Mikilvægi góðra stjórnunarhátta
Þjónandi forysta
Þjónandi forysta (e. servant leadership) er hugmyndafræði sem gengur út á að meginverkefni stjórnenda sé að þjóna starfsmönnum. Þetta er ólíkt hefðbundnu leiðtogahlutverki þar sem áhersla er fyrst og fremst lögð á velgengi fyrirtækja og stofnana. Þjónandi leiðtogi deilir völdum, setur þarfir starfsmanna í fyrsta sæti og hjálpar þeim að þróast og starfa á besta mögulega hátt. Hann á sífellt að hugsa um hvort starfsmenn séu að vaxa sem einstaklingar í starfinu, hvort þeir verði heilsuhraustari, skynsamari, frjálsari, sjálfstæðari og líklegri til að verða sjálfir þjónandi leiðtogar? Hugmyndir er sú að stjórnandinn, starfsmaðurinn og fyrirtækið allt njóti góðs af þessum vexti starfsmanna sem leiðir af sér aukna hollustu og helgun.
Robert K. Greenleaf er upphafsmaður hugmyndafræðinnar um þjónandi forystu og rit hans Servant as Leader sem út kom 1970 vakti umtalsverða athygli. Margar hugmyndanna ná þó aftur í aldir.
Í grein Sigrúnar Gunnarsdóttur og Birnu Gerðar Jónsdóttur Þjónandi forysta og rannsóknir hér á landi er rætt ítarlega um hugmyndafræðina á bakvið þjónandi forystu og rannsóknir sem gerðar hafa verið á Íslandi.
Larry C. Spears hefur skilgreint 10 einkenni þjónandi leiðtogans í ritum Greenleaf:
-
Hlustun
Það er ekki nóg að vera sterkur í ákvörðunartöku heldur þarf leiðtogi að hlusta af athygli.
-
Hluttekning
Leiðtoginn leggur áherslu á að skilja og setja sig í spor annarra.
-
Heilun
Þjónandi leiðtogi leggur áherslu á tilfinningalega velferð starfsmanna og heilsueflingu.
-
Ábyrgð
Leiðtoginn tekur ábyrgð á sjálfum sér og hópnum og hugsar fyrst og fremst um þarfir annarra.
-
Sannfæring
Þjónandi leiðtogi getur ekki reitt sig á valdboð og því þarf hann að nota sannfæringarkraft.
-
Hugmyndavinna
Leiðtoginn þarf að geta séð fyrir og rætt lausnir. Krefst yfirsýnar, sjálfsaga og þjálfunar.
-
Framsýni
Með því að skilja fortíðina dregur leiðtoginn ályktanir um framtíðina.
-
Vitund
Leiðtoginn er meðvitaður um eigin tilfinningar og hegðun og fylgist vel með.
-
Skuldbinding við vöxt starfsmanna
Leiðtoginn hjálpar fólki að vaxa á breiðum grunni, ekki aðeins tengt starfinu.
-
Samfélagið
Leiðtoginn leitast við að byggja upp hópinn og samkennd innan hans.
Ert þú fjarverandi sem leiðtogi?
- Forðunarhegðun sem skapar fjarlægð frá öðrum og einkennist af tilfinningasemi, litlum samskiptum og vantrausti.
- Mótþróahegðun sem einkennist af ofríki og því að ráðskast með fólk.
- Meðvirkni sem lýsir sér í því að stjórnandinn er meðfærilegur og hikandi við að taka áhættu eða verja teymi.
Verst af öllu er þó talinn stjórnunarstíll þess sem er eingöngu stjórnandi að nafninu til. Slíkur stíll hefur verið nefndur „laissez faire“ eða aðgerðarlaus stjórnun. Stjórnandinn er þá andlega ekki til staðar og forðast samskipti við undirmenn. Það kann að hljóma vel að hafa yfirmann sem lætur þig í friði en rannsókn frá árinu 2015 sýndi að aðalkvartanir vegna yfirmanna tengjast því sem þeir gerðu ekki. Svo virðist einnig sem það að upplifa afskiptaleysi frá yfirmanni sé verra en að verða fyrir slæmri hegðun af hendi yfirmanns og tengist streitu og heilsufarsvanda á meðal starfsfólks.
