Fara í efni
Samskipti

Eru skilaboðin skýr?

Góð samskipti eru forsenda vellíðunar á vinnustað.

Deila

Vellíðan á ábyrgð allra

Allir geta reynt að gera sitt besta til að bæta samskipti
Fátt er eins mikilvægt í mannlegum samskiptum og að sýna öðrum virðingu og kurteisi. Þetta á við um öll samskipti og ekki síst á vinnustaðnum þar sem oft er löng samvera og starfsfólk háð hvort öðru með verkefni sín. Neikvæð samskipti og núningur geta gert vinnustaðinn afar fráhrindandi, bæði fyrir starfsfólk og viðskiptavini. Það geta allir reynt að gera sitt besta til að bæta samskipti og það er til mikils að vinna.
Mikilvægi vinsamlegra samskipta eru vel þekkt og í könnun sem gerð var meðal skráðra á alþjóðlegri vinnumiðlun (The Network) árið 2014 kom fram að góð samskipti við vinnufélaga og yfirmenn voru í öðru og fjórða sæti yfir þætti sem auka ánægju í starfi. Í fyrsta sæti er það að vera metinn að verðleikum fyrir vinnu sína.

Góð samskiptaráð

  • Komdu fram við aðra af kurteisi og vinsemd.

  • Hvettu fólk til að tjá skoðanir sínar og hugmyndir.

  • Hlustaðu á hvað fólk er að segja áður en þú segir þína skoðun. Ekki stoppa fólk eða tala yfir það.

  • Nýttu hugmyndir sem samstarfsfólk kemur með um betrumbætur eins og kostur er og láttu vita hver átti heiðurinn af hugmyndinni

  • Forðastu að móðga aðra og gera lítið úr hugmyndum fólks.

  • Ekki festast í gagnrýni á smáatriði og dæma aðra.

  • Vertu meðvitaður um látbragð þitt, næmt fólk þarf ekki að heyra rödd þína eða það sem þú segir til að draga sínar ályktanir.  

  • Komdu fram við alla á sama hátt, óháð kyni, aldri, trú eða uppruna og reyndu að láta sem flesta koma að ákvörðunum sem snerta starf þeirra.

  • Vertu meðvitaður um hvort einhver er útundan í samstarfi eða viðburðum.  

  • Hrósaðu miklu oftar en þú gagnrýnir. Reyndu að hvetja til þess að samstarfsmenn geri það sama.

  • Vertu opinn fyrir gagnrýni og reyndu að læra af henni. Ef málefnið er þér mikilvægt og þú ert ósammála stattu þó á þínu.

  • Enginn er fullkominn og allir gera mistök. Æfðu þig í að viðurkenna eigin mistök og biðjast afsökunar. Í kjölfarið þarftu að spyrja hvernig þú getir lagfært hlutina.   

  • Hjálpaðu vinnufélögum að ná sínum markmiðum og ekki reiðast ef samstarfsmaður eða yfirmaður gerir mistök. Hjálpaðu frekar til við að leysa verkefni á sem farsælastan hátt. Sýndu hjálpsemi og vinsemd.
  • Gakktu út frá því að fólk ráði við verkefni sín og aðstæður. Þótt þú skiljir ekki hvers vegna eitthvað gerist seint eða á annan hátt en þú ert vanur, þá eru eflaust fyrir því gildar ástæður.
Byggt á ráðum frá Balance Careers.

Tillitssemi er dyggð

  • Ekki hringja eða senda tölvupóst utan vinnutíma. Ef þú þarft að koma frá þér pósti veldu þá að hann verði ekki sendur fyrr en að morgni næsta vinnudags.

  • Ekki koma þínum verkefnum yfir á samstarfsmann án samráðs við hann.

  • Þótt þú sért fullur orku og áhuga fyrir verkefni er ekki þar með sagt að samstarfsmaður þinn sé reiðubúinn eða hafi tök á að vinna lengur eða af sama krafti og þú. Ekki gera ráð fyrir að svo sé.

  • Ef vinnufélaga er alltaf kalt en þér of heitt gerðu málamiðlun og reyndu sjálf/ur að leysa málið.  

Enginn texti.

Gagnsæi

Talað er um gagnsæi (e. transparency) á vinnustað ef samskipti eru opin og hreinskiptin milli stjórnenda og starfsmanna, menn veita reglulega endurgjöf, sýna virðingu og viðurkenna mistök.

Líkja má þessum samskiptum við farsælt hjónaband eða trausta vináttu. Með því að miðla upplýsingum skapast traust, tækifæri til þróunar og grundvöllur fyrir betri ákvörðunartöku.

