Fara í efni
Leiðtoginn

Ert þú góður leiðtogi?

Stjórnun á vinnustöðum getur skipt sköpum fyrir heilsu starfsmanna.

Deila
Þó hefðbundið sé að tala um stjórnendur eða yfirmenn á vinnustöðum þá hefur notkun á orðinu leiðtogi einnig færst í vöxt. Á ensku er algengt að vísa til stjórnenda sem leiðtoga og tala um „leadership“ sem er ekki kannski auðvelt að heimfæra yfir á íslensku án þess að merking tapist. Það má deila um hvort stjórnandi þurfi að vera góður leiðtogi og sumum finnst það jafnvel valda pressu en getur það mögulega verið af því að við erum enn ekki farin að venjast orðinu leiðtogi og okkur finnist það eiga eingöngu við um þá sem eru í fararbroddi jafnvel á landsvísu? Okkur hjá velvirk finnst vel við hæfi að nota orðið leiðtogi sem nær þá yfir bæði þá sem gegna stjórnunarstöðum og eins þá sem leiða teymi eða verkefni án þess að vera í stjórnunarstöðum. Allir þessar aðilar hafa áhrif á þá sem þeir vinna verkefnin með og þurfa að axla þá ábyrgð að leiða á þann hátt að það stuðli að vellíðan samstarfsfólks.  

Ráð til stjórnenda á tímum sóttvarna

Í ljósi aðstæðna höfum við tekið saman efni sem gæti nýst stjórnendum á þessum sérstöku tímum. 
Ath. vegna tilslökunar á samkomubanni 4. maí vekjum við athygli á umfjöllun Vinnueftirlitsins um aðlögun vinnustaða og verndun starfsfólks, en þar er ítrekað að við þurfum áfram að gæta okkar. 

Tekið á óöryggi og áhyggjum á vinnustað

Hvernig getum við passað upp á hvert annað í vinnunni á þessum sérstöku tímum? Pia Ryom, sálfræðingur við háskólasjúkrahúsið í Álaborg, hefur tekið saman fimm almenn ráð um hvernig gott er að bera sig að til að draga úr óöryggi og áhyggjum.  
  • Stjórnendur og starfsmenn þurfa að útbúa skýrar reglur um hvernig brugðist er við aðstæðum. Notið ráðleggingar yfirvalda sem útgangspunkt og ræðið hvernig hægt er að framfylgja þeim á vinnustaðnum. Hvernig má til dæmis tryggja að hægt sé að halda tiltekinni fjarlægð milli manna, að reglur um hreinlæti séu virtar og að svæði séu skipulögð með öryggi í huga.
  • Stjórnendur þurfa að vera á staðnum/aðgengilegir og sýna forystu. Það er mikilvægt að stjórnendur sjái til þess að ljóst sé hvaða verkefnum eigi að sinna og að yfirmenn séu aðgengilegir til að aðstoða með forgangsröðun. Það þarf að taka margar ákvarðanir og það skiptir miklu að standa við þær - líka þær óvinsælu. Það er mikilvægt að stjórnendur sýni bæði í orði og verki að það sé í lagi að gera mistök og að starfsmenn upplifi að stjórnendur bakki þá upp og hafi áætlun.
  • Við þurfum að gæta að okkur sjálfum og samstarfsfólki. Skoðum okkar eigin getu og mörk. Ef við erum óörugg ræðum það við samstarfsfólk eða yfirmann. Grípum inn í ef við sjáum merki þess að vinnufélagi virðist í vanda og bjóðum fram aðstoð og stuðning.
  • Áhyggjur. Í augnablikinu er daglegt líf svolítið snúið. Mörg okkar hafa áhyggjur af því að smitast og smita aðra. Munum að halda ró okkar, fagmennsku og skynsemi. Höldum höfðinu köldu, hjartanu heitu og höfum báða fætur á jörðinni.
  • Viðurkenning. Hrósum okkur sjálfum og samstarfsfólki fyrir góða frammistöðu. Upplagt er að ljúka vinnudeginum með stuttu spjalli við vinnufélaga um hvernig dagurinn gekk og enda spjallið á jákvæðu nótunum.    

Leiðbeiningar um stjórnun (nýrra) fjarvinnustarfsmanna

Margir stjórnendur og starfsmenn eru farnir að vinna heima og aðskildir í fyrsta sinn
Í nýrri grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig stjórnendur geti leitt starfsmenn sem eru nýlega byrjaðir í fjarvinnu. Vegna þeirra breytinga sem orðið hafa vegna Covid-veirunnar eru nú margir starfsmenn og stjórnendur farnir að vinna heima og eru mögulega að vinna aðskildir í fyrsta sinn.
Þó ekki hafi gefist jafn mikið tóm til undirbúnings og þjálfunar fyrir fjarvinnufyrirkomulag eins og æskilegast væri geta stjórnendur án mikillar fyrirhafnar tekið ákveðin skref sem byggð eru á niðurstöðum rannsókna til að hvetja fjarvinnustarfsmenn og bæta afköstin.
Algengar áskoranir í fjarvinnu
Til að byrja með verða stjórnendur að skilja þá þætti sem geta gert fjarvinnu sérlega krefjandi. Að öðrum kosti gætu afkastamiklir starfsmenn sýnt slakari frammistöðu og minni áhuga eftir að þeir fara að vinna heima, sérstaklega ef undirbúningi og þjálfun hefur verið ábótavant. Meðal annars má nefna þessa þætti:
  • Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Bæði stjórnendur og starfsmenn telja oft skorta á samskipti augliti til auglitis. Stjórnendur hafa áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Margir starfsmenn eru ósáttir við að hafa minni aðgang að stuðningi stjórnanda og samskiptum. Í sumum tilvikum telja starfsmenn að fjarstjórnendur átti sig ekki á þörfum þeirra og séu því hvorki styðjandi né hjálplegir við að vinna verkefnin.
  • Skortur á aðgengi að upplýsingum. Þeir sem nýfarnir eru að vinna heima eru oft hissa á að erfiðara er að fá upplýsingar frá samstarfsfólki og tekur lengri tíma. Að fá svör við einföldum spurningum virðist vera stór hindrun fyrir starfsmann sem vinnur heima. Þetta tengist því að samstarfsmenn eru fjarlægir í rúmi og eru ólíklegri til að vita af aðstæðum hinna og gefa þeim slaka í erfiðum aðstæðum. Til dæmis, ef þú veist að samstarfsfélagi á slæman dag þá tekurðu ekki nærri þér að fá hranalegan tölvupóst í ljósi aðstæðna. Ef þú færð sama tölvupóst frá fjarvinnustarfsmanni án þess að þekkja núverandi aðstæður hans, þá ertu líklegri til að móðgast, eða í það minnsta að telja samstarfsmanninn ófaglegan.  
  • Félagsleg einangrun. Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefnið vegna fjarvinnu því starfsmenn sakna óformlegra félagslegra samskipta á skrifstofunni. Talið er að úthverfir einstaklingar (extravertar) finni fyrr fyrir neikvæðum áhrifum einangrunar, sérstaklega ef þeir hafa ekki tækifæri til samskipta við aðra í fjarvinnunni. En til lengri tíma getur einangrun valdið því að hvaða starfsmanni sem er finnist hann síður vera hluti af vinnustaðnum og vilji jafnvel hætta hjá fyrirtækinu.
  • Truflun heima. Í svona skyndilegum umskiptum yfir í heimavinnu eru meiri líkur á að fólk hafi ekki ákjósanlega vinnuaðstöðu heima og þurfi að gæta barna ef pössun er ekki að fá. Jafnvel við venjulegar kringumstæður getur fjölskyldulíf haft áhrif á fjarvinnu, en stjórnendur ættu að búast við að áhrifin verði enn meiri við þessi óvæntu skipti yfir í heimavinnu.
Hvernig stjórnendur geta stutt við fjarvinnustarfsmenn
Fjarvinna getur verið áskorun en það eru nokkrar fremur fljótlegar og hagstæðar leiðir sem stjórnendur geta farið til að auðvelda umskiptin yfir í fjarvinnu:
  • Koma á skipulögðum örfundum daglega. Margir farsælir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.  
  • Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum. Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefur þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
  • Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst. Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Einnig þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
  • Gefa tækifæri til félagslegra samskipta. Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Þetta skiptir máli fyrir alla sem vinna fjarvinnu en ekki síst þá sem skyndilega eru nú byrjaðir að vinna heima. Ein leiðin er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa pizzuveislu eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
  • Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning. Við þessi umskipti yfir í heimavinnu er mikilvægt fyrir stjórnendur að viðurkenna streitu, hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.

 

Litið er til yfirmanna um hvernig bregðast á við breytingum
Rannsóknir á tilfinningagreind og tilfinningasmiti (emotional contagion) segja okkur að starfsmenn líta til yfirmanna sinna um vísbendingar um hvernig á að bregðast við skyndilegum breytingum eða hættuástandi. Ef stjórnandi sýnir streitu og hjálparleysi smitast það niður á starfsmenn. Öflugir leiðtogar hafa tvíhliða nálgun, bæði með því að viðurkenna streitu og kvíða sem starfsmenn finna fyrir í erfiðum aðstæðum en einnig með því að staðfesta traust sitt á teymunum með því að segja til dæmis „við ráðum við þetta“ eða „þó að þetta sé erfitt veit ég að við klárum þetta“. Með þessum stuðningi eru starfsmenn líklegri til að taka áskorunum og finna tilgang.

Stjórnendur fjarvinnandi teyma

Góð ráð um fjarvinnu í teymum frá Sigurjóni Þórðarsyni hjá Capacent.

Fjarvinna í teymum kallar á nýjar áskoranir hjá stjórnendum. Styðja þarf starfsfólk í óvissuástandi og virkja það á meðan á fjarvinnunni stendur svo halda megi daglegri starfsemi gangandi.  
Það er hlutverk stjórnenda að vera til staðar fyrir starfsfólk, leysa vandamál sem upp koma og halda uppi jákvæðum og uppbyggjandi samskiptum.
10 ráð til stjórnenda fjarvinnandi teyma:
  • Byrjaðu og endaðu daginn á samskiptum við starfsfólkið
  • Byggðu upp vinnuskipulag fyrir hvern dag og vikuna í heild í samstarfi við teymið
  • Vertu til staðar fyrir starfsfólk, vertu með regluleg einstaklings- og teymissamtöl
  • Aðstoðaðu starfsfólk við að nýta sér tæknina til fundarhalda og samskipta
  • Upplýstu um stöðu verkefna og hjálpaðu starfsfólki að forgangsraða verkefnum
  • Hvettu starfsfólk til að læra nýja hluti og efla sjálft sig, faglega og persónulega
  • Sýndu skilning á mismunandi aðstæðum starfsfólks, hlúðu sérstaklega að þeim sem gætu verið einangraðir og einmana
  • Veittu starfsfólki stuðning og hjálpaðu því við að halda ró sinni, auka vellíðan og efla heilsu
  • Haltu í gleðina og húmorinn – og passaðu að teymið geri það líka
  • Vertu leiðtogi og hafðu jákvæð og góð áhrif á aðra.

Að virkja fólk á fjarfundum

Hvernig er hægt að fá fólk til að taka þátt í fundum og halda athygli?
Á síðustu vikum hafa margir verið á fleiri fjarfundum en í nokkur ár þar á undan og sumir eru jafnvel að sækja sína fyrstu fjarfundi um þessar mundir. Við þekkjum að þessir fundir eru á margan hátt ólíkir hefðbundnum fundum og henta misvel fyrir viðfangsefnið. Upplýsingafundir, fyrirlestrar og starfsmannafundir henta oft prýðilega á fjarfundaformi en það getur verið nokkru flóknara að halda dampi þegar um vinnu- eða hugmyndafundi er að ræða þar sem starfsmenn fá oft viðbótarupplýsingar og endurgjöf með augnsambandi, látbragði og öðrum óyrtum viðbrögðum í fundarherberginu. Auðvitað finnum við leiðir og öðlumst þjálfun í fjarfundum eins og öðru og nokkuð öruggt er að margir munu nýta sér þessa tækni í ríkari mæli framvegis.
Í grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig fá má starfsfólk til að taka meiri þátt í fjarfundum og halda athygli. Oft er erfitt að halda einbeitingu á fundum en ekki batnar ástandið þegar fólk er ekki í sama rýminu. Því er mikilvægt að fá starfsmenn til að taka virkari þátt með því að gefa þeim tækifæri til þess.
Það eru í grófum dráttum fjórar ástæður til að halda fundi; að hafa áhrif á aðra, að taka ákvarðanir, að leysa vandamál og að styrkja sambönd. Um er að ræða virka ferla og því er mikilvægt að allir fundarmenn séu með á nótunum. 
Greinarhöfundar hafa gert rannsóknir til að reyna að skilja af hverju mörgum leiðist á fjarfundum. Þeir segjast hafa prófað fimm reglur sem virðast auka virkni fólks í átt að því sem á sér stað á fundum augliti til auglitis.
  • Sextíu-sekúndna reglan.
    Ekki reyna að fá hóp til að leysa vandamál áður en hann hefur „fundið“ fyrir því. Gerðu eitthvað á fyrstu mínútu fundarins til að hjálpa fólki að upplifa vandamálið. Segja má frá sláandi tölfræði, dæmum, hliðstæðum eða kvörtunum í tengslum við málið. Markmiðið er að tryggja að hópurinn skilji vandamálið (eða tækifærið) áður en reynt er að leysa það. 
  • Reglan um ábyrgð.
    Fólk setur sig í ákveðið hlutverk í öllum félagslegum aðstæðum. Það er til dæmis í hlutverki áhorfanda í kvikmyndahúsi en geranda í ræktinni. Vandinn við fjarfundi er stundum sá að fundarmenn fara ósjálfrátt í hlutverk áhorfandans, jafnvel strax þegar fundarboð berst. Til að vinna gegn þessu þarf að skapa tækifæri til að taka ábyrgð sem skiptir máli. Það verður best gert með því að nota næstu reglu.    
  • „Hvergi hægt að fela sig“ reglan.
     Rannsóknir hafa sýnt að við erum ólíklegri til að bjóðast til að hjálpa einstaklingi sem virðist vera að fá hjartaáfall í neðanjarðarlest því fleiri sem eru í lestinni. Um verður að ræða útþynningu á ábyrgð - ef allir eru ábyrgir finnur enginn fyrir ábyrgð. Reyndu að forðast þetta á fjarfundum með því að gefa öllum verkefni sem þeir geta unnið á fundinum. Í sumum fjarfundakerfum er hægt að brjóta fundinn upp í minni einingar sem geta unnið saman í nokkrar mínútur og skilað niðurstöðu í spjallboxið. 
  • Reglan um sem fæstar glærur.
    Ekkert aftengir hóp eins mikið og að ráðast á hann með glæru eftir glæru af upplýsingum og þá skiptir engu máli hve klár eða fágaður hópurinn er. Ef ætlunin er að vekja áhuga verður að blanda saman staðreyndum og sögum. Því er ráð að hafa eins fáar glærur og hægt er að komast af með til að fræða og hvetja hópinn. Annar kostur við að fækka glærum er að meiri tími gefst til umræðna.
  • Fimm mínútna reglan.
    Láttu aldrei fimm mínútur líða án þess að hópurinn fái verkefni til að leysa. Þátttakendur eru dreifðir um víðan völl með sínar umhverfistruflanir og freistandi getur verið að fara í hlutverk áhorfandans ef ekki er um virk samskipti að ræða eða ætlast til þátttöku á fundinum. Til dæmis má ljúka fundi með því að hópurinn búi til lista af „næstu skrefum“ sem hægt er að kjósa um. 
Höfundar segja að þessar reglur ættu að virka óháð formi funda en að þær skipti enn meira máli í dag þegar fólk er fjarri vinnustaðnum og margt geti truflað einbeitingu.

Fundarstjórn fjarfunda

Á Visir.is má finna viðtal við Guðrúnu Ragnarsdóttur ráðgjafa sem gefur góð ráð til fundarstjóra fjarfunda. Hún ræðir meðal annars um að erfiðara sé að vera í flæði á fjarfundum þar sem samskiptin leyfi í raun aðeins að einn tali í einu. Hún talar um mikilvægi undirbúnings og nefnir dæmi, segir að mikilvægt sé að hafa skýr markmið og dagskrá fyrir fundinn og að leikreglur séu ljósar. Einnig ræðir hún um atriði sem gott er að hafa í huga við upphaf og lok funda. Hún mælir með að ganga frá fundargerð eftir fundi sé þess þörf, senda til fundarmanna og hnykkja á ábyrgð hvers og eins.

 

Eru Zoom-fundirnir orkusugur?

Frosnir skjáir, skrítið bergmál og 12 starandi andlit.

Í nýrri grein á BBC Worklife er rætt um að fjarfundir hafi gert mörgum kleift að vinna heima og hjálpað okkur að viðhalda tengslum við annað fólk. En sumir verða útkeyrðir eftir vinnudag með fjarfundum og stundum bætast við fundir með fjölskyldu og vinum. Flestir kannast orðið við frosna skjái, skrítið bergmál og 12 starandi andlit.   

Eru fjarfundir erfiðari en hefðbundnir fundir og hvað er ólíkt?
Að mati Gianpiero Petriglieri hjá INSEAD krefst meiri einbeitingar að vera á myndfundi en á fundi augliti til auglitis. Við þurfum að hafa meira fyrir því að melta óyrtar vísbendingar, svo sem svip, tónhæð og líkamstjáningu. Fundarmenn eru saman í anda en líkaminn er annarrar skoðunar. Þetta ósamræmi er mjög krefjandi og það er ekki hægt að slaka á í samtalinu.
Þagnir eru annað vandamál á fjarfundum sem ekki trufla eins mikið í hefðbundnum samræðum. Þær eru óþægilegar og menn fara að hafa áhyggjur af tæknilegum vanda. Stundum er ákveðin töf á myndfundum en rannsókn sýndi að töf getur valdið því að sá sem talar virðist ekki eins vinalegur eða einbeittur. 
Marissa Shuffler hjá Clemson háskóla segir að við séum afar meðvituð um að horft sé á okkur á myndfundum. Það eru allir að horfa á þig og þú ert á sviði svo þú finnur fyrir streituvekjandi þrýstingi sem fylgir því að koma fram. Það er einnig mjög erfitt fyrir fólk að horfa ekki á eigið andlit þegar það getur séð það á skjánum og fylgjast ekki með hreyfingum sínum fyrir framan myndavélina.   
Hvaða áhrif hefur núverandi ástand?

Núverandi aðstæður hafa áhrif á hvernig okkur líður og einnig sú tilfinning að okkur sé ýtt út í að vera á fjarfundum segir Petriglieri. Fundirnir minna okkur á samstarfsfólkið sem við höfum misst tímabundið og að við ættum að vera öll saman á vinnustaðnum. Og við erum öll uppgefin, bæði introvertar og extrovertar.

Svo má nefna þætti í lífi okkar sem áður voru aðskildir en fara nú fram í sama rými – vinnan og samskipti við fjölskyldu og vini. Mörkin verða óskýr milli félagslegra hlutverka okkar sem áður tengdust ólíkum aðstæðum. Þetta getur leitt til neikvæðra tilfinninga.

Shuffler segir að skortur á niðritíma eftir að við höfum lokið vinnu og skyldum á heimili geti verið annar þáttur í því að við séum þreytt. Sumir gera einnig meiri kröfur til sín og vinna of mikið vegna þess að þeir hafa áhyggjur af efnahag og atvinnumissi.

En hvað með fjarfundi með vinum, ættu þeir ekki að vera afslappandi?
Stór fjarfundur er eins og þú sért að horfa á sjónvarp og sjónvarpið sé að horfa á þig.
Mörg okkar eru að taka hópspjall á netinu í fyrsta sinn og það skiptir mestu máli hvort maður sé að taka þátt af áhuga eða hvort maður kunni ekki við annað en að vera með og líti á það sem kvöð. Gott spjall við vini þar sem þú getur verið þú sjálf/ur er ekki eins þreytandi og aðrir fjarfundir.
Stórir símafundir geta verið sérlega krefjandi segir Petriglieri. Fólk vill horfa á sjónvarp því það getur látið hugann reika, en stór fjarfundur er eins og þú sért að horfa á sjónvarp og sjónvarpið sé að horfa á þig. Stórir fundir geta líka dregið úr tilfinningu um mikilvægi hvers og eins og af því að þessi tól eru notuð í vinnunni þá finnst okkur við ekki vera í fríi – „happy hour“ með vinnufélögum lítur jú út eins og vinnufundur.
Hvernig er hægt að minnka fjarfundaþreytu?
Báðir sérfræðingarnir stinga upp á að takmarka fjarfundi eins og hægt er. Það ætti að vera val um að vera ekki í mynd og almennt ætti að vera meiri skilningur á því að myndavélar þurfi ekki að vera í gangi allan fundinn. Einnig gæti minnkað þreytu og aukið einbeitingu að hafa skjáinn til hliðar frekar en beint fyrir framan sig, sérstaklega á hópfundum.
Fjarfundir eru ekki endilega alltaf besta leiðin. Stundum er betra að deila skjölum með skýrum punktum til að minnka upplýsingaflóðið.
Það hjálpar að hafa hlé á milli funda til að setja sig í stellingar fyrir næsta fund og hressa sig við; teygja úr sér, ná í vatn og hreyfa sig aðeins. Einnig er gott að taka frá tíma á fundum til að ræða almennt um líðan. Það er leið til að tengja okkur aftur við umheiminn, til að viðhalda trausti og draga úr þreytu og áhyggjum.

Línan lögð vegna fjarvinnu

Mörg fyrirtæki hafa tekið saman leiðbeiningar um fjarvinnu fyrir stjórnendur og teymisstjóra enda að mörgu að hyggja með breyttu vinnufyrirkomulagi. Svo virðist sem tæknin sé ekki stór hindrun en huga þarf að gagnaöryggi og að koma leiðbeiningum til skila til allra um högun samskipta. Stærsta verkefnið er að stjórnendur og starfsmenn finni taktinn svo vinnan gangi eins vel og mögulegt er í þessum aðstæðum.   

