Fara í efni
Leiðtoginn

Ert þú góður leiðtogi?

Stjórnun á vinnustöðum getur skipt sköpum fyrir heilsu starfsmanna.

Deila
Þó hefðbundið sé að tala um stjórnendur eða yfirmenn á vinnustöðum þá hefur notkun á orðinu leiðtogi einnig færst í vöxt. Á ensku er algengt að vísa til stjórnenda sem leiðtoga og tala um „leadership“ sem er ekki kannski auðvelt að heimfæra yfir á íslensku án þess að merking tapist. Það má deila um hvort stjórnandi þurfi að vera góður leiðtogi og sumum finnst það jafnvel valda pressu en getur það mögulega verið af því að við erum enn ekki farin að venjast orðinu leiðtogi og okkur finnist það eiga eingöngu við um þá sem eru í fararbroddi jafnvel á landsvísu? Okkur hjá velvirk finnst vel við hæfi að nota orðið leiðtogi sem nær þá yfir bæði þá sem gegna stjórnunarstöðum og eins þá sem leiða teymi eða verkefni án þess að vera í stjórnunarstöðum. Allir þessar aðilar hafa áhrif á þá sem þeir vinna verkefnin með og þurfa að axla þá ábyrgð að leiða á þann hátt að það stuðli að vellíðan samstarfsfólks.  

Mikilvægi góðra stjórnunarhátta

Stjórnun getur haft áhrif á heilsu starfsmanna
Það er ekki sjálfgefið að okkur líði vel í vinnunni. Þó að verkefnin séu skemmtileg og samstarfsmenn jafnvel frábærir skiptir líka máli að stjórnunin á vinnustaðnum sé góð. Þegar leitað er til Google og slegið inn „góð forysta“ (good leadership) koma upp 2.810.000 leitarslóðir.
Þegar skoðað er hvort slæm stjórnun geti haft áhrif á heilsu starfsmanna koma upp einkenni eins og reiði, biturleiki, óhamingja, vonbrigði, hræðsla, pirringur, kvíði, þreyta, svefnleysi og kulnun. Einnig má sjá sláandi tölur á borð við að hægt sé að rekja meira en 120.000 dauðsföll á hverju ári í Bandaríkjunum einum til slæmrar stjórnunar.

Getur góð stjórnun gert gæfumuninn?

Ingibjörg JónsdóttirIngibjörg Jónsdóttir, prófessor við Gautaborgarháskóla, er ein þeirra sem hefur rannsakað streitu árum saman og m.a. streitu í starfi. Hún er sannfærð um að búið sé að rannsaka nóg og nú þurfi aðgerðir; ekki sé nóg að „laga“ einstaklinginn og hans einkenni heldur þurfi einnig að huga að stjórnunarháttum á vinnustöðum þessara einstaklinga.

Á vef Gautarborgarháskóla má skoða lista yfir rannsóknir Ingibjargar.

En hvað er þá góð stjórnun?

Flestir virðast sammála um að stjórnun geti talist góð ef hún skapar öryggi og traust. Sá stjórnunarstíll sem oft er nefndur sem einna bestur er sá stíll sem nefndur hefur verið stíll umbreytingar (Transformational). Leiðtoginn sem fylgir umbreytingarstílnum er styðjandi fyrirmynd sem sýnir ástríðu og nýtir styrkleika starfsmannsins til að ná fram árangri umfram væntingar. Starfsmenn bera mikið traust til hugmyndafræði leiðtogans og teymið er drifið áfram af áhugahvöt og sýnir helgun í starfi. Slíkur leiðtogi reynir að finna nýjar lausnir, útskýrir verkefnin vel og gefur starfsmanninum frelsi til að vinna þau með sínum aðferðum.

Kostir þessa stjórnunarstíls virðist leiða til vellíðunar starfsmanna og þess að þeir ná að blómstra í starfi sem aftur leiðir til meiri framleiðni. Þessi stíll getur þó leitt til þess að starfsmaðurinn setji þarfir teymisins ofar sínum eigin þörfum og setji sér ekki mörk.

Þjónandi forysta er annar stjórnunarstíll sem hefur verið mikið í umræðunni á liðnum árum og hefur einnig marga kosti. 