Gagnsæi í verki

Hugbúnaðarfyrirtækið Gusto hefur gagnsæi að leiðarljósi í öllu sínu starfi. Í grein Josh Reeves, forstjóra Gusto eru tilgreindar fimm aðferðir sem hann mælir með til að auka gagnsæi:

  • Fullt af tölvum á borði
  1. Ráddu aðeins fólk sem þú getur treyst. Það auðveldar opin samskipti.

  2. Vertu opinn á fundum. Segðu frá öllu sem er að gerast. Ef fyrirtækið gerir mistök segðu frá því líka, enda einkar lærdómsríkt.

  3. Vertu hreinskilinn við viðskiptavini. Þeir mega vita hver álagningin er, en þeir sjá líka ástæðuna ef þú telur þig þurfa að hætta að vinna fyrir þá.

  4. Fáðu endurgjöf og birtu niðurstöður. Hægt að gera þetta með nafnlausum könnunum.  

  5. Láttu vita fyrir hvað þú stendur. Vertu hreinskilinn við alla ef þarf að breyta skipulagi til að þróa fyrirtækið.

Vinnum saman að jafnvægi

Eru skilaboðin skýr á þínum vinnustað?

Skýr skilaboð

Það skiptir máli að við vitum til hvers er ætlast af okkur. Skýr skilaboð eru forsenda vellíðunar á vinnustað. Vinnum saman að jafnvægi.

Fleiri myndbönd

Skýr skilaboð

Það skiptir máli að við vitum til hvers er ætlast af okkur. Skýr skilaboð eru forsenda vellíðunar á vinnustað. Vinnum saman að jafnvægi.

Samskipti

Stundum þurfum við bara að segja hvað er að angra okkur. Upphátt. Góð samskipti eru forsenda vellíðunar á vinnustað. Vinnum saman að jafnvægi.

Er brjálað að gera?

Desember er dásamlegur. Það er svo margt skemmtilegt í boði og allt í svo hátíðlegum búningi. En erum við nokkuð að reyna að gera of mikið? Jafnvægi í lífinu skiptir máli. Líka í desember.

Skýr skilaboð

Það getur valdið miklu óöryggi og vanlíðan að fá misvísandi og óskýr skilaboð í starfi, sérstaklega frá stjórnendum. Stjórnendur þurfa að gefa skýrar leiðbeiningar þannig að hægt sé að vinna verkefnin hratt og rétt. Ekki ætti að vera þörf á því að stýra öllum smáatriðum verksins og í flestum tilvikum ætti að vera nóg að láta vita hvað á að gera, ekki hvernig. Stjórnandi þarf að gefa sér tíma til að meta hvar starfsmaður stendur á ýmsum sviðum og veita leiðsögn í samræmi við það. 

Mikilvægt er einnig að starfsmenn fái strax góðan upplýsingar um stefnu fyrirtækisins í einstaka málum, svo þeir geti nýtt þá vitneskju við úrlausn verkefna. Ef stefna fyrirtækisins er t.d. sú að viðskiptavinurinn hafi alltaf rétt fyrir sér þá auðveldar það fyrstu viðbrögð í afgreiðslu og þjónustu til muna.

Afleitt er að lenda í aðstæðum þar sem tveir eða fleiri stjórnendur hafa mismunandi sýn á verkefnin og eru ósammála um forgangsröðun. Starfsmaður verður þá að stíga fram við fyrsta tækifæri og óska eftir skýrum fyrirmælum. Það ætti svo að vera forgangsmál stjórnenda að koma sér saman um réttu leiðina og upplýsa starfsmanninn. 

  • Mynd - eru skilaboðin skýr - úr tökum

Einelti og áreitni

„Enginn á að sætta sig við óviðeigandi hegðun á vinnustað“
Enginn á að sætta sig við óviðeigandi hegðun á vinnustað á borð við einelti, kynferðislega/kynbundna áreitni eða annað ofbeldi. Ef upp koma neikvæð og erfið samskipti sem starfsmaður getur ekki leyst úr eða hefur áhyggjur af þarf hann að láta vita.
Vinnustaðir eiga að hafa skýrar leiðbeiningar um hvernig starfsmenn geta tilkynnt um einelti, áreitni eða aðra óviðeigandi hegðun og í hvaða farveg málin fara. Oftast leita starfsmenn til næsta yfirmanns eða mannauðsstjóra. Einnig er hægt að leita til annarra stjórnenda, samstarfsmanns sem getur aðstoðað við að koma málinu í farveg, trúnaðarmanns eða vinnuverndarfulltrúa.