Íslandsbanki tók til dæmis saman upplýsingar fyrir sína stjórnendur um nokkur atriði sem vert er að hafa í huga við þessar aðstæður ásamt leiðbeiningum um tengingar og fjarfundi. Þar segir meðal annars að krefjandi geti verið að stjórna mörgum starfsmönnum í fjarvinnu og að það reyni með öðrum hætti á stjórnendur en vanalega. Hætt er við að yfirsýn með verkefnum starfsmanna verði erfiðari, endurgjöf óskýrari og algengt er að stjórnendur óttist að framleiðni kunni að minnka. Mikilvægast sé að stjórnendur fylgist með frammistöðu (haldi til dæmis stutta teymisfundi eða samantektarfund í lok dags), setji fram skýrar væntingar (hvaða verkefnum á starfsmaður að sinna o.fl.), hvetji til árangurs og veiti reglulega endurgjöf (t.d. dæmis með daglegu tékk-inn eða fundum í upphafi og lok viku).

 

 

Breytingar á skrifstofunni í kjölfar COVID

Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar
Talsvert hefur verið rætt um hvernig vinnan og vinnuumhverfið muni breytast í kjölfar faraldursins, meðal annars í grein á síðu Velvirk.is. Faraldurinn hefur leitt til þess að flest fyrirtæki hafa þurft að gera talsverðar breytingar og ráðstafanir til að reyna að tryggja öryggi starfsmanna og halda rekstrinum gangandi.
Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar samhliða því að fjöldi starfsmanna hefur unnið heima um lengri tíma. Reynsla er komin á hvernig til hefur tekist og víða hefur gengið betur en reiknað var með. Samkvæmt könnun McKinsey voru 80% aðspurðra ánægðir með að vinna heima og í flestum tilvikum töldu þeir sig koma jafn miklu eða meiru í verk heima en á skrifstofunni (69%). Margir kunna því einnig vel að losna við ferðir til og frá vinnu og að nýta tímann sem sparast til annarra hluta.  

En hvað gerist með tímanum hjá þeim sem halda áfram að vinna fjarvinnu? Menn gætu verið að lifa á orku og samheldni frá því fyrir faraldurinn - gæti fyrirtækjamenning máðst út á endanum ef bein tengsl við vinnustað og vinnufélaga rofna? Mögulega hefur fjarvinna almennt gengið vel hingað til af því að starfsmenn líta á hana sem tímabundið ástand en ekki fyrirkomulag til framtíðar. Rætt hefur verið um ákveðna þreytu vegna fjarfunda og skorts á beinum samskiptum sem gæti til lengri tíma komið niður á gæðum vinnunnar og starfsánægju.

Fyrirtæki munu þurfa að endurhugsa margt en það er engin töfralausn til, hugsa þarf út í hvaða hæfni þarf að vera til staðar og hvaða hlutverk eru mikilvægust. 

Upphaflega hafa fyrirtækin verið að líkja eftir hefðbundnu starfi í fjarvinnu, þetta hefur gengið vel hjá sumum en ekki öllum. Mikilvægt er að skoða hvaða ferli eru mikilvægust og endurhugsa þau frá grunni. Er til dæmis betra að nýr starfsmaður vinni á skrifstofunni til að byrja með en fari svo í fjarvinnu á síðari stigum? Er ákjósanlegt að skipuleggja ný verkefni á skrifstofunni og vinna að úrlausn þeirra í fjarvinnu? Einnig þarf að huga að gildum og menningu og hvernig hægt er að viðhalda þeim þáttum. Einn kostur við að taka skrifstofuna út fyrir sviga sem miðpunkt starfseminnar er að hægt er að ráða starfsmenn óháð búsetu og veita núverandi starfsmönnum meiri sveigju hvað varðar staðsetningu. Annar er sá að mögulegt getur verið að lækka húsnæðiskostnað.

Endurhugsa þarf skrifstofuna ef hún verður fyrst og fremst vettvangur funda og teymisvinnu. Hugsanlega þarf að biðja starfsmenn sem sjaldan þurfa að mæta á fundi að vinna heima. Ef þeir eiga bágt með það þarf mögulega að skoða aðra starfsaðstöðu nærri heimilum fólks. Huga þarf að skipulagningu vinnu á skrifstofum þar til bóluefni verður aðgengilegt, gæta þarf að loftræstingu, sótthreinsun, fjarlægð milli borða og hvenær hver og einn getur mætt. Tæknin mun gegna lykilhlutverki við að brjóta veggi milli skrifstofunnar og heimaaðstöðunnar. Það gengur ekki að sumir sitji í fundarherbergi og aðrir séu á fjarfundi án þess að geta tekið þátt til jafns við hina.

Fyrirtækin þurfa að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma

Í grein á BBC Worklife kemur fram að fyrirtækin hafi þurft að grípa til öryggisráðstafana til skemmri tíma en þurfi nú að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma þar sem heilsuvernd verður útgangspunktur. Ekki verði ráðist í dýrar framkvæmdir, enda gæti bóluefni verið á næsta leiti og fyrirtækin sum í fjárhagsvanda. Breytingarnar verði smáar og taktískar, með það að markmiði að minnka óöryggi starfsfólks. Dæmi um einfalda og ódýra lausn er glær hlíf milli vinnustöðva, að hafa gott bil milli skrifborða, skipa fólki niður á tiltekna daga og nýta lokaðar skrifstofur eða önnur aflokuð rými tímabundið.

Amanda Stanaway arkitekt hjá Woods Bagot segir að sumir viðskiptavina hennar hafi áhuga á að útbúa smáar vinnueiningar nærri heimilum starfsmanna til að hindra smit í ferðum til og frá vinnu og til að hindra víðtækt smit á vinnustað. Það fullnægi betur þörf fólks fyrir tengingu við annað fólk en stór skrifstofa þar sem allir eru hólfaðir af í einkarýmum. Stanaway segir að við sjáum skrifstofuna ekki líða undir lok, flestir vinni jú til að afla tekna en við vinnum líka vegna þess að við höfum gaman af að leysa vandamál saman og skapa nýjar hugmyndir. Við höfum saknað þess síðustu vikur og þessi tilfinning um tengsl er okkur mannfólkinu afar mikilvæg.

Til skamms tíma er líklegt að margir haldi áfram að vinna heima þegar/þar sem smitgát er mikil á meðan minni hópur mætir á skrifstofuna á tilteknum dögum. Fyrirtæki kortleggi hverjir þurfa helst að vera á staðnum en þeir sem eru heima fá mögulega hjálp til að koma sér upp góðri aðstöðu því huga þarf að vinnuaðstöðu fólks í fjarvinnu líka. 

Til lengri tíma og í ljósi meiri meðvitundar fólks um smitsjúkdóma spá sérfræðingar því að hönnun skrifstofunnar taki í meira mæli mið af því hvernig spítalar eru hannaðir svo hægt sé að þrífa á áhrifaríkan hátt. Þarna er t.d. átt við efnisval yfirborðsflata og gólfefni. 

Einnig verða gerðar meiri kröfur til loftræstingar og fleiri vaskar verða í móttöku og sameiginlegum rýmum. Hugað verður að því að fólk þurfi að ganga sem minnst innan skrifstofunnar og geti komist á sem skemmstum tíma frá A til B. Jafnframt er umræða um snertilausu skrifstofuna þar sem lyftum, kaffivélum o.fl. verður stýrt með snjallsímum í auknum mæli. Fundarherbergi verði raddstýrð og salerni og hurðir opnaðar með því að veifa hönd. Hugmyndir hafa verið uppi um að hitamæla starfsfólk á sjálfvirkan hátt og tæknin er þegar til en gallarnir við aðferðina eru mögulega fleiri en kostirnir.   

Í umfjöllun í CBS Sunday Morning er einnig rætt um væntanlegar breytingar á hönnun skrifstofunnar. Þar segir að stór tæknifyrirtæki eins og Twitter og Square hafi ákveðið að allir starfsmenn geti hér eftir unnið í fjarvinnu til frambúðar. Einn viðmælenda í þættinum sem vinnur við að hanna og leigja skrifstofuhúsnæði til stórfyrirtækja segir að um 80% starfsmanna hafi að jafnaði verið á skrifstofunni á hverjum tíma í hefðbundnu fyrirtæki en hann áætli að hlutfallið fari niður í 50-60% í framtíðinni. Ljóst er að fólk mun ekki sitja eins þétt saman og áður og óvíst er um framtíð opnu vinnurýmanna, enda hafi áður verið komin fram gagnrýni á þau.  

Sagt er frá tilraun sem fasteignafyrirtækið Cushman & Wakefield í Amsterdam er að gera með skrifstofuhönnun þar sem öryggi starfsmanna er í fyrirrúmi (sjá 6 feet office project). Merkt stæði eru í lyftunni og starfsmenn taka sér einnota skrifborðshlífar úr þunnum pappír undir tölvu og fylgihluti þegar þeir koma inn en á hlífarnar eru prentaðar þær reglur sem farið er eftir. Gott bil er á milli borða og litir í gólfteppi í kringum vinnustöðvarnar minna á fjarlægðarmörk og gefa til kynna hve nálægt má koma. Örvar á gólfi vísa á gönguleiðir en aðeins er leyfð einstefna á skrifstofunni. Glerskermar eru aftan við skjái svo fólk geti setið á móti hvert öðru.

Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.

David Levine prófessor í Berkeley Haas segir að stjórnendur hafi lært tvennt í faraldrinum; hve mikið sé í raun hægt að vinna í fjarvinnu og að það sé raunverulegt virði í almennum samskiptum starfsmanna á  vinnustaðnum, vatnskælirinn er ekki aðeins vinsælt tákn í skopmyndum heldur fari þar fram félagsleg samskipti, samræður og tengslamyndun. Og vinnustöðum vegnar betur þegar meira er af slíkum samskiptum.

  • Gárur á vatni

Lærdómurinn af faraldrinum – hvað mun breytast?

Margt mun breytast eftir faraldurinn.
Töluvert hefur verið reynt að spá fyrir um hvernig heimurinn muni líta út eftir heimsfaraldurinn. Flestir eru sammála því að margt muni breytast til skemmri tíma og sumt jafnvel til frambúðar. Nefna má atriði eins og tæknivæddari samskipti, meiri fjarvinnu og fjölbreyttari kennsluaðferðir, en einnig að gildi okkar og áherslur muni breytast.
Í grein í viðskiptatímaritinu Fast Company eru leiðtogar, sérfræðingar og greiningaraðilar á ýmsum sviðum spurðir álits á því hvaða sértæku breytingar þeir búist við að sjá á þeirra sviði. Hér verða nefnd nokkur atriði úr greininni og í lokin verður tæpt á því sem fram kom á netráðstefnu fjögurra framtíðarfræðinga sem haldin var í lok mars 2020. 

Að vinna heima verður nýja normið

 Í greininni nefna nokkrir viðmælenda að eftirleiðis verði algengara að fólk vinni heima. Gerð hafi verið stærsta tilraun sögunnar á fjarvinnu segir Matthew Prince (Cloudflare). Sjá má áhrifin á netinu, hvernig umferðin á vefnum breytist. Fólk er að nálgast fræðsluefni fyrir börnin, finna óhefðbundnar leiðir til að tengjast samstarfsfólki, vinum og fjölskyldu og fyrirtækin eru orðin sveigjanlegri með hvernig þau bregðast við þörfum starfsmanna í gegnum netið. Þessar breytingar munu endast lengur en þann tíma sem tekur fyrir rykið að falla eftir faraldurinn að mati Matthew. Líta má á þennan tíma sem þáttaskil í því hvernig fólk vinnur og lærir segir Jared Spataro (Microsoft 365). Fólk mun nýta reynsluna og lærdóminn af fjarvinnu inn í nýja veruleikann. Við erum að læra svo mikið um langtíma fjarvinnu á þessum tímum.

Jeff Richards (GGV Capital) ferðast meira en 320 þúsund kílómetra á ári í starfi sínu og er ekki viss um að það muni breytast því ekkert kemur í stað þess að hitta viðskiptavini augliti til auglitis. Hann telur þó að fjarfundir hafi náð að festast í sessi. Þetta er orðið viðurkennt form á samskiptum sem ekki var áður. Og nú kunna allir í fjölskyldunni á Zoom, það skiptir sköpum. Tim Bajarin (Creative Strategies) segir að fyrirtæki virðist nú öruggari með að gefa að minnsta kosti hluta starfsmanna færi á að vinna að heiman. Þetta mun þýða færra fólk á vinnustað og hugsanlegar minni húsnæðisþörf. Hann telur að þetta gæti markað endalok opna vinnurýmisins því reynslan af COVID-19 mun árum saman gera fólk óöruggara með að vinna þétt saman í opnu rými.

Reynslan af faraldrinum mun auka hugrekki til að taka upp ný mynstur til að laga úrelta ferla segir Eva Chen (Trend Micro). Í kjölfarið munu fyrirtæki hætta við stórar skrifstofur og hverfa aftur í minni einingar og aukna fjarvinnu. Sampriti Ganguli (Arabella Advisors) segir að við verðum í auknum mæli öll eins og BBC maðurinn þar sem börnin okkar og hundar birtast reglulega á fjarfundum. Við höfum líklega farið yfir mörk þess hvað telst viðeigandi á skrifstofunni og hvað telst í lagi heima og á margan hátt hafa þessi persónulegu augnablik gert okkur kleift að mynda dýpri og innihaldsríkari tengsl sem manneskjur.

Steve Case (Revolution) telur að fólk og fyrirtæki gætu mögulega hugsað sér til hreyfings og sérhæft sig í öðrum atvinnugreinum. Vivek Ravisankar (HackerRank) telur að netráðningar á tæknifólki muni verða normið og störf muni verða unnin í fjarvinnu í auknum mæli í tæknigeiranum. Þetta verður til þess að fyrirtæki geta valið úr stærra mengi umsækjanda óháð landamærum og með því ráðið fólk með fjölbreyttan bakgrunn sem styrkir fyrirtækin og efnahagslífið. AJ Shankar (Everlaw) telur að líklega verði aðgengi að starfsmönnum utan vinnutíma minni eftir COVID-19 sem er af hinu góða því mörkin milli vinnu og einkalífs hafa aldrei verið eins óskýr og nú. En þetta mun ekki gerast sjálfkrafa, þörf er á hugarfarsbreytingu. 

Stafræna tæknin fer á flug

Stan Chudnovsky (Facebook) segir að við séum að nýta tæknina til að vinna og eiga samskipti við ástvini og það sé nú orðið normið. Hann telur að við munum halda áfram að nota tæknina í samskiptum í meira mæli en við gerðum áður. Vírusinn hefur hraðað stafrænum breytingum sem voru þegar í þróun segir Michael Hendrix (Ideo). Andstaðan við þessar breytingar hefur gufað upp enda hafa þær sýnt sig að vera nauðsynlegar til að lifa af. Ólíklegt er að fyrirtæki muni reyna að snúa aftur til þess sem tíðkaðist fyrir heimsfaraldurinn.

Menntun verður tæknivæddari

Breytingin sem við sjáum núna í menntun er ekki líkleg til að ganga til baka í „eðlilegt“ horf í haust segir Simon Allen (McGraw-Hill). Þó að kennarar verði alltaf ómissandi þarf áfram að vera sveigjanleiki og snerpa við að koma efni til skila, prófa og gefa einkunn. Hann reiknar með að sjá aukningu í að blanda saman kennslu í kennslustofu og á netinu. Adam Enbar (Flatiron School) segir að nú treysti kennarar á Zoom eða Slack til að kenna og vera í sambandi við nemendur. Við vitum að þetta kemur ekki í staðinn fyrir kennslustofuna en sannleikurinn er sá að tæknin var ekki hugsuð til að koma í staðinn fyrir hana, hlutverk tækninnar er að skapa alveg nýja reynslu. Ekkert hvetur meira til nýsköpunar en fólk sem lendir í vandræðum. Þegar ástandið er gengið yfir mun notkun á tækninni minnka og það er í lagi. Í staðinn munum við sjá uppsveiflu í tækni sem er sérsniðin að fjarnámi eða starfi.

Heilbrigðisþjónustan tekst á við gamlan vanda

Dr. Claire Novorol (Ada Health) segir að notkun og þróun fjarlausna á sviði heilbrigðisþjónustu hafi tekið mikinn vaxtarkipp. Búast má við að fjarlækningar muni verða mikilvægur hlekkur í heilbrigðisþjónustunni framvegis. Pat Combes (AWS) segir að faraldurinn gefi tækifæri til að bera kennsl á og vinna að því að bæta undirliggjandi vandamál í samhæfingu kerfa á heilbrigðissviði sem hafa hingað til hindrað lækna í að ná utan um sjúkrasögu sjúklinga. 

Mikilvægt er að þeir sem vinna í vísindum vandi túlkun og miðlun upplýsinga á tímum þar sem rangar upplýsingar geta verið skaðlegar, jafnvel hættulegar segir Ara Katz (Seed Health). Faraldurinn minnir á hvernig vísindin hafa áhrif á ákvarðanir, móta stefnu og bjarga mannslífum. Harry Ritter (Alma) nefnir að mikil umskipti verði í viðhorfum til geðheilsu. Samfélögin hafa nú upplifað sameiginleg áföll og sorg og munu finna til meiri hluttekningar og sýna vilja til að tala um geðheilbrigðisþjónustu sem nauðsynlegan hluta af heilbrigðisþjónustunni. Fyrirtækin hafa þegar séð hvernig tilfinningaleg líðan hefur áhrif á getu starfsmanna til að vinna undir álagi. Vonandi átta þau sig betur á skyldu sinni til að láta andlega líðan starfsfólks vera í forgangi eftir þetta.

Áhættusækni minnkar

David Barrett (Expensify) telur að þegar fram líði stundir muni fjárfestar líta á aðra mælikvarða en áður við mat á fyrirtækjum og hvað telst vera „dýrmætt“ fyrirtæki. Í stað þess að einblína á mælanlega þætti munu þeir leggja meiri áherslu á þætti eins og skipulag, teymi, menningu, sveigjanleika og arðsemi. Fjárfestar muni nú hægja á sér að mati Sean Park (Anthemis), hætta að fylgja hjörðinni og einbeita sér aftur að greiningum og áreiðanleikakönnunum. Menn munu gefa sér meiri tíma til að kynnast teyminu, skilja viðskiptalíkanið og kynna sér markaðinn.

 

Í greininni er einnig minnst á að framleiðendur muni nú huga að breytingum, að kaupa aðföng og þjónustu í nærumhverfi og auka sjálfvirkni til muna. Rætt er um að fyrirtæki þurfi að huga að skapandi þróunarvinnu á sama tíma og þau vinna sig út úr sínum vanda. Þá er minnst á að vefverslun muni færast í aukana, breyting gæti orðið á ferðamáta þar sem fólk vill síður ferðast í þrengslum og að breyting geti orðið á skipulagi borga/bæja í takt við breyttan ferðamáta.  

Ráðstefna framtíðarfræðinga

Í lok mars 2020 var haldin netráðstefnan Covid-19 og framtíð viðskipta (Covid-19 and The Future of Business) með þátttöku fjögurra framtíðarfræðinga; Gerd Leonhard, Anton Musgrave, KD Adamson og Liselotte Lyngsø, en hvert þeirra hélt stutt erindi og í lokin voru bornar upp spurningar.

Engum datt í hug að slíkar breytingar gætu orðið.
Á ráðstefnunni ræddi Anton Musgrave um hvernig leiðtogar fyrirtækja geta undirbúið sig fyrir þann nýja heim sem blasir við eftir faraldurinn en engum gat dottið í hug að slíkar breytingar gætu orðið. Hann ráðleggur leiðtogum að reyna að lifa af í 3-6 mánuði þrátt fyrir allt, en ekki er hægt að spá fyrir um hvað gerist eða hvenær. Næsta skref er tímabil enduruppbyggingar sem getur varað í 12-18 mánuði, en á þeim tíma þarf að taka allt til endurskoðunar og undirbúa mögulegan vöxt 2-3 árum síðar. Þetta verður ekki skammtímavandi. Það verða til nýjar grundvallarreglur sem leiðtogar verða að skilja. Þessar reglur munu hafa áhrif á stjórnun, hvernig stofnanir stýra viðskiptum, framtíð kapítalismans, hvernig árangur verður metinn í fyrirtækjum og hvernig við munum færast frá gömlu mælikvörðunum um árangur (t.d. EBITHA, ROI). Eitt af því mikilvægara sem leiðtogar þurfa að spyrja sig til skemmri tíma er hvaða viðskiptalegar forsendur munu enn skipta máli í heiminum eftir Covid-19. Allar aðrar forsendur munu verða til óþurftar.

Leiðtogar verða að spyrja fimm spurninga í tengslum við allar ákvarðanir sem teknar eru frá þessum degi:

  1. Mun ákvörðunin sem ég tek styðja samkennd fólks? Fólk er hrætt og laskað.
  2. Munum við hafa fjármagn til að lifa af?
  3. Mun ákvörðunin auka sjálfvirkni og stafvæðingu og hvernig hjálpum við fólki að læra á nýja tækni?
  4. Mun hún byggja upp sterk sambönd?
  5. Er hún hvetjandi? Getur fólk séð fram úr þeim vanda sem við stöndum frammi fyrir nú og hefur það orku til þess?  

 
Engir eru sérfræðingar í þessari nýju stöðu. 
Áður leituðum við til sérfræðinga um svör við erfiðum spurningum en nú eru engir sérfræðingar um þennan nýja heim. Hvernig getum við sem leiðtogar verið skapandi og aðlagað okkur? Það má vera að mörg alþjóðleg fyrirtæki lifi af og starfi áfram á svipaðan hátt og áður en framtíð viðskipta er afar óljós.
KD Adamson sagði í erindi sínu að við værum á leið í alþjóðlega lægð og jafnvel kreppu eftir það. Þjóðirnar munu verða skuldsettar og þurfa að reiða sig á vöxt. Í kreppunni miklu var mikil áhersla lögð á neysluhyggju og að fólk þyrfti að kaupa eins mikið og það gat. Hætta er á að það gerist líka nú ef engar áætlanir eru gerðar en það getur verið afdrifaríkt með tilliti til umhverfismála og sjálfbærni. Mikil pressa verður frá viðskiptalífinu á ríkisstjórnir og erfiðar ákvarðanir framundan. Hún bendir á að gera þurfi greinarmun á vexti (growth) og framþróun (progress).

Fyrirtækin hafa fjárfest mikið í stafrænni tækni en munu nú þurfa að einbeita sér aftur að kjarnastarfseminni og mannauðnum. Frumkvöðlafyrirtæki fá skell og frumkvöðlar fara í auknum mæli að leita skjóls í öruggri vinnu. Covid-19 hefur verið „masterclass” í mikilvægi gríðargagna (big data) og hvernig við lítum á upplýsingar. Áhugavert er að upplýsingar hafa nú verið notaðar til að verja fólk og ekki aðeins til að selja eitthvað sem algengast hefur verið. Kerfin sem notuð eru til að selja okkur hluti eru mjög mikilvæg og koma að góðu gagni nú. Stjórnvöld og einkafyrirtæki eru að vinna saman vegna Covid og þau gætu haldið áfram samvinnunni.

