Fara í efni
COVID-19

Fróðleikur og ráð á erfiðum tímum

Ráð til starfsmanna og stjórnenda.

Deila
Hér höfum við tekið saman gagnlegt efni sem gæti nýst á tímum sóttvarna. Fjallað verður um hreyfingu og útiveru, tækifæri til náms og afþreyingar á vefnum og fjarvinnu svo fátt eitt sé nefnt. Einnig má hér finna hollráð sérfræðinga VIRK á óvissutímum. 
Í kaflanum Ráð til stjórnenda í tímum sóttvarna geta stjórnendur fundið ýmsan fróðleik, meðal annars um fjarvinnu, nýtt skipulag skrifstofunnar og hvernig taka megi á óöryggi og áhyggjum starfsmanna. 
Við bendum á covid.is og vef Embættis landlæknis með hagnýtar upplýsingar vegna COVID-19. Einnig má finna gagnlegar upplýsingar hjá mörgum stéttarfélaganna (sjá t.d. VR, Eflingu og BHM). 
  • Hraun Vík

Hreyfing og útivist á tímum sóttvarna

Í ljósi breyttra aðstæðna eru hér ýmis úrræði sem hægt er að stunda einn eða í góðri fjarlægð frá öðrum. Þú getur skellt þér í göngutúr eða gert æfingar heima þótt þú haldir þig frá öðrum eða sért í sóttkví. Mikilvægt er að halda áfram hreyfingu og virkni.  
Kynntu þér vel leiðbeiningar embættis landlæknis varðandi sóttkví í heimahúsi en þar segir m.a.:
  • „Einstaklingur í sóttkví má fara út á svalir eða í garð við heimilið. Ef aðrir eru þar líka þarf sá sem er í sóttkví að halda sig í a.m.k. 2 m fjarlægð.“
  • „Einstaklingur í sóttkví má fara í gönguferðir en þarf að halda sig í a.m.k. 2 m fjarlægð frá öðrum vegfarendum.“
Mælt er með göngu eða útivist daglega eftir getu hvers og eins eða góðri hreyfingu heima.
  • Gættu þess að hafa a.m.k. tvo metra á milli þín og annarra.
  • Njóttu útiveru og hreyfingar.
  • Bekkir eru góðir til að hvílast á en þá má líka nota til styrktaræfinga með því að standa upp og setjast nokkrum sinnum.
  • Dragðu andann djúpt og rólega.
  • Forðastu mannmarga staði.
  • Tímalengd göngu fer eftir hvað þú hefur verið að hreyfa þig mikið.
  • Veldu fatnað eftir veðri, skóbúnað við hæfi og brodda ef þörf er á.
  • Veldu upphituð göngusvæði ef aðstæður kalla á.
  • Gott er að nota stafi við göngu (stafganga) en ekki nauðsynlegt.
  • Hægt er að auka álag með því að fara í brekkur og tröppur.
  • Hugsaðu jákvætt.
Það getur verið gaman og gagnlegt að skrá niður og fylgjast með eigin ástundun. Til þess gætir þú notað:
  • Dagbók VIRK sem einnig býður upp á ýmis góð ráð og ábendingar. Hér má m.a. finna virkniáætlun fyrir eina viku. 
  • Hreyfing - Áætlun sem hentar þeim sem hafa gaman af að setja sér markmið og ná þeim. Sjá sem pdf eða í excel. 
  • Hreyfi-dagatal sem þú getur notað til að lita í þá daga sem þú hreyfir þig. Smelltu á myndina til vinstri hér að neðan.  
 
 
Gönguferð um borg og bæ
  • Fara út á tröppur eða ganga út á næsta horn. Finna svalann í loftinu.
  • Ganga um í fallegum almenningsgarði. Njóta litadýrðar og fuglasöngs .
  • Taka rösklega göngu ef það hentar þér eða taka röska gönguspretti inn á milli.
  • Ganga niður að höfn og fylgjast með lífinu þar.
  • Ganga meðfram sjónum og anda að þér fersku sjávarloftinu.
  • Rölta um og taka myndir. Velja þér þitt þema s.s. styttur, steina, fugla . . .
  • Rölta í útjaðri bæjarins og njóta landslagsins.
  • Þræða göngustíga í hverfinu þínu og njóta þess að vera í núinu.
  • Þeir hressustu geta gengið og skokkað til skiptis.
  • Ganga meðfram vatni og njóta töfranna sem vatnið veitir.
  • Prófa app Listasafns Reykjavíkur um útilistaverk í Borginni. 
Hugmyndir að gönguleiðum:

Gönguferð í skóglendi - Skógarböð 
Róleg ganga í skóglendi hefur róandi og uppbyggjandi áhrif um leið og endurnýjunarferli líkamans vinnur sitt verk. Þú getur valið þér skóglendi í þínu nágrenni til að rölta um og þarft ekki að hamast eins og í ræktinni. Leyfðu skynjun þinni að ráða ferðinni og leiða þig í gegn um skóginn. Hugsaðu fallegar hugsanir.
Ganga rólega - anda - slaka á – græða - horfa - hlusta - snerta - finna ilminn.
Eflaust þekkir þú gott skóglendi í þínu nágrenni þar sem þú getur rölt um í skjóli trjánna, en hér finnur þú yfirlit yfir helstu skóga ef þig vantar hugmyndir.
Frekari upplýsingar um skógarböð.
 
Gengið á vit náttúrunnar

Fátt jafnast á við töframátt náttúrunnar. Góð ganga úti í náttúrunni er almennt talin heilsusamleg og uppbyggjandi fyrir líkama og sál. Á göngunni framleiðir líkaminn hormón sem hafa jákvæð áhrif á andlega líðan.

Hér hefur þú nokkrar hugmyndir úr náttúrukortinu sem þú getur nýtt þér til útivistar.

Margir gönguhópar eru virkir á höfuðborgarsvæðinu og um allt land. Gönguhópurinn Vesen og vergangur er til dæmis með skipulagðar gönguferðir á suðvesturhorninu allt árið og víðar á landinu á sumrin. Nefna má að í facebook-hópnum Gönguferðir um Reykjavík og nágrenni er komið á framfæri skipulögðum gönguferðum. Það er um að gera að leita að gönguhópum á facebook en margir hópar nýta þá leið til að kynna göngurnar.  
Heimaæfingar í sóttkví
Heima fyrir má líka stunda ýmiskonar hreyfingu.
Embætti landlæknis hefur látið gera kennslumyndbönd með æfingum með styrkjandi og liðkandi æfingum.
Morgunleikfimin er alla morgna á Rás 1. Tilvalið er að fylgja henni eða hlusta á eldri þætti.
Hér eru nokkrar góðar æfingar sem ættu að henta flestum (danskt tal).
Æfingar sem WHO hefur tekið saman og henta þeim sem eru mikið heima (enskur texti). 
Efling, sjúkraþjálfun á Akureyri hefur útbúið nokkur myndbönd með góðum æfingum.
Æfingar fyrir bak og mjaðmir.

Íþrótta- og Ólympíusamband Íslands (ÍSÍ) hefur tekið saman bæklinga um hreyfingu úti við og æfingar til að stunda heima.  

Dansa - Svo er alveg frábært að dansa heima. Hækka þá upp í góðu lagi og dansa eins og enginn sé að horfa. Þegar þú dansar flæða jákvæð hormón um líkamann og gleðin eykst.  

Í Dagbók VIRK má finna skemmtilegt form til að merkja inn með mismunandi litum hvað fengist er við á einum sólarhring. Með þessu má fá tilfinningu fyrir hve löngum tíma varið er í ýmsar athafnir svo sem svefn, útréttingar, hreyfingu, frítíma og vinnu. Gott er að gera þetta í nokkra daga til að fá nálgun á hvernig meðaldagurinn lítur út. Einnig fylgja með spurningar eins og „Ég vil verja meiri tíma í...“ og „Það kom mér á óvart hversu lítill tími fór í...“ sem fróðlegt getur verið að velta fyrir sér.

Ef ætlunin er að gera breytingar sem hafa áhrif á athafnir dagsins er hægt að fylla út þetta form svo hægt sé að bera saman á myndrænan hátt hvernig til tókst.

Í dagbókinni má einnig finna form fyrir stór og smá verkefni og markmið sem maður vill vinna að í mars og apríl.  

 

Virkni-bingó

Hér að neðan er bingóspjald með hugmyndum að virkni. Hægt er að smella á myndina og prenta spjaldið út. Hvetjandi getur svo verið að merkja við það sem búið er að gera. 

Dagatal bjargráða

Hér má sjá dagatal bjargráða frá Action for happiness. Smellið á mynd til að opna pdf skjal sem hægt er að prenta út. 

 Hér má finna fleiri dagatöl fyrir hvern mánuð ársins. 