Hlutverk stjórnenda

Stjórnendur gegna mikilvægu hlutverki við að reyna að koma í veg fyrir alvarleg vandamál eins og áreitni og einelti.

  • Þeir verða að vera viðbúnir að bregðast við ef slík mál koma upp.
  • Þeir verða að sýna gott fordæmi, hvetja til opinna samskipta, gera áætlun um forvarnir og viðbrögð, veita upplýsingar og bregðast við aðstæðum sem upp geta komið.
  • Þeir verða skoða ábendingar og kvartanir frá starfsfólki með varfærni og af virðingu, ásamt því að vera sýnilegir og styðjandi.

Ef starfsmaður hefur kvartað undan einelti, áreitni eða ofbeldi á vinnustað til atvinnurekanda og hann ekkert gert í málinu eða gripið til ófullnægjandi úrræða þá er hægt að kvarta til Vinnueftirlitsins með því að fylla út form með kvörtun um einelti eða samskiptavanda á vinnustað (sjá undir Ítarefni).

Reglugerð um aðgerðir á vinnustöðum

Nýleg reglugerð kveður á um skyldu atvinnurekanda til að gera sérstakt áhættumat á áhættuþáttum eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis á vinnustaðnum og í kjölfarið búa til viðbragðsáætlun sem kynna á sérstaklega fyrir starfsfólki. Viðbragðsáætlun felur í sér hvernig starfsmenn geti tilkynnt um þessa hluti og hvaða ferli þá fer í gang. Atvinnurekandi skal gera starfsfólki það ljóst að slík hegðun er óheimil á vinnustað.

Ítarefni

Mikilvægt er að starfsmaður, sem orðið hefur fyrir einelti, áreitni eða ofbeldi á vinnustað eða hefur vitneskju um slíkt, upplýsi atvinnurekanda eða vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins, svo hægt sé að bregðast við eins fljótt og kostur er.

Samskiptasamningar

Sum fyrirtæki hafa komið sér upp leikreglum um samskipti sem oftast eru byggðar á viðmiðum og ramma sem starfsmenn sjálfir koma sér saman um. Vinna við gerð slíkra samskiptareglna getur verið mjög gagnleg og mikilvægt er að hafa þær aðgengilegar, minna á þær reglulega og kynna fyrir nýjum starfsmönnum.

Samskiptasamningur VIRK

Á vordögum 2017 var haldin vinnustofa með öllu starfsfólki VIRK um mikilvægi góðra samskipta á vinnustað og gerði starfsfólk með sér Samskiptasamning.
Auður Þórhallsdóttir, mannauðsstjóri VIRK, segir að tilgangur með gerð svona samnings sé að starfsfólk upplifi vellíðan í vinnu og sálrænt öryggi og ákveði í sameiningu hvernig hegðun það vilji að ríki á vinnustaðnum. „Samskiptasamningur VIRK inniheldur níu innihaldsríkar setningar sem við erum afar stolt af og er starfsfólk hvatt til að starfa eftir honum, ásamt gildum VIRK sem eru metnaður, virðing og fagmennska. Við ráðningu nýs starfsfólks er farið vel yfir Samskiptasamninginn og mikilvægi hans í menningu VIRK. Einnig hikum við ekki við að grípa inní og ræða við starfsfólk ef okkur finnst að ekki sé farið eftir honum.“
Á myndinni hér að neðan má sjá setningarnar níu sem eru vel sýnilegar á vinnustaðnum.

 

Samskiptasáttmáli Landspítala

Landspítalinn hefur nýlega innleitt ítarlegan samskiptasáttmála sem tæplega 700 starfsmenn þróuðu á 50 vinnufundum. Tilgangur sáttmálans er annars vegar að auka öryggi sjúklinga og hinsvegar að bæta líðan starfsfólks, en það er gert með skýrum, skilvirkum, hlýjum og jákvæðum samskiptum. Sáttmálinn nær til allra sem starfa á spítalanum óháð stöðu og starfsstétt.

Í formála Páls Matthíassonar forstjóra kemur fram að sáttmálinn sé byggður á raunverulegri reynslu og upplifun starfsfólks spítalans á öllum sviðum. „Allt starfsfólk hefur hlutverki að gegna í eftirfylgni sáttmálans. Við skiptum öll máli í gangverki spítalans. Gagnkvæm virðing, skýr samskipti og boðleiðir, samvinna og samkennd auka bæði öryggi og vellíðan í starfi og skila sér í betri þjónustu við sjúklinga.“

Sáttmálanum samanstendur af átta þáttum: Viðmóti, virðingu, fagmennsku, umhyggju, skilningi, ábyrgð, hreinskilni, jafnræði og viðbrögðum.