Þjónandi forysta

Þjónandi forysta (e. servant leadership) er hugmyndafræði sem gengur út á að meginverkefni stjórnenda sé að þjóna starfsmönnum. Þetta er ólíkt hefðbundnu leiðtogahlutverki þar sem áhersla er fyrst og fremst lögð á velgengi fyrirtækja og stofnana. Þjónandi leiðtogi deilir völdum, setur þarfir starfsmanna í fyrsta sæti og hjálpar þeim að þróast og starfa á besta mögulega hátt. Hann á sífellt að hugsa um hvort starfsmenn séu að vaxa sem einstaklingar í starfinu, hvort þeir verði heilsuhraustari, skynsamari, frjálsari, sjálfstæðari og líklegri til að verða sjálfir þjónandi leiðtogar? Hugmyndir er sú að stjórnandinn, starfsmaðurinn og fyrirtækið allt njóti góðs af þessum vexti starfsmanna sem leiðir af sér aukna hollustu og helgun.

Robert K. Greenleaf er upphafsmaður hugmyndafræðinnar um þjónandi forystu og rit hans Servant as Leader sem út kom 1970 vakti umtalsverða athygli. Margar hugmyndanna ná þó aftur í aldir.

Í grein Sigrúnar Gunnarsdóttur og Birnu Gerðar Jónsdóttur Þjónandi forysta og rannsóknir hér á landi er rætt ítarlega um hugmyndafræðina á bakvið þjónandi forystu og rannsóknir sem gerðar hafa verið á Íslandi.

  • Leiðtoginn, samhentar hendur

Larry C. Spears hefur skilgreint 10 einkenni þjónandi leiðtogans í ritum Greenleaf:

  • Hlustun

    Það er ekki nóg að vera sterkur í ákvörðunartöku heldur þarf leiðtogi að hlusta af athygli.

  • Hluttekning

    Leiðtoginn leggur áherslu á að skilja og setja sig í spor annarra.

  • Heilun

    Þjónandi leiðtogi leggur áherslu á tilfinningalega velferð starfsmanna og heilsueflingu.

  • Ábyrgð

    Leiðtoginn tekur ábyrgð á sjálfum sér og hópnum og hugsar fyrst og fremst um þarfir annarra.

  • Sannfæring

    Þjónandi leiðtogi getur ekki reitt sig á valdboð og því þarf hann að nota sannfæringarkraft.

  • Hugmyndavinna

    Leiðtoginn þarf að geta séð fyrir og rætt lausnir. Krefst yfirsýnar, sjálfsaga og þjálfunar.

  • Framsýni

    Með því að skilja fortíðina  dregur leiðtoginn ályktanir um framtíðina.

  • Vitund

    Leiðtoginn er meðvitaður um eigin tilfinningar og hegðun og fylgist vel með.

  • Skuldbinding við vöxt starfsmanna

    Leiðtoginn hjálpar fólki að vaxa á breiðum grunni, ekki aðeins tengt starfinu.

  • Samfélagið

    Leiðtoginn leitast við að byggja upp hópinn og samkennd innan hans.

Meiri efni um leiðtogann er væntanlegt en hér má lesa um góð samskipti og gagnsæi sem eru mikilvægir þættir í stjórnun.

Ert þú fjarverandi sem leiðtogi?

Í grein frá því í mars 2018 í Harvard Business Review má lesa um helstu einkenni slæmrar stjórnunar og skipta þeir hegðun sem tengist þessum stjórnunarstílum í þrjá flokka;
  1. Forðunarhegðun sem skapar fjarlægð frá öðrum og einkennist af tilfinningasemi, litlum samskiptum og vantrausti.
  2. Mótþróahegðun sem einkennist af ofríki og því að ráðskast með fólk.
  3. Meðvirkni sem lýsir sér í því að stjórnandinn er meðfærilegur og hikandi við að taka áhættu eða verja teymi.

Verst af öllu er þó talinn stjórnunarstíll þess sem er eingöngu stjórnandi að nafninu til. Slíkur stíll hefur verið nefndur „laissez faire“ eða aðgerðarlaus stjórnun. Stjórnandinn er þá andlega ekki til staðar og forðast samskipti við undirmenn. Það kann að hljóma vel að hafa yfirmann sem lætur þig í friði en rannsókn frá árinu 2015 sýndi að aðalkvartanir vegna yfirmanna tengjast því sem þeir gerðu ekki. Svo virðist einnig sem það að upplifa afskiptaleysi frá yfirmanni sé verra en að verða fyrir slæmri hegðun af hendi yfirmanns og tengist streitu og heilsufarsvanda á meðal starfsfólks.

