvað fólk er að hugsa fyrr en eftir fundinn. Fólk sem ekki hefur haft sig í frammi eða sagt skoðun sína á fundinum hópar sig saman og ræðir eða kvartar jafnvel undan ákvörðunum sem teknar voru.
- Það er of lítill ágreiningur. Starfsmenn leggja ekki í að eiga skoðanaskipti við yfirmann og hann heldur nánast einræður á fundum. Þetta er merki um ákveðið ofríki.
- Aðeins ein gerð af starfsmanni fær stöðuhækkun. Mögulega eru allir sem ná framgangi mótaðir í sama form og yfirmaðurinn eða áþekkir einstaklingar svona ákveðnir í að komast til áhrifa. Hvernig sem því er háttað er ljóst að óheppileg skekkja er látin viðgangast og ekkert rými er gefið fyrir fjölbreytileika.
- Ekki er tekið á vanhæfni. Fátt er eins letjandi og þegar ekki er tekið á vanhæfni fólks. Það getur stafað af því að yfirmaður er ekki að fylgjast með eða leggur ekki í að gera eitthvað í stöðunni. Þetta ástand getur valdið því að öflugir starfsmenn sem þurfa jafnvel að vinna verk hins vanhæfa verða afar ósáttir.
- Mikið mælt en lítið rætt um merkingu. Ræða starfsmenn fyrst og fremst um tölulegan árangur og afleiðingar þess að ná ekki markmiðum, en síður um teymisvinnu, virðingu og traust. Þetta bendir til undirliggjandi ótta við mistök í stað áherslu á það sem er hvetjandi í störfum og gefur þeim tilgang.
- Það vantar alla orku. Stundum má merkja slæma stöðu með því að átta sig á orkuleysi á vinnustaðnum - enginn brosir, hlær eða talar saman á göngunum. Þar sem fyrirtækjamenning er góð fer það ekki fram hjá neinum því orkan og áhuginn liggur í loftinu.
- Enginn kallar eftir þínu framlagi. Fólk er að vinna saman í litlum hópum í sínum eigin heimi og hefur lítil samskipti við aðra. Öðrum er ekki „boðið inn“ og hópar vinna ekki saman.
- Það vantar skýra sýn. Er enginn fær um að segja hver sé stóra myndin hjá fyrirtækinu og eru hlutirnir gerðir án þess að vitað sé í hvað átt á að stefna? Þá hefur framtíðarsýn ekki verið kynnt nægilega vel.
Orðum fylgir ábyrgð
- „Starfsmaður X stendur sig betur en þú.“
Aldrei ætti að gera slíkan samanburð milli starfsmanna enda mun það engu skila, aðeins valda sárindum. - „Komdu með lausnir, ekki vandamál.“
Starfsmenn leita jú lausna en stundum þurfa þeir aðstoð yfirmanns. Leiðtogar vilja fá vandamál upp á borðið í stað þess að þau séu falin. - „Ég hef enga endurgjöf fyrir þig.“
Er það vegna þess að þú þekkir ekki styrkleika starfsmanns eða varstu ekki að fylgjast nægilega vel með hvernig starfsmaður stóð sig? - „Þú þarft ekki að vita ástæðuna, gerðu þetta bara.“
Starfsmenn þurfa reyndar að vita ástæður og finna tilgang með því sem þeir eru að gera til að viðhalda áhuga og skila árangri. - „Ég geri þetta sjálf/ur.“
Þetta sendir þau skilaboð að yfirmaður sé einangraður „beturviti“ með stjórnunaráráttu. - „Vegna þess að ég er yfirmaðurinn.“
Með svona talsmáta er verið að skýla sér bakvið vald. Starfsmenn gætu hlýtt en þeir munu ekki sýna hollustu eða leggja sig alla fram. - „Af hverju gerðirðu þetta svona?“
Þessi frasi virkar sem ásökun ef ekki er um hreina forvitni að ræða. Ef ætlunin er að benda á vankanta væri betra að spyrja „Hvernig hefði verið hægt að gera hlutina betur?“. - „Vel gert.“