Ánægjulegar athafnir

Hér má finna lista yfir ýmislegt sniðugt sem hægt er að taka sér fyrir hendur í frítímanum nú þegar minna er við að vera í þjóðfélaginu. Hugmyndirnar kosta lítið sem ekkert og þurfa nær engan undirbúning.
Hugmyndirnar eru fengnar úr lengri lista yfir ánægjulegar athafnir sem finna má í Meðferðarhandbók um hugræna atferlismeðferð (HAM) sem aðgengileg er á netinu. 
Upplagt er að búa til sinn eigin lista sem hæfir áhugamálum og aðstæðum hvers og eins. Svo má ekki gleyma því að stundum er gott fyrir okkur að gera ekki neitt af og til – sérstaklega ef við höfum búið lengi við mikið álag.

Tækifæri til náms og afþreyingar á vefnum

Á þessum dæmalausu tímum finnast einnig ótal tækifæri eins skrítið og það nú er. Tækifæri til að skoða framtíðina eða koma auga á þær dyr sem opnast núna. Hér að neðan má finna nokkur dæmi um námskeið og leiðir, en fjölmargt annað áhugavert má finna á vefnum og margt er verið að búa til einmitt núna til að koma til móts við fólk.  
Fjarnámskeið

Fjarnám á netinu getur verið gaman að skoða ef þig vantar eitthvað uppbyggjandi að gera núna í inniverunni. Það er ekki svo galið að verja tímanum í að styrkja sig og bæta við þekkingu. 

  • Frami.is er íslenskur vefur sem býður upp á vefnámskeið í fögum eins og Excel, forritun, læra að skrifa bók, Photoshop, SQL, líkamsrækt o.fl.  
  • Coursera er vefgátt sem heldur utan um fjölda netnámskeiða frá háskólum um allan heim. Hægt er að taka stök námskeið yfir í sérhæfðari námsbrautir. Lágmarksgjald er tekið fyrir námskeiðin en hægt er að prófa og jafnvel í sumum tilfellum skoða flesta fyrirlestrana án þess að greiða. 
  • EdX er vefgátt fyrir fjölda erlendra háskóla. Lágmarksgjald er tekið fyrir námskeiðin og hægt að prófa frítt. Einhver námskeið eru gjaldfrjáls. 
  • Khan Academy býður ókeypis netnámskeið með áherslu á stærðfræði og raungreinar, sérstaklega fyrir börn.
  • Udemy netnámskeið fyrir námsmenn og sérfræðinga. Lágmarksgjald er frá um 1250 kr. fyrir hvert námskeið. 
  • LinkedIn Learning býður upp á ýmis netnámskeið.
  • Masterclass býður vefnámskeið kennd af reynslumiklum einstaklingum í sinni grein. Fjöldi námskeiða í skapandi greinum og einnig í pólitík og viðskiptum.   
  • 600 námskeið á vefnum. Úrval vandaðra námskeiða frá erlendum háskólum.
  • Youtube býður upp á fjölda tæknileiðbeininga og örnámskeiða.
  • Duolingo tungumálanám – af hverju ekki að læra nokkrar setningar í framandi tungumáli eða æfa sig í tungumáli sem maður nú þegar kann eitthvað í?

Endurmenntun háskólanna og símenntunarstöðvar

Hjá endurmenntun háskólanna eru ýmis fjarnámskeið í boði. Athugið að mörg námskeið hjá endurmenntun gera ekki kröfu um háskólamenntun.

Símenntunarmiðstöðvar eru sumar hverjar að bjóða fjarnámskeið endurgjaldslaust um þessar mundir.

Nám í háskólastigi

Fyrir ykkur sem eruð að velta fyrir ykkur háskólanámi getur verið gaman að kíkja á Námsvalshjól Háskóla Íslands. Einnig gæti verið áhugavert að skoða yfirlit yfir alla háskóla í landinu en þar eru líka ýmsar aðrar gagnlegar upplýsingar svo sem um lánshæfi hjá LÍN og nám erlendis.  

Efni fyrir atvinnuleit

  • VIRK – Aftur til vinnu – þar finnur þú gagnlegar upplýsingar um atvinnuleit og starfsval.
  • Næsta skref býður upp á áhugakönnun á netinu og þar er líka hægt að skoða starfslýsingar.
  • My Next Move  er áhugakönnun á ensku og þar eru líka upplýsingar um fjölmörg störf.

Sögur og podcöst

  • Storytel– hægt að prófa frítt í 14 daga. 
  • Forlagið – er að gefa 3 hljóðbækur frítt í takmarkaðan tíma.
  • Hlaðvörp– hér er listi yfir 10 vinsæl íslensk hlaðvörp.

Margt fróðlegt má einnig finna á vef RÚV og á RÚV-appinu. 

Virknihugmyndir

Hér á síðunni (velvirk.is) eru ótal hugmyndir, ráð og fræðsla sem tengjast vellíðan í lífi og starfi. Meðal annars má nefna greinina Hreyfing og útivist á tímum sóttvarna sem gagnast vonandi þeim sem eru mikið heima við um þessar mundir. 

Mikilvægt er að sinna andlegri og líkamlegri heilsu nú sem endranær og á síðu VIRK má finna ýmsan fróðleik ásamt safni virkniúrræða. 

Stafræna hæfnihjól VR

 Á vef VR má finna sjálfsmatpróf sem kallað er Stafræna hæfnihjólið. Markmiðið með prófinu er að veita yfirsýn yfir hvaða mismunandi stafrænu hæfnisvið eru til og skipta máli og benda á hvernig auka megi hæfni á mikilvægustu sviðunum.

Fræðslusetrið Starfsmennt hefur unnið námsefni sem styður við hæfniþætti Stafræna hæfnihjólsins og sett það upp sem námskeið með 16 námsþáttum. Námskeiðið er öllum opið og þátttakendum að kostnaðarlausu.

 

Hollráð sérfræðinga VIRK á óvissutímum

Hér má finna nokkrar greinar sem sérfræðingar hjá VIRK hafa skrifað og eiga vel við á óvissutímum.

Eðlileg viðbrögð við óeðlilegum aðstæðum

Berglind Stefánsdóttir sérfræðingur og Þorsteinn Gauti Gunnarsson ráðgjafi.

Það er óhætt að segja að enginn bjóst við að vera að kljást við heimsfaraldur í upphafi árs 2020. Aðstæður okkar hafa breyst mjög hratt og við erum öll samstíga í því að upplifa sveiflur í andlegri líðan, eðlileg viðbrögð við óeðlilegum aðstæðum. Fræðsla getur hjálpað mikið og virkað sem áttaviti á erfiðum tímum. Það að vera meðvitaður um áhrifaþætti er mikilvægt fyrsta skref. En hvað erum við að upplifa og hvernig er árangursríkt að bregðast við?

Lesið greinina á heimasíðu VIRK.

 
Er stuttur þráðurinn?

Anna Lóa Ólafsdóttir atvinnulífstengill. 

Það reynir á samskipti við aðra þegar álag og óvissa sækja að okkur. Þegar við erum í jafnvægi erum við kannski ekki að hugsa mikið út í þessa hluti en skynjum ákveðnar breytingar þegar álag er mikið. Á góðum degi þar sem samskiptin reynast okkur auðveld, erum við gjarnan frjálsleg og afslöppuð í kringum aðra og segjum skoðanir okkar þrátt fyrir að þær séu á skjön við skoðanir annarra. Við erum tilbúin að hlusta á aðra og ræða málin og það er í samræmi við aðra tjáningu, þar sem orðin, andlitið og líkamstjáningin segja sama hlutinn.

Lesið greinina á heimasíðu VIRK.

 

Núvitund á óvissutímum

Gunnhildur Kristjánsdóttir sérfræðingur.

Núvitund hefur verið talsvert í umræðunni síðustu árin og mikið hefur verið fjallað um gagnsemi hennar. Sjaldan hefur verið eins mikil þörf á að stunda núvitund og einmitt núna þegar sífellt dynja á okkur fréttir um fjölgun COVID-19 smita og alls konar ný boð og bönn. Margir kannast eflaust við að sitja fyrir framan tölvuna og „refresha“ nýjustu fréttir um fjölda smitaðra og eyða kaffitímunum í heimavinnunni í að hlusta á Víði, Ölmu og Þórólf. Þessar aðstæður skapa streitu og áhyggjur hjá okkur flestum ...

Lesið greinina á heimasíðu VIRK. 