 
Veiran er „umbreytingin mikla” sagði Gerd Leonhard og það verður breyting á alþjóðavísu á því hvernig við skilgreinum okkur sjálf og vinnu okkar þar með.
  • Við lærum að vinna heima og það verður eðlilegt. 
  • Harkhagkerfið (gig economy) mun springa út. 
  • Áhersla á endurmenntun og stöðugt nám – og allt á netinu. 
  • Bæir breytast, við þurfum ekki að fara eins mikið.

Vélar munu taka yfir rútínuverkefni í sífellt auknum mæli (52% árið 2025). Því verða önnur störf mikilvæg í framtíðinni, störf sem krefjast mannlegra eiginleika; tilfinninga, innsæis og forspár. Vélar skortir einnig ímyndunarafl, sköpunargáfu, innlifun og gildi.  

Mörg ný störf verða til vegna sjálfbærra vistkerfa; orku, matvælaframleiðslu, heilsugæslu, flutninga og landbúnaðar. Einnig verður sprenging í lífvísindum, heilbrigðisþjónustu og opinberri fjölmiðlun að mati Gert. 
Liselotte Lyngsø taldi í sínu erindi að faraldurinn væri í raun ein stærsta bylting sögunnar. Hún segir að nú færumst við frá því að taka á móti falsfréttum á samfélagsmiðlum yfir í að vilja frekar fá upplýsingar beint frá vísindamönnum, enda um alvarlegan faraldur að ræða.  

Sú þróun verður að við munum helst ekki vilja fara á spítala. Við munum reyna að nota tækni til að halda okkur heilbrigðum, mælum okkur, notum öpp og erum reiðubúin að miðla heilsufarsupplýsingum að vissu marki. Einnig mun meira verða keypt af heilsuvarningi af ýmsu tagi, hefðbundnum og óhefðbundnum. 

Einnig verður mikil bylting hjá börnum og kennurum í tengslum við nám. Tæknin mun ráða við að meta námsframgang jafnóðum og próf verða mögulega óþörf þegar fram líða stundir auk þess sem nám gæti tekið styttri tíma.

 

Við þurfum listamenn til að gefa stjórnmálamönnum hugmyndir.
Framtíðarfræðingarnir fjórir svöruðu spurningum í lokin og kenndi þar ýmissa grasa. Líklegt var talið að stjórnvöld notuðu rekjanlegar upplýsingar úr símum fólks í meira mæli, rætt var um að margir hefðu áhuga á að deila upplýsingum um sig og stjórnvöldum væri frekar treystandi en einkaaðilum til að fara með slík gögn. Talað var um að kerfin sem við höfum búið til í fyrirtækjunum væru mjög flókin og eðlilegt væri að reyna að einfalda þau og straumlínulaga. Rætt var um að okkur vantaði skýra leiðtoga á alþjóðavísu en einnig að það þyrftu ekki endilega að vera stjórnmálamenn eða viðskiptajöfrar. Því var spáð að áhrifavaldar verði mikilvægir í þessu sérstaka ástandi. Rætt var um mikilvægi sjálfbærni, gegnsæis og trausts. Minnst var á að við séum orðin sérfræðingar um heiminn eftir faraldurinn og höfum tilfinningu um að vera öll á sama báti. Fram kom að ferðalög fólks héldu áfram en að þau yrðu líklega öðruvísi, leitað væri eftir dýpri upplifun af landi og þjóð; menningu, matargerð og sögu. Talað var um að við þyrftum listamenn til að hvetja og gefa stjórnmálamönnum hugmyndir. Þeir hafa oft verið skrefi á undan að sjá fyrir sér stórar breytingar. 

Mikilvægi góðra stjórnunarhátta

Stjórnun getur haft áhrif á heilsu starfsmanna.
Það er ekki sjálfgefið að okkur líði vel í vinnunni. Þó að verkefnin séu skemmtileg og samstarfsmenn jafnvel frábærir skiptir líka máli að stjórnunin á vinnustaðnum sé góð. Þegar leitað er til Google og slegið inn „góð forysta“ (good leadership) koma upp 2.810.000 leitarslóðir.
Þegar skoðað er hvort slæm stjórnun geti haft áhrif á heilsu starfsmanna koma upp einkenni eins og reiði, biturleiki, óhamingja, vonbrigði, hræðsla, pirringur, kvíði, þreyta, svefnleysi og kulnun. Einnig má sjá sláandi tölur á borð við að hægt sé að rekja meira en 120.000 dauðsföll á hverju ári í Bandaríkjunum einum til slæmrar stjórnunar.

Getur góð stjórnun gert gæfumuninn?

Ingibjörg Jónsdóttir

Ingibjörg Jónsdóttir, prófessor við Gautaborgarháskóla, er ein þeirra sem hefur rannsakað streitu árum saman og m.a. streitu í starfi. Hún er sannfærð um að búið sé að rannsaka nóg og nú þurfi aðgerðir; ekki sé nóg að „laga“ einstaklinginn og hans einkenni heldur þurfi einnig að huga að stjórnunarháttum á vinnustöðum þessara einstaklinga.


Á vef Gautarborgarháskóla má skoða lista yfir rannsóknir Ingibjargar. 

En hvað er þá góð stjórnun?

Flestir virðast sammála um að stjórnun geti talist góð ef hún skapar öryggi og traust. Sá stjórnunarstíll sem oft er nefndur sem einna bestur er sá stíll sem nefndur hefur verið stíll umbreytingar (Transformational). Leiðtoginn sem fylgir umbreytingarstílnum er styðjandi fyrirmynd sem sýnir ástríðu og nýtir styrkleika starfsmannsins til að ná fram árangri umfram væntingar. Starfsmenn bera mikið traust til hugmyndafræði leiðtogans og teymið er drifið áfram af áhugahvöt og sýnir helgun í starfi. Slíkur leiðtogi reynir að finna nýjar lausnir, útskýrir verkefnin vel og gefur starfsmanninum frelsi til að vinna þau með sínum aðferðum.

Kostir þessa stjórnunarstíls virðist leiða til vellíðunar starfsmanna og þess að þeir ná að blómstra í starfi sem aftur leiðir til meiri framleiðni. Þessi stíll getur þó leitt til þess að starfsmaðurinn setji þarfir teymisins ofar sínum eigin þörfum og setji sér ekki mörk.

Þjónandi forysta er annar stjórnunarstíll sem hefur verið mikið í umræðunni á liðnum árum og hefur einnig marga kosti. 

Flest fyrirtæki sem reyna að taka á streituvanda taka því miður rangt á málum þannig að lausnirnar eru fremur skaðlegar en gagnlegar. Þetta stafar af því að þær eru yfirleitt einstaklingsmiðaðar og spyrja hvað starfsmaðurinn gæti gert öðruvísi. Menn meðhöndla einkennin í stað orsakanna. Fengnir eru fyrirlesarar og þjálfarar til að segja starfsmönnum frá hugleiðslu og að finna innri ró. Starfsmönnum er sagt að eitthvað skorti á andlegu hliðina, að þeir geti virkjað hæfileika sína betur, að þetta snúist um hugarfar. Skilaboðin eru að starfsmaðurinn sé vandamálið en líka lausnin, hann þurfi bara að venja sig við breytingar. Þetta eykur álagið því nú eru starfsmennirnir sjálfir vandamálið og bera alla ábyrgðina. 

- Úr Livsfarlig ledelse eftir Christian Ørsted, bls. 208-209.

 

Vellíðan á vinnustað er samstarfsverkefni

Ingrid Kuhlman hjá Þekkingarmiðlun, skrifar áhugaverða grein í ársrit VIRK 2019.
Ingrid segir að hagsmunir starfsmanna og stjórnenda fari saman þegar kemur að vellíðan á vinnustað og að báðir aðilar beri ábyrgð. „Það er hlutverk stjórnenda að skapa vinnustaðarmenningu sem stuðlar að vellíðan og það er ábyrgð starfsmanna að stunda heilsusamlega lifnaðarhætti, velja sér jákvætt viðhorf til vinnunnar og vinnustaðarins og setja sér mörk.“

Hún segir að stjórnunarhættir eiga drjúgan þátt í vellíðan starfsmanna og frammistöðu í starfi. „Rannsóknir á Vesturlöndum hafa ítrekað sýnt að meginástæða þess að fólk segir upp er ekki launatengd heldur tengist slæmum samskiptum við næsta yfirmann.“

Sýnt hefur verið fram á að marktæk tengsl eru milli uppbyggilegs stjórnunarstíls og starfsánægju, vellíðunar og velgengni í starfi. Þeir stjórnendur sem hafa þann stjórnunarstíl leggja áherslu á þjálfun og þróun starfsfólks. „Þeir vænta þess að starfsmenn setji sér krefjandi en raunhæf markmið, skipuleggi hvernig þeir ætla að ná markmiðum sínum og vinni verk sín af áhuga. Þeir leggja áherslu á vinnustaðamenningu þar sem starfsmenn styðja hvern annan og sýna hugmyndum og tillögum annarra áhuga. Þeir hvetja til jákvæðra tengsla og uppbyggilegra opinna samskipta.“

„Stjórnendur með ágengan stjórnunarstíl á hinn bóginn sem ala á neikvæðri gagnrýni og refsa fyrir mistök skapa óöryggi og andúð á vinnustað. Afleiðingin er að starfsmenn hætta að þora að leggja sig fram, forðast að taka ákvarðanir og upplifa mikið andlegt álag. Ágengum stjórnunarstíl fylgir mikill kostnaður, m.a. í formi óánægju, streitu, slakrar samvinnu, veikindafjarvista og starfsmannaveltu.“

 

Veikindadagar færri hjá þeim sem upplifa starfið mikilvægt. 
Ingrid nefnir að ætla megi að 50-70% af starfsanda á vinnustað skýrist af stjórnunarstílum. Hún tiltekur fjóra stíla sem hafa mjög jákvæð áhrif á starfsanda og tvo sem hafi almennt ekki góð áhrif.
Kim Cameron, prófessor við háskólann í Michigan, setti fram hugtakið jákvæð forystu sem á rætur að rekja til jákvæðrar sálfræði. „Hann hvetur stjórnendur til að skapa jákvætt starfsumhverfi sem gerir öllum starfsmönnum kleift að fara fram úr væntingum og ná stöðugum góðum árangri. Með því að einblína á styrkleika og hæfileika fólks fær það að blómstra og njóta sín.“ Cameron hefur sýnt fram á að þegar fólk finnur jákvæðan tilgang með því sem það er að gera nær það að blómstra í starfi auk þess sem það mælist með minni streitu. „Veikindadagar eru færri hjá þeim sem upplifa starfið mikilvægt, þeir sýna meiri áhuga, eru ánægðari og endast lengur í starfi. Þeir hafa líka hærri siðferðiskennd. Jákvæð forysta hefur því mjög jákvæð áhrif á líðan starfsmanna.“
Sjá nánar um stjórnunarstíla, jákvæða forystu og ábyrgð starfsmanna á eigin vellíðan í grein Ingrid. 

Þjónandi forysta

Þjónandi forysta (e. servant leadership) er hugmyndafræði sem gengur út á að meginverkefni stjórnenda sé að þjóna starfsmönnum. Þetta er ólíkt hefðbundnu leiðtogahlutverki þar sem áhersla er fyrst og fremst lögð á velgengi fyrirtækja og stofnana. Þjónandi leiðtogi deilir völdum, setur þarfir starfsmanna í fyrsta sæti og hjálpar þeim að þróast og starfa á besta mögulega hátt. Hann á sífellt að hugsa um hvort starfsmenn séu að vaxa sem einstaklingar í starfinu, hvort þeir verði heilsuhraustari, skynsamari, frjálsari, sjálfstæðari og líklegri til að verða sjálfir þjónandi leiðtogar? Hugmyndir er sú að stjórnandinn, starfsmaðurinn og fyrirtækið allt njóti góðs af þessum vexti starfsmanna sem leiðir af sér aukna hollustu og helgun.

Robert K. Greenleaf er upphafsmaður hugmyndafræðinnar um þjónandi forystu og rit hans Servant as Leader sem út kom 1970 vakti umtalsverða athygli. Margar hugmyndanna ná þó aftur í aldir.

Í grein Sigrúnar Gunnarsdóttur og Birnu Gerðar Jónsdóttur Þjónandi forysta og rannsóknir hér á landi er rætt ítarlega um hugmyndafræðina á bakvið þjónandi forystu og rannsóknir sem gerðar hafa verið á Íslandi.

  • Leiðtoginn, samhentar hendur

Larry C. Spears hefur skilgreint 10 einkenni þjónandi leiðtogans í ritum Greenleaf:

  • Hlustun

    Það er ekki nóg að vera sterkur í ákvörðunartöku heldur þarf leiðtogi að hlusta af athygli.

  • Hluttekning

    Leiðtoginn leggur áherslu á að skilja og setja sig í spor annarra.

  • Heilun

    Þjónandi leiðtogi leggur áherslu á tilfinningalega velferð starfsmanna og heilsueflingu.

  • Ábyrgð

    Leiðtoginn tekur ábyrgð á sjálfum sér og hópnum og hugsar fyrst og fremst um þarfir annarra.

  • Sannfæring

    Þjónandi leiðtogi getur ekki reitt sig á valdboð og því þarf hann að nota sannfæringarkraft.

  • Hugmyndavinna

    Leiðtoginn þarf að geta séð fyrir og rætt lausnir. Krefst yfirsýnar, sjálfsaga og þjálfunar.

  • Framsýni

    Með því að skilja fortíðina dregur leiðtoginn ályktanir um framtíðina.

  • Vitund

    Leiðtoginn er meðvitaður um eigin tilfinningar og hegðun og fylgist vel með.

  • Skuldbinding við vöxt starfsmanna

    Leiðtoginn hjálpar fólki að vaxa á breiðum grunni, ekki aðeins tengt starfinu.

  • Samfélagið

    Leiðtoginn leitast við að byggja upp hópinn og samkennd innan hans.

Lífshættuleg stjórnun

Bókin Lífshættuleg stjórnun (Livsfarlig ledelse) eftir Christian Ørsted kom út árið 2013 og heldur enn áfram að vekja mikla athygli í Danmörku og víðar um heim. Í bókinni ræðir Christian meðal annars um þrenns konar stjórnun; hefðbundna, nútímalega og sjálfbæra.
Hefðbundin stjórnun einkennist af skýrum römmum og öflugri stýringu á því hvernig hlutirnir eru gerðir. Ef þú ræður ekki við verkefnin þarftu að finna þér annað starf. Það fer ekki á milli mála að það er stjórnandinn sem ræður, en á hinn bóginn ber hann einnig alla ábyrgðina. 
Oft er óskýrt hvar ábyrgðin liggur í raun.
Nútímaleg stjórnun sem nú er útbreiddust virðist á yfirborðinu vera geðfelldari en hefðbundin stjórnun - en hún getur verið lífshættuleg að mati Christian. Í nútímalegri stjórnun er samband milli stjórnanda og starfsmanns lýðræðislegra en í þeirri hefðbundnu og byggir í ríkari mæli á jafnræði. Nútímalegi stjórnandinn er indæli stjórnandinn sem elskar starfsmenn sína og hefur áhuga á einkalífi þeirra. Allir eru spurðir álits áður en teknar eru ákvarðanir og það ríkir frelsi, bæði um ramma og hvernig hlutirnir eru gerðir. En frelsið er falskt. „Hvað finnst þér sjálfri/sjálfum“ er oft spurt og menn eru hvattir til að þora að gera mistök. Þegar öllu er á botninn hvolft eru þó gerðar sömu kröfur til árangurs og sömu afleiðingar verða ef illa tekst til. Hið vinalega andrúmsloft, sveigjanlegi vinnutíminn, möguleiki á að vinna heima og sími með aðgangi að vinnupósti allan sólarhringinn leiðir af sér að starfsmaður getur sjálfur ákveðið hvenær og hve mikið hann vinnur. Í raun er hann því aldrei í fríi og mörkin milli vinnu og einkalífs verða óljós. 

Í þessum aðstæðum telur Christian að megi finna hina lífshættulegu stjórnun því oft er óskýrt, bæði í huga starfsmanns og stjórnanda, hvar ábyrgðin liggur í raun.

Starfsmenn fara óðara að bera meiri ábyrgð en staða þeirra og áhrif segja til um. Þeir fá oft ekki nógu góða endurgjöf og vita því ekki hvort þeir hafa staðið sig vel svo að frelsið sem þeir hafa til ákvarðanatöku leiðir til stöðugrar pressu um að þróa sig og gera betur. Rannsakendur hafa aðeins nýlega áttað sig á hversu hættulegur þessi stjórnunarstíll er og hve neikvæð áhrif hann getur haft á framleiðni.

Christian bendir á heillavænlegri stjórnunarstíl sem hann kallar sjálfbæra stjórnun (d. bæredygtig ledelse) en í þeirri stjórnun eru ábyrgð, markmið og rammi á herðum stjórnandans. Frelsi innan rammans er mikið og virðing fyrir getu og reynslu hvers og eins lýsir sér í ögrandi og hvetjandi forvitni. Andinn er góður eins og í nútímalegri stjórnun en einkennist meira af virðingu en vinskap. Það er nefnilega ekki lengur frelsi til alls. Það liggur ljóst fyrir hverjar kröfurnar eru og slökum árangri fylgja afleiðingar, þær eru þó ekki persónulegar því allir geta áttað sig á hvort þeir leysa verkefni sín á fullnægjandi hátt. Í sjálfbærri stjórnun er það besta tekið frá hefðbundinni og nútímalegri stjórnun og nú bera stjórnendur ábyrgð.
Fyrirtæki með nútímalegan stjórnunarstíl einkennast af stressuðum starfsmönnum og skorti á nýsköpun en sköpunargáfa blómstrar þar sem stjórnun er sjálfbær - þar er bæði krefjandi og öruggt að vinna.   

Þegar markmiðin taka völdin

Þegar markmið náðust voru þau færð til.
Í bókinni segir Christian sögu stjórnanda hjá virtu stórfyrirtæki sem hann telur að geti endurspeglað sögu margra í svipaðri stöðu. Fyrirtækið sem stjórnandinn starfaði hjá setti markið afar hátt, miklar kröfur voru gerðar um árangur og niðurstöður árangursmælinga birtar daglega. Lengi vel gekk allt vel, markmið náðust og teymi stjórnandans fagnaði góðu gengi. En þá voru markmiðin hækkuð og væntingar um árangur urðu síst minni. Ekki náðist nokkur stund milli stríða og svo fór að stjórnandinn steytti á vegg ásamt fleirum úr teyminu eftir tímabil þar sem hann hafði unnið mikla yfirvinnu, átti bágt með svefn og glímdi við ýmis einkenni langvarandi streitu. Fyrirtækið brást vel við eftir að hann brotnaði niður en frammistöðumenningin sjálf sem sífellt gerði kröfur um að afkasta meiru, vinna hraðar og gera betur var áfram miðlæg í fyrirtækinu.
Stjórnandinn hafði verið mjög ánægður með starfið sitt og kemur það heim og saman við það að starfsmenn geta brunnið út í starfi þrátt fyrir að vera ánægðir, hamingjusamir og í spennandi störfum. Af því að honum líkaði svona vel við starfið sitt og naut sín svo vel í vinnunni kenndi hann sjálfum sér um það sem gerðist og taldi að hann hefði sjálfur átt að gera eitthvað í þessu og láta vita. Starfsmenn sem finna fyrir streitu í starfi kenna gjarnan sjálfum sér um þegar þeir kikna undan álagi, en það er ekki rétt metið hjá þeim.
Vandinn í tilfelli stjórnandans var sá að yfirstjórn innti hann álits á því hvaða árangri teymið gæti náð á næsta ársfjórðungi. Hann gaf sitt svar en yfirstjórnin bætti þá í og hækkaði markmiðið, ásamt því að bæta enn við ef markmið náðist. Yfirstjórnin átti jú að gera skýrar kröfur og setja ramma, en afleitt var að færa markmiðið. Ef markið var sett of hátt og stjórnandinn sagðist ekki ná því hóf yfirstjórnin samningaviðræður við hann og talaði hann upp í að samþykkja óraunhæft markmið sem þýddi að ekkert mátti út af bera og vinna þurfti linnulaust. Og af því að hann samþykkti óraunhæfa markmiðið tók hann jafnframt alla ábyrgðina á því. Viðræðurnar voru því upphafið af vandanum. Yfirstjórnin setti á hann ábyrgð á því sem ekki var framkvæmanlegt og hann fékk ekki nauðsynleg úrræði til að vinna verkið.

Að brenna fyrir starfinu – pössum upp á „sjálfsstjórnun“

Áður var starfið leið okkar til að greiða reikningana en er nú stór hluti af sjálfsmynd okkar.      
Við brennum oft fyrir starfi eða verkefnum sem okkur finnst við „eiga“, sem hafa tilgang og við berum ábyrgð á. Christian tekur dæmi úr eigin reynslu þegar hann fékk flókið verkefni til úrlausnar sem honum var sagt að hann „ætti“ upp frá því. Hann bar því alla ábyrgð á verkefninu og fékk tækifæri til að skapa eitthvað stórt og mikilvægt.
Hann lagði allt sitt í verkið, fannst það skipta máli, vera áhugavert, eitthvað alveg nýtt sem myndi breyta heiminum. Hann hugsaði ekki einu sinni út í hvers vegna hann var reiðubúinn að leggja svo mikið á sig og fórna frítíma og flestu öðru fyrir eitt verkefni. Honum fannst hann vera að vinna fyrir verkefnið en ekki fyrir yfirmann eða fyrirtækið.
Þegar við höfum brennandi áhuga á starfi getum við þolað miklu meira en annars væri. Hann tekur dæmi um afreksíþróttamenn sem taka áhættu á varanlegum skaða til að komast á Ólympíuleika. 
Hann heldur áfram og segir að pressan hafi komið að innan, það hafi ekki verið krafa frá fyrirtækinu að hann væri alltaf í vinnunni. Við veljum sjálf og munum réttlæta það val með því að trúa að það hafi verið rétt. Við kvörtum ef pressan kemur að utan - ekki ef hún kemur frá okkur sjálfum. Því ber fyrirtækjum að passa upp á sjálfsstjórnun (d. selvledelse) starfsmanna. Það þurfa að vera skýr markmið um vinnuframlag og niðurstöður. Og starfsmaðurinn þarf að fá nauðsynleg bjargráð til að leysa verkefnin.