Streita stjórnandans
- Mikil streita getur haft áhrif á félagslega hæfni og það að geta sett sig í spor annarra. Þú átt erfiðara með að hvetja starfsmenn.
- Hún getur leitt til verri frammistöðu, lakari starfsanda og hættu á að missa gott fólk.
- Þú getur tekið slæmar ákvarðanir því yfirsýn minnkar og sömuleiðis hæfnin til að forgangsraða.
- Þú getur „smitað“ starfsmenn ef þú nærð ekki að ráða við streitu.
Hvers vegna er hætt við að stjórnendur finni til mikillar streitu?
Starf stjórnandans er spennandi, flókið og krefjandi. Það getur verið afar gefandi, hvetjandi og lærdómsríkt. En það er alltaf hægt að gera aðeins betur og meira á svo mörgum sviðum að oft er erfitt að setja mörk - starfinu er í raun aldrei lokið og ekki er til neinn tékklisti sem tekur á öllum þáttum. Eitt af því sem getur valdið streitu er að vita ekki hvenær þú ert búin/n að gera nægilega vel.
Stundum er gerð krafa um að yfirmenn séu aðgengilegir í frítíma og þó svo sé ekki er algengt að þeir fylgist með og séu með hugann við vinnuna. Flækjustigið eykst með aukinni tækni og síbreytilegu umhverfi og sjaldan hafa stjórnendur þurft að taka fleiri ákvarðanir. Sumar eru erfiðar og hafa miklar afleiðingar og stundum þarf að taka ákvarðanir sem byggðar eru á takmörkuðum upplýsingum.
Eitt af verkefnum stjórnenda snýr að frammistöðu starfsmanna, hversu miklar kröfur hægt er að gera til frammistöðu án þess að eiga á hættu að starfsmenn finni til of mikillar streitu.
Stig streitu – streitustiginn
Hugtakið „streita“ er ekki skýrt og afmarkað heldur er það notað til að lýsa margvíslegu ástandi með mismiklu álagi. Orðið er notað fyrir skammvinna spennu sem menn upplifa fyrir mikilvæg verkefnaskil, en líka til að lýsa slæmu viðvarandi ástandi sem veldur því að einstaklingur er frá vinnu um lengri tíma. Þarna er stór munur á.
Til þess að geta speglað eigin líðan og/eða rætt um streitu á skýrari hátt við starfsmenn er gott að skoða streitustigann þar sem hægt er að staðsetja sig á einu af fimm þrepum hans - frá því að ráða vel við verkefni sín og njóta sín í starfi og niður á neðsta þrep þar sem mikið álag og langvarandi streita hefur leitt til örmögnunar á löngum tíma. Hvert þrep hefur sín sérstöku einkenni.
Mikilvægt er fyrir stjórnendur að grípa til aðgerða ef starfsmenn sýna einkenni þess að vera lengi á þrepi 2 (volgur) og ef starfsmaður er kominn í þrep 3 eða 4 þarf strax að grípa inn í.
Þegar þú mátar sjálfa/n þig á streitustiganum taktu þá eftir litlum breytingum sem eiga sér stað. Gættu þín á að líta ekki á þær sem eðlilegan hluta starfsins og reyndu að bregðast hratt við. Því lengra sem við færumst niður stigann því erfiðara er að ná jafnvægi á ný.
Hvað er hægt að gera til að koma í veg fyrir streitu? Fjórar lífsreglur
Vegna ábyrgðar og óskýrra marka getur stjórnendastarfið leitt til mikils álags og streitu. En það er ýmislegt hægt að gera til að fyrirbyggja óæskilegt ástand á vinnustað og það er til mikils að vinna til að skapa jafnvægi og yfirsýn. Hér að neðan eru fjórar „lífsreglur“ sem gætu mögulega hjálpað.
Stjórnendur hafa oftast fjölmörg verkefni á sínu borði og bera mikla ábyrgð. Í þau fáu skipti sem þeir ná að sjá til botns í verkefnabunkanum eða í tölvupóstinum bætast við ný verkefni. Því er sérlega mikilvægt að þeir haldi yfirsýn og nýti tíma og orku í mikilvægustu verkefnin.
Hvað er til ráða:
- Taktu frá fastan tíma í hverri viku til að ná stjórn á eigin málum, bókaðu „fund“ með sjálfum þér.
