Streita stjórnandans

1. Finndu tíma til að forgangsraða og hafa stjórn á eigin málum

Stjórnendur hafa oftast fjölmörg verkefni á sínu borði og bera mikla ábyrgð. Því er sérlega mikilvægt að þeir haldi yfirsýn og nýti tíma og orku í mikilvægustu verkefnin. 

Taktu frá fastan tíma í hverri viku til að ná stjórn á eigin málum, bókaðu „fund“ með sjálfum þér.

• Notaðu tímann til að ná yfirsýn yfir verkefnin og forgangsraðaðu, sjá Forgangsröðun verkefna hér fyrir neðan.
• Sjáðu fyrir þér það sem mun gerast í náinni framtíð, eru einhver sérstök mál eða svið sem þarf að setja efst á forgangslistann?
• Eru allir starfsmenn á réttri braut og njóta sín? Þarf að upplýsa um mikilvæg mál?
• Hvenær þarftu næst að tala við yfirmann þinn og um hvað?

Smelltu á myndina af Forgangsröðun verkefna  til að hlaða niður eyðublaði til að nota. Síðan skaltu velta fyrir þér öllum verkefnunum þínum og skrifa efst til hægri þau verkefni sem eru sérlega mikilvæg fyrir þig sem leiðtoga og eru líka áríðandi. Verkefnin neðst til vinstri eru þau sem þú munt eyða minnstum tíma í eða mögulega sleppa.

2. Stýrðu í gegnum öldurnar

Stjórnendur komast ekki hjá því að lenda í öldugangi, það er bara hluti af starfinu. En það er hægt að stýra í gegnum öldurnar og komast þannig vel frá verkinu.

• Sættu þig við að það er margt sem þú veist ekki og munt aldrei ná fullum skilningi á í smáatriðum. Forðastu að sogast niður í endalausa leit að upplýsingum og fá valkvíða þegar þú þarft að taka ákvarðanir. Treystu á nýjustu upplýsingar sem þú hefur fengið og metur réttar.
• Einbeittu þér að megin hlutverki þínu og markmiðum sem leiðtoga.
• Sættu þig við að vera ekki lengur helsti sérfræðingur teymisins og að ná ekki að halda þér við faglega.
• Einbeittu þér að mikilvægustu viðskiptavinum og hagsmunum fyrirtækisins.

3. Náðu jafnvægi frammi fyrir erfiðum valkostum og gerðu raunhæfar kröfur til þín

Sem stjórnandi stendur þú oft frammi fyrir erfiðum valkostum sem geta valdið streitu.

• Fáðu stjórnendur, yfirmann, mannauðsstjóra eða aðra sem málið þekkja til að spegla með þér vandann. Það getur verið léttir að finna að þú ert ekki ein/n með slík mál.
• Ekki gera óraunhæfar kröfur til þín og ekki gera ráð fyrir að geta leyst óleysanleg vandamál. Leggðu áherslu á að nálgast málin þannig að öll sjónarmið séu skoðuð og að reynt sé að gæta jafnvægis milli hagsmuna eins og hægt er.
• Sættu þig við að þú getur ekki gert öllum til hæfis þegar þú þarft að taka ákvarðanir við þessar aðstæður.

4. Vertu meðvituð/aður um streitueinkennin þín og gríptu til aðgerða

Til þess að verða farsæll leiðtogi þarftu að passa upp á þig. Þú hefur hvorki endalausa orku né tíma, þú ert ekki ofurhetja frekar en aðrir. Því þarftu að fylgjast með því hvernig streitueinkenni birtast hjá þér og bregðast tímanlega við. 

Til að kynnast streitueinkennunum þínum gætirðu til dæmis haldið dagbók þar sem þú skrifar niður verkefni, framkvæmdir, vandamál, hugleiðingar og fleira tengt vinnunni. Þegar þú lest dagbókina sérðu mögulega mynstur í álaginu og hvernig þú brást við. Streitustiginn og verkfæri hans gætu líka hjálpað. 