Christian vitnar í Gallup könnun þar sem tæp 50% þeirra sem fundu til streitu sögðu hana stafa af eigin væntingum á vinnustað á móti 28% sem sögðu væntingar vinnuveitandans vera orsök streitu. Rúmlega 80% svaranda í könnuninni svöruðu því til að þeir hefðu áhrif á ákvarðanir sem teknar væru á vinnustað og væru mikilvægar fyrir starfið. Samábyrgðin gefur starfinu merkingu og eykur starfsánægju. Gallinn er sá að ef við tökum yfir stjórn á verkefnum er erfitt að leggja ekki líf og sál í þau. Þá er faglegt og mannlegt stolt í veði og við helgum okkur vinnunni og eigum á hættu að brenna út. Sem betur fer er hægt að koma í veg fyrir þetta.

 

Því lengur sem við erum í vinnunni því mikilvægari finnst okkur hún vera. 
Svend Brinkmann prófessor við Álaborgarháskóla hefur skoðað tengsl starfs og sjálfsmyndar og segir að því lengur sem við erum í vinnunni því meira upplifum við að hún sé það eina sem lífið hefur upp á að bjóða. Þetta stafar af því að heili okkar álítur ósjálfrátt að það sem við eyðum miklum tíma í sé mikilvægt. Við búum einfaldlega til skýringu á því af hverju við verjum svo miklum tíma í vinnunni.
Þetta er það sem gerist þegar við skoðum vinnupóst í frítíma. Við gætum verið að missa af einhverju mikilvægu og það er brýnt að við svörum hratt. En þetta svar höfum við búið til því það skýrir hegðun okkar og við erum ósjálfrátt búin að sannfæra okkur um að starfið sé mjög mikilvægt og við séum ómissandi í vinnunni.
Þetta er öfugt við það sem áður var talið, menn höfðu þá trú að hægt væri að sannfæra okkur með því að tala okkur til. Í dag er vitað að með því að breyta hegðun okkar þá breytum við ómeðvitað sannfæringu okkar. Heilinn reynir sífellt að fá hegðun og sannfæringu til að passa saman (e. cognitive dissonance).
Þetta þýðir að þó að við teljum ekki að starf sé mjög mikilvægt en lendum síðan í stífri vinnutörn og heimavinnu þá gerum við smám saman starfið mikilvægara í eigin huga. Þetta er ein áhugaverð sálfræðileg hliðarafurð þess að vinna heima í frítímanum með síma og tölvu, við gerum vinnuna ósjálfrátt mikilvægari á kostnað einkalífsins. Áður var starfið leið okkar til að greiða reikningana en er nú stór hluti af sjálfsmynd okkar.   
Við þurfum að vera meðvituð um að því meira sem við samsömum okkur starfinu því meira ómissandi finnst okkur við vera – og því erfiðara verður að leggja starfið til hliðar og fara í algert frí. En þetta er sjálfsblekking, ef við erum í raun ómissandi þá er það hlutverk stjórnandans að gera endurbætur. Við erum ekki ómissandi og við eigum að geta tekið hlé og farið í frí. 
Við eigum líka að passa okkur ef vinnan er eini tilgangur lífsins. Christian tekur dæmi um öflug dönsk fyrirtæki sem leggja ekki aðeins áherslu á hagnað heldur er umhugað um samfélags- og/eða umhverfismál. Þessi framsæknu fyrirtæki taka í mörgum tilvikum vel í og hvetja til þess að starfsmenn hugsi „öðruvísi“ og ráða stundum þá sem gagnrýnt hafa fyrirtækið í lykilstöður.

Christian Ørsted kom hingað til lands árið 2017 til að halda erindi á ráðstefnu Sensa. Hann svaraði spurningu blaðamanns Vísis um hvað sé það mikilvægasta sem stjórnandi geti gert á þennan hátt:

„Besta ráðið sem ég get gefið er að vera opinn fyrir fólki, vanda sig við að skoða allar hliðar, tala ekki alltaf við sama fólkið. Sýna starfsfólki raunverulega umhyggju. Vera forvitinn um lausnir. Líka þegar illa gengur. Þegar starfsfólki er hrósað dugar að vera einlægur og nákvæmur. Hrósa framtaki fremur en niðurstöðu eða eiginleikum. Að viðurkenna að þótt teymisvinna sé verðmæt geti hún leitt til einsleitrar hugsunar.“ 

Hann segir að áherslan sé á að auka framleiðni og að afleiðingin sé aukin streita á vinnustað, á heimili og í samfélaginu öllu.

Sjá viðtalið í heild hér.

 

Áherslan á sjálfsbetrun

Danski sálfræðingurinn og heimspekingurinn Svend Brinkmann gerir að umtalsefni í fyrirlestri að okkur sé sagt að við séum aðeins í lagi ef við erum sífellt að þróa okkur og breyta, aðlögumst vel og séum hreyfanleg. Það skiptir eiginlega engu máli hvert við erum að fara, bara að við séum á hreyfingu og að gera eitthvað. Að við séum ástríðufull og áhugasöm um persónulegan og faglegan þroska. Þetta telur Svend að geri okkur óhamingjusöm því að alveg sama hvað við gerum og hversu vel okkur gengur núna þá þurfum við að gera meira á næsta ári, gera betur og gera eitthvað annað. Svo við erum aldrei nógu góð og við getum aðeins kennt okkur sjálfum um þegar okkur mistekst.

Þegar við sjáum hve margir eiga í vanda með streitu, kvíða og þunglyndi þá gæti eitthvað af því stafað af því að við höfum þessa hugmyndafræði um stöðugar breytingar og þróun. Við fáum ekki leyfi til að festa rætur og lifa stöðugu og öruggu lífi.

 

Fleiri úrvinda eftir vinnudaginn

Fleiri keppa um athygli okkar. 
Í grein á Visir.is ræðir Rakel Sveinsdóttir við Tómas Bjarnason sviðsstjóra hjá Gallup sem hefur áralanga reynslu af því að spyrja landsmenn um vinnutengda þætti og jafnvægi milli vinnu og einkalífs. 
Tómas segir að þegar fólk er spurt í könnunum hvort vinnuálag hafi aukist eða minnkað á síðustu mánuðum eru fleiri en áður á þeirri skoðun að það hafi aukist. En þegar tölur um vinnuálag eru bornar saman milli ára hreyfast þær furðu lítið. „Ástæðan fyrir því að fólki finnst álag vaxandi er að hluta til að áreiti hefur aukist mikið. Fleiri aðilar keppa um athygli okkar í tölvupósti eða í snjalltækjum, þá auðvitað vinnan, en líka samfélagsmiðlar og netmiðlar,“ segir Tómas og bætir við ,,Það er úr meiru að velja, mikið að gerast og til að vera með, þarf að fylgjast með. Þá er oft mikið að gerast í einkalífinu, fjölskyldumynstur eru oft flókin og það er oft mikið púsl að raða saman deginum þannig að hann gangi upp fyrir alla fjölskyldumeðlimi“.

Hann segir greinilega fjölgun vera í þeim hópi sem segist úrvinda eða örþreyttur eftir vinnudaginn. Fleiri eigi erfiðara með að höndla vinnuálag og meiri fjarvistir eru frá vinnu. Ýmislegt getur haft áhrif, störf hafa breyst, áreiti aukist, tíðar breytingar á skipulagi fyrirtækja, auknar kröfur til starfsfólks og á sumum vinnustöðum hefur verið sparnaður og niðurskurður allt frá hruni. Með tæknibreytingum og alþjóðlegri samkeppni hefur þrýstingur aukist á fyrirtækin. „Lítið starfsöryggi  og fjárhagsáhyggjur eru streituvaldar sem hafa áhrif á örþreytu og fjarvistir“. En það er ekki aðeins tæknin sem breytist því við breytumst líka og þær kröfur sem við gerum á okkur sjálf og aðra breytast með.

Niðurstöður sýna að vinnuálag mælist meira árið 2017 en 2008 þrátt fyrir að fólk sé að vinna færri vinnustundir. Þá hafa mælingar á jafnvægi vinnu og einkalífs lítið breyst í áratugi. Næstum því jafn margir segja að vinna sín og einkalíf rekist á í dag og fyrir nærri tveimur áratugum.
 
Miklu skiptir fyrir upplifun á vinnuálagi að fólk hafi tækifæri til að nota styrkleika sína. Samkvæmt niðurstöðum könnunar upplifa 63% þeirra sem vinna á styrkleikum sínum vinnuálagið hæfilegt samanborið við 43% þeirra sem fá ekki tækifæri til að vinna á styrkleikum. Þeir telja einnig síður að það hafi slæm áhrif á líðan þeirra að svara tölvupósti utan vinnutíma.

Tómas segir að álag geti verið mikið á vinnustöðum og að einstaklingar höndli það misvel. Stjórnendur þurfa að þekkja starfsfólkið og hvaða álagsstig hentar því. Álag getur verið mikið til skamms tíma án þess þó að það hafi neikvæð áhrif á fólk. Bjargirnar, eða aðstæðurnar á vinnustaðnum, skipta mestu máli um það hvaða áhrif álagið hefur: stjórnunin, skipulagið og samskiptin.

Væntingar til starfsfólks verða að vera skýrar. Ef þær eru óskýrar er ólíklegra að jafnvægi vinnu og einkalífs sé gott. Það má því ekki vanmeta hversu mikil áhrif stjórnun á vinnustað og aðstæður geta haft á upplifun fólks á álagi.

Sjá nánar í grein.

Viðurkenning og virðing

Við þurfum öll á viðurkenningu og virðingu að halda og göngum oft langt til að verða samþykkt og verja sjálfsvirðingu okkar segir í grein á vefsíðu Alþjóðaheilbrigðismálastofnunarinnar (WHO).

Nýlegar rannsóknir sýna að margar streituvekjandi upplifanir hjá starfsmönnum tengjast því að móðgast, verða að athlægi, finna til útilokunar, lenda í deilum eða að vinna óviðeigandi eða óþörf verkefni.

Sú upplifun starfsmanna að komið sé fram við þá af óvirðingu og á ósanngjarnan hátt getur haft slæm áhrif á heilsu og vellíðan. Á hinn bóginn eykur viðurkenning áhuga og starfsánægju til muna, auk þess sem hún bætir heilsu og eykur vellíðan. 

Í stórri rannsókn sem gerð var af The Energy Project og Harvard Business Review 2013-2014 kemur fram að starfsmenn sem upplifðu að yfirmenn sýndu þeim virðingu voru 63% líklegri til að vera ánægðir með störf sín, sýndu 55% meiri helgun, náðu 58% meiri einbeitingu og voru 110% líklegri til að vera áfram á sama vinnustað en þeir sem ekki upplifðu að sér væri sýnd virðing.

Ert þú sem leiðtogi dugleg/ur að veita þínu starfsfólki verðskuldaða viðurkenningu?
 

Ert þú fjarverandi sem leiðtogi?

Í grein frá því í mars 2018 í Harvard Business Review má lesa um helstu einkenni slæmrar stjórnunar og skipta þeir hegðun sem tengist þessum stjórnunarstílum í þrjá flokka;
  1. Forðunarhegðun sem skapar fjarlægð frá öðrum og einkennist af tilfinningasemi, litlum samskiptum og vantrausti.
  2. Mótþróahegðun sem einkennist af ofríki og því að ráðskast með fólk.
  3. Meðvirkni sem lýsir sér í því að stjórnandinn er meðfærilegur og hikandi við að taka áhættu eða verja teymi.

Verst af öllu er þó talinn stjórnunarstíll þess sem er eingöngu stjórnandi að nafninu til. Slíkur stíll hefur verið nefndur „laissez faire“ eða aðgerðarlaus stjórnun. Stjórnandinn er þá andlega ekki til staðar og forðast samskipti við undirmenn. Það kann að hljóma vel að hafa yfirmann sem lætur þig í friði en rannsókn frá árinu 2015 sýndi að aðalkvartanir vegna yfirmanna tengjast því sem þeir gerðu ekki. Svo virðist einnig sem það að upplifa afskiptaleysi frá yfirmanni sé verra en að verða fyrir slæmri hegðun af hendi yfirmanns og tengist streitu og heilsufarsvanda á meðal starfsfólks.

Mikilvægi trausts

Traust  bætir frammistöðu og eykur starfsánægju. 
Rannsóknir hafa sýnt að menning sem byggir á trausti getur skipt miklu máli fyrir velgengni fyrirtækja. Starfsmenn sem starfa þar sem traust ríkir eru að öðru jöfnu afkastameiri, hafa meira úthald í vinnu, eru betri í samvinnu og tolla lengur á vinnustað en þeir sem upplifa ekki traust. Þeir fyrrnefndu finna síður til langvarandi streitu og eru ánægðari með lífið, en báðir þeir þættir hafa jákvæð áhrif á frammistöðu.
Til þess að ýta undir traust á vinnustaðnum þurfa stjórnendur að veita jákvæða endurgjöf fyrir vel unnin verk, verkefnin þurfa að vera hæfilega krefjandi og hafa skýran endapunkt. Það þarf að veita fólki sjálfræði við að vinna verkin eftir að hafa fengið viðeigandi þjálfun og leyfa því í auknum mæli að velja hvaða verkefni það sinnir. Upplýsingagjöf þarf að vera góð en hún dregur úr óöryggi og því meiri tengsl sem myndast innan teymis því betra. Huga þarf að þroska einstaklingsins í stað starfsþróunar eingöngu og leiðtogar þurfa að vera óhræddir við að sýna varnarleysi og leita til starfsmanna um hjálp.            
Rannsókn sýndi að þar sem traustið var mest var mun líklegra að starfsmenn væru orkumiklir og uppteknir af starfinu. Þar var hollusta og starfsánægja meiri, auk þess sem starfsmenn voru nánari vinnufélögunum sínum. Þeir töldu sig einnig afkasta meiru en þar sem traust var minna.

Í alþjóðlegri könnun meðal 9800 starfsmanna kom í ljós að innan við helmingur svarenda bar mikið traust til fyrirtækjanna sem þeir unnu hjá. Þeir sem báru lítið traust til vinnuveitandans nefndu þessi atriði sem helstu ástæður:

  • Ósanngjörn laun
  • Ójöfn tækifæri til launa- og stöðuhækkana
  • Skortur á sterkum leiðtogum
  • Of mikil starfsmannavelta
  • Ekki hvatt til samvinnu

Greinarhöfundur telur að traust sé hornsteinn þess að skapa vinnustað þar sem starfsmenn eru áhugasamir, afkastamiklir og stöðugt skapandi.

Í allsherjargreiningu (e. meta-analysis) 106 rannsókna á meira en 20 þúsund teymum kom fram að jákvætt samband var á milli trausts innan teyma og frammistöðu. Því sjálfstæðari sem teymi voru því meira var traustið. Í grein í Forbes tímaritinu 2018 er rætt um kosti þess að vinna í umhverfi þar sem traust ríkir. Fólk deilir upplýsingum og samvinna er góð. Fólk er meira skapandi, gerir tilraunir og tekur áhættu. Fyrirtæki sem byggja á trausti sýna betri afkomu en önnur.   

Í könnun Leadership IQ komu fram sterk tengsl milli þess hvort fólk treystir næsta yfirmanni sínum og þess hvort það vill starfa áfram í fyrirtækinu.    
10 vísbendingar um að trausti sé ábótavant á vinnustaðnum:
  • Starfsmenn gera aðeins það nauðsynlegasta og það sem þeir eru beðnir sérstaklega um - ekkert umfram það.
  • Hver er í sínu horni, lítið um samvinnu og miðlun upplýsinga milli deilda. Fólk hunsar tölvupósta og beiðnir.
  • Aðeins eru teknar öruggar ákvarðanir og lítið er um nýsköpun og ígrundaða áhættu.
  • Starfsfólk kvartar og kennir öðrum um, viðurkennir ekki mistök og kemur sér undan ábyrgð.
  • Mikil og ágeng samkeppni og andstaða við hugmyndir annarra.
  • Menn sitja á upplýsingum og miðla aðeins því nauðsynlegasta þegar eftir því er leitað. Erfitt að fá heiðarlega endurgjöf og opnar umræður.  
  • Ekki alltaf samræmi milli orða og athafna, ekki heldur hjá æðstu stjórnendum.
  • Gagnsæi er ábótavant og oft rætist orðrómur vegna slakrar upplýsingagjafar.
  • Stefnur, ferlar og kerfi byggja á þeirri trú að fólki sé almennt ekki treystandi og þurfi að fylgjast með því og stýra.
  • Boðvald kemur að ofan og ræðst af starfsheitum.  

Gildi merkingar

Margt annað en launin sem hefur áhrif. 
Atferlishagfræðingurinn Dan Ariely segir frá rannsóknum sínum í TED fyrirlestri en þar ræðir hann um hvað lætur fólki líða vel í störfum sínum. Ariely segir að það sé margt annað en launin sem hefur áhrif á hvernig fólk vinnur.
Hann segir sögu af fyrrum nemanda sem vann í stórum banka og hafði unnið að glærukynningu vegna sameiningar og yfirtöku í rúmar tvær vikur. Hann hafði notið þess að sinna verkefninu og vann langt fram á kvöld alla dagana. Daginn fyrir lokaskil sendi hann yfirmanni sínum kynninguna en fékk þá svarið „fín kynning, en hætt var við yfirtökuna“. Nemandinn varð verulega þunglyndur, hann naut þess að vinna verkið en tilhugsunin um að enginn myndi sjá kynninguna sló hann illa. 

Ariely og félagar gerðu tilraun þar sem fólki var skipt í tvo hópa og það beðið um að byggja LEGO Bionicle karla, þann fyrsta fyrir örfáa dollara, þann næsta fyrir örlítið minna og svo koll af kolli þar til fólk kaus sjálft að hætta. Í fyrri hópnum voru karlarnir teknir þegar þeir voru tilbúnir og settir undir borð. Fólkinu var sagt að eftir tilraunina yrðu þeir teknir í sundur og notaðir fyrir næsta þátttakanda. Í seinni hópnum var það sama uppi á teningnum nema að þegar hver karl var fullbyggður var hann jafnharðan tekinn í sundur af rannsakendum fyrir framan þátttakendur og kubbarnir notaðir til að byggja nýjan karl - í einskonar hringrás. 

Það sem gerðist var að þátttakendur í fyrri hópnum byggðu að meðaltali 11 karla og í þeim síðari aðeins 7. Menn gátu fengið jafnmikið greitt en í síðari hópnum sáu menn enga merkingu með vinnu sinni og byggðu því minna. Ariely bendir á að merkingin í starfi fyrri hópsins hafi ekki verið mikil miðað við störf sem virkilega skipta máli, en samt hafi munurinn verið þetta mikill.
Þeir voru með aðra útgáfu af tilrauninni þar sem fólk átti einungis að spá fyrir um hver niðurstaðan yrði úr ofangreindri tilraun. Fólk spáði því að þar sem merking væri til staðar myndi vera byggður einum fleiri karl. Svo menn virðast átta sig á að tilgangur skipti máli en ekki endilega hve miklu.
Áhuginn hvarf þegar tilganginn skorti. 
Skoðað var hvort þeir sem höfðu mikinn áhuga á byggja úr LEGO-i byggðu fleiri karla en þeir sem höfðu minni eða engan áhuga og þannig var það í fyrri hópnum. Áhuginn hafði hins vegar engin áhrif í seinni hópnum svo það að brjóta karlana jafnóðum í augsýn þátttakenda virtist alveg eyðileggja þessa ánægju fyrir fólki.
Fljótlega eftir að Ariely gerði þessa tilraun var hann fenginn til ræða við hóp 200 verkfræðinga í hugbúnaðarfyrirtæki en hópnum hafði verið falið að skapa og þróa stóru vöru fyrir fyrirtækið. Vikuna áður hafði verkefnið sem þá hafði staðið yfir í tvö ár verið slegið af og hann sagðist aldrei hafa talað við niðurdregnara fólk. Hann sagði þeim frá LEGO tilraununum og þeir sögðu að þeim liði eins og þeir hefðu sjálfir verið þátttakendur. Í ljós kom í viðræðum við starfsmenn að eftir að verkefnið var lagt niður höfðu þeir farið að koma seinna í vinnuna en áður og fara fyrr. Fleira neikvætt var talið til.
Starfsmenn voru þá spurðir hvað framkvæmdastjórinn hefði getað gert til að láta fólki líða betur. Þeir sögðu að hann hefði geta beðið hópinn um að kynna verkefnið fyrir öðrum í fyrirtækinu og segja frá því ferðalagi sem þeir hefðu farið í gegnum. Hann hefði getað spurt þá hvaða hlutar af verkefninu gæti átt við í öðrum deildum fyrirtækisins eða fengið þá til að búa til næstu-kynslóðar frummyndir (prototypes) og sjá hvernig þær myndu virka. En þetta hefði kostað einhvern tíma og fyrirhöfn og líklega áttaði framkvæmdastjórinn sig ekki á gildi merkingar fyrir starfsfólkið.  

Ariely sagði frá annarri tilraun sem gekk út á að þátttakendum var skipt í þrjá hópa og þeir beðnir að leysa verkefni á blaði. Þeir fengu greiðslu fyrir fyrsta blað sem þeir skiluðu útfylltu, heldur minni upphæð fyrir næsta blað og svo koll af kolli.

Í fyrsta hópnum var fólk beðið um að skrá nafn sitt á blaðið auk þess að svara verkefninu. Rannsakandi tók við blaðinu, renndi yfir það, sagði „a ha“ (Uh huh) og lagði það í bunka. Í öðrum hópum skráði fólk ekki nafn sitt og rannsakandinn tók blaðið og lagði það í bunka án þess að skoða. Í þriðja hópnum tók rannsakandinn við blaðinu og setti það beint í tætara. 

Í ljós kom að þar sem rannsakandinn skoðaði lausnina var fólk tilbúið að vinna allt niður í 15 senta greiðslu fyrir hverja lausn en þar sem lausnin lenti beint í tætaranum gafst fólk upp við 30 sentin. Niðurstöður hjá hópnum þar sem lausninni var enginn gaumur gefinn (hópur 2) voru næstum því jafn slæmar og þar sem lausnin lenti í tætaranum, fólk var ekki reiðubúið að vinna eins mikið og þar sem einhver skoðaði og sýndi viðbrögð.
Ariely segir að þetta séu bæði jákvæðar og neikvæðar fréttir. Þær neikvæðu eru að það að hunsa vinnu fólks og gefa því ekki gaum getur verið jafn slæmt og að tæta vinnu þess beint fyrir framan það. Góðu fréttirnar eru þær að það þarf sáralitla fyrirhöfn til þess að hvetja fólk til dáða.  