- Notaðu tímann til að ná yfirsýn yfir verkefnin og forgangsraðaðu.
- Sjáðu fyrir þér það sem mun gerast í náinni framtíð, eru einhver sérstök mál eða svið sem þarf að setja efst á forgangslistann?
- Eru allir starfsmenn á réttri braut og njóta sín? Þarf að upplýsa um mikilvæg mál?
- Hvenær þarftu næst að tala við yfirmann þinn og um hvað?
Forgangsröðun er mikilvægur hluti af leiðtogahlutverkinu því þú hefur aðeins takmarkaðan tíma til að vinna að verkefnum. Því verðurðu að velja verkefnin vel. Gott er að stilla þeim upp í forgangsröðunar-fylkin. Efst til hægri eru verkefni sem eru sérlega mikilvæg fyrir þig sem leiðtoga og eru líka áríðandi. Verkefnin neðst til vinstri eru þau sem þú munt eyða minnstum tíma í eða mögulega sleppa. Það er góð hugmynd að bera flokkunina þína undir yfirmann þinn, hvort sem þú ert í vafa eða ekki.
2. Náðu tökum á flækjunni.
Stjórnendur komast ekki hjá flækjum því þær eru hluti af starfinu. En hægt er að reyna að ná utan um þær og stýra þeim.
- Sættu þig við að það er margt sem þú veist ekki og munt aldrei ná fullum skilningi á í smáatriðum. Forðastu að sogast niður í endalausa leit að upplýsingum og fá valkvíða þegar þú þarft að taka ákvarðanir. Treystu á nýjustu upplýsingar sem þú hefur fengið og metur réttar.
- Einbeittu þér að meginstarfi þínu og markmiðum sem leiðtogi.
- Sættu þig við að vera ekki lengur helsti sérfræðingur teymisins og ná ekki að halda þér við faglega.
- Einbeittu þér að mikilvægustu viðskiptavinum og hagsmunum fyrirtækisins.
3. Gerðu raunhæfar kröfur til þín og náðu tökum á erfiðum vandamálum.
Sem stjórnandi þarftu stundum að velja á milli tveggja kosta sem báðir eru slæmir.
- Fáðu stjórnendur, yfirmann, mannauðsstjóra eða aðra sem málið þekkja til að spegla með þér vandann. Það getur verið léttir að finna að þú ert ekki ein/n með slík mál.
- Ekki gera óraunhæfar kröfur til þín - ekki gera ráð fyrir að geta leyst óleysanleg vandamál. Leggðu áherslu á að nálgast málin þannig að öll sjónarmið séu skoðuð og að reynt sé að gæta jafnvægis milli hagsmuna eins og hægt er.
- Sættu þig við að þú getur ekki gert öllum til hæfis þegar þú þarft að taka ákvarðanir við þessar aðstæður.
4. Vertu meðvituð/aður um þín streitueinkenni streitu og gríptu til aðgerða.
Til þess að verða farsæll leiðtogi þarftu að passa upp á þig. Þú hefur hvorki endalausa orku né tíma – ert ekki ofurhetja frekar en aðrir. Því þarftu að fylgjast með því hvernig streitueinkenni birtast hjá þér og bregðast tímanlega við.
Til að kynnast þínum streitueinkennum gætirðu til dæmis haldið dagbók um vinnuna þar sem þú skrifar niður verkefni, framkvæmdir, vandamál, hugleiðingar og fleira. Þegar þú lest dagbókina sérðu mögulega mynstur í álaginu og hvernig þú brást við.
Taktu stöðuna einu sinni í viku og rifjaðu upp hvernig þú hefur haft það í vikunni, hvernig skapið hefur verið og líkamleg heilsa. Einnig hvort þú hafir verið orkumikil/l og getað slakað á?
Hugleiddu þessi atriði:
- Hvernig átta ég mig á að ég finn fyrir streitu?
- Hvernig bregst ég við þegar ég er undir tímapressu?
- Hvað gerist þegar ég sinni mörgum stjórnunarverkefnum og álitamálum í einu?
- Hvað gerist þegar ég næ ekki að klára það sem ætlast er til af mér?
- Hvert er mesta álag sem ég hef upplifað? Hvernig brást ég við?