 

Líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu
Margir eru nú að vinna heima hjá sér og fæstir eru með eins góða vinnuaðstöðu þar og í vinnunni. Í ofanálag er aukin streita í umhverfinu og þetta tvennt getur gert okkur útsettari fyrir líkamlegum álagseinkennum og aukið líkurnar á því að upp komi gömul eða ný vandamál.
Mikilvægt er því að huga eins vel að vinnuaðstöðunni heima og hægt er, bæði til að lágmarka líkur á líkamlegum álagseinkennum og einnig sem bjargráð ef upp eru komin álagseinkenni.
Sjá grein um líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu hér á síðunni.
Andleg þreyta
Andleg þreyta er gjarnan uppsafnaður vandi og kemur í kjölfar of margra ákvarðana sem við þurfum að taka, stöðugra truflana og of margra verkefna á stuttum tíma. Miklar kröfur eru oft gerðar til okkar og athyglin beinist í of margar áttir. Í stuttu máli er of mikið í gangi án þess að við höfum tíma til að taka hlé og jafna okkur.
Því þreyttari sem við erum andlega því erfiðara er að standast daglegar kröfur. Það verður erfiðara að taka réttar ákvarðanir, ganga einbeitt/ur að verkefnum og halda ró sinni. Það getur líka verið erfitt að stjórna tilfinningum sínum. Yfir lengri tíma getur andleg þreyta valdið miklum vanda, en þegar við áttum okkur á orsökum þreytunnar getum við tekið skref í átt að betri líðan.
Sjá nánar í grein um andlega þreytu þar sem farið er í einkenni hennar og aðferðir til að draga úr andlegri þreytu.
Uppsöfnuð streita
Hver er þín leið til að fá útrás fyrir uppsafnaða streitu sem mögulega hefur náð að safnast upp í líkamanum í nokkurn tíma? Í samantekt hér á velvirk.is eru tilteknar margar góðar hugmyndir til að losa út streitu og létta lundina.  

Streita vegna óvissu

Við erum vanaföst og þegar hlutirnir ganga samkvæmt áætlun teljum við okkur hafa góða stjórn í lífinu. Þegar eitthvað fer úrskeiðis eða óvænt atvik koma upp getum við fundið fyrir kvíða og aukinni streitu. Enginn getur komist hjá hinu óvænta, en í þessari grein eru nokkur ráð sem gætu hjálpað.
 

Sjá nánari umfjöllun um streitu í þessum greinum: 

 Hláturinn er okkur hollur

Í grein hér á síðunni er fjallað um hláturinn og fjölmarga góða eiginleika hans. Hlátur styrkir tengsl við annað fólk og vinnur gegn skaðlegum áhrifum streitu. Ef hugsað er út í heilandi og endurnærandi mátt hláturs er vel þess virði að leita uppi hvert tækifæri til að skella upp úr.

Láttu heillast. Vá!

Það að hrífast af því sem við sjáum og upplifum getur haft afar jákvæð áhrif á okkur. Við gleymum stað og stund og komumst í eftirsóknarvert ástand. Allir hafa upplifað svona stundir á lífsleiðinni, til dæmis þegar þeir ganga inn í fallega byggingu, horfa á stjörnubjartan himinn, standa við kraftmikinn foss eða fara á tónleika með uppáhaldshljómsveitinni. Lesa má meira um áhrif hrifningar hér.

Áhugamál – vörn gegn streitu?

Mikilvægt er að taka frá tíma til að gera eitthvað sér til hreinnar ánægju og gleði. Þegar við þurfum að aftengja okkur frá vinnu eða streituvekjandi aðstæðum er upplagt að sinna áhugamálum. Gott áhugamál hefur oft jákvæð áhrif á aðra hluta lífsins, það hjálpar okkur að finna tilgang, dregur úr streitu og bægir frá neikvæðum hugsunum. Með því að sinna einhverju sem við brennum fyrir byggjum við upp þrautseigju og upplifum svokallað flæði svo við gleymum stað og stund.

Í þessari grein má finna hugmyndir að áhugamálum og vísanir í enn fleiri hugmyndir.

Að snúa aftur á vinnustað

Þessar breytingar geta skapað ákveðið óöryggi
Eftir að tilslakanir verða gerðar snúa margir sem unnið hafa heima eða verið alveg frá vinnu vegna Covid-19 aftur á vinnustaðinn að hluta eða öllu leyti. Flestir eru eflaust fegnir að komast aftur á vinnustað, hitta góða vinnufélaga og ná upp fyrri rútínu, en þessar breytingar geta skapað ákveðna streitu og óöryggi. Við þurfum öll eftir sem áður að gæta að sóttvörnum og virða reglur sem í gildi eru. Stjórnendur fyrirtækja þurfa að undirbúa komu fólks afar vel með tilliti til sóttvarna (sjá leiðbeiningar fyrir vinnustaði frá Vinnueftirlitinu).
Hræðsla við að smitast eða smita aðra. Í könnun Gallup sem gerð var fyrri hluta apríl kemur í ljós að nær 85% landsmanna eru hræddir við að annað hvort þeir sjálfir eða einhver í fjölskyldu þeirra gæti smitast af Covid-19. Þessi ótti er því mjög útbreiddur þótt mismikill sé. Í sömu könnun kemur í ljós að um 96% svarenda telja stjórnvöld vera að takast vel á við Covid-19. Tölulegar upplýsingar um árangurinn styðja líka vel við þá skoðun og því má leiða líkur að því að áhyggjur okkar séu að minnka og að skrefið aftur til starfa verði ekki svo erfitt.
Með því að fara eftir leiðbeiningum sóttvarnaryfirvalda, passa upp á næringu, hreyfingu og svefn, taka frá tíma til slökunar, takmarka fréttalestur og viðhalda góðum tengslum við ástvini getum við dregið úr áhyggjum og streitu. Finna má gagnlegar slóðir um líðan okkar á covid.is, þar á meðal bækling sem fjallar um hvernig takast á við áhyggjur og kvíða í heimsfaraldri. Hér á síðunni (velvirk.is) má einnig finna mikið almennt efni um streitu og bjargráð við henni.       

Óvenjuleg samskipti við samstarfsfólk. Það verður frábært að hitta vinnufélaga aftur augliti til auglitis, en dagleg samskipti gætu þó verið nokkuð stirð til að byrja með því við erum orðin hálf ómannblendin og sumir finna fyrir kvíða og óöryggi i návist annarra. Við vitum betur en þurfum tíma til að fara til baka í fyrri hegðun og getum raunar ekki enn leyft okkur að fara alla leið þó útlitið lofi góðu. Við verðum að vera meðvituð um fjarlægðarmörk og sýna fyllstu tillitssemi því vinnufélaginn gæti verið óöruggur og liðið illa. 

Best er að byrja strax á að tileinka sér þá rútínu sem vinnustaðurinn hefur undirbúið og vanda sig mjög vel í samskiptum. Spritta samkvæmt tilmælum til að passa sjálfan sig og kannski ekki síður til að sýna vinnufélögum að þú takir ábyrgð og berir hag þeirra fyrir brjósti. 

Þó að vinnustöðvar séu stilltar af með tilliti til tveggja metra reglunnar þarf að passa sig við kaffivélina, á göngum og í almennum rýmum þar sem meiri tilhneiging gæti verið til að falla í sama far og áður. Eftir örfáa daga verða samskiptin mun auðveldari!  
Það getur fylgt því óöryggi að snúa aftur á vinnustaðinn en það hefur líka marga kosti sem geta unnið á móti kvíðanum. Nefna má dæmi: 
  • Við hittum vinnufélaga (og viðskiptavini) og upplifum ákveðna samkennd með því að deila upplifunum og koma saman sem hópur sem hefur gengið í gegnum sameiginlega erfiðleika. Þetta er jafnvel enn kærkomnara fyrir þá sem hafa ekki hitt vinnufélaga á fjarfundum og/eða hafa ekki stórt tengslanet.
  • Lífið verður litríkara og við fáum um annað að hugsa en undanfarnar vikur. Bros og hlátur bæta líðan og auka bjartsýni.  
  • Við náum fyrri tengingu við yfirmann og fáum mögulega skýrari ramma fyrir vinnudaginn og hvatningu/viðurkenningu sem skilar sér ekki alltaf í gegnum fjarfundabúnað.
  • Sumir komast aftur í langþráða rútínu sem hefur jákvæð áhrif á heilsu og líðan. Við kunnum hugsanlega betur að meta hin daglegu störf og taktinn á vinnustaðnum.    
  • Það dregur úr óöryggi að vera „á staðnum“.
Ath. ef fólk þjáist af undirliggjandi sjúkdómum og/eða hefur mjög miklar áhyggjur af því að snúa til vinnu er mikilvægt að ræða við yfirmann. 