IKEA-áhrifin

Dan Ariely segir frá því sem hann kallar IKEA áhrif í TED fyrirlestri, en lesa má grein um tilraun hans og félaga hér.
Fólk virðist meta meira þá hluti sem það býr til sjálft. Ariely tekur þekkt dæmi um tertumix á fimmta áratugnum sem var mjög einfalt í notkun en aðeins þurfti að bæta vatni við duftið og skella í ofninn. Þó að bragðið hafi verið fínt seldist það illa og það var ekki fyrr en framleiðendur tóku út eggja- og mjólkurduftið sem það fór að verða vinsælt. Fólk þurfti þá að hafa örlítið meira fyrir kökunni og gat fremur litið á hana sem sína „eigin“ köku.  
Hann telur að svipað eigi við um IKEA húsgögn, það þarf að hafa nokkuð fyrir því að setja þau saman en eftir að það er búið kunna menn oft betur að meta þau en húsgögn sem ekki þarf að leggja vinnu í.

Gerð var tilraun þar sem hópur fólks var fenginn til að búa til origami fígúrur. Hópurinn fékk leiðbeiningar um hvernig ætti að bera sig að en hafði enga reynslu af aðferðinni. Útkoman var fremur dapurleg en þrátt fyrir það var fólk ánægt með afraksturinn og mat fígúrurnar meira en samanburðarhópur gerði - þegar því bauðst að kaupa þær var það tilbúið að greiða fimmfalt meira en hinn hópurinn var reiðubúinn til að gera. Fólkið ofmat líka hvað samanburðarhópurinn var tilbúinn að greiða.

Verkefnið var svo gert erfiðara með því að biðja um flóknari fígúrur og fækka leiðbeiningum, svo að sköpunarverkin urðu jafnvel enn ófrýnilegri. Niðurstaðan var á svipuðum nótum og í fyrri tilraun nema að þeir sem bjuggu til fígúrurnar voru enn hrifnari af þeim og þeir hlutlausu að sama skapi síður hrifnir.

Þetta segir nokkuð um hvernig við metum hlutina segir Ariely. Við metum það sem við leggjum vinnu í og erum ánægðari með það. Og við ofmetum mögulega eigin verk. Ariely segir að þegar við hugsum um vinnuframlag er oft talað um hvatningu og laun sem sama hlut en í raun er margt sem hefur áhrif – til dæmis merking, sköpun, áskoranir, eignarhald, sjálfsmynd og stolt.  

Jákvæðni og bjartsýni

Það segir sig sjálft að stjórnandi ræður miklu um starfsanda og menningu á vinnustað. Ef hann er jákvæður og bjartsýnn á að hægt sé að leysa verkefnin getur hann hrifið fólk með sér og fyllt það eldmóði. Ef hann er svartsýnn og neikvæður er hætta á að andinn verði niðurdrepandi og framleiðni geti minnkað.

Í alþjóðlegri rannsókn meðal ríflega 20.000 starfsmanna sem gerð var af The Energy Project og Harvard Business Review 2013-2014 kom fram að þeir stjórnunareiginleikar sem höfðu mest áhrif á frammistöðubreytur voru:

  1. Að sýna starfsmönnum virðingu.
  2. Að veita þeim athygli og kunna að meta þá.
  3. Að vera jákvæð/ur og bjartsýn/n.

Jákvæðir og bjartsýnir yfirmenn smita út frá sér eins og fyrr segir. Svarendur sem höfðu jákvæða yfirmenn mátu sig ánægðari og spenntari fyrir starfinu, fundu fyrir meira trausti og öryggi og höfðu áhuga á að starfa áfram hjá fyrirtækinu. Þeir fundu merkingu og mikilvægi í starfi og einnig áttu þeir auðveldara með að einbeita sér sem sýnir að jákvæðni á einu sviði getur flætt yfir á önnur.   

 

Vinnustaðurinn og kulnun

Kenningar Christina Maslach.

Dr. Christina Maslach er prófessor (emerita) í sálfræði og rannsóknarmaður við Berkeley háskóla í Kaliforníu. Hún er þekkt fyrir rannsóknir sínar á vinnutengdri kulnun og er meðhöfundur mælitækisins Maslach Burnout Inventory (MBI). Að neðan eru valdir punktar úr fyrirlestri um kulnun sem hún hélt árið 2018 og nefnist Understanding Job Burnout. Í fyrirlestrinum greinir Maslach frá því að þegar hún var að hefja vegferð sína í rannsóknum á vinnutengdri kulnun fyrir 20 árum áttaði hún sig á að starfið sjálft var mun mikilvægara til að skilja hvað gerist við kulnun heldur en eiginleikar einstaklingsins, persónuleiki eða hvaðan hann kemur.
Það eykur ekki framleiðni að keyra fólk áfram.
Vinnumarkaðurinn hefur breyst mikið á síðustu áratugum segir hún, það er meiri samkeppni og minna traust. Starfsmenn segja síður; „ég er þreytt/ur, ég veit ekki svarið, ég vildi óska þess að ég fengi ráðleggingar“ eða „ég er langt niðri“. Þetta geti verið túlkað sem veikleikamerki og starfsmenn vilja síður gefa höggstað á sér.
Maslach ræðir óheilbrigð störf og „eitruð“ starfsskilyrði þar sem mikið er lagt á fólk og það missir sjálfsvirðingu, finnur til kvíða, þunglyndis og fær jafnvel sjálfsvígshugsanir. Stundum er rætt um að þeir sem brenna út séu ekki eins góðir starfsmenn og þeir sem halda sjó. Þetta er ekki raunin eins og tölur sýna og kemur meðal annars fram í bók Jeff Pfeffer frá Stanford háskóla (Dying for a Paycheck). Við vitum að eitraðar og mjög streituvekjandi vinnuaðstæður setja fólk í verulega hættu og geta haft áhrif á heilsu og líðan. En við heyrum líka að fólk þurfi að leggja ýmislegt á sig til að ná árangri. Í bók Jeff kemur fram að það eykur ekki framleiðni að keyra fólk áfram, að allir tapi í raun.

Eiga starf og starfsmaður saman?

Maslach segir að samsvörun og jafnvægi milli starfa og starfsmanna (e. job-person fit) skipti sköpum í sambandi við kulnun og þá aðallega út frá sex sviðum.
  • Vinnuálag er það sem kemur fyrst upp í hugann. Ójafnvægi er á milli krafna og þeirra úrræða sem starfsmenn hafa til að leysa verkefnin.
  • Stjórn. Hversu mikið sjálfræði hefur þú í starfi, hversu mikið val eða frelsi hefurðu til að leysa úr verkefnum á sem bestan hátt og koma með nýjungar.
  • Umbun. Fólk hugsar um laun, hlunnindi, fríðindi o.s.frv. en oft er félagsleg viðurkenning mikilvægari, að aðrir taki eftir og meti hvað þú ert að gera og láti þig vita að framlag þitt skipti raunverulega máli.
  • Samskipti/samfélag. Átt er við samskipti sem þú átt í vinnunni, við samstarfsmenn, yfirmann þinn, viðskiptavini, hvern sem er. Eru samskiptin góð, styðjandi og byggð á trausti? Getið þið unnið úr ágreiningi, unnið vel í teymum og fundið leið fram á við.
  • Sanngirni er metin mjög mikilvæg. Eru tækifærin jöfn eða er glerþak í fyrirtækinu, mismunun eða annað sem hindrar fólk í að ná lengra þegar það ætti að hafa þann möguleika?
  • Gildi. Þetta er stundum það mikilvægasta, s.s. tilgangurinn - hvers vegna er ég að gera þetta, af hverju er ég hér? Hvað skiptir mig máli? Hvað er mikilvægt fyrir mig og aðra o.s.frv.? Kulnun snýst ekki aðeins um að vinna of mikið og verða þreyttur, oft er það andinn, ástríðan og merkingin sem fjarar út í stað þess að fá að vaxa og dafna.
Maslach bendir á að við getum notað ofangreinda þætti í umbótavinnu, til að skapa betri og heilbrigðari vinnustaði sem styðja við þá hluti sem við viljum ná.
Því meira sem misræmið er á ofangreindum sviðum því líklegra er að kulnun geti komið upp þegar fram líða stundir, eftir ár eða tvö. Það þýðir ekki að öll atriðin þurfi að vera í fullkomnu lagi, alls ekki. Fólk getur vel þolað misræmi ef eitthvað sem skiptir það verulegu máli er í mjög góðu lagi.

Kulnun sem streitufyrirbrigði.

Kulnun er ekki viðbragð við neyðarástandi heldur er það langvarandi viðbragð við langvinnu streituálagi í starfi. Eftir ákveðinn tíma byrjar fólk að segja „ég get ekki gert þetta lengur. Ég vil ekki vera hér lengur“.
Út frá rannsóknum hefur verið bent á þrjár víddir kulnunar sem skarast að hluta til:
  • Eitt er streituviðbragðið sem þekkt er sem tilfinningaleg örmögnun. „Ég get þetta ekki lengur, ég get ekki hugsað skýrt, ég vil fara heim“.
  • Bölsýni. Þarna byrjar fólk að verða neikvætt, andsnúið og tortryggið gagnvart öðrum og vinnustaðnum. Frekar en að gera sitt besta gerir það aðeins það nauðsynlegasta til þess að hanga í starfi og fá útborgað.
  • Neikvætt sjálfsmat. Þér líður ekki vel með sjálfa/n þig og telur þig ekki nógu góða/n. Menn spyrja sig hvort þeir hafi gert mistök og að þeir ættu ekki að vera þarna. Það er engin framtíð í þessu, ég er föst/fastur og get þetta ekki. 
Kvarðinn sem Maslach þróaði Maslach Burnout Inventory (MBI) tekur á þessum þremur víddum. Ef einstaklingur skorar hátt á öllum þremur þá eru auknar líkur á kulnun, en ef hann skorar lágt á þeim öllum er hann á góðum stað og helgaður starfinu (e. engagement). Ef hátt skor mælist á einni eða tveimur víddum er ekki rétt að tala um kulnun segir Maslach.  

Kanarífugl í kolanámunni.

Ef starfsmaður finnur fyrir kulnun í starfi er það skýrt merki um að eitthvað sé að á vinnustaðnum. Líta má á kulnun sem viðvörunarmerki um „eitraðan“ vinnustað. Þá á ekki að reyna að herða starfsmanninn og ætlast til að hann harki af sér, heldur er réttara að skoða hvað sé eiginlega í gangi á vinnustaðnum sem veldur slíkum vanda hjá starfsmanni.

Að aðlaga starfsmann að starfi eða öfugt? 

Þegar starfsfólk hefur störf fær það þjálfun, kennslu og tækifæri til að öðlast reynslu. Því er sagt hvað það á að gera og hvað þarf að læra. Bent er á bjargráð til að takast á við streituvalda og ef álag er of mikið er fólki bent á að styrkja sig, fá nægan svefn, nærast vel, hugleiða og fleira sem vinnur gegn streitu. Stundum er fólki hreinlega ráðlagt að fara heim, vera fjarverandi eða taka frí um tíma til að jafna sig. Hvað segir það um vinnustaðinn, spyr Maslach?  
Ofangreind einstaklingsmiðuð bjargráð geta vissulega gagnast en þau breyta ekki starfinu eða gera það minna eitrað. Við þurfum því að athuga hvernig við getum aðlagað starfið að fólki fremur en á hinn veginn. Hvað í vinnuaðstæðunum er í raun að gera vinnustað óheilbrigðan og hefur neikvæð áhrif á fólk? Og hvernig getum við breytt því þannig að einstaklingur verði áhugasamari og meira skapandi, nái að blómstra og skili góðu verki?

Fólk hefur ákveðnar grunnþarfir og þegar þeim er fullnægt heima og í vinnu þá er það jákvæðara og áhugasamara um viðfangsefni sín.

Grunnþarfirnar eru sjö talsins.

  1. Sjálfræði. Það að hafa val og einhverja stjórn á því sem ég geri.
  2. Að tilheyra. Að ég sé hluti af stærri heild sem skiptir máli, t.d. skóla eða teymi.
  3. Hæfni. Hvað segir mér að ég sé góð/ur í þessu og á réttri leið.  
  4. Jákvæðar tilfinningar. 
  5. Sálfræðilegt öryggi.
  6. Sanngirni.
  7. Merking.
Rannsóknir sýna að taka þarf tillit til þessara grunnþarfa þegar við erum að hanna betri vinnustaði sem styðja fólk.

Sex leiðir að heilbrigðum vinnustað.

Maslach minntist áður á sex leiðir í átt að heilbrigðum vinnustað, en hún talar einnig um hvernig jákvæð nálgun gæti litið út, hvaða jákvæðu markmið mætti stefna að.

  • Sjálfbært vinnuálag. Aðalatriðið er ekki hvort menn vinna mikið eða ekki, langan vinnudag eða ekki – aðalatriðið er að fólk hafi tóm til að jafna sig og ná hvíld áður en haldið er áfram.
  • Val og stjórn.
  • Viðurkenning og umbun.
  • Styðjandi vinnuumhverfi. Það þurfa ekki allir að vera sammála en það þarf að vera hægt að vinna úr ágreiningi og finna leiðina fram á við. Fólk þarf að treysta, vita hvert það á að leita til ráðgjafar, leiðbeiningar o.s.frv.
  • Sanngirni, virðing, félagslegt réttlæti.
  • Skýr gildi og vinna sem hefur merkingu.

Hún nefnir dæmi um fyrirtæki þar sem hvert og eitt þessara atriða var skoðað vandlega og farið ofan í þau atriði sem verst komu út. Þegar unnið var með atriði á einu sviði virtist það smita yfir á önnur sem komu betur út en áður við endurmat. Hún segir að algengt sé í þessari vinnu að endurbætur á einu sviði hafi jákvæð áhrif á önnur. Hún leggur áherslu á að góð upplýsingagjöf sé mikilvæg í þessari vinnu og að sömuleiðis borgi sig að biðja alla sem koma að málum um endurgjöf. 
Hægt er að byrja á hvaða markmiði sem er og margir möguleikar eru í stöðunni fyrir hvert þeirra. Breytingarnar geta verið litlar, þurfa ekki að kosta mikið og hægt er að vinna þær í teymum.

Streita stjórnandans

Ef þú átt í vanda vegna of mikillar streitu getur það gert þér erfitt fyrir sem stjórnanda á nokkrum sviðum:
  • Mikil streita getur haft áhrif á félagslega hæfni og það að geta sett sig í spor annarra. Þú átt erfiðara með að hvetja starfsmenn. 
  • Hún getur leitt til verri frammistöðu, lakari starfsanda og hættu á að missa gott fólk.
  • Þú getur tekið slæmar ákvarðanir því yfirsýn minnkar og sömuleiðis hæfnin til að forgangsraða.
  • Þú getur „smitað“ starfsmenn ef þú nærð ekki að ráða við streitu.

Hvers vegna er hætt við að stjórnendur finni til mikillar streitu?

Starfi stjórnenda er í raun aldrei lokið.

Starf stjórnandans er spennandi, flókið og krefjandi. Það getur verið afar gefandi, hvetjandi og lærdómsríkt. En það er alltaf hægt að gera aðeins betur og meira á svo mörgum sviðum að oft er erfitt að setja mörk - starfinu er í raun aldrei lokið og ekki er til neinn tékklisti sem tekur á öllum þáttum. Eitt af því sem getur valdið streitu er að vita ekki hvenær þú ert búin/n að gera nægilega vel.

Stundum er gerð krafa um að yfirmenn séu aðgengilegir í frítíma og þó svo sé ekki er algengt að þeir fylgist með og séu með hugann við vinnuna. Flækjustigið eykst með aukinni tækni og síbreytilegu umhverfi og sjaldan hafa stjórnendur þurft að taka fleiri ákvarðanir. Sumar eru erfiðar og hafa miklar afleiðingar og stundum þarf að taka ákvarðanir sem byggðar eru á takmörkuðum upplýsingum.  

Eitt af verkefnum stjórnenda snýr að frammistöðu starfsmanna, hversu miklar kröfur hægt er að gera til frammistöðu án þess að eiga á hættu að starfsmenn finni til of mikillar streitu.

Stig streitu – streitustiginn

Hugtakið „streita“ er ekki skýrt og afmarkað heldur er það notað til að lýsa margvíslegu ástandi með mismiklu álagi. Orðið er notað fyrir skammvinna spennu sem menn upplifa fyrir mikilvæg verkefnaskil, en líka til að lýsa slæmu viðvarandi ástandi sem veldur því að einstaklingur er frá vinnu um lengri tíma. Þarna er stór munur á.

Til þess að geta speglað eigin líðan og/eða rætt um streitu á skýrari hátt við starfsmenn er gott að skoða streitustigann þar sem hægt er að staðsetja sig á einu af fimm þrepum hans - frá því að ráða vel við verkefni sín og njóta sín í starfi og niður á neðsta þrep þar sem mikið álag og langvarandi streita hefur leitt til örmögnunar á löngum tíma. Hvert þrep hefur sín sérstöku einkenni.

Mikilvægt er fyrir stjórnendur að grípa til aðgerða ef starfsmenn sýna einkenni þess að vera lengi á þrepi 2 (volgur) og ef starfsmaður er kominn í þrep 3 eða 4 þarf strax að grípa inn í.

Þegar þú mátar sjálfa/n þig á streitustiganum taktu þá eftir litlum breytingum sem eiga sér stað. Gættu þín á að líta ekki á þær sem eðlilegan hluta starfsins og reyndu að bregðast hratt við. Því lengra sem við færumst niður stigann því erfiðara er að ná jafnvægi á ný.  

Hvað er hægt að gera til að koma í veg fyrir streitu? Fjórar lífsreglur

Vegna ábyrgðar og óskýrra marka getur stjórnendastarfið leitt til mikils álags og streitu. En það er ýmislegt hægt að gera til að fyrirbyggja óæskilegt ástand á vinnustað og það er til mikils að vinna til að skapa jafnvægi og yfirsýn. Hér að neðan eru fjórar „lífsreglur“ sem gætu mögulega hjálpað.

1. Finndu tíma til að forgangsraða og hafa stjórn á eigin málum.

Stjórnendur hafa oftast fjölmörg verkefni á sínu borði og bera mikla ábyrgð. Í þau fáu skipti sem þeir ná að sjá til botns í verkefnabunkanum eða í tölvupóstinum bætast við ný verkefni. Því er sérlega mikilvægt að þeir haldi yfirsýn og nýti tíma og orku í mikilvægustu verkefnin. 

Hvað er til ráða:

  • Taktu frá fastan tíma í hverri viku til að ná stjórn á eigin málum, bókaðu „fund“ með sjálfum þér.
  • Notaðu tímann til að ná yfirsýn yfir verkefnin og forgangsraðaðu.
  • Sjáðu fyrir þér það sem mun gerast í náinni framtíð, eru einhver sérstök mál eða svið sem þarf að setja efst á forgangslistann?
  • Eru allir starfsmenn á réttri braut og njóta sín? Þarf að upplýsa um mikilvæg mál?
  • Hvenær þarftu næst að tala við yfirmann þinn og um hvað?

Forgangsröðun er mikilvægur hluti af leiðtogahlutverkinu því þú hefur aðeins takmarkaðan tíma til að vinna að verkefnum. Því verðurðu að velja verkefnin vel. Gott er að stilla þeim upp í forgangsröðunar-fylkin. Efst til hægri eru verkefni sem eru sérlega mikilvæg fyrir þig sem leiðtoga og eru líka áríðandi. Verkefnin neðst til vinstri eru þau sem þú munt eyða minnstum tíma í eða mögulega sleppa. Það er góð hugmynd að bera flokkunina þína undir yfirmann þinn, hvort sem þú ert í vafa eða ekki.

Forgangur

2. Náðu tökum á flækjunni.

Stjórnendur komast ekki hjá flækjum því þær eru hluti af starfinu. En hægt er að reyna að ná utan um þær og stýra þeim.

  • Sættu þig við að það er margt sem þú veist ekki og munt aldrei ná fullum skilningi á í smáatriðum. Forðastu að sogast niður í endalausa leit að upplýsingum og fá valkvíða þegar þú þarft að taka ákvarðanir. Treystu á nýjustu upplýsingar sem þú hefur fengið og metur réttar.
  • Einbeittu þér að meginstarfi þínu og markmiðum sem leiðtogi.
  • Sættu þig við að vera ekki lengur helsti sérfræðingur teymisins og ná ekki að halda þér við faglega.
  • Einbeittu þér að mikilvægustu viðskiptavinum og hagsmunum fyrirtækisins.

3. Gerðu raunhæfar kröfur til þín og náðu tökum á erfiðum vandamálum.

Sem stjórnandi þarftu stundum að velja á milli tveggja kosta sem báðir eru slæmir.

  • Fáðu stjórnendur, yfirmann, mannauðsstjóra eða aðra sem málið þekkja til að spegla með þér vandann. Það getur verið léttir að finna að þú ert ekki ein/n með slík mál.
  • Ekki gera óraunhæfar kröfur til þín - ekki gera ráð fyrir að geta leyst óleysanleg vandamál. Leggðu áherslu á að nálgast málin þannig að öll sjónarmið séu skoðuð og að reynt sé að gæta jafnvægis milli hagsmuna eins og hægt er.
  • Sættu þig við að þú getur ekki gert öllum til hæfis þegar þú þarft að taka ákvarðanir við þessar aðstæður.

4. Vertu meðvituð/aður um þín streitueinkenni streitu og gríptu til aðgerða.

Til þess að verða farsæll leiðtogi þarftu að passa upp á þig. Þú hefur hvorki endalausa orku né tíma – ert ekki ofurhetja frekar en aðrir. Því þarftu að fylgjast með því hvernig streitueinkenni birtast hjá þér og bregðast tímanlega við. 

Til að kynnast þínum streitueinkennum gætirðu til dæmis haldið dagbók um vinnuna þar sem þú skrifar niður verkefni, framkvæmdir, vandamál, hugleiðingar og fleira. Þegar þú lest dagbókina sérðu mögulega mynstur í álaginu og hvernig þú brást við. 