Á góðum degi - þegar þú finnur ekki fyrir álagi - spurðu þá vinnufélaga eða yfirmann hvort þeir taki eftir því hvenær þú ert stressuð/aður og hvernig það lýsi sér - hvað gerirðu eða segirðu?
Taktu eftir því hvar, hvenær og hvernig þú hleður batteríin.
Hvernig lýsir streita sér hjá stjórnendum?
Einkennin eru flest þau sömu hjá stjórnendum og öðrum starfsmönnum en oft eru þau talin hluti af starfinu og stundum er óljóst hvert á að snúa sér. Því tekur oft lengri tíma fyrir stjórnendur að leita aðstoðar.
Nokkur streitueinkenni hafa sérlega óheppileg áhrif á dómgreindina. Það er því mikilvægt að bera kennsl á þau og leita aðstoðar hjá yfirmanni, samstarfsfólki eða mannauðstjóra.
Þekkirðu þessi einkenni?
Svefnvandi - þegar þú...
... átt erfitt með að sofna
... sefur laust og órótt
... vaknar upp á nóttunni og of snemma á morgnana
... finnur fyrir þreytu
Margir stjórnendur finna fyrir tímabundnum erfiðleikum með svefn vegna mikils álags og kvíða. Oft verður til vítahringur. Þú vinnur þá of lengi sem hefur áhrif á nætursvefn, vaknar með áhyggjur og átt bágt með að sofna aftur - mætir svo illa sofin/n í vinnu og nærð ekki að gera þitt besta sem leiðir til fleiri vandamála. Það getur verið erfitt að vera góður og athugull leiðtogi ef þú nærð ekki að sofa því svefnleysi hefur áhrif á hugsanir, tilfinningar og líkamlega heilsu.
Grufl - þegar þú...
... hefur of miklar áhyggjur
... hefur hörmungarhugsanir
... átt erfitt með að sleppa neikvæðum hugsunum
Það er eðlilegt að stjórnendur hugsi mikið um starf sitt og og hugleiði áskoranir og tækifæri. Þegar hugsanirnar verða sífellt neikvæðari og þú losnar ekki við þær getur komið upp erfið staða. Þér finnast þær mögulega fari í hringi og að erfitt sé að hugsa skýrt og taka skynsamlegar ákvarðanir þegar þú hefur á sama tíma áhyggjur af því að missa vinnuna. Það fer þá lítið fyrir bjartsýni og trú á framtíðina. Neikvæðu hugsanirnar hafa einnig áhrif á dómgreind og hindra að þú getir verið til staðar fyrir hópinn.
Athyglisbrestur - þegar þú...
... átt erfitt með að einbeita þér
... átt erfitt með að muna
... átt erfitt með að halda yfirsýn og taka ákvarðanir
Streita hefur áhrif á vitsmunalega hæfni okkar og það er stórmál fyrir stjórnendur. Það er erfitt að vera góður leiðtogi ef þú átt í erfiðleikum með að muna og taka ákvarðanir. Mikill hraði og upplýsingaflóð hefur áhrif á hæfnina og ekki bætir úr skák að menn hafa oft minni tök á að jafna sig. Sem stjórnandi þarft þú einmitt að hafa yfirsýnina og að hugsa skýrt.
Breytingar í samskiptum - þegar þú...
... ert pirruð/aður og óþolinmóð/ur
... rýkur upp og ert æst/ur
... dregur þig í hlé frá félagslegum samskiptum og tengslum
Þú ert í stöðugum og beinum samskiptum við starfsmenn sem stjórnandi og það er óheppilegt ef hegðun þín breytist þegar þú finnur fyrir mikilli streitu. Það er erfitt að leiða hóp ef þú dregur þig í hlé og sýnir pirring eða óþolinmæði. Starfsmenn eiga þá erfiðara með að skilja merkin og eru meira á verði gagnvart þér. Þetta getur leitt til þess að þeir segja ekki frá mikilvægum málum af ótta við hvernig þú bregst við.
Hvað er til ráða?
Lífsreglurnar fjórar sem voru kynntar hér að ofan geta aðstoðað við að koma í veg fyrir mikla streitu og eru sérlega gagnlegar þegar álag er hvað mest. Ef þú nærð ekki að losna við einkennin þarftu á aðstoð að halda við að komast í jafnvægi og takast á við streituna.