Taktu stöðuna einu sinni í viku og rifjaðu upp hvernig þú hefur haft það í vikunni, hvernig skapið hefur verið og líkamleg heilsa. Einnig hvort þú hafir verið orkumikil/l og getað slakað á?

Hugleiddu þessi atriði:

• Hvernig átta ég mig á að ég finn fyrir streitu?
• Hvernig bregst ég við þegar ég er undir tímapressu?
• Hvað gerist þegar ég sinni mörgum stjórnunarverkefnum og álitamálum í einu?
• Hvað gerist þegar ég næ ekki að klára það sem ætlast er til af mér?
• Hvert er mesta álag sem ég hef upplifað? Hvernig brást ég við?

Á góðum degi - þegar þú finnur ekki fyrir álagi spurðu þá vinnufélaga eða yfirmann hvort þeir taki eftir því hvenær þú ert stressuð/aður og hvernig það lýsi sér - hvað gerirðu eða segirðu? 

Taktu eftir því hvar, hvenær og hvernig þú hleður batteríin.

Grufl - þegar þú...

... hefur of miklar áhyggjur

... hefur hörmungarhugsanir

... átt erfitt með að sleppa neikvæðum hugsunum

Það er eðlilegt að stjórnendur hugsi mikið um starf sitt og og hugleiði áskoranir og tækifæri. Þegar hugsanirnar verða sífellt neikvæðari og þú losnar ekki við þær getur komið upp erfið staða. Þér finnst þær mögulega fari í hringi og að erfitt sé að hugsa skýrt og taka skynsamlegar ákvarðanir þegar þú hefur á sama tíma áhyggjur af því að missa vinnuna. Það fer þá lítið fyrir bjartsýni og trú á framtíðina. Neikvæðu hugsanirnar hafa einnig áhrif á dómgreind og hindra að þú getir verið til staðar fyrir hópinn.

Athyglisbrestur - þegar þú...

... átt erfitt með að einbeita þér

... átt erfitt með að muna

... átt erfitt með að halda yfirsýn og taka ákvarðanir

Streita hefur áhrif á vitsmunalega hæfni okkar og það er stórmál fyrir stjórnendur. Það er erfitt að vera góður leiðtogi ef þú átt í erfiðleikum með að muna og taka ákvarðanir. Mikill hraði og upplýsingaflóð hefur áhrif á hæfnina og ekki bætir úr skák að menn hafa oft minni tök á að jafna sig. Sem stjórnandi þarft þú einmitt að hafa yfirsýnina og hugsa skýrt.

Breytingar í samskiptum - þegar þú...

... ert pirruð/aður og óþolinmóð/ur

... rýkur upp og ert æst/ur

... dregur þig í hlé frá félagslegum samskiptum og tengslum

Þú ert í stöðugum og beinum samskiptum við starfsmenn sem stjórnandi og það er óheppilegt ef hegðun þín breytist þegar þú finnur fyrir mikilli streitu. Það er erfitt að leiða hóp ef þú dregur þig í hlé og sýnir pirring eða óþolinmæði. Starfsmenn eiga þá erfiðara með að skilja merkin og eru meira á verði gagnvart þér. Þetta getur leitt til þess að þeir segja ekki frá mikilvægum málum af ótta við hvernig þú bregst við.

Ráð við svefnvanda

 Til að vinna gegn svefnvanda reyndu að róa þig niður á kvöldin og skapa bestu aðstæður fyrir hvíld (sjá fleiri ráð hér).

• Forðastu að horfa á skjái áður en þú ferð í háttinn.
• Farðu alltaf að sofa á sama tíma.
• Stundaðu létta hreyfingu á kvöldin, farðu t.d. í göngutúr.
• Forðastu áfengi og kaffi að kvöldlagi.
• Ekki hugsa að þú verðir að sofana, það getur haldið fyrir þér vöku. Hugsaðu frekar að þú sért að bjóða líkamanum upp á að hvílast og kannski sofnarðu.
• Hægt er að finna öpp sem eiga að hjálpa fólki að sofna.