Taktu stöðuna einu sinni í viku og rifjaðu upp hvernig þú hefur haft það í vikunni, hvernig skapið hefur verið og líkamleg heilsa. Einnig hvort þú hafir verið orkumikil/l og getað slakað á?

Hugleiddu þessi atriði:

  • Hvernig átta ég mig á að ég finn fyrir streitu?
  • Hvernig bregst ég við þegar ég er undir tímapressu?
  • Hvað gerist þegar ég sinni mörgum stjórnunarverkefnum og álitamálum í einu?
  • Hvað gerist þegar ég næ ekki að klára það sem ætlast er til af mér?
  • Hvert er mesta álag sem ég hef upplifað? Hvernig brást ég við?

Á góðum degi - þegar þú finnur ekki fyrir álagi - spurðu þá vinnufélaga eða yfirmann hvort þeir taki eftir því hvenær þú ert stressuð/aður og hvernig það lýsi sér - hvað gerirðu eða segirðu? 

Taktu eftir því hvar, hvenær og hvernig þú hleður batteríin.

 

Hvernig lýsir streita sér hjá stjórnendum?

Einkennin eru flest þau sömu hjá stjórnendum og öðrum starfsmönnum en oft eru þau talin hluti af starfinu og stundum er óljóst hvert á að snúa sér. Því tekur oft lengri tíma fyrir stjórnendur að leita aðstoðar.

Nokkur streitueinkenni hafa sérlega óheppileg áhrif á dómgreindina. Það er því mikilvægt að bera kennsl á þau og leita aðstoðar hjá yfirmanni, samstarfsfólki eða mannauðstjóra.

Þekkirðu þessi einkenni?

Svefnvandi - þegar þú...

... átt erfitt með að sofna

... sefur laust og órótt

... vaknar upp á nóttunni og of snemma á morgnana

... finnur fyrir þreytu

Margir stjórnendur finna fyrir tímabundnum erfiðleikum með svefn vegna mikils álags og kvíða. Oft verður til vítahringur. Þú vinnur þá of lengi sem hefur áhrif á nætursvefn, vaknar með áhyggjur og átt bágt með að sofna aftur - mætir svo illa sofin/n í vinnu og nærð ekki að gera þitt besta sem leiðir til fleiri vandamála. Það getur verið erfitt að vera góður og athugull leiðtogi ef þú nærð ekki að sofa því svefnleysi hefur áhrif á hugsanir, tilfinningar og líkamlega heilsu.

Grufl - þegar þú...

... hefur of miklar áhyggjur

... hefur hörmungarhugsanir

... átt erfitt með að sleppa neikvæðum hugsunum

Það er eðlilegt að stjórnendur hugsi mikið um starf sitt og og hugleiði áskoranir og tækifæri. Þegar hugsanirnar verða sífellt neikvæðari og þú losnar ekki við þær getur komið upp erfið staða. Þér finnast þær mögulega fari í hringi og að erfitt sé að hugsa skýrt og taka skynsamlegar ákvarðanir þegar þú hefur á sama tíma áhyggjur af því að missa vinnuna. Það fer þá lítið fyrir bjartsýni og trú á framtíðina. Neikvæðu hugsanirnar hafa einnig áhrif á dómgreind og hindra að þú getir verið til staðar fyrir hópinn.

Athyglisbrestur - þegar þú...

... átt erfitt með að einbeita þér

... átt erfitt með að muna

... átt erfitt með að halda yfirsýn og taka ákvarðanir

Streita hefur áhrif á vitsmunalega hæfni okkar og það er stórmál fyrir stjórnendur. Það er erfitt að vera góður leiðtogi ef þú átt í erfiðleikum með að muna og taka ákvarðanir. Mikill hraði og upplýsingaflóð hefur áhrif á hæfnina og ekki bætir úr skák að menn hafa oft minni tök á að jafna sig. Sem stjórnandi þarft þú einmitt að hafa yfirsýnina og að hugsa skýrt.

Breytingar í samskiptum - þegar þú...

... ert pirruð/aður og óþolinmóð/ur 

... rýkur upp og ert æst/ur

... dregur þig í hlé frá félagslegum samskiptum og tengslum 

Þú ert í stöðugum og beinum samskiptum við starfsmenn sem stjórnandi og það er óheppilegt ef hegðun þín breytist þegar þú finnur fyrir mikilli streitu. Það er erfitt að leiða hóp ef þú dregur þig í hlé og sýnir pirring eða óþolinmæði. Starfsmenn eiga þá erfiðara með að skilja merkin og eru meira á verði gagnvart þér. Þetta getur leitt til þess að þeir segja ekki frá mikilvægum málum af ótta við hvernig þú bregst við.

 

Hvað er til ráða?

Lífsreglurnar fjórar sem voru kynntar hér að ofan geta aðstoðað við að koma í veg fyrir mikla streitu og eru sérlega gagnlegar þegar álag er hvað mest. Ef þú nærð ekki að losna við einkennin þarftu á aðstoð að halda við að komast í jafnvægi og takast á við streituna.

Þú þarft fyrst og fremst að tala við einhvern um ástandið, t.d. við yfirmann þinn. Félagslegur stuðningur hefur jákvæð áhrif á líðan. Yfirmaður þinn ber ábyrgð á og hefur hag af því að þú finnir ekki til mikillar streitu í starfi.

Hér eru nokkrar hugmyndir um hvernig þú getur unnið gegn dæmigerðum streitueinkennum.

Ráð við svefnvanda

Til að vinna gegn svefnvanda reyndu að róa þig niður á kvöldin og skapa bestu aðstæður fyrir hvíld (sjá fleiri ráð hér).

  • Forðastu að horfa á skjái áður en þú ferð í háttinn.
  • Farðu alltaf að sofa á sama tíma.
  • Stundaðu létta hreyfingu á kvöldin, farðu t.d. í göngutúr.
  • Forðastu áfengi og kaffi að kvöldlagi.
  • Ekki hugsa að þú VERÐIR að sofa, það getur haldið fyrir þér vöku. Hugsaðu frekar að þú sért að bjóða líkamanum upp á að hvílast og kannski sofnarðu.
  • Hægt er að finna öpp sem eiga að hjálpa fólki að sofna.

Ráð gegn einbeitingarskorti

Þegar þú sem stjórnandi finnur fyrir einbeitingarskorti er það vegna þess að þú er andlega ofhlaðinn. Það er of mikið í „innhólfinu“ og þú átt á hættu að fara á yfirsnúning til að reyna að bregðast við. Til að fá meiri ró gætirðu reynt eftirfarandi:

  • Taktu frá tíma til að fá yfirsýn og hugsa „hægt“ og til lengri tíma.
  • Skapaðu rólegt umhverfi á vinnustaðnum svo þú ráðir betur við aðstæður.
  • Settu rólegheit í forgang til að safna kröftum, bæði á vinnustað og heima.
  • Taktu hlé með öðrum og talaðu um annað en vinnuna.
  • Ef þú vinnur kyrrsetuvinnu, hreyfðu þig í pásum og haltu „standandi“ fundi. Ef þú vinnur líkamlega vinnu, fáðu þér þá sæti í hléum. Það hjálpar huganum að breyta til.
  • Gættu að því að fá góða næringu.

Ráð gegn grufli og áhyggjum

Grufl og áhyggjur taka mikla orku frá mörgum stjórnendum því hugsanirnar leysa engin mál en halda fólki föstu í neikvæðni og sjálfsásökunum. Því miður er erfitt að losna alveg við þessar hugsanir en ef þær verða til vandræða mætti til dæmis reyna þetta:

  • Skrifaðu niður neikvæðar hugsanir og áhyggjur og gaumgæfðu hversu raunhæfar þær eru.
  • Hreyfðu þig, farðu í göngutúr eða teygðu. Taktu eftir líkamanum og hvernig þér líður.
  • Passaðu upp á þig – gerðu eitthvað sem gleður þig.
  • Hugsaðu um hvað gæti gert þig að betri stjórnanda og stígðu skref í þá átt.
  • Ef þú átt erfitt með að losa þig við erfiðar og endurteknar hugsanir, leitaðu til fagmanna. 

Sjá fleiri ráð hér.

Ráð gegn pirringi og óþolinmæði

Ef þú ert fjarlæg/ur sem stjórnandi, pirruð/aður, óþolinmóð/ur eða æst/ur, er það ekki aðeins þitt vandamál, heldur snertir það alla samstarfsmenn. Til þess að vera góður og hvetjandi leiðtogi þarftu að vera meðvitaður um eigin líðan/hegðan og huga að sjálfstjórn.

  • Taktu eftir í hvernig skapi þú ert og hvort það smiti út frá sér. Áður en þú ferð í vinnu að morgni hugaðu að líðan þinni og aðgættu hvað mun fylgja þér inn um dyr vinnustaðarins.
  • Spurðu þig með vissu millibili hvort þú verjir of litlum eða of miklum tíma með samstarfsfólkinu. Tengist það líðan þinni og er ástæða til að gera breytingar?
  • Þegar þú ert í sérlega erfiðum aðstæðum í vinnunni æfðu þig í að skipta um gír áður en þú bregst við á óviðeigandi hátt. Gerðu þér í hugarlund að þú sért með þrjá gíra og getir skipt á milli.
    • 1. gír. Taktu eftir öndun og líkama þínum. Hverju finnurðu fyrir? Ef þetta virkar ekki, skiptu þá upp í næsta gír.
    • 2. gír. Teldu upp að 10 með því að draga andann djúpt ofan í maga 10 sinnum. Þegar þú andar frá þér slepptu þá hluta af spennunni út. Ef þetta virkar ekki farðu upp í næsta gír.
    • 3. gír. Taktu hlé og farðu út úr aðstæðunum, t.d. á salernið. Snúðu þér aftur að verkefninu þegar þú hefur róað þig niður.

Hver getur hjálpað?

Ef þú finnur fyrir slæmum streitueinkennum stafar það af samspili nokkurra þátta. Þú getur fundið stuðning á vinnustaðnum og utan hans.

Yfirmaður

Yfirmaður þinn ber að hluta til ábyrgð á að koma þér á réttan kjöl aftur. Það er allra hagur að hann aðstoði þig við að ná tökum á streitunni þannig að þú náir að blómstra og skila góðu verki.

  • Ræddu um meginhlutverk þitt við yfirmanninn og óskaðu eftir aðstoð við að forgangsraða verkefnum. Hvað er mikilvægast og hvað skiptir minna máli?
  • Fáðu á hreint hverjar væntingar eru um lengd vinnutíma og aðgengileika eftir vinnu.
  • Láttu yfirmanninn vita hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnandahlutverkinu. Mögulega hefur hann reynslu af streitu og getur ráðlagt þér.
Aðrir stjórnendur

Flestir stjórnendur þekkja til streitu en það er sjaldnast talað um hana í þeirra hópi. Mögulega er hún tabú og tengd ákveðinni skömm, en félagslegur stuðningur frá öðrum stjórnendum getur haft fyrirbyggjandi áhrif.

  • Segðu vinnufélögum þínum hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnendahlutverkinu. Það getur verið léttir að deila með öðrum.
  • Spurðu um þeirra reynslu af streitu í starfi og hvað þeir gerðu til að koma í veg fyrir hana.
  • Ef mikil streita er algeng í stjórnendateyminu gætuð þið snúið ykkur til yfirstjórnar/eigenda.
Mannauðsstjóri

Ef fyrirtæki þitt hefur mannauðsstjóra þá hefur hann mjög líklega reynslu af því hvernig á að bregðast við og fyrirbyggja streitu á vinnustaðnum – jafnvel sérstaklega hjá stjórnendum.

  • Það gæti verið léttir að ræða málin í trúnaði og fá góð ráð.  
  • Mannauðsstjórar geta veitt upplýsingar um reglur og viðmið fyrirtækisins um vinnutíma, álag og streitu.
  • Þeir gætu einnig þekkt til hvað aðrir stjórnendur hafa gert í sömu stöðu.

Makinn

Ef þú átt maka er mjög gott að segja honum hvernig þér líður og af hverju. Þú gætir talið að hann viti nú allt um það, en svo þarf alls ekki að vera. Hann hefur eflaust tekið eftir fjarlægð, pirringi eða leiða hjá þér og ekki endilega tengt það við starf þitt.

Segðu honum hvað er streituvaldandi í vinnunni og hve lengi það hefur haft neikvæð áhrif á þig. Ræddu um horfurnar á að málið leysist. Láttu hann einnig vita hvaða áhrif streitan hefur á þig og hver einkennin eru.

Biddu um hjálp með því að:

  • Fá aukna sveigju heima við og tímabundinn afslátt á verkefnum og kröfum.
  • Fá meiri nánd og umhyggju.
  • Fá aðstoð við að geta tekið fleiri hlé og sinnt lífsreglunum fjórum.

 

 - Kaflinn Streita stjórnandans byggir á bæklingi frá Lederne í Kaupmannahöfn en hann er skrifaður út frá bókinni ”Stop Stress – Håndbog for ledere” eftir Malene Friis Andersen og Marie Kingston. Klim (2016).     

Hægt er að fá hjálp hjá sérfræðingum sem sérhæfa sig í vandamálum tengdum streitu, margir sálfræðingar hafa t.d. sérhæft sig á þessu sviði. Ef þú ert í vandræðum með að finna úrræði er góð leið að leita til heimilislæknis og fá ráðgjöf um næstu skref.

Á þessari síðu (velvirk.is) eru nokkrir kaflar tengdir efninu hér að ofan. Áður hefur verið minnst á streitustigann og gott er að þekkja muninn á langvarandi streitu og kulnun.

Hér má líka finna efni um þrautseigju, orkustjórnun, orlofstöku, hamingju á vinnustað og ekki síst um mikilvægi þess að ná að aftengjast og jafna sig eftir vinnu. 

Fleiri efnisþættir gætu gagnast þér við stjórnun, til dæmis má nefna verkfærakistuna þar sem ætlunin er að safna efni sem gagnast stjórnendum sérstaklega.  

  • - Mynd streita stjórnandans

Nýjar leiðir á vinnustöðum

Áhugavert er að sjá að vinnustaðir eru í auknum mæli farnir að huga að nýjum leiðum við skipulag og stjórnun. Við hjá velvirk.is höfum hug á að safna hér upplýsingum um nýjungar sem hafa vakið athygli.
Hér að neðan má sjá viðtöl við nokkra stjórnendur um áhugaverð verkefni á sviði stjórnunar og mannauðsmála sem fyrirtæki þeirra hafa prófað og/eða innleitt. 

Ragnheiður Stefánsdóttir mannauðsstjóri á skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar segir frá tilraunaverkefni á 10 starfsstöðum sviðsins þar sem unnið var markvisst að því að draga úr álagi og streitu. Í stað þess að beina sjónum eingöngu að einstaklingnum var ákveðið að horfa á starfsstaðinn allan. Meginþátttakendur í verkefninu voru stjórnendur á þessum starfsstöðum sem fengu fræðslu um ýmislegt sem getur haft áhrif á streitu og álag. Þeir fóru í kjölfarið með ákveðin verkefni inn á sína vinnustaði. Verkefninu var skipt upp í fjórar lotur og í hverri lotu var ákveðið þema: 1) Skipurit, skipulag og verkaskipting, 2) Starfslýsingar, 3) Samskipti og upplýsingamiðlun og 4) Vinnustaðamenning. Slóð á viðtal.

Ragnheiður Agnarsdóttir eigandi Heilsufélagsins og Þórdís Jóna Sigurðardóttir framkvæmdastjóri hjá Hjallastefnunni ræða um tilraunaverkefni á styttingu vinnuvikunnar um klukkustund á dag sem hefur gengið framar vonum. „Við fórum í þetta verkefni upphaflega sem tilraunaverkefni til þess að reyna að bjóða starfsfólki okkar upp á betri lífgæði og töldum að með því að stytta vinnutímann þá væru betri gæði í starfinu hjá okkur, þar sem að starfsfólk myndi þá geta nýtt þá klukkustund sem það þyrfti ekki að mæta í vinnu í að huga betur að ýmsum þáttum í sínu eigin lífi og þar með yrði starfsánægjan meiri og við myndum draga úr líkum á langtímaveikindum og líka skammtímaveikindum..“. Slóð á viðtal.

Valgerður Hrund Skúladóttir framkvæmdastjóri hjá Sensa ræðir um sameiningu, stefnu og stjórnun hjá Sensa en þau hafa verið að fara nýjar leiðir á þeim sviðum. Er skipuritið að verða úrelt fyrirbæri? „Stóra áskorunin í svona fyrirtæki sem er þekkingarfyrirtæki er hvernig tryggjum við að þekkingin og reynslan flæði um allt fyrirtækið..“ Valgerður ræðir um mikilvægi þjónustu við viðskiptavini og að starfsfólk í framlínu hafi mikla og góða þekkingu til að leysa vandamál eins fljótt og mögulegt er. Hún ræðir um teymisvinnu og starfsþróun innan teyma, áherslu á gagnsæi í fyrirtækinu og um breytingu á skipulagi fyrirtækja í takt við ný viðhorf ungu kynslóðarinnar og breytingar sem verða á vinnumarkaði á komandi árum. Slóð á viðtal. 

Björk Brynjarsdóttir teymisþjálfari hjá Kolibri ræðir um framsækna stjórnunarhætti og menningu innan Kolibri. Þar eru fundir settir með því að ræða um tilfinningar áður en rædd eru vinnutengd mál. „Við höfum okkar hlutverk innan fyrirtækisins en við getum líka sagt okkur úr hlutverkunum..“ Hver einstaklingur og hvert teymi hafa sitt ákvörðunarvald út frá því hvaða hlutverki þau gegna. Björk segir að það sé mjög mikill sveigjanleiki hjá fyrirtækinu og að boðið sé upp á að fólk vinni heima eða jafnvel erlendis. Mikið sé lagt upp úr opnum samskiptum, boðið upp á markþjálfun, „úrvalstíma“ og ýmislegt í tengslum við heilsueflingu. Slóð á viðtal.

Viðtöl um áhugaverð verkefni á sviði stjórnunar og mannauðsmála

Viðtöl við stjórnendur

Ragnheiður Stefánsdóttir mannauðsstjóri á skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar.

Ragnheiður Agnarsdóttir eigandi Heilsufélagsins og Þórdís Jóna Sigurðardóttir framkvæmdastjóri hjá Hjallastefnunni.

Valgerður Hrund Skúladóttir framkvæmdastjóri hjá Sensa.

Björk Brynjarsdóttir teymisþjálfari hjá Kolibri.

Fleiri myndbönd

Ragnheiður Stefánsdóttir mannauðsstjóri á skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar.
Ragnheiður Agnarsdóttir eigandi Heilsufélagsins og Þórdís Jóna Sigurðardóttir framkvæmdastjóri hjá Hjallastefnunni.
Valgerður Hrund Skúladóttir framkvæmdastjóri hjá Sensa.
Björk Brynjarsdóttir teymisþjálfari hjá Kolibri.

Stytting vinnuvikunnar

Reykjavíkurborg var með tilraunaverkefni um styttingu vinnuvikunnar án launaskerðingar frá árinu 2015. Á opnum fundi sem Reykjavíkurborg hélt í október 2018 voru kynntar niðurstöður kannana og viðtala við starfsmenn í þeim stofnunum sem verkefnið náði til. Gögnin benda til þess að styttri vinnuvika hafi auðveldað fólki að samræma vinnu og einkalíf og minnka það álag sem er á heimilinu.

Í rannsóknum mælist marktækur munur á vinnuálagi, starfsanda og jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Í viðtölum kom í ljós að starfsánægja hafi aukist, starfsandi batnað, minna sé um útréttingar í vinnutíma og að þeir sem eigi börn á leikskóla upplifi meira svigrúm. Margir orðuðu það svo að það gengi betur að „púsla saman deginum“. Viðmælendur upplifðu líka bætta líkamlega og andlega heilsu.

Mælingar bentu til þess að styttri vinnuvika komi ekki niður á afköstum starfsfólks og að ávinningurinn af því að vinna minna sé bætt líðan og samskipti bæði í vinnu og heima.

 

Minni árekstar milli vinnu og einkalífs.
Tilraunaverkefni ríkisins og BSRB um styttingu vinnuvikunnar fór af stað vorið 2017. Markmiðið var að kanna hvort stytting úr 40 klst. í 36 leiddi til gagnkvæms ávinnings starfsmanna og þeirra vinnustaða sem tóku þátt í verkefninu en þeir voru Lögreglan á Vestfjörðum, Embætti ríkisskattstjóra, Útlendingastofnun og Þjóðskrá Íslands. Til samanburðar tóku fjórir aðrir vinnustaðir þátt, en þar hélst vinnutími óbreyttur.
Í skýrslu um niðurstöður segir að kannanir hafi sýnt jákvæða upplifun af styttingu vinnuvikunnar og jákvæð áhrif á líðan þátttakenda í vinnu og daglegu lífi, það hafi dregið úr upplifun af kulnun sem og andlegum og líkamlegum streitueinkennum.

„Hvað varðar viðhorf til vinnustaðar og starfs, vinnustaðarbrags og stjórnunar þá mælist upplifun af álagi í starfi almennt minni, starfsandi mælist betri, viðhorf til starfs jákvæðari og sjálfstæði í starfi er almennt meira. Þá finnst þátttakendum almennt skýrara til hvers er ætlast af þeim í starfi, finnst minna um misrétti og þeir upplifa réttlátari stjórnun og aukna hvatningu frá stjórnendum. Niðurstöður benda til aukins jafnvægi[s] milli vinnu og einkalífs og sömuleiðis minni árekstra milli vinnu og einkalífs. Almennt eru þessi viðhorf jákvæðari á vinnustöðum sem styttu vinnutíma borið saman við viðmiðunarvinnustaðina (þá sem eru með óbreytta vinnuviku) en þar eru viðhorf að mestu óbreytt milli mælinga sem framkvæmdar voru eftir sex og tólf mánuði af styttingu vinnutíma.“

Skoðaðar voru niðurstöður hagrænna mælinga (veikindafjarvistir, yfirvinnustundir, skilvirkni og árangur) og telja rannsakendur erfiðara að fullyrða um þær. „Yfirvinnustundum fækkaði á tveimur vinnustöðum en fjölgaði á tveimur. Það dró úr veikindafjarvistum á tveimur vinnustöðum en þeim fjölgaði á tveimur. Mælikvarðar á skilvirkni og árangri voru ólíkir milli vinnustaðanna og endurspegla ólíka starfsemi þeirra. Niðurstöður þeirra mælinga sem stuðst er við og liggja fyrir sýna að styttri vinnuvika hefur ekki neikvæð áhrif á skilvirkni og árangur stofnana.“

Skýrsluhöfundar benda á að flókið geti reynst að einangra styttingu vinnuvikunnar sem áhrifabreytu þar sem aðrar breytingar hafa einnig átt sér stað á tilraunatímabilinu á vinnustöðunum hvað varðar stjórnun, skipulag verkefna og starfsmannafjölda.