Þú þarft fyrst og fremst að tala við einhvern um ástandið, t.d. við yfirmann þinn. Félagslegur stuðningur hefur jákvæð áhrif á líðan. Yfirmaður þinn ber ábyrgð á og hefur hag af því að þú finnir ekki til mikillar streitu í starfi.
Hér eru nokkrar hugmyndir um hvernig þú getur unnið gegn dæmigerðum streitueinkennum.
Ráð við svefnvanda
Til að vinna gegn svefnvanda reyndu að róa þig niður á kvöldin og skapa bestu aðstæður fyrir hvíld (sjá fleiri ráð hér).
- Forðastu að horfa á skjái áður en þú ferð í háttinn.
- Farðu alltaf að sofa á sama tíma.
- Stundaðu létta hreyfingu á kvöldin, farðu t.d. í göngutúr.
- Forðastu áfengi og kaffi að kvöldlagi.
- Ekki hugsa að þú VERÐIR að sofa, það getur haldið fyrir þér vöku. Hugsaðu frekar að þú sért að bjóða líkamanum upp á að hvílast og kannski sofnarðu.
- Hægt er að finna öpp sem eiga að hjálpa fólki að sofna.
Ráð gegn einbeitingarskorti
Þegar þú sem stjórnandi finnur fyrir einbeitingarskorti er það vegna þess að þú er andlega ofhlaðinn. Það er of mikið í „innhólfinu“ og þú átt á hættu að fara á yfirsnúning til að reyna að bregðast við. Til að fá meiri ró gætirðu reynt eftirfarandi:
- Taktu frá tíma til að fá yfirsýn og hugsa „hægt“ og til lengri tíma.
- Skapaðu rólegt umhverfi á vinnustaðnum svo þú ráðir betur við aðstæður.
- Settu rólegheit í forgang til að safna kröftum, bæði á vinnustað og heima.
- Taktu hlé með öðrum og talaðu um annað en vinnuna.
- Ef þú vinnur kyrrsetuvinnu, hreyfðu þig í pásum og haltu „standandi“ fundi. Ef þú vinnur líkamlega vinnu, fáðu þér þá sæti í hléum. Það hjálpar huganum að breyta til.
- Gættu að því að fá góða næringu.
Ráð gegn grufli og áhyggjum
Grufl og áhyggjur taka mikla orku frá mörgum stjórnendum því hugsanirnar leysa engin mál en halda fólki föstu í neikvæðni og sjálfsásökunum. Því miður er erfitt að losna alveg við þessar hugsanir en ef þær verða til vandræða mætti til dæmis reyna þetta:
- Skrifaðu niður neikvæðar hugsanir og áhyggjur og gaumgæfðu hversu raunhæfar þær eru.
- Hreyfðu þig, farðu í göngutúr eða teygðu. Taktu eftir líkamanum og hvernig þér líður.
- Passaðu upp á þig – gerðu eitthvað sem gleður þig.
- Hugsaðu um hvað gæti gert þig að betri stjórnanda og stígðu skref í þá átt.
- Ef þú átt erfitt með að losa þig við erfiðar og endurteknar hugsanir, leitaðu til fagmanna.
Sjá fleiri ráð hér.
Ráð gegn pirringi og óþolinmæði
Ef þú ert fjarlæg/ur sem stjórnandi, pirruð/aður, óþolinmóð/ur eða æst/ur, er það ekki aðeins þitt vandamál, heldur snertir það alla samstarfsmenn. Til þess að vera góður og hvetjandi leiðtogi þarftu að vera meðvitaður um eigin líðan/hegðan og huga að sjálfstjórn.
- Taktu eftir í hvernig skapi þú ert og hvort það smiti út frá sér. Áður en þú ferð í vinnu að morgni hugaðu að líðan þinni og aðgættu hvað mun fylgja þér inn um dyr vinnustaðarins.
- Spurðu þig með vissu millibili hvort þú verjir of litlum eða of miklum tíma með samstarfsfólkinu. Tengist það líðan þinni og er ástæða til að gera breytingar?
- Þegar þú ert í sérlega erfiðum aðstæðum í vinnunni æfðu þig í að skipta um gír áður en þú bregst við á óviðeigandi hátt. Gerðu þér í hugarlund að þú sért með þrjá gíra og getir skipt á milli.