Nýjar leiðir á vinnustöðum

Áhugavert er að sjá að vinnustaðir eru í auknum mæli farnir að huga að nýjum leiðum við skipulag og stjórnun. Við hjá velvirk.is höfum hug á að safna hér upplýsingum um nýjungar sem hafa vakið athygli.

Stytting vinnuvikunnar

Reykjavíkurborg hefur verið með tilraunaverkefni um styttingu vinnuvikunnar án launaskerðingar frá árinu 2015. Á opnum fundi sem Reykjavíkurborg hélt í október 2018 voru kynntar niðurstöður kannana og viðtala við starfsmenn í þeim stofnunum sem verkefnið náði til. Gögnin benda til þess að styttri vinnuvika hafi auðveldað fólki að samræma vinnu og einkalíf og minnka það álag sem er á heimilinu.

Í rannsóknum mælist marktækur munur á vinnuálagi, starfsanda og jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Í viðtölum kom í ljós að starfsánægja hafi aukist, starfsandi batnað, minna sé um útréttingar í vinnutíma og að þeir sem eigi börn á leikskóla upplifi meira svigrúm.  Margir orðuðu það svo að það gengi betur að „púsla saman deginum“. Viðmælendur upplifðu líka bætta líkamlega og andlega heilsu.

Mælingar benda til þess að styttri vinnuvika komi ekki niður á afköstum starfsfólks og að ávinningurinn af því að vinna minna sé bætt líðan og samskipti bæði í vinnu og heima.

Tilraunaverkefnið heldur nú áfram með fleiri þátttakendum. Nú taka þátt fimm ríkisstofnanir og u.þ.b. 100 starfsstöðvar borgarinnar.

Hugbúnaðarfyrirtækið Hugsmiðjan hefur stytt vinnudaginn úr átta klukkustundum í sex án launaskerðingar. Verkefnið hefur staðið í tvö ár og gefist vel. Einbeiting er betri og framleiðni hefur aukist það mikið að starfsfólk afkastar jafn miklu á sex tímum og það gerði áður á átta. Veikindafjarvistum hefur fækkað og starfsmenn eru ánægðari í starfi. Sjá nánar á vef Hugsmiðjunnar.

Mikil áhersla á jafnvægi vinnu og einkalífs

Adda Bjarnadóttir – Healthline Nutrition

Healthline er vefsíðufyrirtæki sem veitir upplýsingar um heilsu, næringu og önnur heilsutengd málefni og fær 110 milljón heimsóknir í hverjum mánuði.

Fyrirtækið leggur áherslu á að starfsfólk haldi góðu jafnvægi milli vinnu og einkalífs, býður upp á sveigjanlegan vinnutíma og hvetur starfsfólk sitt til að vinna einnig heima. Healthline er með höfuðstöðvar í Bandaríkjunum en á Íslandi er útibú sem sér um næringarhluta síðunnar og nefnist Healthline Nutrition.

Healthline Nutrition er þessa dagana í aðlögunarferli að því að hafa ekki lengur fast aðsetur og mun sú tilhögun verða að veruleika í byrjun ársins 2019. Þá er stefnt að því að starfsfólk hittist vikulega á fundum og ýmsum uppákomum og mun fyrirtækið nýta sér aðstöðu sem er í boði hér á landi fyrir styttri vinnulotur. 

Adda Bjarnadóttir

Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs.“ 

- Adda Bjarnadóttir.

Velvirk ræddi við Öddu Bjarnadóttur, stjórnanda hjá Healthline Nutrition, um þessa nýju leið sem fyrirtækið er að fara.

Eruð þið með einhverja fyrirmynd hvað varðar breytt skipulag?
„Healthline hefur í gegnum tíðina verið með einstaklinga sem vinna fjarvinnu með góðum árangri. Skrifstofan í Bandaríkjunum hefur einnig verið með tilraunaverkefni þar sem ákveðnar deildir fóru alveg í fjarvinnu tímabundið. Notast var við samskiptaforrit og fjarfundabúnað til að funda og vera í samskiptum.