Að vinna heima á tímum sóttvarna

Fjarvinna gæti orðið stærri hluti af starfi margra í framtíðinni 
Talsvert hefur verið skrifað um hvernig best er að bera sig að við heimavinnu á þessum tímum og þau ráð gagnast einnig við fjarvinnu yfirleitt. Í framtíðinni gæti þróunin verið sú að fjarvinna verði stærri hluti af starfi margra enda kemur í ljós að hún getur hentað vel í sumum tilvikum, jafnvel mun betur en talið var mögulegt. Í öðrum störfum hentar fjarvinna illa eða er útilokuð vegna eðlis starfanna.
Fyrirtæki og starfsmenn hafa þurft að taka upp og tileinka sér nýjar aðferðir til samskipta og margir starfsmenn hafa nú prófað fjarvinnu yfir lengri tíma í fyrsta sinn. Sumir hafa komið sér upp góðu verklagi, ná vel að halda sér að verki og ná nokkurn veginn að sinna starfinu á sama hátt og fyrr. Aðrir eiga í meiri erfiðleikum með að einbeita sér, sumir vegna aðstæðna heima fyrir, óöryggis vegna ástands í þjóðfélaginu og/eða skorts á skipulagi. Einnig má nefna að eðli verkefnanna ræður nokkru um hvernig gengur að vinna heima og hve mikilla samskipta þörf er á. Rannsóknir hafa leitt í ljós að þeir sem vinna fjarvinnu eru að öðru jöfnu í minni samskiptum við samstarfsfólk en aðrir þrátt fyrir að fullnægjandi tækni sé til staðar.
Umskiptin yfir í heimavinnu geta verið áskorun fyrir stjórnendur og þurfa þeir að gæta þess að sinna samskiptum sérlega vel, huga að því að allir hafi verkefni við hæfi, koma til skila hvers ætlast er til af hverjum og einum og sýna skilning á að starfsmenn eiga misauðvelt með að vinna heima. Auk þess þarf að huga að hvatningu og að samvinna haldist áfram góð meðal samstarfsmanna.  
Hér eru nokkur atriði sem gætu hjálpað við heimavinnu og fleiri má finna í ítarefni neðst í greininni:
  • Halda sömu rútínu og þegar farið er á vinnustað. Fara í háttinn á skynsamlegum tíma, vakna á sama tíma og sinna öllum hefðbundnum morgunverkum, þar með talið að klæða sig í vinnufötin.
  • Hefja störf og ljúka á sama tíma og áður. Setja sig í vinnustellingar frá upphafi vinnudags og ekki sinna öðru svo vinna þurfi fram á kvöld. Forðast að láta starfið flæða inn í frítímann.
  • Útbúa eins góða vinnuaðstöðu heima og kostur er. Hafa umhverfið snyrtilegt til að losna við óþarfa áreiti. Reyna að finna góðan stól og stilla hæð á skjá.  
  • Að vinna heima með ung börn getur verið flókið. Stjórnendur þurfa að sýna skilning og gera raunhæfar væntingar til starfsmanna við þær aðstæður sem nú eru uppi.
  • Fylgjast með líkamsstöðu og taka stuttar pásur af og til. Liðka sig og hreyfa.
  • Takmarka verulega tíma á frétta- og samfélagsmiðlum á vinnutíma en það skilar sér í betri einbeitingu, minni kvíða og meiri afköstum. Auðveldara er að gleyma sér á netinu heima en á vinnustað og við erum jú í vinnunni!
  • Vera í sambandi við yfirmann eða teymisstjóra að minnsta kosti einu sinni á dag, helst snemma dags. Óska eftir stuttu samtali ef yfirmaður er ekki fyrri til. Leita ráða eftir þörfum.
  • Væntingar til starfsmanna þurfa að vera alveg skýrar. Kröfur verða að vera jafnvel enn skýrari en vanalega þegar fólk vinnur fjarvinnu.
  • Setja skýr mörk fyrir aðra á heimilinu. Koma því til skila að ekki sé hægt að sinna erindum eða verða fyrir truflun á vinnutíma, loka sig af eins og hægt er.  
  • Ekki nota pásur í heimilisstörf. Stilla sig inn á að vera alveg í vinnunni á vinnutíma, mörkin renna til í huganum þegar þessu er blandað saman. Muna svo að kúpla sig alveg út þegar vinnudegi lýkur og gera eitthvað allt annað, t.d. skella í vél. 
Góð samskipti og skýrar kröfur eru forsendur þess að vel gangi
Í nýrri grein á BBC Worklife er fjallað um heimavinnu og nefnt að alþjóðleg stórfyrirtæki hafi nú tekið upp fjarvinnu vegna Covid-19 svo sem Google, Microsoft, Twitter, Apple og Spotify. Forsendurnar fyrir því að geta unnið heima á skilvirkan hátt er að mati greinarhöfundar skýr samskipti við yfirmanninn og að vita nákvæmlega til hvers er ætlast. Þetta á við um alla fjarvinnu.
Flestir vinna daglega í sama rými og næsti yfirmaður svo að samskipti eru næsta auðveld. Þessu er alveg öfugt farið þegar fólk þarf að vinna heima og samskiptavandi er enn líklegri ef vinnustaðurinn er óvanur fjarvinnu. Yfirmenn eru til dæmis ekki endilega vanir að stjórna fólki í gegnum netið og það hafa ekki allir komið sér upp nógu góðum verkfærum fyrir heimavinnu.
Í könnun sem gerð var af Buffer meðal 2500 fjarvinnustarfsmanna var helsta umkvörtunarefni þeirra að geta ekki „slökkt“ á vinnunni að vinnudegi loknum (22%). Það að ferðast eða fara inn og út af vinnustaðnum virðist hjálpa til við að setja skýrari línur. Í greininni er stungið upp á að hreyfa sig eftir vinnu til að loka deginum.
Þó að fólk sé vant fjarvinnu getur hún virst óskipulögð og einangrandi. Í ofangreindri könnun var einmanaleiki önnur helsta áskorunin sem nefnd var (19%). Einmanaleiki getur orðið til þess að fólk telur sig vera áhugalausara og ekki afkasta eins miklu. Það skiptir því máli að samskiptin séu augliti til auglitis þegar þau eiga stað eins og t.d. með video-spjalli, Skype og Zoom. Í greininni er minnst á að bestu fjarvinnustarfsmennirnir hafi samband við stjórnendur og samstarfsmenn reglulega eftir fjölbreyttum leiðum.

Eins og fram kemur hér að ofan er hvatt til að fólk líti á fjarvinnu sem raunverulegt starf, fari í sturtu, klæði sig og liggi ekki með fartölvuna upp í sófa.

Einnig er talað um að mikilvægt sé að starfsfólk hafi viðeigandi búnað svo að afköst minnki síður þegar skipt er yfir í fjarvinnu.

Setja þarf mörk á heimilinu sem aðrir heimilismenn geta áttað sig á. En þó að ekki séu börn á heimilinu er annað sem getur truflað, svo sem troðfull þvottakarfa. Þá þarf að stilla sig inn á að maður sé í vinnunni og að heimilisstörfin þurfi að bíða. 

Það geta líka verið kostir við fjarvinnu
Þegar fólk hefur fundið sér tilgreint vinnusvæði heima þar sem hægt er að einbeita sér má einnig sjá kostina við fjarvinnu. Í könnun Flexjobs meðal 7000 fjarvinnustarfsmanna árið 2019 sögðu 65% svarenda að þeir kæmu meiru í verk þegar þeir væru heima og nefndu atriði eins og færri truflanir almennt, minni truflun frá vinnufélögum og þann kost að losna við ferðir til og frá vinnu.
Þessi snöggu umskipti yfir í heimavinnu sem nú hafa orðið geta verið erfið fyrir marga. Í greininni er vitnað í TED fyrirlestur Nicholas Bloom hagfræðiprófessors í Stanford um heimavinnu frá 2017. Hann segir að til séu tvær útgáfur af heimavinnu, fjarvinna í stuttan tíma eða af og til og síðan föst fjarvinna. Hann líkir þessu tvennu við létta æfingu annars vegar á móti þjálfun fyrir maraþonhlaup hins vegar, svo ólíkt sé það.

Eins og ástandið er núna er óljóst hve lengi fólk þarf að vinna heima. Þetta getur verið erfitt fyrir foreldra ef skólar eru lokaðir og yfirmenn þurfa þá að leggja sérstaka áherslu á samskipti og að sýna skilning.

Löng einangrun getur haft áhrif á starfsanda og framleiðni. Í greininni er stungið upp á að líkja eftir hefðbundinni samveru af og til, t.d. með pizzaveislum eða happy hour á netinu. Það getur létt aðeins andrúmsloftið og aukið samheldni í erfiðu umhverfi. Það gæti líka verið hugmynd að halda uppákomum sem annars væru haldnir á vinnustaðnum til streitu eins og hægt er á netinu. Halda upp á afmæli, hrósa fyrir markmið sem nást og verkefni sem klárast. Gefa smá tíma fyrir almennt spjall.


Yfirmenn bera síðan ábyrgð á að halda samskiptum opnum og halda uppi jákvæðum starfsanda. Þetta er tímabil streitu; neikvæðar fyrirsagnir, áhyggjur af veikum eða öldruðum ættingjum og fleira getur fært vinnupóstinn neðar á forgangslistann en hann var. Því meiri sem samskiptin eru við vinnufélaga því auðveldara eigum við með að forðast einangrun. Og best er að samskiptin séu augliti til auglitis á netinu. Þetta á ekki síst við um það starfsfólk sem býr eitt og gæti fundið til einangrunar.   
Yfirmenn bera síðan ábyrgð á að halda samskiptum opnum og halda uppi jákvæðum starfsanda. 

Ítarefni um fjarvinnu

  • Góð ráð um heimavinnu frá fjármála- og efnahagsráðuneytinu.
  • Að vinna heima og sinna börnum. Grein af vef Vinnueftirlitsins.
  • Vinnuumhverfið og líkamsbeiting við heimavinnu. Grein af vef Vinnueftirlitsins.
  • Líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu. Af velvirk.is.
  • Heilræði um heimavinnu frá mannauðssviði Advania.
  • Góð ráð um fjarvinnu í teymum frá Sigurjóni Þórðarsyni. Af velvirk.is.
  • Fjarvinna í Microsoft Office 365, ókeypis námskeiðspakki frá Tækninám.is.