- 1. gír. Taktu eftir öndun og líkama þínum. Hverju finnurðu fyrir? Ef þetta virkar ekki, skiptu þá upp í næsta gír.
- 2. gír. Teldu upp að 10 með því að draga andann djúpt ofan í maga 10 sinnum. Þegar þú andar frá þér slepptu þá hluta af spennunni út. Ef þetta virkar ekki farðu upp í næsta gír.
- 3. gír. Taktu hlé og farðu út úr aðstæðunum, t.d. á salernið. Snúðu þér aftur að verkefninu þegar þú hefur róað þig niður.
Hver getur hjálpað?
Ef þú finnur fyrir slæmum streitueinkennum stafar það af samspili nokkurra þátta. Þú getur fundið stuðning á vinnustaðnum og utan hans.
Yfirmaður
Yfirmaður þinn ber að hluta til ábyrgð á að koma þér á réttan kjöl aftur. Það er allra hagur að hann aðstoði þig við að ná tökum á streitunni þannig að þú náir að blómstra og skila góðu verki.
- Ræddu um meginhlutverk þitt við yfirmanninn og óskaðu eftir aðstoð við að forgangsraða verkefnum. Hvað er mikilvægast og hvað skiptir minna máli?
- Fáðu á hreint hverjar væntingar eru um lengd vinnutíma og aðgengileika eftir vinnu.
- Láttu yfirmanninn vita hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnandahlutverkinu. Mögulega hefur hann reynslu af streitu og getur ráðlagt þér.
Aðrir stjórnendur
Flestir stjórnendur þekkja til streitu en það er sjaldnast talað um hana í þeirra hópi. Mögulega er hún tabú og tengd ákveðinni skömm, en félagslegur stuðningur frá öðrum stjórnendum getur haft fyrirbyggjandi áhrif.
- Segðu vinnufélögum þínum hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnendahlutverkinu. Það getur verið léttir að deila með öðrum.
- Spurðu um þeirra reynslu af streitu í starfi og hvað þeir gerðu til að koma í veg fyrir hana.
- Ef mikil streita er algeng í stjórnendateyminu gætuð þið snúið ykkur til yfirstjórnar/eigenda.
Mannauðsstjóri
Ef fyrirtæki þitt hefur mannauðsstjóra þá hefur hann mjög líklega reynslu af því hvernig á að bregðast við og fyrirbyggja streitu á vinnustaðnum – jafnvel sérstaklega hjá stjórnendum.
- Það gæti verið léttir að ræða málin í trúnaði og fá góð ráð.
- Mannauðsstjórar geta veitt upplýsingar um reglur og viðmið fyrirtækisins um vinnutíma, álag og streitu.
- Þeir gætu einnig þekkt til hvað aðrir stjórnendur hafa gert í sömu stöðu.
Makinn
Ef þú átt maka er mjög gott að segja honum hvernig þér líður og af hverju. Þú gætir talið að hann viti nú allt um það, en svo þarf alls ekki að vera. Hann hefur eflaust tekið eftir fjarlægð, pirringi eða leiða hjá þér og ekki endilega tengt það við starf þitt.
Segðu honum hvað er streituvaldandi í vinnunni og hve lengi það hefur haft neikvæð áhrif á þig. Ræddu um horfurnar á að málið leysist. Láttu hann einnig vita hvaða áhrif streitan hefur á þig og hver einkennin eru.
Biddu um hjálp með því að:
- Fá aukna sveigju heima við og tímabundinn afslátt á verkefnum og kröfum.
- Fá meiri nánd og umhyggju.
- Fá aðstoð við að geta tekið fleiri hlé og sinnt lífsreglunum fjórum.
Hægt er að fá hjálp hjá sérfræðingum sem sérhæfa sig í vandamálum tengdum streitu, margir sálfræðingar hafa t.d. sérhæft sig á þessu sviði. Ef þú ert í vandræðum með að finna úrræði er góð leið að leita til heimilislæknis og fá ráðgjöf um næstu skref.
Á þessari síðu (velvirk.is) eru nokkrir kaflar tengdir efninu hér að ofan. Áður hefur verið minnst á streitustigann og gott er að þekkja muninn á langvarandi streitu og kulnun.
