Streita stjórnandans

1. Finndu tíma til að forgangsraða og hafa stjórn á eigin málum

Stjórnendur hafa oftast fjölmörg verkefni á sínu borði og bera mikla ábyrgð. Því er sérlega mikilvægt að þeir haldi yfirsýn og nýti tíma og orku í mikilvægustu verkefnin. 

Taktu frá fastan tíma í hverri viku til að ná stjórn á eigin málum, bókaðu „fund“ með sjálfum þér.

• Notaðu tímann til að ná yfirsýn yfir verkefnin og forgangsraðaðu, sjá Forgangsröðun verkefna hér fyrir neðan.
• Sjáðu fyrir þér það sem mun gerast í náinni framtíð, eru einhver sérstök mál eða svið sem þarf að setja efst á forgangslistann?
• Eru allir starfsmenn á réttri braut og njóta sín? Þarf að upplýsa um mikilvæg mál?
• Hvenær þarftu næst að tala við yfirmann þinn og um hvað?

Smelltu á myndina af Forgangsröðun verkefna  til að hlaða niður eyðublaði til að nota. Síðan skaltu velta fyrir þér öllum verkefnunum þínum og skrifa efst til hægri þau verkefni sem eru sérlega mikilvæg fyrir þig sem leiðtoga og eru líka áríðandi. Verkefnin neðst til vinstri eru þau sem þú munt eyða minnstum tíma í eða mögulega sleppa.

2. Stýrðu í gegnum öldurnar

Stjórnendur komast ekki hjá því að lenda í öldugangi, það er bara hluti af starfinu. En það er hægt að stýra í gegnum öldurnar og komast þannig vel frá verkinu.

• Sættu þig við að það er margt sem þú veist ekki og munt aldrei ná fullum skilningi á í smáatriðum. Forðastu að sogast niður í endalausa leit að upplýsingum og fá valkvíða þegar þú þarft að taka ákvarðanir. Treystu á nýjustu upplýsingar sem þú hefur fengið og metur réttar.
• Einbeittu þér að megin hlutverki þínu og markmiðum sem leiðtoga.
• Sættu þig við að vera ekki lengur helsti sérfræðingur teymisins og að ná ekki að halda þér við faglega.
• Einbeittu þér að mikilvægustu viðskiptavinum og hagsmunum fyrirtækisins.

3. Náðu jafnvægi frammi fyrir erfiðum valkostum og gerðu raunhæfar kröfur til þín

Sem stjórnandi stendur þú oft frammi fyrir erfiðum valkostum sem geta valdið streitu.

• Fáðu stjórnendur, yfirmann, mannauðsstjóra eða aðra sem málið þekkja til að spegla með þér vandann. Það getur verið léttir að finna að þú ert ekki ein/n með slík mál.
• Ekki gera óraunhæfar kröfur til þín og ekki gera ráð fyrir að geta leyst óleysanleg vandamál. Leggðu áherslu á að nálgast málin þannig að öll sjónarmið séu skoðuð og að reynt sé að gæta jafnvægis milli hagsmuna eins og hægt er.
• Sættu þig við að þú getur ekki gert öllum til hæfis þegar þú þarft að taka ákvarðanir við þessar aðstæður.

4. Vertu meðvituð/aður um streitueinkennin þín og gríptu til aðgerða

Til þess að verða farsæll leiðtogi þarftu að passa upp á þig. Þú hefur hvorki endalausa orku né tíma, þú ert ekki ofurhetja frekar en aðrir. Því þarftu að fylgjast með því hvernig streitueinkenni birtast hjá þér og bregðast tímanlega við. 

Til að kynnast streitueinkennunum þínum gætirðu til dæmis haldið dagbók þar sem þú skrifar niður verkefni, framkvæmdir, vandamál, hugleiðingar og fleira tengt vinnunni. Þegar þú lest dagbókina sérðu mögulega mynstur í álaginu og hvernig þú brást við. Streitustiginn og verkfæri hans gætu líka hjálpað. 

Taktu stöðuna einu sinni í viku og rifjaðu upp hvernig þú hefur haft það í vikunni, hvernig skapið hefur verið og líkamleg heilsa. Einnig hvort þú hafir verið orkumikil/l og getað slakað á?

