Deila
Velkomin í verkfærakistuna. Hér söfnum við „tækjum og tólum" fyrir vinnustaði sem hægt er að nota til að skapa jafnvægi og vellíðan í starfi.
Aftur til vinnu
„gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi“
Flest þekkjum við það að veikjast og vera frá vinnu í einhverja daga en koma aftur til starfa eins og ekkert hafi í skorist. Að sama skapi þekkjum við hvað það er gott að komast aftur í rútínu, hitta samstarfsfólk og glíma við verkefnin í vinnunni. Rannsóknir sýna líka að vinna getur flýtt verulega fyrir bata og í því ljósi er að eiga sér stað viðhorfsbreyting í þá átt að það sé heilsusamlegt að fara að vinna á bataferlinu jafnvel þegar um langtíma veikindi er að ræða. Ávallt er þó gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi og auka við starfshlutfallið jafnt og vinnuþrekið eykst.
Talað er um að flestan heilsuvanda sé hægt að meðhöndla samfara vinnu með því að leggja áherslu á hvað einstaklingurinn getur gert í stað þess að beina athyglinni að því sem hann getur ekki gert. Þetta er hægt að gera með því að aðlaga vinnu og/eða vinnuumhverfi að getu starfsmannsins og sneiða hjá hindrunum.
Niðurstöður rannsókna
Rannsóknir hafa verið framkvæmdar á árangursríkustu leið til endurkomu á vinnumarkað, þær benda til að:
- Vinna við hæfi sé heilsueflandi. Hún bæti sjálfsmyndina, lífsgæði og vellíðan.
- Heilsa fólks eflist þegar það kemur til vinnu að lokinni veikindafjarveru.
- Það geti verið heilsueflandi fyrir fólk, bæði með líkamleg og andleg vandamál að vera í vinnu þrátt fyrir sjúkdómseinkenni eða sjúkdóma.
- Vinna styrkir fjárhagsstöðu heimilanna og dregur úr ójöfnuði í samfélaginu.
- Það er alls ekki nauðsynlegt að vera orðinn fullkomlega heilbrigður áður en farið er aftur til starfa þvert á móti bendir flest til þess að stigvaxandi endurkoma sé mun vænlegri kostur.
- Vinna getur verið drjúgur þáttur í starfsendurhæfingu.
- Því fyrr sem gripið er inn í fjarvistarferlið, því betri árangur næst.
Einstaklingar sem eru að koma úr veikindaleyfi hafa oft áhyggjur af því hvernig muni ganga, hvort veikindin taki sig upp eða þeir ráði ekki við verkefnin og því er afar mikilvægt að fyrirtækin séu sveigjanleg, sýni góðan skilning og veiti stuðning.
Rannsóknir sýna að stjórnendur sem hafa þá stefnu að setja sig fljótlega í samband við starfsmenn sem hafa verið fjarverandi vegna veikinda og sýna þeim samkend ná yfirleitt betri árangri í endurkomu starfsmanna til vinnu en hinir sem finna fyrir óöryggi og aðhafst ekkert.
VIRK Atvinnutenging
VIRK tengir einstaklinga við fyrirtæki og stofnanir.
VIRK Atvinnutenging er samstarf VIRK við fyrirtæki og stofnanir um ráðningar á einstaklingum sem eru að ljúka starfsendurhæfingu. VIRK aðstoðar einstaklinga, en ekki síður vinnustaði, við ráðningar og endurkomu til vinnu, tengir saman einstaklinga við fyrirtæki eða stofnanir út frá óskum beggja aðila.
Grundvöllurinn er gott samstarf og að tekið sé tillit til og sýndur skilningur á mismunandi þörfum og menningu hvers fyrirtækis og því er efling samstarfs VIRK við fyrirtæki og stofnanir mjög mikilvægur þáttur í verkefninu.
Grundvöllurinn er gott samstarf og að tekið sé tillit til og sýndur skilningur á mismunandi þörfum og menningu hvers fyrirtækis og því er efling samstarfs VIRK við fyrirtæki og stofnanir mjög mikilvægur þáttur í verkefninu.
Margar og ólíkar ástæður geta legið fyrir því að fólk falli út af vinnumarkaði og þarfnist starfsendurhæfingar. Streita í starfi, afleiðingar slysa og áfalla eða andlegir sem líkamlegir sjúkdómar. Mikilvægt er að við sem samfélag tökum vel utan um þessa einstaklinga og hjálpum þeim að fóta sig aftur á vinnumarkaði.
Hvetjandi úrræði
Framlag allra skiptir máli, bæði fyrir samfélagið og einstaklinginn sjálfan. VIRK Atvinnutenging hvetur atvinnurekendur til að skoða ráðningar með opnum huga og nýta sér slíka starfskrafta þar sem það hentar. Allir geta fundið sína fjöl.
Streitustiginn
Streitustiginn er verkfæri sem vinnustaðir geta notað til að búa sér til sameiginlegt orðfæri um álag og streitu á vinnustaðnum og getur hann gagnast við að greina hvort streita er til staðar, hversu alvarleg hún er og til að velja leiðir til úrbóta í framhaldinu ef þarf. Sjá umfjöllun um streitustigann hér.
Viðbrögð við áföllum starfsmanna
Hvernig geta stjórnendur mætt starfsmönnum sem lenda í áföllum?
„..engin tvö mál eru eins."
Við tökumst öll á við vandamál og áföll í daglega lífinu. Flestir reyna að aðskilja einkalíf og vinnu en stundum taka erfiðleikar heima fyrir of mikinn toll og hafa veruleg áhrif á líðan og starfsgetu. Hvað getur þú sem yfirmaður gert í slíkum tilfellum? Þetta geta verið með erfiðari verkefnum stjórnenda og engin tvö mál eru eins.