Hér má líka finna efni um þrautseigju, orkustjórnun, orlofstöku, hamingju á vinnustað og ekki síst um mikilvægi þess að ná að aftengjast og jafna sig eftir vinnu.
Fleiri efnisþættir gætu gagnast þér við stjórnun, til dæmis má nefna verkfærakistuna þar sem ætlunin er að safna efni sem gagnast stjórnendum sérstaklega.
Nýjar leiðir á vinnustöðum
„Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs.“
- Adda Bjarnadóttir.
Velvirk ræddi við Öddu Bjarnadóttur, stjórnanda hjá Healthline Nutrition, um þessa nýju leið sem fyrirtækið er að fara.
Eruð þið með einhverja fyrirmynd hvað varðar breytt skipulag?
„Healthline hefur í gegnum tíðina verið með einstaklinga sem vinna fjarvinnu með góðum árangri. Skrifstofan í Bandaríkjunum hefur einnig verið með tilraunaverkefni þar sem ákveðnar deildir fóru alveg í fjarvinnu tímabundið. Notast var við samskiptaforrit og fjarfundabúnað til að funda og vera í samskiptum.
Kannanir voru svo gerðar á því hvernig fólk upplifði þessa breytingu. Flestir voru ánægðir en öðrum fannst þetta erfitt og einangrandi, sérstaklega í byrjun. Niðurstöðurnar sýndu þó að eftir um þrjár vikur voru nánast allir ánægðir með fyrirkomulagið og starfsánægja og afköst jukust. Flestar nýráðningar hjá fyrirtækinu eru nú fjarvinnandi starfsmenn, en við verðum fyrsta teymið sem færumst í að verða öll fjarvinnandi.“
Áhersla á verkefnaskil og framleiðni
Hver er vinnutíminn hjá Healtline Nutrition almennt?
„Vinnutíminn er 8 tímar á dag en litið svo á að starfsmaðurinn stýri degi sínum í kringum þau verkefni sem hann þarf að ljúka. Áherslan er á verkefnaskilin og framleiðnina, en starfsfólki er treyst til að vinna verkefnin hvar sem er. Fyrirtækið býður til dæmis öllum starfsmönnum fyrirtækisins að vinna heima á föstudögum.
Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs. Starfsmenn eru t.d. hvattir til að hreyfa sig, fara reglulega út að ganga eða skipta um umhverfi og fá styrk árlega fyrir útgjöldum tengdum heilsueflingu.“
Traust skilar sér í áreiðanlegri vinnubrögum
Hafið þið lent í því að starfsfólk misnoti traustið á vinnustaðnum?
„Mikið traust ríkir á vinnustaðnum og við höfum ekki orðið vör við að starfsfólk sé að misnota traustið heldur höfum við upplifað að traustið frá vinnustaðnum skili sér í áreiðanlegri vinnubrögðum frá starfsfólki.“
Hvernig er skipuritið hjá Healthline Nutrition og ríkir gegnsæi í ákvarðanatökum?
„Healthline er með hefðbundið skipulag hvað varðar yfirmenn. Allir starfsmenn vinna í opnu rými á skrifstofum fyrirtækisins, einnig yfirmennirnir. Fyrirtækið er að mér vitandi ekki með stefnu varðandi gegnsæi og ákvarðanir eru teknar á frekar hefðbundinn hátt.“
Gott skipulag og gott starsfólk
Hvernig hafið þið hugsað ykkur að halda uppi góðum starfsanda?
„Við höfum haft smá áhyggjur af því að breyting verði á starfsandanum, en við höfum verið virk í að vera með uppákomur reglulega og munum gera jafnvel meira af því þegar vinnuaðstöðunni verður sleppt. Healthline býður einnig upp á upplýsingar um hvernig sé gott að haga fyrirkomulagi og uppákomum með starfsteymi í fjarvinnu. Við eigum vissulega eftir að finna taktinn svo starfsfólki finnist það tilheyra teymi þrátt fyrir að vinna ekki saman í húsnæði. Það sem hjálpar þó mikið til er að við notumst við innra samskiptaforrit þar sem allir tengjast og er vettvangur til að ræða saman.“
Hvað með þegar starfsmenn eru veikir – er hætta á að þeir vinni heima í veikindum?