  • Fimm ráð til foreldra á tímum heimsfaraldurs. Grein frá Heimili og skóla.

  • Hollráð Sóleyjar: „Ekki fyrir alla að vinna í fjarvinnu“. Grein á visir.is.

  • Gott og ítarlegt efni um fjarvinnu og að vinna einn frá BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
  • Eru Zoom-fundirnir orkusugur? Grein á velvirk.is.
  • Léttar æfingar frá NIVA Education, aðeins 2,27 mín. Henta vel til að liðka sig á milli verkefna.

Áætlanir geta dregið úr kvíða

Í faraldrinum hafa áætlanir farið úr skorðum en það að skipuleggja fram í tímann hefur þó sjaldan verið mikilvægara. Rannsóknir hafa sýnt sterk tengsl milli óljósrar framtíðar og kvíða og óþol gagnvart óvissu hefur tengsl við þunglyndi. Því er mikilvægt að halda áfram að gera áætlanir - jafnvel þó þær gangi ekki alltaf upp. Þær geta hjálpað til við að halda í jákvæðni og komið í veg fyrir að við verðum útkeyrð af streitu. Að skipuleggja fram í tímann er okkur eðlislægt og við erum fær í því.
Sjá umfjöllun um kosti þess að gera áætlanir hér.

Ráð til stjórnenda á tímum sóttvarna

Í ljósi aðstæðna höfum við tekið saman efni hér að neðan sem gæti nýst stjórnendum á þessum sérstöku tímum. 
Á síðunni má einnig finna grein um hvernig virkja má fólk á fjarfundum, umræðu um hvort fjarfundirnir séu orkusugur og áhugaverða grein þar sem mælt er með að stjórnendur skrái niður og kynni óskráðar reglur í fyrirtækinu.   

Tekið á óöryggi og áhyggjum á vinnustað

Hvernig getum við passað upp á hvert annað í vinnunni á þessum sérstöku tímum? Pia Ryom, sálfræðingur við háskólasjúkrahúsið í Álaborg, hefur tekið saman fimm almenn ráð um hvernig gott er að bera sig að til að draga úr óöryggi og áhyggjum.  
  • Stjórnendur og starfsmenn þurfa að útbúa skýrar reglur um hvernig brugðist er við aðstæðum. Notið ráðleggingar yfirvalda sem útgangspunkt og ræðið hvernig hægt er að framfylgja þeim á vinnustaðnum. Hvernig má til dæmis tryggja að hægt sé að halda tiltekinni fjarlægð milli manna, að reglur um hreinlæti séu virtar og að svæði séu skipulögð með öryggi í huga.
  • Stjórnendur þurfa að vera á staðnum/aðgengilegir og sýna forystu. Það er mikilvægt að stjórnendur sjái til þess að ljóst sé hvaða verkefnum eigi að sinna og að yfirmenn séu aðgengilegir til að aðstoða með forgangsröðun. Það þarf að taka margar ákvarðanir og það skiptir miklu að standa við þær - líka þær óvinsælu. Það er mikilvægt að stjórnendur sýni bæði í orði og verki að það sé í lagi að gera mistök og að starfsmenn upplifi að stjórnendur bakki þá upp og hafi áætlun.
  • Við þurfum að gæta að okkur sjálfum og samstarfsfólki. Skoðum okkar eigin getu og mörk. Ef við erum óörugg ræðum það við samstarfsfólk eða yfirmann. Grípum inn í ef við sjáum merki þess að vinnufélagi virðist í vanda og bjóðum fram aðstoð og stuðning.
  • Áhyggjur. Í augnablikinu er daglegt líf svolítið snúið. Mörg okkar hafa áhyggjur af því að smitast og smita aðra. Munum að halda ró okkar, fagmennsku og skynsemi. Höldum höfðinu köldu, hjartanu heitu og höfum báða fætur á jörðinni.
  • Viðurkenning. Hrósum okkur sjálfum og samstarfsfólki fyrir góða frammistöðu. Upplagt er að ljúka vinnudeginum með stuttu spjalli við vinnufélaga um hvernig dagurinn gekk og enda spjallið á jákvæðu nótunum. 

Leiðbeiningar um stjórnun (nýrra) fjarvinnustarfsmanna

Margir stjórnendur og starfsmenn eru farnir að vinna heima og aðskildir í fyrsta sinn
Í nýrri grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig stjórnendur geti leitt starfsmenn sem eru nýlega byrjaðir í fjarvinnu. Vegna þeirra breytinga sem orðið hafa vegna Covid-veirunnar eru nú margir starfsmenn og stjórnendur farnir að vinna heima og eru mögulega að vinna aðskildir í fyrsta sinn.
Þó ekki hafi gefist jafn mikið tóm til undirbúnings og þjálfunar fyrir fjarvinnufyrirkomulag eins og æskilegast væri geta stjórnendur án mikillar fyrirhafnar tekið ákveðin skref sem byggð eru á niðurstöðum rannsókna til að hvetja fjarvinnustarfsmenn og bæta afköstin.
Algengar áskoranir í fjarvinnu
Til að byrja með verða stjórnendur að skilja þá þætti sem geta gert fjarvinnu sérlega krefjandi. Að öðrum kosti gætu afkastamiklir starfsmenn sýnt slakari frammistöðu og minni áhuga eftir að þeir fara að vinna heima, sérstaklega ef undirbúningi og þjálfun hefur verið ábótavant. Meðal annars má nefna þessa þætti:
  • Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Bæði stjórnendur og starfsmenn telja oft skorta á samskipti augliti til auglitis. Stjórnendur hafa áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Margir starfsmenn eru ósáttir við að hafa minni aðgang að stuðningi stjórnanda og samskiptum. Í sumum tilvikum telja starfsmenn að fjarstjórnendur átti sig ekki á þörfum þeirra og séu því hvorki styðjandi né hjálplegir við að vinna verkefnin.
  • Skortur á aðgengi að upplýsingum. Þeir sem nýfarnir eru að vinna heima eru oft hissa á að erfiðara er að fá upplýsingar frá samstarfsfólki og tekur lengri tíma. Að fá svör við einföldum spurningum virðist vera stór hindrun fyrir starfsmann sem vinnur heima. Þetta tengist því að samstarfsmenn eru fjarlægir í rúmi og eru ólíklegri til að vita af aðstæðum hinna og gefa þeim slaka í erfiðum aðstæðum. Til dæmis, ef þú veist að samstarfsfélagi á slæman dag þá tekurðu ekki nærri þér að fá hranalegan tölvupóst í ljósi aðstæðna. Ef þú færð sama tölvupóst frá fjarvinnustarfsmanni án þess að þekkja núverandi aðstæður hans, þá ertu líklegri til að móðgast, eða í það minnsta að telja samstarfsmanninn ófaglegan.  
  • Félagsleg einangrun. Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefnið vegna fjarvinnu því starfsmenn sakna óformlegra félagslegra samskipta á skrifstofunni. Talið er að úthverfir einstaklingar (extravertar) finni fyrr fyrir neikvæðum áhrifum einangrunar, sérstaklega ef þeir hafa ekki tækifæri til samskipta við aðra í fjarvinnunni. En til lengri tíma getur einangrun valdið því að hvaða starfsmanni sem er finnist hann síður vera hluti af vinnustaðnum og vilji jafnvel hætta hjá fyrirtækinu.
  • Truflun heima. Í svona skyndilegum umskiptum yfir í heimavinnu eru meiri líkur á að fólk hafi ekki ákjósanlega vinnuaðstöðu heima og þurfi að gæta barna ef pössun er ekki að fá. Jafnvel við venjulegar kringumstæður getur fjölskyldulíf haft áhrif á fjarvinnu, en stjórnendur ættu að búast við að áhrifin verði enn meiri við þessi óvæntu skipti yfir í heimavinnu.
Hvernig stjórnendur geta stutt við fjarvinnustarfsmenn
Fjarvinna getur verið áskorun en það eru nokkrar fremur fljótlegar og hagstæðar leiðir sem stjórnendur geta farið til að auðvelda umskiptin yfir í fjarvinnu:
  • Koma á skipulögðum örfundum daglega. Margir farsælir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.  
  • Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum. Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefur þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
  • Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst. Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Einnig þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
  • Gefa tækifæri til félagslegra samskipta. Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Þetta skiptir máli fyrir alla sem vinna fjarvinnu en ekki síst þá sem skyndilega eru nú byrjaðir að vinna heima. Ein leiðin er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa pizzuveislu eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
  • Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning. Við þessi umskipti yfir í heimavinnu er mikilvægt fyrir stjórnendur að viðurkenna streitu, hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.
 