Ráð gegn grufli og áhyggjum

Grufl og áhyggjur taka mikla orku frá mörgum stjórnendum því slíkar hugsanirnar leysa engin mál en halda fólki föstu í neikvæðni og sjálfsásökunum. Því miður er erfitt að losna alveg við þessar hugsanir en ef þær verða til vandræða mætti til dæmis reyna þetta:

• Skrifaðu niður neikvæðar hugsanir og áhyggjur og gaumgæfðu hversu raunhæfar þær eru.
• Hreyfðu þig, farðu í göngutúr eða teygðu. Taktu eftir líkamanum og hvernig þér líður.
• Passaðu upp á þig – gerðu eitthvað sem gleður þig.
• Hugsaðu um hvað gæti gert þig að betri stjórnanda og stígðu skref í þá átt.
• Ef þú átt erfitt með að losa þig við erfiðar og endurteknar hugsanir, leitaðu til fagmanna.

Sjá fleiri ráð hér.

Ráð gegn einbeitingarskorti

Þegar þú sem stjórnandi finnur fyrir einbeitingarskorti er það vegna þess að þú er andlega ofhlaðinn. Það er of mikið í „innhólfinu“ og þú átt á hættu að fara á yfirsnúning til að reyna að bregðast við. Til að fá meiri ró gætirðu reynt eftirfarandi:

• Taktu frá tíma til að fá yfirsýn og hugsa „hægt“ og til lengri tíma.
• Skapaðu rólegt umhverfi á vinnustaðnum svo þú ráðir betur við aðstæður.
• Settu rólegheit í forgang til að safna kröftum, bæði á vinnustað og heima.
• Taktu hlé með öðrum og talaðu um annað en vinnuna.
• Ef þú vinnur kyrrsetuvinnu, hreyfðu þig í pásum og haltu standandi fundi. Ef þú vinnur líkamlega vinnu, fáðu þér þá sæti í hléum. Það hjálpar huganum að breyta til.
• Gættu að því að fá góða næringu.

Ráð gegn pirringi og óþolinmæði

Ef þú ert fjarlæg/ur sem stjórnandi, pirruð/aður, óþolinmóð/ur eða æst/ur, er það ekki aðeins þitt vandamál, heldur snertir það alla samstarfsmenn. Til þess að vera góður og hvetjandi leiðtogi þarftu að vera meðvitaður um eigin líðan/hegðan og huga að sjálfstjórn.

• Taktu eftir í hvernig skapi þú ert og hvort það smiti út frá sér. Áður en þú ferð í vinnu að morgni hugaðu að líðan þinni og aðgættu hvað mun fylgja þér inn um dyr vinnustaðarins.
• Spurðu þig með vissu millibili hvort þú verjir of litlum eða of miklum tíma með samstarfsfólkinu. Tengist það líðan þinni og er ástæða til að gera breytingar?
• Þegar þú ert í sérlega erfiðum aðstæðum í vinnunni æfðu þig í að skipta um gír áður en þú bregst við á óviðeigandi hátt. Gerðu þér í hugarlund að þú sért með þrjá gíra og getir skipt á milli.
  • 1. gír. Taktu eftir öndun og líkama þínum. Hverju finnurðu fyrir? Ef þetta virkar ekki, skiptu þá upp í næsta gír.
  • 2. gír. Teldu upp að 10 með því að draga andann djúpt ofan í maga 10 sinnum. Þegar þú andar frá þér slepptu þá hluta af spennunni út. Ef þetta virkar ekki farðu upp í næsta gír.
  • 3. gír. Taktu hlé og farðu út úr aðstæðunum, t.d. á salernið. Snúðu þér aftur að verkefninu þegar þú hefur róað þig niður.

Yfirmaður

Yfirmaður þinn ber að hluta til ábyrgð á að koma þér á réttan kjöl aftur. Það er allra hagur að hann aðstoði þig við að ná tökum á streitunni þannig að þú náir að blómstra og skila góðu verki.