„Starfsfólk á sinn veikindarétt og tilkynnir sínum yfirmanni þegar veikindi koma upp. Það sér svo sjálft um að ákvarða hvort þau treysti sér til að vinna eða ekki, og því þeirra að setja sér takmörk þar.“
Hafið þið hugsað ykkur að setja einhver mörk varðandi t.d. tölvupóstsendingar?
„Nei, ekki eins og er. Mjög erfitt að setja mörk varðandi tíma tölvupóstsendinga þar sem mikill tímamismunur er á milli starfsstöðva. Við erum með gott skipulag og gott starfsfólk, svo við ættum ekki að þurfa að hafa áhyggjur af því að vera að vinna yfirvinnu með tölvupóstsendingum.“
Viðtal: Ingibjörg Loftsdóttir
Hamingja á vinnustöðum
- Jákvæðar tilfinningar hafa margvísleg eftirsóknarverð áhrif á okkur og störf okkar. Á vinnustað er okkur ekki tamt að ræða tilfinningar, en þær hafa engu að síður mikil áhrif á líðan okkar, samskipti og störf. Jákvæðar tilfinningar tengjast aukinni framleiðni, meiri sköpunargáfu og áhugahvöt, betri heilsu, minni streitu, meira hugrekki, þrautseigju, hjálpsemi, bjartsýni, örlæti og betri samvinnu. Jákvæðar tilfinningar tengjast einnig því að vera fljótur að læra og að vera óhlutdræg/ur.
- Jákvæðar uppákomur virka vel á okkur og ekki síst ef þær eru óvæntar. Fyrirtæki skipuleggja oft viðburði með löngum fyrirvara og oft er um mánaðarlega eða árlega viðburði að ræða. Með tímanum minnka jákvæðu áhrif þessara reglubundnu viðburða en jafnframt getur verið erfitt að hætta þeim eða breyta til. Minni viðvik geta gert heilmikið, t.d. góð og óvænt umbun til starfsmanns sem hefur staðið sig vel, óvænt morgunverðarhlaðborð, að sækja kaffibolla fyrir samstarfsmann eða skilja eftir rós á skrifborði.
- Að gleðja aðra gerir okkur hamingjusamari. Rannsóknir sýna að það eykur hamingju okkar að gera góðverk og því gæti verið góð hugmynd fyrir stjórnendur að gera starfsfólki kleyft að aðstoða aðra, hvort sem um er að ræða samstarfsmenn eða viðskiptavini.
- Lítil inngrip geta haft mikil áhrif. Oft geta einföld atriði haft mikil áhrif eins og t.d. að skrifa þakkarbréf, punkta niður hluti sem þú ert þakklát/ur fyrir, gera góðverk eða fá hrós. Dagleg samskipti skipta jafnvel enn meira máli en stefna fyrirtækisins, gildi og ferlar. Koma yfirmenn fram við starfsmenn af virðingu og vinsemd? Ríkir traust milli vinnufélaga, hjálpa þeir hverjir öðrum og taka þeir sér tíma til að viðhalda góðum samskiptum?
- Tilfinningar eru smitandi. Í rannsókn kom í ljós að þar sem reynt var að „smita" þátttakendur á jákvæðan hátt batnaði samvinna innan hópsins, ágreiningur minnkaði og frammistaða batnaði. Við þekkjum flest að umgengni við hamingjusamt fólk gerir okkur ögn hamingjusamari.
Hann hvetur til þess að við leggjum minni áherslu á að finna og laga vandamál en meiri áherslu á að hjálpa starfsmönnum við að koma auga á það sem vel er gert og virkar vel. Ef við kunnum ekki að meta það góða sem við höfum nú þegar skiptir ekki máli hve marga góða hluti við fáum, við verðum aldrei sátt.
Hann nefnir dæmi um einfalda leið til að hjálpa fólki að rifja upp það jákvæða, en fyrirtæki sem hann vann fyrir setti upp snúru í öll rými í tiltekinn tíma og fólk var beðið um að skrifa á miða jákvæðar upplifanir dagsins og hengja á snúruna. Þetta fékk fólk til að hugsa um þessi jákvæðu atriði og muna þau betur.
Hann mælir með að við einbeitum okkur minna að starfsánægju eins og hún er mæld í könnunum, umbun, titlum og hlunnindum en skoðum frekar tilfinningar, sambönd og árangur.
