Tölvupóstur
Störf í þekkingargeiranum og víðar krefjast mikillar notkunar á tölvupósti, enda er hann frábært hjálpartæki sem sparar tíma og fjármuni. Sumir vinna nær eingöngu við að lesa póst, vinna úr erindum og senda svör.
Stundum verjum við þó of löngum tíma í lestur og viðbrögð við póstum á kostnað mikilvægari verkefna sem verður að sinna. Við lendum þá í tímaþröng með tilheyrandi streitu.
Svo hefur pósturinn þessa tilhneigingu til að safnast upp eins og við þekkjum. Þegar við loks ráðumst í að vinna á hrúgunni fer óþarfa tími í að lesa aftur póst sem ekki skipti máli til að byrja með, eða einhver annar átti að fá. Og inn á milli finnum við því miður eitthvað mikilvægt sem okkur yfirsást.
Ekki skoða póstinn strax og þú kemur til vinnu
Einbeittu þér að forgangsröðun og mikilvægustu verkefnum dagsins fyrsta klukkutímann eða svo eða jafnvel lengur ef þú kemur því við. Þá er athygli þín óskipt við það sem mestu máli skiptir og það verður auðveldara að svara erindum ef þú ert búinn að kortleggja daginn. Ef þú þarft að komast í dagatalið reyndu þá að skoða bara það. Best er að leggja á minnið daginn áður hvenær og hvar fyrsti fundur dagsins er.
Skoðaðu póst á ákveðnum tímum dagsins
Ef þú hefur tök á er gott ráð að vinna bara í tölvupósti á tilteknum tímum dagsins. Það fer tími í að vakta póstinn eða skoða hann jafnóðum án þess að svara. Nýr póstur truflar þig við það sem þú ert að gera þá stundina og því er best að opna póstinn aðeins þegar þú ert reiðubúinn að svara erindum eða flokka. Rannsókn hefur sýnt að þrátt fyrir að verða fyrir truflun gátu þátttakendur leyst flókin verkefni innan tímaramma með því að vinna þau hraðar. Sú pressa veldur þó streitu og rænir orku. Því er best að forðast óþarfa truflun af póstinum eins og mögulegt er.
Slökktu á tilkynningum um að nýr póstur hafi borist
...nema þú sért í starfi sem krefst þess að þú vaktir alla pósta og þurfir að bregðast strax við þeim.
Eyddu strax pósti sem skiptir ekki máli
Þegar þú skoðar póst taktu þá strax ákvörðun um hvað þú gerir við hann. Eyddu því strax sem skiptir ekki máli. Þá losnarðu við að lesa þá pósta aftur síðar þegar þú ert kominn með haug sem þarf að fara í gegnum. Fullvissaðu þig þó um reglur á vinnustað og berðu undir yfirmanninn hverju óhætt er að henda almennt.
Flokkaðu í möppur
Gott er að búa til undirmöppur eftir því hve hratt þarf að svara. Í einni möppu eru t.d. póstar sem þú vilt svara sem fyrst en ekki í dag eða á morgun. Í annarri er póstur sem á að geyma en þú þarft ekki að svara. Svo þarf mögulega að færa þessa pósta niður á verkefnamöppur eða á sameiginleg svæði, allt eftir eðli starfs. Til fyrirmyndar er að hafa aðeins þann póst í innhólfinu sem þú ætlar að vinna í dag eða ert að bíða eftir svari við. Sumir hafa þann póst reyndar í sérstakri möppu en auðvitað eru ekki allir sem ná slíku skipulagi. Einkapóst er best að færa í sérstaka prívat-möppu ef þú þarft að geyma hann.
Áframsendu strax ef þú getur ekki svarað
Ef aðrir eru betur hæfir til að svara flóknu erindi er um að gera að senda það strax áfram. Best er að svara sendanda og bæta samstarfsmanni við með stuttri útskýringu. Sjálfsagt er að hafa áður samráð við vinnufélagann svo að sendandinn sé ekki sendur frá einum til annars. Þú gætir viljað geyma svona fyrirspurnir í sérstakri möppu til að fylgja málum eftir.
Kláraðu það sem tekur stuttan tíma að svara
Ef þú getur svarað pósti á 1-2 mínútum, hrósaðu happi og svaraðu strax.
Taktu frá tíma til að svara flóknari málum
Það eru alltaf nokkrir póstar sem þarf að svara hratt en krefjast lengri tíma. Taktu frá tíma í dagatalinu til að svara þessum flóknari póstum. Þú vilt ekki að þungir póstar safnist upp.