• Ræddu um meginhlutverk þitt við yfirmanninn og óskaðu eftir aðstoð við að forgangsraða verkefnum. Hvað er mikilvægast og hvað skiptir minna máli?
• Fáðu á hreint hverjar væntingar eru um lengd vinnutíma og aðgengileika eftir vinnu.
• Láttu yfirmanninn vita hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnandahlutverkinu. Mögulega hefur hann reynslu af streitu og getur ráðlagt þér.

Aðrir stjórnendur

Flestir stjórnendur þekkja til streitu en það er sjaldnast talað um hana í þeirra hópi. Mögulega er hún tabú og tengd ákveðinni skömm, en félagslegur stuðningur frá öðrum stjórnendum getur haft fyrirbyggjandi áhrif.

• Segðu vinnufélögum þínum hvernig þú hefur það og hvað þér finnst erfiðast í stjórnendahlutverkinu. Það getur verið léttir að deila með öðrum.
• Spurðu um þeirra reynslu af streitu í starfi og hvað þeir gerðu til að koma í veg fyrir hana.
• Ef mikil streita er algeng í stjórnendateyminu gætuð þið snúið ykkur til yfirstjórnar/eigenda.

Mannauðsstjóri

Ef fyrirtæki þitt hefur mannauðsstjóra þá hefur hann mjög líklega reynslu af því hvernig á að bregðast við og fyrirbyggja streitu á vinnustaðnum – jafnvel sérstaklega hjá stjórnendum.

• Það gæti verið léttir að ræða málin í trúnaði og fá góð ráð.
• Mannauðsstjórar geta veitt upplýsingar um reglur og viðmið fyrirtækisins um vinnutíma, álag og streitu.
• Þeir gætu einnig þekkt til hvað aðrir stjórnendur hafa gert í sömu stöðu.

Maki

 Ef þú átt maka er mjög gott að segja honum hvernig þér líður og af hverju. Þú gætir talið að hann viti nú allt um það, en svo þarf alls ekki að vera. Hann hefur eflaust tekið eftir fjarlægð, pirringi eða leiða hjá þér og ekki endilega tengt það við starf þitt.

Segðu honum hvað er streituvaldandi í vinnunni og hve lengi það hefur haft neikvæð áhrif á þig. Ræddu um horfurnar á að málið leysist. Láttu hann einnig vita hvaða áhrif streitan hefur á þig og hver einkennin eru.

Sérfræðingar

Margir stjórnendur leita aðstoðar hjá sálfræðingum sem sérhæfa sig í streitu stjórnenda.

• Þar getur þú verið viss um að geta rætt málin í fullkomnum trúnaði og getur því talað frjálslega og af hreinskilni um stöðuna og líðan þína.
• Þar munt þú læra aðferðir sem sannað er að skila árangri við að draga úr streitu.
• Athyglin mun vera á þér og þeim leiðum sem þú getur nýtt til úrbóta.

Við val á sálfræðingi er mikilvægt að þú hafir í huga að hann hafi nauðsynlega sérþekkingu og reynslu en geti jafnframt aukið sjálfstraust þitt.

1. Neikvætt tal

Oft er rætt um mikilvægi óyrtra samskipta þegar við tjáum tilfinningar, til dæmis hvernig við hreyfum hendurnar og svipbrigðin sem við notum, en þó eru það orðin sjálf sem eru líklegri til að miðla tilfinningum okkar og skoðunum. Það eru sterk tengsl milli þess hvernig okkur líður og þess hvaða orð við notum. Stjórnendur ættu að gera ráð fyrir að orðin hafi enn meiri tilfinningaleg áhrif á prenti, fólk hefur tilhneigingu til að lesa mikilvæg skilaboð oftar en einu sinni.