Litið er til yfirmanna um hvernig bregðast á við breytingum
Rannsóknir á tilfinningagreind og tilfinningasmiti (emotional contagion) segja okkur að starfsmenn líta til yfirmanna sinna um vísbendingar um hvernig á að bregðast við skyndilegum breytingum eða hættuástandi. Ef stjórnandi sýnir streitu og hjálparleysi smitast það niður á starfsmenn. Öflugir leiðtogar hafa tvíhliða nálgun, bæði með því að viðurkenna streitu og kvíða sem starfsmenn finna fyrir í erfiðum aðstæðum en einnig með því að staðfesta traust sitt á teymunum með því að segja til dæmis „við ráðum við þetta“ eða „þó að þetta sé erfitt veit ég að við klárum þetta“. Með þessum stuðningi eru starfsmenn líklegri til að taka áskorunum og finna tilgang.

Breytingar á skrifstofunni í kjölfar COVID

Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar 
Talsvert hefur verið rætt um hvernig vinnan og vinnuumhverfið muni breytast í kjölfar faraldursins, meðal annars í grein á síðu Velvirk.is. Faraldurinn hefur leitt til þess að flest fyrirtæki hafa þurft að gera talsverðar breytingar og ráðstafanir til að reyna að tryggja öryggi starfsmanna og halda rekstrinum gangandi.
Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar samhliða því að fjöldi starfsmanna hefur unnið heima um lengri tíma. Reynsla er komin á hvernig til hefur tekist og víða hefur gengið betur en reiknað var með. Samkvæmt könnun McKinsey voru 80% aðspurðra ánægðir með að vinna heima og í flestum tilvikum töldu þeir sig koma jafn miklu eða meiru í verk heima en á skrifstofunni (69%). Margir kunna því einnig vel að losna við ferðir til og frá vinnu og að nýta tímann sem sparast til annarra hluta.  

En hvað gerist með tímanum hjá þeim sem halda áfram að vinna fjarvinnu? Menn gætu verið að lifa á orku og samheldni frá því fyrir faraldurinn - gæti fyrirtækjamenning máðst út á endanum ef bein tengsl við vinnustað og vinnufélaga rofna? Mögulega hefur fjarvinna almennt gengið vel hingað til af því að starfsmenn líta á hana sem tímabundið ástand en ekki fyrirkomulag til framtíðar. Rætt hefur verið um ákveðna þreytu vegna fjarfunda og skorts á beinum samskiptum sem gæti til lengri tíma komið niður á gæðum vinnunnar og starfsánægju.

Fyrirtæki munu þurfa að endurhugsa margt en það er engin töfralausn til, hugsa þarf út í hvaða hæfni þarf að vera til staðar og hvaða hlutverk eru mikilvægust. 

 

Upphaflega hafa fyrirtækin verið að líkja eftir hefðbundnu starfi í fjarvinnu, þetta hefur gengið vel hjá sumum en ekki öllum. Mikilvægt er að skoða hvaða ferli eru mikilvægust og endurhugsa þau frá grunni. Er til dæmis betra að nýr starfsmaður vinni á skrifstofunni til að byrja með en fari svo í fjarvinnu á síðari stigum? Er ákjósanlegt að skipuleggja ný verkefni á skrifstofunni og vinna að úrlausn þeirra í fjarvinnu? Einnig þarf að huga að gildum og menningu og hvernig hægt er að viðhalda þeim þáttum. Einn kostur við að taka skrifstofuna út fyrir sviga sem miðpunkt starfseminnar er að hægt er að ráða starfsmenn óháð búsetu og veita núverandi starfsmönnum meiri sveigju hvað varðar staðsetningu. Annar er sá að mögulegt getur verið að lækka húsnæðiskostnað.
Endurhugsa þarf skrifstofuna ef hún verður fyrst og fremst vettvangur funda og teymisvinnu. Hugsanlega þarf að biðja starfsmenn sem sjaldan þurfa að mæta á fundi að vinna heima. Ef þeir eiga bágt með það þarf mögulega að skoða aðra starfsaðstöðu nærri heimilum fólks. Huga þarf að skipulagningu vinnu á skrifstofum þar til bóluefni verður aðgengilegt, gæta þarf að loftræstingu, sótthreinsun, fjarlægð milli borða og hvenær hver og einn getur mætt. Tæknin mun gegna lykilhlutverki við að brjóta veggi milli skrifstofunnar og heimaaðstöðunnar. Það gengur ekki að sumir sitji í fundarherbergi og aðrir séu á fjarfundi án þess að geta tekið þátt til jafns við hina.
Fyrirtækin þurfa að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma
Í grein á BBC Worklife kemur fram að fyrirtækin hafi þurft að grípa til öryggisráðstafana til skemmri tíma en þurfi nú að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma þar sem heilsuvernd verður útgangspunktur. Ekki verði ráðist í dýrar framkvæmdir, enda gæti bóluefni verið á næsta leiti og fyrirtækin sum í fjárhagsvanda. Breytingarnar verði smáar og taktískar, með það að markmiði að minnka óöryggi starfsfólks. Dæmi um einfalda og ódýra lausn er glær hlíf milli vinnustöðva, að hafa gott bil milli skrifborða, skipa fólki niður á tiltekna daga og nýta lokaðar skrifstofur eða önnur aflokuð rými tímabundið.
Amanda Stanaway arkitekt hjá Woods Bagot segir að sumir viðskiptavina hennar hafi áhuga á að útbúa smáar vinnueiningar nærri heimilum starfsmanna til að hindra smit í ferðum til og frá vinnu og til að hindra víðtækt smit á vinnustað. Það fullnægi betur þörf fólks fyrir tengingu við annað fólk en stór skrifstofa þar sem allir eru hólfaðir af í einkarýmum. Stanaway segir að við sjáum skrifstofuna ekki líða undir lok, flestir vinni jú til að afla tekna en við vinnum líka vegna þess að við höfum gaman af að leysa vandamál saman og skapa nýjar hugmyndir. Við höfum saknað þess síðustu vikur og þessi tilfinning um tengsl er okkur mannfólkinu afar mikilvæg.

Til skamms tíma er líklegt að margir haldi áfram að vinna heima þegar/þar sem smitgát er mikil á meðan minni hópur mætir á skrifstofuna á tilteknum dögum. Fyrirtæki kortleggi hverjir þurfa helst að vera á staðnum en þeir sem eru heima fá mögulega hjálp til að koma sér upp góðri aðstöðu því huga þarf að vinnuaðstöðu fólks í fjarvinnu líka. 

Til lengri tíma og í ljósi meiri meðvitundar fólks um smitsjúkdóma spá sérfræðingar því að hönnun skrifstofunnar taki í meira mæli mið af því hvernig spítalar eru hannaðir svo hægt sé að þrífa á áhrifaríkan hátt. Þarna er t.d. átt við efnisval yfirborðsflata og gólfefni. 

 

Einnig verða gerðar meiri kröfur til loftræstingar og fleiri vaskar verða í móttöku og sameiginlegum rýmum. Hugað verður að því að fólk þurfi að ganga sem minnst innan skrifstofunnar og geti komist á sem skemmstum tíma frá A til B. Jafnframt er umræða um snertilausu skrifstofuna þar sem lyftum, kaffivélum o.fl. verður stýrt með snjallsímum í auknum mæli. Fundarherbergi verði raddstýrð og salerni og hurðir opnaðar með því að veifa hönd. Hugmyndir hafa verið uppi um að hitamæla starfsfólk á sjálfvirkan hátt og tæknin er þegar til en gallarnir við aðferðina eru mögulega fleiri en kostirnir.   
Í umfjöllun í CBS Sunday Morning er einnig rætt um væntanlegar breytingar á hönnun skrifstofunnar. Þar segir að stór tæknifyrirtæki eins og Twitter og Square hafi ákveðið að allir starfsmenn geti hér eftir unnið í fjarvinnu til frambúðar. Einn viðmælenda í þættinum sem vinnur við að hanna og leigja skrifstofuhúsnæði til stórfyrirtækja segir að um 80% starfsmanna hafi að jafnaði verið á skrifstofunni á hverjum tíma í hefðbundnu fyrirtæki en hann áætli að hlutfallið fari niður í 50-60% í framtíðinni. Ljóst er að fólk mun ekki sitja eins þétt saman og áður og óvíst er um framtíð opnu vinnurýmanna, enda hafi áður verið komin fram gagnrýni á þau.  
Sagt er frá tilraun sem fasteignafyrirtækið Cushman & Wakefield í Amsterdam er að gera með skrifstofuhönnun þar sem öryggi starfsmanna er í fyrirrúmi (sjá 6 feet office project). Merkt stæði eru í lyftunni og starfsmenn taka sér einnota skrifborðshlífar úr þunnum pappír undir tölvu og fylgihluti þegar þeir koma inn en á hlífarnar eru prentaðar þær reglur sem farið er eftir. Gott bil er á milli borða og litir í gólfteppi í kringum vinnustöðvarnar minna á fjarlægðarmörk og gefa til kynna hve nálægt má koma. Örvar á gólfi vísa á gönguleiðir en aðeins er leyfð einstefna á skrifstofunni. Glerskermar eru aftan við skjái svo fólk geti setið á móti hvert öðru.
Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.
David Levine prófessor í Berkeley Haas segir að stjórnendur hafi lært tvennt í faraldrinum; hve mikið sé í raun hægt að vinna í fjarvinnu og að það sé raunverulegt virði í almennum samskiptum starfsmanna á  vinnustaðnum, vatnskælirinn er ekki aðeins vinsælt tákn í skopmyndum heldur fari þar fram félagsleg samskipti, samræður og tengslamyndun. Og vinnustöðum vegnar betur þegar meira er af slíkum samskiptum.