Hugleiddu þessi atriði:

• Hvernig átta ég mig á að ég finn fyrir streitu?
• Hvernig bregst ég við þegar ég er undir tímapressu?
• Hvað gerist þegar ég sinni mörgum stjórnunarverkefnum og álitamálum í einu?
• Hvað gerist þegar ég næ ekki að klára það sem ætlast er til af mér?
• Hvert er mesta álag sem ég hef upplifað? Hvernig brást ég við?

Á góðum degi - þegar þú finnur ekki fyrir álagi spurðu þá vinnufélaga eða yfirmann hvort þeir taki eftir því hvenær þú ert stressuð/aður og hvernig það lýsi sér - hvað gerirðu eða segirðu? 

Taktu eftir því hvar, hvenær og hvernig þú hleður batteríin.

Ráð við svefnvanda

 Til að vinna gegn svefnvanda reyndu að róa þig niður á kvöldin og skapa bestu aðstæður fyrir hvíld (sjá fleiri ráð hér).

• Forðastu að horfa á skjái áður en þú ferð í háttinn.
• Farðu alltaf að sofa á sama tíma.
• Stundaðu létta hreyfingu á kvöldin, farðu t.d. í göngutúr.
• Forðastu áfengi og kaffi að kvöldlagi.
• Ekki hugsa að þú verðir að sofana, það getur haldið fyrir þér vöku. Hugsaðu frekar að þú sért að bjóða líkamanum upp á að hvílast og kannski sofnarðu.
• Hægt er að finna öpp sem eiga að hjálpa fólki að sofna.

Ráð gegn grufli og áhyggjum

Grufl og áhyggjur taka mikla orku frá mörgum stjórnendum því slíkar hugsanirnar leysa engin mál en halda fólki föstu í neikvæðni og sjálfsásökunum. Því miður er erfitt að losna alveg við þessar hugsanir en ef þær verða til vandræða mætti til dæmis reyna þetta:

• Skrifaðu niður neikvæðar hugsanir og áhyggjur og gaumgæfðu hversu raunhæfar þær eru.
• Hreyfðu þig, farðu í göngutúr eða teygðu. Taktu eftir líkamanum og hvernig þér líður.
• Passaðu upp á þig – gerðu eitthvað sem gleður þig.
• Hugsaðu um hvað gæti gert þig að betri stjórnanda og stígðu skref í þá átt.
• Ef þú átt erfitt með að losa þig við erfiðar og endurteknar hugsanir, leitaðu til fagmanna.

Sjá fleiri ráð hér.

Ráð gegn einbeitingarskorti

Þegar þú sem stjórnandi finnur fyrir einbeitingarskorti er það vegna þess að þú er andlega ofhlaðinn. Það er of mikið í „innhólfinu“ og þú átt á hættu að fara á yfirsnúning til að reyna að bregðast við. Til að fá meiri ró gætirðu reynt eftirfarandi:

• Taktu frá tíma til að fá yfirsýn og hugsa „hægt“ og til lengri tíma.
• Skapaðu rólegt umhverfi á vinnustaðnum svo þú ráðir betur við aðstæður.
• Settu rólegheit í forgang til að safna kröftum, bæði á vinnustað og heima.
• Taktu hlé með öðrum og talaðu um annað en vinnuna.
• Ef þú vinnur kyrrsetuvinnu, hreyfðu þig í pásum og haltu standandi fundi. Ef þú vinnur líkamlega vinnu, fáðu þér þá sæti í hléum. Það hjálpar huganum að breyta til.
• Gættu að því að fá góða næringu.

Ráð gegn pirringi og óþolinmæði

Ef þú ert fjarlæg/ur sem stjórnandi, pirruð/aður, óþolinmóð/ur eða æst/ur, er það ekki aðeins þitt vandamál, heldur snertir það alla samstarfsmenn. Til þess að vera góður og hvetjandi leiðtogi þarftu að vera meðvitaður um eigin líðan/hegðan og huga að sjálfstjórn.