Er hægt að stytta vinnudaginn niður í 6 tíma?

Vinnan hefur breyst með tilkomu tækninnar. 
Steve Glaveski er framkvæmdastjóri nýsköpunarseturs í Ástralíu og höfundur bóka og greina um nýsköpun og stjórnun. Hann segir í grein í Harvard Business Review að fjölmargt hafi breyst frá því að átta tíma vinnudagurinn var tekinn upp á sínum tíma en þó reynist þessi átta tíma viðmiðun furðu lífsseig. Vinna í þekkingarfyrirtækjum hefur gjörbreyst með tilkomu netsins og nú krefjast störfin í auknum mæli gagnrýninnar hugsunar, lausnaleitar og sköpunargáfu. Því flóknari og meira skapandi sem störfin eru því minni ástæða er til að einblína á lengd viðveru á vinnustað.
Verkefni í þekkingarfyrirtækjum eru þess eðlis að starfsmenn þurfa að geta sökkt sér niður í vinnuna og náð fullri einbeitingu - náð því ástandi sem kallað er flæði (e. flow). Rannsókn sem gerð var meðal æðstu stjórnenda fyrirtækja leiddi í ljós að þeir töldu sig um fimm sinnum afkastameiri þegar þeir náðu flæði. Önnur rannsókn sýndi að ef nýliðar í skotfimi náðu flæði í æfingum sínum voru þeir helmingi fljótari að ná tökum á íþróttinni en viðmiðunarhópur.
Mörg fyrirtæki koma þó í veg fyrir flæði með því að nota vinnulag sem vinnur gegn því, svo sem að halda marga fundi og gera kröfu um að starfsmenn séu alltaf aðgengilegir og bregðist hratt við erindum. 
Í greininni er vitnað í könnun hugbúnaðarfyrirtækisins Adobe þar sem fram kemur að stafsmenn séu að meðaltali um sex klukkutíma á dag að sinna tölvupósti. Önnur könnun sýndi að þeir tékka að jafnaði á tölvupósti 74 sinnum á dag og snerta snjallsímann 2617 sinnum á dag. Starfsmenn lifa því við stöðugt áreiti og eru í viðbragðsstöðu megnið af tímanum.

Vinnudagur í þekkingarfyrirtækjum einkennist oft af eftirfarandi:

  • Klukkutíma fundir til að ræða mál sem hægt væri að leysa í eigin tíma.
  • Óvæntar truflanir sem magnast oft upp í opnu vinnurými, skilaboð og tilkynningar.
  • Óþarfa samráð vegna mála sem eru afturkræf og hafa engar afleiðingar.
  • Stöðug barátta við að afgreiða öll mál úr inn-hólfinu.
  • Ferðir milli staða til að funda með fólki þegar símtal myndi duga.     
  • Stöðugt verið að skipta milli verkefna sem veldur því að fólk verður uppgefið og kemur minna í verk.
  • Sóun á tíma við að fínpússa verkefni sem búið er að skila.  
  • Einhæf verkefni og verkefni tengd stjórnun.

Greinarhöfundur vitnar í Adam Grant, sálfræðing og höfund bókarinnar Originals: How Non-Conformists Move the World, sem telur að fólk sói miklum tíma í vinnunni. Hann segir að ef fólk fær gott næði geti það unnið jafn mikið á sex tímum og það nær á átta tímum með hefðbundinni truflun. Þetta gildi um flest störf. Fleiri taka undir að það sé ekki lengd vinnutímans heldur gæði vinnunnar sem skipti sköpum og gæðin fáist með því að fólk nái að sökkva sér niður í verkefnin.

Hvernig á að vinna að styttri vinnudegi með meiri afköstum?

Höfundur gerði tilraun með að stytta vinnudaginn í sex klukkustundir í eigin fyrirtæki. Vegna þessa varð teymið að forgangsraða á skilvirkan hátt, takmarka truflanir og vinna mun markvissara fyrstu tíma vinnudagsins. Hópnum tókst að viðhalda og í sumum tilvikum auka magn og gæði vinnunnar á sama tíma og andleg líðan batnaði og fólki gafst meiri tími til að sinna fjölskyldu, vinum og öðrum viðfangsefnum utan vinnu.
Hann gefur eftirfarandi ráð til stjórnenda minni teyma.
  • Forgangsraðaðu. Einbeittu þeir að þeim verkefnum sem eru verðmætust og falla vel að styrkleika hópsins og markmiðum.
  • Skerðu niður. Fækkaðu verkefnum og hættu við þau sem ekki skila neinu. Styttu hefðbundinn fundartíma niður í 30 mínútur, slökktu á tilkynningum og hvettu starfsfólk til að skoða tölvupóst í skömmtum.
  • Nýttu sjálfvirknina. Ef ekki er hægt að nýta sjálfvirkni er hægt að útvista verkum sem skila litlu og taka tíma frá öðrum sem skipta máli.
  • Ekki ofhugsa eða fjárfesta í röngum hlutum. Gerðu prófanir, mældu og gerðu viðeigandi breytingar út frá niðurstöðum.
  • Byrjaðu. Gerðu það sem þarf til að koma þér í gang. Taktu frá tíma í dagatalinu, gerðu eitt í einu og gerðu það erfiðasta fyrst.

Komdu því til skila til starfsmanna að þeir þurfi ekki að bregðast tafarlaust við erindum og geti tekið frá tíma til að ná einbeitingu og komast í flæði. Einnig er nauðsynlegt að ítreka að ekki sé í lagi að trufla samstarfsfólk án ríkrar ástæðu. Til dæmis væri það regla að trufla ekki þá sem eru með heyrnartól sem er oftast vísbending um að menn eru að reyna að einbeita sér. Minni truflun minnkar streitu á vinnustaðnum.

Höfundur telur að með því að stytta vinnudaginn og búa til vinnuumhverfi sem ýtir undir flæði sé líklegt að afköst og afkoma batni, starfsmenn verði áhugasamari, streita minnki og auðveldara verði að ráða fólk og halda því. Hann bendir á að fyrirtæki verji miklu fé í nýjustu tæki fyrir starfsmenn en hugi ekki endilega að því hvernig þeir noti tæknina og vinni verkin. En það er þess virði að stuðla að því að fólk nái að skila sínu besta á vinnustaðnum og eigi jafnframt gott líf utan hans. 

Hugbúnaðarfyrirtækið Hugsmiðjan hefur stytt vinnudaginn úr átta klukkustundum í sex án launaskerðingar. Verkefnið hefur staðið í tvö ár og gefist vel. Einbeiting er betri og framleiðni hefur aukist það mikið að starfsfólk afkastar jafn miklu á sex tímum og það gerði áður á átta. Veikindafjarvistum hefur fækkað og starfsmenn eru ánægðari í starfi. Sjá nánar á vef Hugsmiðjunnar.

VR er með umfjöllun á heimasíðu sinni um styttingu vinnuvikunnar sem samið var um í Lífskjarasamningunum 2019. Þar má meðal annars sjá tillögur að útfærslum á styttingunni en framkvæmd hennar er samkomulag félagsmanna og atvinnurekenda á hverjum vinnustað fyrir sig.  

 

Mikil áhersla á jafnvægi vinnu og einkalífs

Adda Bjarnadóttir – Healthline Nutrition

Healthline er vefsíðufyrirtæki sem veitir upplýsingar um heilsu, næringu og önnur heilsutengd málefni og fær 110 milljón heimsóknir í hverjum mánuði.

Fyrirtækið leggur áherslu á að starfsfólk haldi góðu jafnvægi milli vinnu og einkalífs, býður upp á sveigjanlegan vinnutíma og hvetur starfsfólk sitt til að vinna einnig heima. Healthline er með höfuðstöðvar í Bandaríkjunum en á Íslandi er útibú sem sér um næringarhluta síðunnar og nefnist Healthline Nutrition.

Healthline Nutrition er þessa dagana í aðlögunarferli að því að hafa ekki lengur fast aðsetur og mun sú tilhögun verða að veruleika í byrjun ársins 2019. Þá er stefnt að því að starfsfólk hittist vikulega á fundum og ýmsum uppákomum og mun fyrirtækið nýta sér aðstöðu sem er í boði hér á landi fyrir styttri vinnulotur. 

Adda Bjarnadóttir

„Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs.“ 

- Adda Bjarnadóttir.

Velvirk ræddi við Öddu Bjarnadóttur, stjórnanda hjá Healthline Nutrition, um þessa nýju leið sem fyrirtækið er að fara.

Eruð þið með einhverja fyrirmynd hvað varðar breytt skipulag?
„Healthline hefur í gegnum tíðina verið með einstaklinga sem vinna fjarvinnu með góðum árangri. Skrifstofan í Bandaríkjunum hefur einnig verið með tilraunaverkefni þar sem ákveðnar deildir fóru alveg í fjarvinnu tímabundið. Notast var við samskiptaforrit og fjarfundabúnað til að funda og vera í samskiptum.

Kannanir voru svo gerðar á því hvernig fólk upplifði þessa breytingu. Flestir voru ánægðir en öðrum fannst þetta erfitt og einangrandi, sérstaklega í byrjun. Niðurstöðurnar sýndu þó að eftir um þrjár vikur voru nánast allir ánægðir með fyrirkomulagið og starfsánægja og afköst jukust. Flestar nýráðningar hjá fyrirtækinu eru nú fjarvinnandi starfsmenn, en við verðum fyrsta teymið sem færumst í að verða öll fjarvinnandi.“

Áhersla á verkefnaskil og framleiðni

Hver er vinnutíminn hjá Healtline Nutrition almennt?
„Vinnutíminn er 8 tímar á dag en litið svo á að starfsmaðurinn stýri degi sínum í kringum þau verkefni sem hann þarf að ljúka. Áherslan er á verkefnaskilin og framleiðnina, en starfsfólki er treyst til að vinna verkefnin hvar sem er. Fyrirtækið býður til dæmis öllum starfsmönnum fyrirtækisins að vinna heima á föstudögum.

Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs. Starfsmenn eru t.d. hvattir til að hreyfa sig, fara reglulega út að ganga eða skipta um umhverfi og fá styrk árlega fyrir útgjöldum tengdum heilsueflingu.“

Traust skilar sér í áreiðanlegri vinnubrögum

Hafið þið lent í því að starfsfólk misnoti traustið á vinnustaðnum?
„Mikið traust ríkir á vinnustaðnum og við höfum ekki orðið vör við að starfsfólk sé að misnota traustið heldur höfum við upplifað að traustið frá vinnustaðnum skili sér í áreiðanlegri vinnubrögðum frá starfsfólki.“  

Hvernig er skipuritið hjá Healthline Nutrition og ríkir gegnsæi í ákvarðanatökum?  
„Healthline er með hefðbundið skipulag hvað varðar yfirmenn. Allir starfsmenn vinna í opnu rými á skrifstofum fyrirtækisins, einnig yfirmennirnir. Fyrirtækið er að mér vitandi ekki með stefnu varðandi gegnsæi og ákvarðanir eru teknar á frekar hefðbundinn hátt.“

Gott skipulag og gott starsfólk

Hvernig hafið þið hugsað ykkur að halda uppi góðum starfsanda?
„Við höfum haft smá áhyggjur af því að breyting verði á starfsandanum, en við höfum verið virk í að vera með uppákomur reglulega og munum gera jafnvel meira af því þegar vinnuaðstöðunni verður sleppt. Healthline býður einnig upp á upplýsingar um hvernig sé gott að haga fyrirkomulagi og uppákomum með starfsteymi í fjarvinnu. Við eigum vissulega eftir að finna taktinn svo starfsfólki finnist það tilheyra teymi þrátt fyrir að vinna ekki saman í húsnæði. Það sem hjálpar þó mikið til er að við notumst við innra samskiptaforrit þar sem allir tengjast og er vettvangur til að ræða saman.“

Hvað með þegar starfsmenn eru veikir – er hætta á að þeir vinni heima í veikindum?
„Starfsfólk á sinn veikindarétt og tilkynnir sínum yfirmanni þegar veikindi koma upp. Það sér svo sjálft um að ákvarða hvort þau treysti sér til að vinna eða ekki, og því þeirra að setja sér takmörk þar.“

Hafið þið hugsað ykkur að setja einhver mörk varðandi t.d. tölvupóstsendingar?
„Nei, ekki eins og er. Mjög erfitt að setja mörk varðandi tíma tölvupóstsendinga þar sem mikill tímamismunur er á milli starfsstöðva. Við erum með gott skipulag og gott starfsfólk, svo við ættum ekki að þurfa að hafa áhyggjur af því að vera að vinna yfirvinnu með tölvupóstsendingum.“

Viðtal: Ingibjörg Loftsdóttir

Teymisvinna

Í september 2019 hélt Dr. Henning Bang prófessor við Oslóarháskóla erindi um teymisvinnu á morgunfundi VIRK, Embættis landlæknis og Vinnueftirlitsins en fundurinn bar yfirskriftina Fara teymisvinna og vellíðan saman. Hér eru punktar úr erindi Dr. Bang en hlusta má á það í heild sinni hér (frá mínútu 3:00).
  • Grunnstoðir.
    Mikilvægt er að grunnstoðir teymisins séu sterkar. Þar koma inn þættir eins og skýr markmið, að meðlimir viti til hvers er ætlast af hverjum og einum, að þeim líði vel í teyminu, rétt samsetning einstaklinga og þekkingar ásamt svigrúmi fyrir endurgjöf og uppbyggilegar rökræður. Brýnt er að einstaklingar hafi tæki og tól til að geta gert sitt besta innan teymisins.
  • Samskipti. 
    Mikilvægt er að teymisfundir séu skilvirkir og árangursríkir. Gott er að hafa skýr markmið fyrir fundi svo það liggi fyrir hvað á að ræða og hvað teymið vill fá út úr fundinum. Það þarf að halda sig við efnið en þó er gott að gefa svigrúm til að fara aðeins út fyrir það og vera skapandi. Mikilvægt er að meðlimir upplifi að það sé í lagi að vera ósammála, geti rökrætt og sjái mismunandi sjónarmið. Gott teymi er forvitið um skoðanir annarra og horfir með opnum hug á önnur sjónarmið. Árangursrík teymi eru í stöðugri þróun og umbótavinnu.
  • Tenging. 
    Til að góð tenging geti náðst innan teymis er mikilvægt að þar ríki félagsandi og meðlimir finni til sálfræðilegs öryggis og samheldni. Með sálfræðilegu öryggi er átt við að einstaklingur upplifi að hann geti komið með hugmyndir og/eða spurningar án þess að þurfa að skammast sín. Það snýst um að þora að vera ósammála (til dæmis yfirmanni) og geta rökrætt án þess að eiga á hættu að vera hafnað. Einnig að geta sýnt varnarleysi með því að viðurkenna að skilja ekki og/eða biðja um hjálp. Oft er mikilvægt að yfirmenn sýni þetta varnarleysi sjálfir svo að aðrir þori að sýna það. Með samheldni og félagsanda er átt við að meðlimum líki við hvern annan, séu ánægðir og stoltir af því að vera hluti af teyminu ásamt því að sýna því og markmiðum þess hollustu.
  • Afköst. 
    Það er ekki nóg að teymið sem býr til vöru/þjónustu sé ánægt með hana heldur þurfa notendur að vera það líka og mikilvægt er að fá utanaðkomandi aðila til að meta hvort varan sé verðmæt og gagnleg. Einnig er mikilvægt í tengslum við árangur að einstaklingar sjái hag sinn í því að vera í teyminu, að þeir séu að læra eitthvað nýtt, þróast, eflast og að þeim líði vel. Mælt er með að teymi spyrji sig reglulega hvort getan til að vinna saman sé að aukast eða minnka.
Dr. Bang mælir með því að teymi setjist niður einu sinni eða tvisvar á ári og ræði ofangreind atriði og hvort teymið sé að uppfylla þær kröfur. Mikilvægt er að hópurinn sjái hvað hægt er að gera betur og sé tilbúinn að ræða það ásamt því að gera umbætur. Einnig er nauðsynlegt að þora að tala um fílinn í herberginu ef það á við.
 

Óréttlæti á vinnustað

Þeir sem upplifa óréttlæti eru líklegri til að finna til álags.
Í grein Helenu Konráðsdóttur í ársriti VIRK 2019 kemur fram að árlega hverfi margir Íslendingar af vinnumarkaði sökum heilsubrests tengdum álagi í starfi og þurfi að leita sér aðstoðar. Starfsmenn sem skynja að komið er fram við þá af óréttlæti á vinnustaðnum eru líklegri til að finna til álags og búa við verri andlega heilsu en þeir sem ekki upplifa slíkt óréttlæti. Þegar álag á vinnustað er orðið of mikið hefur það áhrif á starf og líðan starfsmanna og á starfsemi fyrirtækisins. Vinnuveitendur bera því ákveðna ábyrgð á að hugað sé að þáttum sem eru álags- og streituvaldandi. „Sé það gert á farsælan hátt getur það dregið úr álagstengdum vanda.“ Helena nefnir dæmi um aðstæður í starfi sem geta aukið álag, kvíða og vanlíðan starfsmanna, auk þess að minnka einbeitingu og trú á eigin getu:
  • Starfsfólk þarf að vinna hratt til að ná að klára tilsett verkefni.
  • Starfsfólk kemst ekki yfir verkefnin sem fyrir það eru sett.
  • Gerðar eru óraunhæfar tímakröfur.
  • Krafa er gerð um yfirvinnu.
  • Starfsfólk nær ekki að taka matarhlé.
  • Verkefnum er ekki dreift á sanngjarnan hátt.
  • Ójafnvægi skapast á milli vinnu og einkalífs.
Helstu þættir í vinnuumhverfinu sem stjórnendur geta haft í huga til að gæta réttlætis gagnvart starfsfólki sem upplifir álag eru þessir:
  • Starfsfólk fái tækifæri til að koma á framfæri upplifun sinni og tilfinningum vegna álags í starfi.
  • Starfsfólk fái að hafa áhrif á það sem það telur álagsvaldandi í starfi sínu.
  • Að fyrirtækið taki á álagi á vinnustaðnum á samræmdan hátt.
  • Að ákvarðanir um aðgerðir vegna álags starfsmanna séu byggðar á viðeigandi upplýsingum.
  • Að álag starfsmanna sé eðlilegt miðað við framlag og frammistöðu í starfi.
  • Að nánasti yfirmaður starfsmanna komi fram við þá af kurteisi og virðingu vegna álags sem þeir upplifa.
  • Að nánasti yfirmaður láti ekki falla óviðeigandi athugasemdir vegna álags starfsmanna.
  • Að nánasti yfirmaður sé hreinskilinn og heiðarlegur í samskiptum við einstaklinginn sem er að upplifa álag.
  • Að nánasti yfirmaður útskýri alla verkferla (þ.e. þau bjargráð sem fyrirtækið hefur) vegna álags.
Ef rétt er unnið með álag starfsmanna getur vinnustaðurinn virkað sem almenn forvörn gegn heilsubresti starfsmanna. „Slík forvörn er öllum aðilum til hagsbóta og getur sparað atvinnurekendum og almannatryggingakerfinu háar fjárhæðir í formi óbeins og beins kostnaðar“.
Grein Helenu má finna í heild sinni hér.

Hamingja á vinnustöðum

Aðrir þættir auka hamingju en þeir sem fyrirtæki bjóða venjulega upp á. 
Alexander Kjerulf er ráðgjafi, fyrirlesari og höfundur nokkurra bóka um hamingju á vinnustöðum. Hann hefur nefnt að fyrirtæki séu oftast öll af vilja gerð til að gera eitthvað fyrir starfsmenn sína og bjóði upp á ýmis fríðindi á vinnustaðnum, en samt séu starfsmenn ekki hamingjusamir. Að hans mati eru það aðrir þættir sem auka hamingju fólks en þeir sem fyrirtæki bjóða venjulega upp á með ærnum tilkostnaði. Þættir sem ekki þurfa að kosta mikið og eru ekki sérlega tímafrekir. Fyrirtæki hafa einbeitt sér að starfsánægju eins og hún mælist í könnunum, þ.e. hvernig menn vega og meta starf sitt þegar þeir eru beðnir um að hugsa um það, en ekki endilega að því hvaða tilfinningar starfið vekur, hvernig fólki líður og hvort það sé hamingjusamt á vinnustaðnum. 
Hann nefnir í þessu sambandi fimm mikilvægar niðurstöður úr fræðum jákvæðrar sálfræði sem tengjast hamingju á vinnustöðum:   
  • Jákvæðar tilfinningar hafa margvísleg eftirsóknarverð áhrif á okkur og störf okkar. Á vinnustað er okkur ekki tamt að ræða tilfinningar, en þær hafa engu að síður mikil áhrif á líðan okkar, samskipti og störf. Jákvæðar tilfinningar tengjast aukinni framleiðni, meiri sköpunargáfu og áhugahvöt, betri heilsu, minni streitu, meira hugrekki, þrautseigju, hjálpsemi, bjartsýni, örlæti og betri samvinnu. Jákvæðar tilfinningar tengjast einnig því að vera fljótur að læra og að vera óhlutdræg/ur.
  • Jákvæðar uppákomur virka vel á okkur og ekki síst ef þær eru óvæntar. Fyrirtæki skipuleggja oft viðburði með löngum fyrirvara og oft er um mánaðarlega eða árlega viðburði að ræða. Með tímanum minnka jákvæðu áhrif þessara reglubundnu viðburða en jafnframt getur verið erfitt að hætta þeim eða breyta til. Minni viðvik geta gert heilmikið, t.d. góð og óvænt umbun til starfsmanns sem hefur staðið sig vel, óvænt morgunverðarhlaðborð, að sækja kaffibolla fyrir samstarfsmann eða skilja eftir rós á skrifborði.
  • Að gleðja aðra gerir okkur hamingjusamari. Rannsóknir sýna að það eykur hamingju okkar að gera góðverk og því gæti verið góð hugmynd fyrir stjórnendur að gera starfsfólki kleift að aðstoða aðra, hvort sem um er að ræða samstarfsmenn eða viðskiptavini.
  • Lítil inngrip geta haft mikil áhrif. Oft geta einföld atriði haft mikil áhrif eins og t.d. að skrifa þakkarbréf, punkta niður hluti sem þú ert þakklát/ur fyrir, gera góðverk eða fá hrós. Dagleg samskipti skipta jafnvel enn meira máli en stefna fyrirtækisins, gildi og ferlar. Koma yfirmenn fram við starfsmenn af virðingu og vinsemd? Ríkir traust milli vinnufélaga, hjálpa þeir hverjir öðrum og taka þeir sér tíma til að viðhalda góðum samskiptum?   
  • Tilfinningar eru smitandi. Í rannsókn kom í ljós að þar sem reynt var að „smita" þátttakendur á jákvæðan hátt batnaði samvinna innan hópsins, ágreiningur minnkaði og frammistaða batnaði. Við þekkjum flest að umgengni við hamingjusamt fólk gerir okkur ögn hamingjusamari.
Við munum frekar neikvæðar upplifanir en jákvæðar. 
Alexander hefur einnig rætt um að til þess að vera hamingjusöm þurfum við að rifja upp og beina sjónum að góðu hlutunum í lífi okkar. Annars er hætt á að við finnum mikið fyrir neikvæðni-skekkjunni (e. negativity bias) sem felst í að muna frekar og sterkar neikvæðar upplifanir en jákvæðar. Því þurfum við meðvitað að búa til svigrúm fyrir jákvæðar upplifanir í vinnunni til að vega upp þær neikvæðu sem spretta sjálfkrafa og áreynslulaust fram. Hvað er jákvæðast í starfi þínu, hver var besti samstarfsmaður þinn og yfirmaður? Þannig hugsanir koma alls ekki af sjálfu sér í daglegum verkefnum.
 