Rannsóknir hafa sýnt að til þess að forðast að vekja kvíða með orðum þarf að forðast neikvæð orð (t.d. „skelfilegt“, „átakanlegt“ og „hættulegt“). Þó að tveir leiðtogar séu að útskýra sama vanda geta þeir haft ólík áhrif á hlustendur með því að tala um „von“ og „úrbætur“ í stað „dánartíðni“ og „kreppu“.

2. Óvenjulegt eða óstöðugt háttalag

Flestir vilja lágmarka óvissu og ófyrirsjáanleika í lífi sínu til að minnka kvíða. Leiðtogar geta betur komið í veg fyrir streitu ef þeir eru samkvæmir sjálfum sér. Ef þú ert stjórnandi ekki láta starfsmenn giska á hvað þú munt gera næst. Vertu áreiðanleg/ur og jafnvel leiðinleg/ur ef þörf krefur. Settu skýran ramma fyrir fundi og samskipti, deildu væntingum fyrirfram, forðastu breytingar eða að hætta við eitthvað á síðustu stundu og reyndu að halda sömu rútínu. 

3. Tilfinningalegur óstöðugleiki

Örgeðja yfirmenn eru eins og rússíbani og geta valdið streitu hjá nær öllum öðrum en þeim sem eru spennufíknir. Það að vera leiðtogi krefst ákveðinnar hæfni til að höndla álag þó það sé hægara sagt en gert. Þetta á ekki síst við þegar vandi steðjar að, því streita stjórnandans smitast yfir til starfsmanna. Því þarf að halda aftur af tilfinningunum og jafnvel stundum að setja upp pókerandlitið.

Ef þú ert að öðru jöfnu róleg/ur og stöðug/ur haltu því áfram eins og kostur er. Ef þú ert ör og fljót/ur að bregðast við væri ráð að sýna ró og sjálfstjórn á erfiðum tíma þó það sé þér ekki tamt. Með tímanum mun þetta hjálpa þér að takast á við eigin kvíða og þegar starfsmenn taka eftir þessari breytingu munu þeir slaka meira á.

Það sem sýnt hefur verið fram á að dragi úr tilfinningalegum óstöðugleika er til dæmis núvitundariðkun, regluleg hreyfing og bætt svefngæði.

4. Óhófleg svartsýni

Svartsýni er almennt vanmetin í stjórnun en hún getur hjálpað leiðtogum að sjá og koma í veg fyrir mögulegar ógnanir, lágmarka áhættu og forðast óraunsæjar ákvarðanir. Þegar óvissuástand ríkir getur svartsýni þó verið skaðleg og ýtt undir kvíða. Þó þú eigir erfitt með að sýna bjartsýni skaltu í lengstu lög forðast að tjá svartsýni þó þér sé það eðlislægt. Starf þitt er jú að hjálpa starfsmönnum en ekki að auka kvíða meðal þeirra eða letja þá. Hafa má í huga að starfsmenn reikna með ákveðinni bjartsýni frá þér svo ef þú segir að eitthvað muni ganga illa munu þeir væntanlega túlka stöðuna á enn verri veg.   

5. Að hunsa tilfinningar fólks

Stærstu mistökin á streituvekjandi tímum eru að hunsa tilfinningar hópsins. Þetta gerist stundum þegar yfirmaður er að einbeita sér að eigin tilfinningum. Ef starfsmenn skynja að þú hafir ekki stjórn munu þeir ekki treysta þér sem leiðtoga. Lykillinn hér er samkennd og leiðtogar sem hafa mikla tilfinningagreind (e. emotional intelligence) eiga auðveldara með að skilja og hafa áhrif á tilfinningar annarra auk þess að geta stjórnað sínum eigin. Sumir eru betri í þessu en aðrir að eðlisfari en hægt er reyna að skilja annað fólk betur ef viljinn er fyrir hendi. Á erfiðum tímum er mikilvægara að fylgjast með skapi og streitu starfsfólks en að skoða frammistöðu og framlegð. Þetta má gera með því að ræða meira við hvern starfsmann fyrir sig, auka samskipti, spyrja opinna spurninga og sýna samkennd eins oft og hægt er.