• Taktu eftir í hvernig skapi þú ert og hvort það smiti út frá sér. Áður en þú ferð í vinnu að morgni hugaðu að líðan þinni og aðgættu hvað mun fylgja þér inn um dyr vinnustaðarins.
• Spurðu þig með vissu millibili hvort þú verjir of litlum eða of miklum tíma með samstarfsfólkinu. Tengist það líðan þinni og er ástæða til að gera breytingar?
• Þegar þú ert í sérlega erfiðum aðstæðum í vinnunni æfðu þig í að skipta um gír áður en þú bregst við á óviðeigandi hátt. Gerðu þér í hugarlund að þú sért með þrjá gíra og getir skipt á milli.
  • 1. gír. Taktu eftir öndun og líkama þínum. Hverju finnurðu fyrir? Ef þetta virkar ekki, skiptu þá upp í næsta gír.
  • 2. gír. Teldu upp að 10 með því að draga andann djúpt ofan í maga 10 sinnum. Þegar þú andar frá þér slepptu þá hluta af spennunni út. Ef þetta virkar ekki farðu upp í næsta gír.
  • 3. gír. Taktu hlé og farðu út úr aðstæðunum, t.d. á salernið. Snúðu þér aftur að verkefninu þegar þú hefur róað þig niður.

Yfirmaður

Yfirmaður þinn ber að hluta til ábyrgð á að koma þér á réttan kjöl aftur. Það er allra hagur að hann aðstoði þig við að ná tökum á streitunni þannig að þú náir að blómstra og skila góðu verki.

• Ræddu um meginhlutverk þitt við yfirmanninn og óskaðu eftir aðstoð við að forgangsraða verkefnum. Hvað er mikilvægast og hvað skiptir minna máli?
• Fáðu á hreint hverjar væntingar eru um lengd vinnutíma og aðgengileika eftir vinnu.
• Láttu yfirmanninn vita hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnandahlutverkinu. Mögulega hefur hann reynslu af streitu og getur ráðlagt þér.

Aðrir stjórnendur

Flestir stjórnendur þekkja til streitu en það er sjaldnast talað um hana í þeirra hópi. Mögulega er hún tabú og tengd ákveðinni skömm, en félagslegur stuðningur frá öðrum stjórnendum getur haft fyrirbyggjandi áhrif.

• Segðu vinnufélögum þínum hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnendahlutverkinu. Það getur verið léttir að deila með öðrum.
• Spurðu um þeirra reynslu af streitu í starfi og hvað þeir gerðu til að koma í veg fyrir hana.
• Ef mikil streita er algeng í stjórnendateyminu gætuð þið snúið ykkur til yfirstjórnar/eigenda.

Mannauðsstjóri

Ef fyrirtæki þitt hefur mannauðsstjóra þá hefur hann mjög líklega reynslu af því hvernig á að bregðast við og fyrirbyggja streitu á vinnustaðnum – jafnvel sérstaklega hjá stjórnendum.

• Það gæti verið léttir að ræða málin í trúnaði og fá góð ráð.
• Mannauðsstjórar geta veitt upplýsingar um reglur og viðmið fyrirtækisins um vinnutíma, álag og streitu.
• Þeir gætu einnig þekkt til hvað aðrir stjórnendur hafa gert í sömu stöðu.

Maki

 Ef þú átt maka er mjög gott að segja honum hvernig þér líður og af hverju. Þú gætir talið að hann viti nú allt um það, en svo þarf alls ekki að vera. Hann hefur eflaust tekið eftir fjarlægð, pirringi eða leiða hjá þér og ekki endilega tengt það við starf þitt.

Segðu honum hvað er streituvaldandi í vinnunni og hve lengi það hefur haft neikvæð áhrif á þig. Ræddu um horfurnar á að málið leysist. Láttu hann einnig vita hvaða áhrif streitan hefur á þig og hver einkennin eru.

Sérfræðingar

Margir stjórnendur leita aðstoðar hjá sálfræðingum sem sérhæfa sig í streitu stjórnenda.

• Þar getur þú verið viss um að geta rætt málin í fullkomnum trúnaði og getur því talað frjálslega og af hreinskilni um stöðuna og líðan þína.
• Þar munt þú læra aðferðir sem sannað er að skila árangri við að draga úr streitu.
• Athyglin mun vera á þér og þeim leiðum sem þú getur nýtt til úrbóta.

Við val á sálfræðingi er mikilvægt að þú hafir í huga að hann hafi nauðsynlega sérþekkingu og reynslu en geti jafnframt aukið sjálfstraust þitt.