Lærdómurinn af faraldrinum – hvað mun breytast?

Margt mun breytast eftir faraldurinn.
Töluvert hefur verið reynt að spá fyrir um hvernig heimurinn muni líta út eftir heimsfaraldurinn. Flestir eru sammála því að margt muni breytast til skemmri tíma og sumt jafnvel til frambúðar. Nefna má atriði eins og tæknivæddari samskipti, meiri fjarvinnu og fjölbreyttari kennsluaðferðir, en einnig að gildi okkar og áherslur muni breytast.
Í grein í viðskiptatímaritinu Fast Company eru leiðtogar, sérfræðingar og greiningaraðilar á ýmsum sviðum spurðir álits á því hvaða sértæku breytingar þeir búist við að sjá á þeirra sviði. Hér verða nefnd nokkur atriði úr greininni og í lokin verður tæpt á því sem fram kom á netráðstefnu fjögurra framtíðarfræðinga sem haldin var í lok mars 2020. 
Að vinna heima verður nýja normið
Í greininni nefna nokkrir viðmælenda að eftirleiðis verði algengara að fólk vinni heima. Gerð hafi verið stærsta tilraun sögunnar á fjarvinnu segir Matthew Prince (Cloudflare). Sjá má áhrifin á netinu, hvernig umferðin á vefnum breytist. Fólk er að nálgast fræðsluefni fyrir börnin, finna óhefðbundnar leiðir til að tengjast samstarfsfólki, vinum og fjölskyldu og fyrirtækin eru orðin sveigjanlegri með hvernig þau bregðast við þörfum starfsmanna í gegnum netið. Þessar breytingar munu endast lengur en þann tíma sem tekur fyrir rykið að falla eftir faraldurinn að mati Matthew. Líta má á þennan tíma sem þáttaskil í því hvernig fólk vinnur og lærir segir Jared Spataro (Microsoft 365). Fólk mun nýta reynsluna og lærdóminn af fjarvinnu inn í nýja veruleikann. Við erum að læra svo mikið um langtíma fjarvinnu á þessum tímum.
Jeff Richards (GGV Capital) ferðast meira en 320 þúsund kílómetra á ári í starfi sínu og er ekki viss um að það muni breytast því ekkert kemur í stað þess að hitta viðskiptavini augliti til auglitis. Hann telur þó að fjarfundir hafi náð að festast í sessi. Þetta er orðið viðurkennt form á samskiptum sem ekki var áður. Og nú kunna allir í fjölskyldunni á Zoom, það skiptir sköpum. Tim Bajarin (Creative Strategies) segir að fyrirtæki virðist nú öruggari með að gefa að minnsta kosti hluta starfsmanna færi á að vinna að heiman. Þetta mun þýða færra fólk á vinnustað og hugsanlegar minni húsnæðisþörf. Hann telur að þetta gæti markað endalok opna vinnurýmisins því reynslan af COVID-19 mun árum saman gera fólk óöruggara með að vinna þétt saman í opnu rými.
Reynslan af faraldrinum mun auka hugrekki til að taka upp ný mynstur til að laga úrelta ferla segir Eva Chen (Trend Micro). Í kjölfarið munu fyrirtæki hætta við stórar skrifstofur og hverfa aftur í minni einingar og aukna fjarvinnu. Sampriti Ganguli (Arabella Advisors) segir að við verðum í auknum mæli öll eins og BBC maðurinn þar sem börnin okkar og hundar birtast reglulega á fjarfundum. Við höfum líklega farið yfir mörk þess hvað telst viðeigandi á skrifstofunni og hvað telst í lagi heima og á margan hátt hafa þessi persónulegu augnablik gert okkur kleift að mynda dýpri og innihaldsríkari tengsl sem manneskjur.
Steve Case (Revolution) telur að fólk og fyrirtæki gætu mögulega hugsað sér til hreyfings og sérhæft sig í öðrum atvinnugreinum. Vivek Ravisankar (HackerRank) telur að netráðningar á tæknifólki muni verða normið og störf muni verða unnin í fjarvinnu í auknum mæli í tæknigeiranum. Þetta verður til þess að fyrirtæki geta valið úr stærra mengi umsækjanda óháð landamærum og með því ráðið fólk með fjölbreyttan bakgrunn sem styrkir fyrirtækin og efnahagslífið. AJ Shankar (Everlaw) telur að líklega verði aðgengi að starfsmönnum utan vinnutíma minni eftir COVID-19 sem er af hinu góða því mörkin milli vinnu og einkalífs hafa aldrei verið eins óskýr og nú. En þetta mun ekki gerast sjálfkrafa, þörf er á hugarfarsbreytingu. 

Stafræna tæknin fer á flug

Stan Chudnovsky (Facebook) segir að við séum að nýta tæknina til að vinna og eiga samskipti við ástvini og það sé nú orðið normið. Hann telur að við munum halda áfram að nota tæknina í samskiptum í meira mæli en við gerðum áður. Vírusinn hefur hraðað stafrænum breytingum sem voru þegar í þróun segir Michael Hendrix (Ideo). Andstaðan við þessar breytingar hefur gufað upp enda hafa þær sýnt sig að vera nauðsynlegar til að lifa af. Ólíklegt er að fyrirtæki muni reyna að snúa aftur til þess sem tíðkaðist fyrir heimsfaraldurinn.

Menntun verður tæknivæddari

Breytingin sem við sjáum núna í menntun er ekki líkleg til að ganga til baka í „eðlilegt“ horf í haust segir Simon Allen (McGraw-Hill). Þó að kennarar verði alltaf ómissandi þarf áfram að vera sveigjanleiki og snerpa við að koma efni til skila, prófa og gefa einkunn. Hann reiknar með að sjá aukningu í að blanda saman kennslu í kennslustofu og á netinu. Adam Enbar (Flatiron School) segir að nú treysti kennarar á Zoom eða Slack til að kenna og vera í sambandi við nemendur. Við vitum að þetta kemur ekki í staðinn fyrir kennslustofuna en sannleikurinn er sá að tæknin var ekki hugsuð til að koma í staðinn fyrir hana, hlutverk tækninnar er að skapa alveg nýja reynslu. Ekkert hvetur meira til nýsköpunar en fólk sem lendir í vandræðum. Þegar ástandið er gengið yfir mun notkun á tækninni minnka og það er í lagi. Í staðinn munum við sjá uppsveiflu í tækni sem er sérsniðin að fjarnámi eða starfi.

Heilbrigðisþjónustan tekst á við gamlan vanda

Dr. Claire Novorol (Ada Health) segir að notkun og þróun fjarlausna á sviði heilbrigðisþjónustu hafi tekið mikinn vaxtarkipp. Búast má við að fjarlækningar muni verða mikilvægur hlekkur í heilbrigðisþjónustunni framvegis. Pat Combes (AWS) segir að faraldurinn gefi tækifæri til að bera kennsl á og vinna að því að bæta undirliggjandi vandamál í samhæfingu kerfa á heilbrigðissviði sem hafa hingað til hindrað lækna í að ná utan um sjúkrasögu sjúklinga. 

Mikilvægt er að þeir sem vinna í vísindum vandi túlkun og miðlun upplýsinga á tímum þar sem rangar upplýsingar geta verið skaðlegar, jafnvel hættulegar segir Ara Katz (Seed Health). Faraldurinn minnir á hvernig vísindin hafa áhrif á ákvarðanir, móta stefnu og bjarga mannslífum. Harry Ritter (Alma) nefnir að mikil umskipti verði í viðhorfum til geðheilsu. Samfélögin hafa nú upplifað sameiginleg áföll og sorg og munu finna til meiri hluttekningar og sýna vilja til að tala um geðheilbrigðisþjónustu sem nauðsynlegan hluta af heilbrigðisþjónustunni. Fyrirtækin hafa þegar séð hvernig tilfinningaleg líðan hefur áhrif á getu starfsmanna til að vinna undir álagi. Vonandi átta þau sig betur á skyldu sinni til að láta andlega líðan starfsfólks vera í forgangi eftir þetta.

Áhættusækni minnkar

David Barrett (Expensify) telur að þegar fram líði stundir muni fjárfestar líta á aðra mælikvarða en áður við mat á fyrirtækjum og hvað telst vera „dýrmætt“ fyrirtæki. Í stað þess að einblína á mælanlega þætti munu þeir leggja meiri áherslu á þætti eins og skipulag, teymi, menningu, sveigjanleika og arðsemi. Fjárfestar muni nú hægja á sér að mati Sean Park (Anthemis), hætta að fylgja hjörðinni og einbeita sér aftur að greiningum og áreiðanleikakönnunum. Menn munu gefa sér meiri tíma til að kynnast teyminu, skilja viðskiptalíkanið og kynna sér markaðinn.