Hann hvetur til þess að við leggjum minni áherslu á að finna og laga vandamál en meiri áherslu á að hjálpa starfsmönnum við að koma auga á það sem vel er gert og virkar vel. Ef við kunnum ekki að meta það góða sem við höfum nú þegar skiptir ekki máli hve marga góða hluti við fáum, við verðum aldrei sátt.

Hann nefnir dæmi um einfalda leið til að hjálpa fólki að rifja upp það jákvæða, en fyrirtæki sem hann vann fyrir setti upp snúru í öll rými í tiltekinn tíma og fólk var beðið um að skrifa á miða jákvæðar upplifanir dagsins og hengja á snúruna. Þetta fékk fólk til að hugsa um þessi jákvæðu atriði og muna þau betur.

Hann mælir með að við einbeitum okkur minna að starfsánægju eins og hún er mæld í könnunum, umbun, titlum og hlunnindum en skoðum frekar tilfinningar, sambönd og árangur.

 

Góðbendingar

Ingrid Kuhlman, framkvæmdastjóri, þjálfari og ráðgjafi, skrifaði nýlega grein um það að ýta mjúklega við fólki, eitthvað sem kallað hefur verið „góðbending“ eða „hnipping“ á íslensku (e. nudge). Þá er mönnum beint að ákveðinni hegðun án þess að banna aðra möguleika. 

Ingrid nefnir áhugaverð dæmi um góðbendingar, meðal annars þetta: 

„Í Kaupmannahöfn var farið í átak til að minnka rusl á götunum með því að mála fótspor á göturnar sem vörðuðu leiðina að ruslafötunum. Þeir gáfu 1000 fótgangandi [einstaklingum] karamellur í bréfi og fylgdust síðan með því hversu margir fylgdu fótsporunum að ruslafötunum.

Niðurstöðurnar sýndu að það voru 46% færri karamelluumbúðir á þeim stöðum þar sem fótsporin voru. Fótsporin gerðu fólk meðvitað um ruslið auk þess sem hugsanlega er ómeðvituð tilhneiging hjá fólki að fylgja fótsporum.“

 

Stjórnendur hafa sumir tekið góðbendingar upp meðvitað eða ómeðvitað í tengslum við heilsueflingu á vinnustað þegar fólki er beint að hollari möguleikum en það myndi annars velja án umhugsunar í erli dagsins. Sumir bjóða upp á hollt fæði í mötuneytinu og jafnvel aðgang að niðurskornum ávöxtum og grænmeti við kaffivélar.
Við tökum oft vanhugsaðar ákvarðanir.
Hagfræðingurinn Richard Thaler sem skrifað hefur um góðbendingar leggur mikla áherslu á að það verði að vera auðvelt að velja skynsamlegasta kostinn. Hann segir að við mannfólkið tökum oft rangar og vanhugsaðar ákvarðanir sem við furðum okkur jafnvel á þegar frá líður. Þetta gerum við af því að við erum mannleg og erum útsett fyrir misvísandi eða bjöguðum upplýsingum.     
Góðbendingar eru oft notaðar í auglýsingum og markaðssetningu. Opinberar stofnanir reyna einnig að hafa áhrif á fólk í ákveðna átt með upplýsingagjöf (t.d. mataræði, tóbaksvarnir, umferðaröryggi) og með því að bjóða áþreifanlegar og aðgengilegar lausnir, svo sem ruslafötur við strætóskýli og gönguleiðir.
Í ítarlegu fræðsluefni um góðbendingar á vinnustað sem aðgengilegt er á síðu BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration eru teknar saman 5 aðferðir eða yfirflokkar góðbendinga. Tekið er fram að góðbendingar koma ekki í stað reglna, stefnu eða stjórnunar á vinnustaðnum og að með þeim er ekki verið að ráðskast með fólk gegn vilja þess, enda væri slíkt ekki vænlegt til árangurs. Frekar er um að ræða áminningu um eitthvað sem við vitum nú þegar að er skynsamlegt fyrir okkur að gera eins og t.d. að teygja úr okkur og standa upp frá tölvu með vissu millibili.   

Veita endurgjöf sem getur vísað veginn. Endurgjöf getur minnt okkur á það sem við eigum að gera, staðfest að við séum að gera það rétta eða varað okkur við ef við förum út af sporinu. Dæmi: Hraðaskilti benda okkur á ef við erum á of miklum hraða – og þau virka!

Sjá fyrir að fólk geti gert mistök. Ef hægt er að sjá fyrir hvar mistök geta orðið má nota góðbendingar til að reyna að koma í veg fyrir þau. Dæmi: Margir gleyma hvenær þeir eiga að mæta til tannlæknis eða í klippingu en fleiri koma á réttum tíma ef sent er sms.

Nota sjálfval. Fólk velur yfirleitt þá leið sem er auðveldust og sjálfgefin í gefnum kringumstæðum. Dæmi: Við bókun veitinga á fundum hafið það holla sem sjálfval og hafið sjálfgefið að prentað sé báðum megin.

Koma með góðar tillögur. Oft geta kurteislegar tillögur og framsetning hluta/hugmynda haft áhrif á okkur, við borðum t. d. meira ef diskarnir eru stórir og drekkum meira ef þjónninn fyllir sífellt í glasið. Dæmi: Stilla ávaxtaskálinni upp við hliðina á kaffivélinni.

Koma upp viðmiðum. Við hegðum okkur ósjálfrátt í samræmi við viðmiðin á vinnustaðnum og því hvernig vinnufélagar bera sig að. Dæmi: Ef standandi og gangandi fundir eru daglegur viðburður eru meiri líkur á að fleiri velji slíkt fundarform. Ef stjórnendur mæta á réttum tíma á fundi er líklegra að aðrir geri það líka.

 

Um opin vinnurými

Eftir að skipt var yfir í opin vinnurými minnkuðu samskipti augliti til auglitis um 70%.
Í nýlegri grein Ethan Bernstein og Ben Waber í Harvard Business Review er rætt um opin vinnurými og hvernig þau geta dregið úr merkingarbærum samskiptum og hvernig fyrirtæki geta hannað rými sem best henta starfsmönnum. Bernstein hafði áður skrifaði grein með Stephen Turban sem vakti mikla athygli en þar var sagt frá rannsóknum á samskiptum starfsmanna í tveimur Fortune 500 fyrirtækjum áður og eftir að skipt var úr lokuðum yfir í opin vinnurými. Skoðuð voru öll hefðbundin (augliti til auglitis) og stafræn samskipti starfsmanna í nokkrar vikur áður en breytingarnar áttu sér stað og svo í nokkrar vikur eftir að fólk var komið í opið vinnurými. Það kom á óvart að samskipti fólks augliti til auglitis minnkuðu um 70% eftir að skipt var yfir í opið rými en stafræn samskipti jukust á sama tíma. En hvers vegna gerist þetta?
Bernstein og Waber tala um franska heimspekinginn Diderot sem sagði að sviðslistamenn ættu að ímynda sér risastóran vegg fremst á sviðinu sem aðgreindi þá frá áhorfendum og haga sér nákvæmlega eins og tjaldið hafi aldrei verið dregið frá. Diderot kallaði þetta fjórða vegginn, en hann kemur í veg fyrir að leikararnir verði fyrir truflunum frá áhorfendum og leyfir þeim að skilja sig frá því sem þeir geta ekki stjórnað og einbeita sér að því sem þeir geta ráðið við. Því fleiri sem áhorfendur eru því mikilvægari er þessi fjórði veggur.
Fólk í opnum rýmum byggir fjórða vegginn segja Bernstein og Waber og vinnufélagar læra að virða hann. Ef einhver er niðursokkinn í vinnu truflar fólk ekki. Ef einhver byrjar að tala og fær illt auga fyrir vikið gerir hann það ekki aftur. Normin sem skapast dreifast hratt í opnu rými.    
Fjarlægð skiptir máli

Því lengri sem vegalengdin er milli starfsmanna því ólíklegra er að þeir hafi samskipti. Til þess að auka samskipti ætti fólk að vinna í sama húsi, helst á sömu hæð.

Það að vinna í fjarvinnu virðist einnig geta dregið úr samskiptum. Því hentar illa að starfsmenn séu í fjarvinnu ef þeir þurfa að reiða sig á samskipti við aðra til að ná áfanga á tilsettum tíma.  

 

Að næra samvinnu
Ef skrifstofur eru hannaðar með þarfir einstakra starfsmanna í huga er ólíklegt að þær henti þörfum teymisins í heild eða allra þeirra teyma sem þurfa að vinna saman. Ef allir fá að velja það rými sem þeim hentar gæti fólk allt eins verið í fjarvinnu.
Stjórnendur þurfa að ákveða hvaða sameiginlegu hegðun á að styrkja eða þarf að draga úr. Það þarf að taka tillit til verkefna, hlutverka og menningar, ekki aðeins hönnunar vinnusvæða og tækni.
Ef huga þarf að kostnaði er best að stjórnendur séu heiðarlegir við sjálfa sig og starfsmenn. Oftast er endurhönnun vinnurýma ekki gerð til að bæta samvinnu. Oft þarf að bæta við hópi fólks í rými sem fyrir er. Mikil þróun hefur orðið í hönnun á skrifstofum svo hægt sé að koma fleira fólki fyrir á tilteknu svæði. Það er ekki endilega slæmt, oft er hægt að nýta fjármuni sem sparast í annað mikilvægt.
Ef ætlunin er að auka samvinnu þarf að skilja núverandi mynstur í samskiptum og meta hverju á að breyta. Skiptir meira máli að einstaklingar vinni vel saman innan teymis eða er mikilvægara að teymin hafi betri samvinnu sín á milli? Ef fólk þarf að geta einbeitt sér eru truflanir kostnaðarsamar og þá er kostnaður við að auka samvinnu mögulega ekki að skila sér.
Höfundar segja frá tilraun sem japanska fyrirtækið Mori-Building gerði 2016. Það vildi auka samskipti milli teyma í aðalstöðvum fyrirtækisins en með því að nota sérstaka tækni gátu menn séð að starfsfólk hafði einkum samskipti við vinnufélaga í eigin teymi og hélt sig á svæði teymisins. Tilraunin fólst í að athuga hvort hægt væri að breyta samskiptunum með skipulagi húsnæðis. Á hluta einnar hæðar höfuðstöðvanna var skipan haldið óbreyttri (opið rými, teymi sátu saman) en annar hluti var alveg opinn þannig að fólk gat sest við hvaða borð sem er. Þegar mæld voru samskipti augliti til auglitis í tilraunaaðstæðunum kom í ljós að þó að samskipti milli teyma hefðu aukist minnkuðu samskipti innan teyma verulega og tíminn sem fólk vann einsamalt jókst.
Í upphafi voru stjórnendur ánægðir með niðurstöðurnar. Það að samskipti jukust milli teyma þýddi að fólk leitaði beint til annarra til að leysa mál og fóru fram hjá yfirmönnum sem voru samkvæmt gögnunum „flöskuhálsar“ í samskiptum. Lengri fundum fækkaði því fólk leitaði í auknum mæli beint til þeirra sem það þurfti að tala við.
En það var skuggahlið á þessari breytingu - með því að ganga fram hjá stjórnendum dró úr gæðum vinnunnar því eitt af hlutverkum stjórnenda er að fylgjast með gæðamálum. Innan sex mánaða höfðu afköst minnkað og kvörtunum viðskiptavina fjölgað. Og þó að styttri fundartími hefði virst eftirsóknarverður hefði eftir á að hyggja gagnast þeim sem unnu nú lengur einir að fá meiri leiðsögn. Jafnframt hefðu þeir sem í auknum mæli var leitað til óformlega haft gagn af fundum til að losna við truflanir utan þeirra. Í lok tilraunarinnar ákvað fyrirtækið að halda fyrra fyrirkomulagi með því að láta teymin sitja saman.
Með því að gera svipaða tilraun sá stórt hugbúnaðarfyrirtæki að um 90% samskipta augliti til auglitis fór fram við skrifborð starfsfólks, 3% í almenningsrýmum og rest í fundarherbergjum. Fyrirtækið hafði ætlað að færa sig yfir í frjálst sætaval til að auka samskipti milli teyma en hætti við því það gæti truflað samvinnu.
Fyrirtæki hafa sum varið miklum tíma og fjármunum í að reyna að finna rétta skipulagið með misjöfnum árangri. Það mun aldrei verða neitt eitt sem hentar öllum því meiri samskipti geta bæði verið til bóta og til ógagns. Markmiðið ætti að vera að fá rétta fólkið til að eiga samskipti á réttum tímum. 
Stundum þarf þó ekki mikið til að gera samvinnu betri. Lítil breyting á húsbúnaði eða uppröðun gæti haft áhrif, t.d. að bæta tússtöflum í opin fundarrými, að færa kaffikönnuna eða að breyta um stærð eða staðsetningu á skrifborðum. Stundum eru bestu lausnirnar ekki efnislegar, gætu t.d. verið vinnustofur eða grillpartý til að styrkja samskipti milli tiltekinna starfsmanna eða teyma og koma nýliðum inn í hópinn.
Margar algengar hugmyndir um hönnun skrifstofurýma og samvinnu eru úreltar eða rangar að mati höfunda. Þó að opna skrifstofurýminu sé ætlað að hvetja okkur til að eiga samskipti augliti til auglitis þá gefur það okkur leyfi til að eiga ekki samskipti. Það leiðir ekki alltaf til árangursríkrar samvinnu að rekast óvart á eða vera í sama rými og vinnufélagar.
Þegar kemur að lausnum hvetja Bernstein og Waber til samvinnu og þess að gera tilraunir. Það er ekki ákjósanlegt að láta starfsmenn einfaldlega velja sjálfa því sumir munu velja lokaða skrifstofu, aðrir opið rými og enn aðrir að vinna að heiman – sem þýðir að starfsmenn verða enn ólíklegri til að vinna saman en áður.
Visir.is var með umfjöllun um opin vinnurými og verkefnamiðaða vinnuaðstöðu í ársbyrjun 2020 og sjá má viðtal við Hauk Sigurðsson sálfræðing hér. Slóðir á greinar um sama efni á Vísi má finna neðst í þeirri grein.  

Þegar stjórnendur valda (óvart) streitu

Stjórnendur geta óviljandi aukið streitu.
Í nýrri grein í Harvard Business Review segir Tomas Chamorro-Premuzic, prófessor í viðskiptasálfræði við University College og Columbia University að stjórnendur geti óviljandi aukið streitu hjá starfsmönnum sínum þar sem þeir hafi bein áhrif á streitu- og kvíðastig þeirra. Það sem yfirmenn segja, hvernig þeim líður og hvað þeir gera hefur mikil áhrif á líkamlega og tilfinningalega líðan hópsins og því háttsettari sem þeir eru þeim mun meiri eru neikvæðu (eða jákvæðu) áhrifin.
Því miður eru ekki allir stjórnendur meðvitaðir um þessi áhrif og margir eru of öruggir með leiðtogahæfileikana. Geta þeirra til að bæta hegðun sína er þá iðulega takmörkuð vegna skorts á innsæi. Thomas ræðir um 5 hegðunarmynstur sem oftast auka kvíða hjá fólki. Ef hægt er að koma auga á þau er mögulegt að reyna að breyta hegðuninni.

1. Neikvætt tal. Oft er rætt um mikilvægi óyrtra samskipta þegar við tjáum tilfinningar, til dæmis hvernig við hreyfum hendurnar og svipbrigðin sem við notum, en þó eru það orðin sjálf sem eru líklegri til að miðla tilfinningum okkar og skoðunum. Það eru sterk tengsl milli þess hvernig okkur líður og þess hvaða orð við notum. Stjórnendur ættu að gera ráð fyrir að orðin hafi enn meiri tilfinningaleg áhrif á prenti, fólk hefur tilhneigingu til að lesa mikilvæg skilaboð oftar en einu sinni. 

Rannsóknir hafa sýnt að til þess að forðast að vekja kvíða með orðum þarf að forðast neikvæð orð (t.d. „skelfilegt“, „átakanlegt“ og „hættulegt“). Þó að tveir leiðtogar séu að útskýra sama vanda geta þeir haft ólík áhrif á hlustendur með því að tala um „von“ og „úrbætur“ í stað „dánartíðni“ og „kreppu“.

2. Óvenjulegt eða óstöðugt háttalag. Flestir vilja lágmarka óvissu og ófyrirsjáanleika í lífi sínu til að minnka kvíða. Þetta hefur komið skýrt í ljós í COVID-faraldrinum sem einkennist af óöryggi. Leiðtogar geta betur komið í veg fyrir streitu ef þeir eru samkvæmir sjálfum sér. Ef þú ert stjórnandi ekki láta starfsmenn giska á hvað þú munt gera næst. Vertu áreiðanleg/ur og jafnvel leiðinleg/ur ef þörf krefur. 

Settu skýran ramma fyrir fundi og samskipti, deildu væntingum fyrirfram, forðastu breytingar eða að hætta við eitthvað á síðustu stundu og reyndu að halda sömu rútínu og fyrir faraldurinn/aðrar stórar breytingar. 

3. Tilfinningalegur óstöðugleiki. Örgeðja yfirmenn eru eins og rússíbani og geta valdið streitu hjá nær öllum öðrum en þeim sem eru spennufíknir. Það að vera leiðtogi krefst ákveðinnar hæfni til að höndla álag þó það sé hægara sagt en gert. Þetta á ekki síst við þegar vandi steðjar að, því streita stjórnandans smitast yfir til starfsmanna. Því þarf að halda aftur af tilfinningunum og jafnvel stundum að setja upp pókerandlitið.   

Ef þú ert að öðru jöfnu róleg/ur og stöðug/ur haltu því áfram eins og kostur er. Ef þú ert ör og fljót/ur að bregðast við væri ráð að sýna ró og sjálfstjórn á erfiðum tíma þó það sé þér ekki tamt. Með tímanum mun þetta hjálpa þér að takast á við eigin kvíða og þegar starfsmenn taka eftir þessari breytingu munu þeir slaka meira á.  

Það sem sýnt hefur verið fram á að dragi úr tilfinningalegum óstöðugleika er til dæmis núvitundariðkun, regluleg hreyfing og bætt svefngæði. 

4. Óhófleg svartsýni. Neikvæðni og svartsýni eru ekki háttskrifaðar dyggðir á Vesturlöndum. Svartsýni er almennt vanmetin í stjórnun en hún getur hjálpað leiðtogum að sjá og koma í veg fyrir mögulegar ógnanir, lágmarka áhættu og forðast óraunsæjar ákvarðanir. Þegar óvissuástand ríkir getur svartsýni þó verið skaðleg og ýtt undir kvíða. Þó þú eigir erfitt með að sýna bjartsýni skaltu í lengstu lög forðast að tjá svartsýni þó þér sé það eðlislægt. Starf þitt er jú að hjálpa starfsmönnum en ekki að auka kvíða meðal þeirra eða letja þá. Hafa má í huga að starfsmenn reikna með ákveðinni bjartsýni frá þér svo ef þú segir að eitthvað muni ganga illa munu þeir væntanlega túlka stöðuna á enn verri veg.                

5. Að hunsa tilfinningar fólks. Stærstu mistökin á streituvekjandi tímum eru að hunsa tilfinningar hópsins. Þetta gerist stundum þegar yfirmaður er að einbeita sér að eigin tilfinningum.  Ef starfsmenn skynja að þú hafir ekki stjórn munu þeir ekki treysta því að þú getir stjórnað þeim. Lykillinn hér er samkennd, þú munt aðeins ná árangri ef þú einbeitir þér að fólkinu í kringum þig. Leiðtogar sem hafa mikla tilfinningagreind (e. emotional intelligence) eiga auðveldara með að skilja og hafa áhrif á tilfinningar annarra auk þess að geta stjórnað sínum eigin. 

Sumir eru betri í þessu en aðrir að eðlisfari en hægt er reyna að skilja annað fólk betur ef viljinn er fyrir hendi.

Á erfiðum tímum er mikilvægara að fylgjast með skapi og streitu starfsfólks en að skoða frammistöðu og framlegð. Þetta má gera með því að ræða meira við hvern starfsmann fyrir sig, auka samskipti, spyrja opinna spurninga sem gefa fólki tækifæri til að taka þátt og sýna samkennd eins oft og hægt er.

Thomas segir að þú sért ólíklegri til að auka kvíða hjá öðrum ef þú hugsar meira um hvernig hegðun þín hefur áhrif á fólk. Sem leiðtogi hefur þú áhrif á tilfinningar starfsfólks - ef þú gerir hlutina rétt geturðu náð fram því besta fram hjá fólki, þó aðstæður séu erfiðar, en ef þú gerir hlutina rangt getur það komið niður á starfsanda og framleiðni, þó að aðstæður séu góðar.

Ráð dagsins

Svefn er mikilvægur í próflestri, hjálpar til við að festa upplýsingar í minni og kalla fram efni sem við héldum að væri gleymt. 

Nánar