Kannanir voru svo gerðar á því hvernig fólk upplifði þessa breytingu. Flestir voru ánægðir en öðrum fannst þetta erfitt og einangrandi, sérstaklega í byrjun. Niðurstöðurnar sýndu þó að eftir um þrjár vikur voru nánast allir ánægðir með fyrirkomulagið og starfsánægja og afköst jukust. Flestar nýráðningar hjá fyrirtækinu eru nú fjarvinnandi starfsmenn, en við verðum fyrsta teymið sem færumst í að verða öll fjarvinnandi.“

Áhersla á verkefnaskil og framleiðni

Hver er vinnutíminn hjá Healtline Nutrition almennt?
„Vinnutíminn er 8 tímar á dag en litið svo á að starfsmaðurinn stýri degi sínum í kringum þau verkefni sem hann þarf að ljúka. Áherslan er á verkefnaskilin og framleiðnina, en starfsfólki er treyst til að vinna verkefnin hvar sem er. Fyrirtækið býður til dæmis öllum starfsmönnum fyrirtækisins að vinna heima á föstudögum.

Markmið Healthline er að hver starfsmaður nái að blómstra og setji sér markmið hvað varðar vinnuna, heilsusamlegt líf og sjálfsvinnu, og mikil áhersla er á að jafnvægi náist á milli vinnu og einkalífs. Starfsmenn eru t.d. hvattir til að hreyfa sig, fara reglulega út að ganga eða skipta um umhverfi og fá styrk árlega fyrir útgjöldum tengdum heilsueflingu.“

Traust skilar sér í áreiðanlegri vinnubrögum

Hafið þið lent í því að starfsfólk misnoti traustið á vinnustaðnum?
„Mikið traust ríkir á vinnustaðnum og við höfum ekki orðið vör við að starfsfólk sé að misnota traustið heldur höfum við upplifað að traustið frá vinnustaðnum skili sér í áreiðanlegri vinnubrögðum frá starfsfólki.“  

Hvernig er skipuritið hjá Healthline Nutrition og ríkir gegnsæi í ákvarðanatökum?  
„Healthline er með hefðbundið skipulag hvað varðar yfirmenn. Allir starfsmenn vinna í opnu rými á skrifstofum fyrirtækisins, einnig yfirmennirnir. Fyrirtækið er að mér vitandi ekki með stefnu varðandi gegnsæi og ákvarðanir eru teknar á frekar hefðbundinn hátt.“

Gott skipulag og gott starsfólk

Hvernig hafið þið hugsað ykkur að halda uppi góðum starfsanda?
„Við höfum haft smá áhyggjur af því að breyting verði á starfsandanum, en við höfum verið virk í að vera með uppákomur reglulega og munum gera jafnvel meira af því þegar vinnuaðstöðunni verður sleppt. Healthline býður einnig upp á upplýsingar um hvernig sé gott að haga fyrirkomulagi og uppákomum með starfsteymi í fjarvinnu. Við eigum vissulega eftir að finna taktinn svo starfsfólki finnist það tilheyra teymi þrátt fyrir að vinna ekki saman í húsnæði. Það sem hjálpar þó mikið til er að við notumst við innra samskiptaforrit þar sem allir tengjast og er vettvangur til að ræða saman.“

Hvað með þegar starfsmenn eru veikir – er hætta á að þeir vinni heima í veikindum?
„Starfsfólk á sinn veikindarétt og tilkynnir sínum yfirmanni þegar veikindi koma upp. Það sér svo sjálft um að ákvarða hvort þau treysti sér til að vinna eða ekki, og því þeirra að setja sér takmörk þar.“

Hafið þið hugsað ykkur að setja einhver mörk varðandi t.d. tölvupóstsendingar?
„Nei, ekki eins og er. Mjög erfitt að setja mörk varðandi tíma tölvupóstsendinga þar sem mikill tímamismunur er á milli starfsstöðva. Við erum með gott skipulag og gott starfsfólk, svo við ættum ekki að þurfa að hafa áhyggjur af því að vera að vinna yfirvinnu með tölvupóstsendingum.“

Viðtal: Ingibjörg Loftsdóttir