 

Í greininni er einnig minnst á að framleiðendur muni nú huga að breytingum, að kaupa aðföng og þjónustu í nærumhverfi og auka sjálfvirkni til muna. Rætt er um að fyrirtæki þurfi að huga að skapandi þróunarvinnu á sama tíma og þau vinna sig út úr sínum vanda. Þá er minnst á að vefverslun muni færast í aukana, breyting gæti orðið á ferðamáta þar sem fólk vill síður ferðast í þrengslum og að breyting geti orðið á skipulagi borga/bæja í takt við breyttan ferðamáta.  

Ráðstefna framtíðarfræðinga

Í lok mars 2020 var haldin netráðstefnan Covid-19 og framtíð viðskipta (Covid-19 and The Future of Business) með þátttöku fjögurra framtíðarfræðinga; Gerd Leonhard, Anton Musgrave, KD Adamson og Liselotte Lyngsø, en hvert þeirra hélt stutt erindi og í lokin voru bornar upp spurningar.

Engum datt í hug að slíkar breytingar gætu orðið.
Á ráðstefnunni ræddi Anton Musgrave um hvernig leiðtogar fyrirtækja geta undirbúið sig fyrir þann nýja heim sem blasir við eftir faraldurinn en engum gat dottið í hug að slíkar breytingar gætu orðið. Hann ráðleggur leiðtogum að reyna að lifa af í 3-6 mánuði þrátt fyrir allt, en ekki er hægt að spá fyrir um hvað gerist eða hvenær. Næsta skref er tímabil enduruppbyggingar sem getur varað í 12-18 mánuði, en á þeim tíma þarf að taka allt til endurskoðunar og undirbúa mögulegan vöxt 2-3 árum síðar. Þetta verður ekki skammtímavandi. Það verða til nýjar grundvallarreglur sem leiðtogar verða að skilja. Þessar reglur munu hafa áhrif á stjórnun, hvernig stofnanir stýra viðskiptum, framtíð kapítalismans, hvernig árangur verður metinn í fyrirtækjum og hvernig við munum færast frá gömlu mælikvörðunum um árangur (t.d. EBITHA, ROI). Eitt af því mikilvægara sem leiðtogar þurfa að spyrja sig til skemmri tíma er hvaða viðskiptalegar forsendur munu enn skipta máli í heiminum eftir Covid-19. Allar aðrar forsendur munu verða til óþurftar.

Leiðtogar verða að spyrja fimm spurninga í tengslum við allar ákvarðanir sem teknar eru frá þessum degi:

  1. Mun ákvörðunin sem ég tek styðja samkennd fólks? Fólk er hrætt og laskað.
  2. Munum við hafa fjármagn til að lifa af?
  3. Mun ákvörðunin auka sjálfvirkni og stafvæðingu og hvernig hjálpum við fólki að læra á nýja tækni?
  4. Mun hún byggja upp sterk sambönd?
  5. Er hún hvetjandi? Getur fólk séð fram úr þeim vanda sem við stöndum frammi fyrir nú og hefur það orku til þess?  

 
Engir eru sérfræðingar í þessari nýju stöðu. 
Áður leituðum við til sérfræðinga um svör við erfiðum spurningum en nú eru engir sérfræðingar um þennan nýja heim. Hvernig getum við sem leiðtogar verið skapandi og aðlagað okkur? Það má vera að mörg alþjóðleg fyrirtæki lifi af og starfi áfram á svipaðan hátt og áður en framtíð viðskipta er afar óljós.
KD Adamson sagði í erindi sínu að við værum á leið í alþjóðlega lægð og jafnvel kreppu eftir það. Þjóðirnar munu verða skuldsettar og þurfa að reiða sig á vöxt. Í kreppunni miklu var mikil áhersla lögð á neysluhyggju og að fólk þyrfti að kaupa eins mikið og það gat. Hætta er á að það gerist líka nú ef engar áætlanir eru gerðar en það getur verið afdrifaríkt með tilliti til umhverfismála og sjálfbærni. Mikil pressa verður frá viðskiptalífinu á ríkisstjórnir og erfiðar ákvarðanir framundan. Hún bendir á að gera þurfi greinarmun á vexti (growth) og framþróun (progress).

Fyrirtækin hafa fjárfest mikið í stafrænni tækni en munu nú þurfa að einbeita sér aftur að kjarnastarfseminni og mannauðnum. Frumkvöðlafyrirtæki fá skell og frumkvöðlar fara í auknum mæli að leita skjóls í öruggri vinnu. Covid-19 hefur verið „masterclass” í mikilvægi gríðargagna (big data) og hvernig við lítum á upplýsingar. Áhugavert er að upplýsingar hafa nú verið notaðar til að verja fólk og ekki aðeins til að selja eitthvað sem algengast hefur verið. Kerfin sem notuð eru til að selja okkur hluti eru mjög mikilvæg og koma að góðu gagni nú. Stjórnvöld og einkafyrirtæki eru að vinna saman vegna Covid og þau gætu haldið áfram samvinnunni.

 
Veiran er „umbreytingin mikla” sagði Gerd Leonhard og það verður breyting á alþjóðavísu á því hvernig við skilgreinum okkur sjálf og vinnu okkar þar með.
  • Við lærum að vinna heima og það verður eðlilegt. 
  • Harkhagkerfið (gig economy) mun springa út. 
  • Áhersla á endurmenntun og stöðugt nám – og allt á netinu. 
  • Bæir breytast, við þurfum ekki að fara eins mikið.

Vélar munu taka yfir rútínuverkefni í sífellt auknum mæli (52% árið 2025). Því verða önnur störf mikilvæg í framtíðinni, störf sem krefjast mannlegra eiginleika; tilfinninga, innsæis og forspár. Vélar skortir einnig ímyndunarafl, sköpunargáfu, innlifun og gildi.  

Mörg ný störf verða til vegna sjálfbærra vistkerfa; orku, matvælaframleiðslu, heilsugæslu, flutninga og landbúnaðar. Einnig verður sprenging í lífvísindum, heilbrigðisþjónustu og opinberri fjölmiðlun að mati Gert. 
Liselotte Lyngsø taldi í sínu erindi að faraldurinn væri í raun ein stærsta bylting sögunnar. Hún segir að nú færumst við frá því að taka á móti falsfréttum á samfélagsmiðlum yfir í að vilja frekar fá upplýsingar beint frá vísindamönnum, enda um alvarlegan faraldur að ræða.  

Sú þróun verður að við munum helst ekki vilja fara á spítala. Við munum reyna að nota tækni til að halda okkur heilbrigðum, mælum okkur, notum öpp og erum reiðubúin að miðla heilsufarsupplýsingum að vissu marki. Einnig mun meira verða keypt af heilsuvarningi af ýmsu tagi, hefðbundnum og óhefðbundnum. 

Einnig verður mikil bylting hjá börnum og kennurum í tengslum við nám. Tæknin mun ráða við að meta námsframgang jafnóðum og próf verða mögulega óþörf þegar fram líða stundir auk þess sem nám gæti tekið styttri tíma.

 

Við þurfum listamenn til að gefa stjórnmálamönnum hugmyndir.
Framtíðarfræðingarnir fjórir svöruðu spurningum í lokin og kenndi þar ýmissa grasa. Líklegt var talið að stjórnvöld notuðu rekjanlegar upplýsingar úr símum fólks í meira mæli, rætt var um að margir hefðu áhuga á að deila upplýsingum um sig og stjórnvöldum væri frekar treystandi en einkaaðilum til að fara með slík gögn. Talað var um að kerfin sem við höfum búið til í fyrirtækjunum væru mjög flókin og eðlilegt væri að reyna að einfalda þau og straumlínulaga. Rætt var um að okkur vantaði skýra leiðtoga á alþjóðavísu en einnig að það þyrftu ekki endilega að vera stjórnmálamenn eða viðskiptajöfrar. Því var spáð að áhrifavaldar verði mikilvægir í þessu sérstaka ástandi. Rætt var um mikilvægi sjálfbærni, gegnsæis og trausts. Minnst var á að við séum orðin sérfræðingar um heiminn eftir faraldurinn og höfum tilfinningu um að vera öll á sama báti. Fram kom að ferðalög fólks héldu áfram en að þau yrðu líklega öðruvísi, leitað væri eftir dýpri upplifun af landi og þjóð; menningu, matargerð og sögu. Talað var um að við þyrftum listamenn til að hvetja og gefa stjórnmálamönnum hugmyndir. Þeir hafa oft verið skrefi á undan að sjá fyrir sér stórar breytingar. 
Ráð dagsins

Það er hægt að efla og æfa upp þrautseigju og fjölga leiðum til að ráða betur við aðstæður.  

Nánar