Bragðdauf almenn endurgjöf gerir ekki sérlega mikið fyrir starfsmann, betra er að tiltaka hvað heppnaðist vel og hvers vegna. - „Þú þarft að gera meira með minni tilkostnaði.“
Þetta er gömul og í raun móðgandi tugga. Hvernig væri að segja hvað þú hyggst gera til að auka skilvirkni. - „Þetta er þitt vandamál.“
Rangt. Ef þú ert leiðtogi þá er það líka þitt vandamál. Það er engin hraðvirkari leið til að skorast undan ábyrgð en þessi setning. - „Ekki taka þessu illa, en...“
Þetta gæti virkað eins og þú sért of uppburðarlítil/l til að segja hlutina hreint úr eða að þú hafir ekki hugsað endurgjöfina til enda. - „Ég hef ekki tíma núna.“
Bestu leiðtogarnir gefa sér tíma. Ef þeir eru í raunverulegri tímaþröng útskýra þeir hvers vegna og stinga upp á nýrri tímasetningu. - „Ertu að draga vald mitt í efa?“
Þetta hljómar eins og að yfirmaður sé óöruggur og geti ekki tekist á við rökræður eða átök. Góðir leiðtogar taka vel í skoðanaskipti, þeir vita að þau styrkja þá og málflutning þeirra. - „Yfirmaður okkar er hálfviti.“
Þetta er mjög ófaglegt tal. Ef þú sýnir þínum yfirmanni óvirðingu hvernig geta starfsmenn þá borið traust til þín? Ekki tala illa um yfirmann þinn, samstjórnendur eða aðra við starfsmenn. - „Forveri minn var hræðilegur.“
Þessi setning virkar eins og tilraun til að gera sig breiðari á kostnað annarra. Virðingarleysi og sjálfshól er slæmur kokteill. - „Þú veldur mér vonbrigðum.“
Ef verk er illa unnið er réttara að ræða verkið sjálft fremur en að gagnrýna manneskjuna. Slík gagnrýni getur rist djúpt. - „Þetta er ekki mér að kenna.“
Ef þú ert leiðtogi þá er það a.m.k. að hluta til þér að kenna. Horfðu í spegilinn og taktu ábyrgð.
Eitraðir samstarfsmenn?
- Baktala, gagnrýna, kenna öðrum um
- Slúðra, dreifa sögusögnum
- Samþykkja á fundum en fylgja ekki eftir
- Safna og sitja á upplýsingum
- Grafa undan öðrum
- Taka eigin hagsmuni fram yfir hagsmuni teymis eða fyrirtækis
Óréttlæti á vinnustað
- Starfsfólk þarf að vinna hratt til að ná að klára tilsett verkefni.
- Starfsfólk kemst ekki yfir verkefnin sem fyrir það eru sett.
- Gerðar eru óraunhæfar tímakröfur.
- Krafa er gerð um yfirvinnu.
- Starfsfólk nær ekki að taka matarhlé.
- Verkefnum er ekki dreift á sanngjarnan hátt.
- Ójafnvægi skapast á milli vinnu og einkalífs.
- Starfsfólk fái tækifæri til að koma á framfæri upplifun sinni og tilfinningum vegna álags í starfi.
- Starfsfólk fái að hafa áhrif á það sem það telur álagsvaldandi í starfi sínu.
- Að fyrirtækið taki á álagi á vinnustaðnum á samræmdan hátt.
- Að ákvarðanir um aðgerðir vegna álags starfsmanna séu byggðar á viðeigandi upplýsingum.
- Að álag starfsmanna sé eðlilegt miðað við framlag og frammistöðu í starfi.
- Að nánasti yfirmaður starfsmanna komi fram við þá af kurteisi og virðingu vegna álags sem þeir upplifa.
- Að nánasti yfirmaður láti ekki falla óviðeigandi athugasemdir vegna álags starfsmanna.
- Að nánasti yfirmaður sé hreinskilinn og heiðarlegur í samskiptum við einstaklinginn sem er að upplifa álag.
- Að nánasti yfirmaður útskýri alla verkferla (þ.e. þau bjargráð sem fyrirtækið hefur) vegna álags.