Geta reglur í póstforritinu gagnast þér?
Mögulega geturðu létt þér lífið með því að nota reglur í póstforritinu, þannig að póstur frá samstarfsmönnum fari í ákveðna möppu, en frá ytri viðskiptavinum í aðra svo dæmi sé nefnt. Misjafnt er hve mikið er hægt að nýta reglurnar.
Þarft þú að senda svona marga pósta?
Hugleiddu hvort nauðsynlegt er að senda alla þá pósta sem þú sendir. Er hægt að leysa einföld mál með því að rölta til vinnufélagans? Með því að senda aðeins nauðsynlegan póst færðu færri pósta til baka.
Settu þér mörk
Færðu vinnupóst utan vinnutíma eða þegar þú ert í fríi? Er ætlast til að þú svarir pósti hvenær sem er? Margir stjórnendur svara samviskusamlega á öllum tímum og fá í kjölfarið enn fleiri pósta utan vinnutíma. Erfitt er að snúa þessu við án þess að virka dónalegur eða óábyrgur, oft eru samstarfsmenn að vinna lengur og þú situr heima með samviskubit. Því er best að fyrirtæki setji skýrar reglur um þetta og kynni fyrir nýjum starfsmönnum. Það hjálpar almennt heilmikið að nota out-of-office svar með upplýsingum um hvenær þú getur svarað næst eða hver getur aðstoðað á millitíðinni.
Virtu mörk annarra
Mundu að setja gott fordæmi og senda ekki póst til vinnufélaga utan vinnutíma nema í brýnni neyð. Þetta á sérstaklega við ef þú ert stjórnandi, því þá finnur starfsmaður fyrir meiri pressu til að svara. Þegar mikið er að gera er oft gott að skrifa póst og koma frá sér, en til þess að sýna starfsmanni tillitssemi á sama tíma er upplagt að láta póstforritið senda póstinn næsta virka morgun.
Vöktun tölvupósts í frítíma
Það getur haft skaðleg áhrif á heilsu og vellíðan starfsmanna ef þeir telja að ætlast sé til að þeir skoði tölvupóstinn sinn eftir vinnu. Þá skiptir ekki máli hvort starfsmenn verji tíma í að yfirfara póstinn, heldur aðeins það að þeim finnist að þeir þurfi að fylgjast með og vera „á vaktinni”. Þetta getur leitt til kvíða og álags og ekki aðeins haft neikvæð áhrif á starfsmanninn sjálfan heldur einnig á maka hans og fjölskyldu. Þetta kemur fram í rannsókn frá 2018.
Það getur því leynt á sér að vera í sveigjanlegri vinnu þó að það kunni að hljóma vel, ef hluti af því fyrirkomulagi er að þurfa (eða telja sig þurfa) vera á vaktinni utan hefðbundins vinnutíma. Mörkin milli vinnu og frítíma verða þá óskýr. En hvað er til ráða? Best væri að setja skýrar reglur sem takmarka væntingar stjórnenda um að starfsmenn fylgist með pósti í frítíma.
Ávani eða nauðsynleg krafa?
Ef vöktun er nauðsynleg starfsins vegna, væri hægt að tiltaka ákveðinn glugga þar sem unnið er í póstinum. Auk þessa ætti að vera starfsmanni ljóst frá upphafi að starfið krefjist þess að vakta tölvupóst í frítíma. Það myndi auka skilning fjölskyldunnar og breyta upplifun á þessum hluta starfsins.
Sjálfir geta starfsmenn unnið á móti þessum væntingum með því að vera meira til staðar fyrir fjölskylduna þegar þeir eru ekki að vakta póstinn. Ef ekki er gerð bein eða óbein krafa um að skoða vinnupóst í frítíma borgar sig ekki að venja sig á það, þótt þú viljir gera þitt besta til að sinna starfi þínu. Ef þú finnur fyrir þrýstingi er gott að ræða málið við þinn yfirmann og fá á hreint hvort ætlast er til að þú skoðir póstinn. Best er að setja skýr mörk og gera frekar undantekningu ef mikið liggur við. Fæstir vinnustaðir ætlast til að fólk vinni í frítíma sínum, en ef vinnufélagar sjá að starfsmaður svarar alltaf erindum sem send eru að kvöldi til eða um helgar, er tilhneiging að ganga á lagið því mörkin vantar.