Almennt gildir að sýna þarf samúð og hluttekningu en á sama tíma þarf að halda verkefnum gangandi og gæta að fagmennsku. Hér er minnst á nokkur almenn atriði sem gætu hjálpað:
- Ekki spyrja of margra spurninga. Þú þarft að sýna umhyggju og skilning en nauðsynlegt er að virða rétt einstaklingsins til að halda viðkvæmum málum fyrir sig. Það er ekki hlutverk stjórnandans að vera trúnaðarvinur starfsmanns, hvað þá að taka hann í meðferð. Það er ákveðið valdaójafnvægi milli aðila og ekki gott að setja starfsmann í þá stöðu að hann segi yfirmanni meira en hann hefði kosið.
- Vertu til taks. Það getur verið of yfirþyrmandi fyrir starfsmann að afsaka fjarveru eða slaka frammistöðu og því getur fylgt ákveðin skömm. Ef starfsmenn skynja samúð og að hægt sé að leita til yfirmanna er líklegra að þeir láti vita fyrr en ella.
- Hlustaðu fyrst áður en þú ráðleggur. Hlustaðu á starfsmann áður en þú ráðleggur eða grípur til ótímabærra aðgerða. Mögulega hefur hann þörf fyrir að skýra stöðuna en ekki endilega fyrir að fá ráðleggingar eða leyfi frá störfum. Starfsmaður hefur eflaust þegar hugsað um hvað myndi koma sér vel fyrir báða aðila í aðstæðunum, svo sem að hafa tímabundna sveigju á vinnutíma, eða að færa til verkefni.
- Fylgstu með og vertu í reglulegu sambandi. Gott er að veita starfsmanni stuðning með því að ræða reglulega við hann (gættu þó að trúnaði gagnvart öðrum starfsmönnum). Hann mun kunna að meta umhyggju þína og þú átt auðveldara með að meta stöðuna á hverjum tíma. Hvettu hann til að láta þig vita ef þörf er á spjalli eða frekari aðgerðum.
- Vertu samkvæm/ur sjálfum þér. Þú munt mögulega setja ákveðið fordæmi þegar svona mál koma upp og aðrir starfsmenn munu reikna með að fá sömu meðferð ef þeir lenda í svipuðum aðstæðum.
- Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið. Þú getur oftast ekki ákveðið á eigin spýtur hvaða aðgerða gripið er til. Þú getur þó möguleika gefið starfsmanni val um að vinna á öðrum tímum eða að vinna að heiman til dæmis. Best er að vera vel að sér um reglur fyrirtækisins í svona tilvikum og ef málið ber brátt að þarftu að fá að bera aðgerðir sem þið ræðið undir þinn yfirmann. Ef starfsmaður þarf á ráðgjöf eða meðferð að halda leitaðu þá til þinna yfirmanna eða mannauðsstjóra um aðstoð. Ef ástæða er til gæti verið skynsamlegt að benda starfsmanni á að leita til heimilislæknis.
- Hugaðu að vinnuálagi og dreifingu verkefna. Ef starfsmaður er frá vinnu um tíma þarf að huga að hvort hægt sé að færa verkefni hans tímabundið yfir á aðra sem eru reiðubúnir til að taka þau að sér. Ef ákveðið er að starfsmaður sé tímabundið frá vinnu eða skili minna starfshlutfalli í tiltekinn tíma er ráðlagt að taka samtal að þeim tíma loknum þar sem næstu skref eru rædd. Stundum er erfitt að áætla hvenær starfsmaður kemur inn að nýju, en þrátt fyrir óvissu er ráðlagt að tala saman reglulega til að taka stöðuna og ákveða framhaldið. Mikilvægt er að vinna áætlanir í sameiningu og hafa þær skýrar og raunhæfar.
Gott að muna:
- Gefðu tóninn um skilning og samkennd á vinnustaðnum. Það hvetur aðra starfsmenn til að láta vita ef þeir sjálfir lenda í vanda og hjálpar þér að þekkja merkin þegar svipuð mál koma upp.
- Leitaðu skapandi lausna - ef til vill er sveigjanlegur vinnutími það eina sem þarf til að starfsmaður nái að sinna sínum verkefnum.
- Vertu í reglulegu sambandi. Það hjálpar starfsmanni og gefur þér færi á að grípa til frekari aðgerða ef þörf krefur.
- Ekki reyna að meðhöndla starfsmann. Þótt þú viljir vel er ekki rétt að stjórnendur fari of djúpt í persónulegan vanda fólks.
- Ekki gefa loforð sem þú getur ekki efnt. Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið starfsmanni svo sem breytt vinnufyrirkomulag, leyfi eða annað.
- Gættu sanngirni og bjóddu starfsmönnum sambærilegar lausnir í áþekkum aðstæðum.
- Byggt á samantekt Carolyn O'Hara fyrir Harvard Business Review.
Atvinnumissir
Ef þú ert í þeirri stöðu að hafa misst vinnuna eða sérð fram á að missa starfið þitt á næstunni er mjög mikilvægt að þú áttir þig á mikilvægi þess að bregðast sem fyrst við og hefja strax vinnu við að taka stefnu aftur inn á vinnumarkaðinn eða í nám.
Lestu meira í kaflanum Atvinnumissir hér á síðunni.
Fjarvinna
Hér á velvirk.is má finna áhugavert efni um fjarvinnu og fjarfundi. Nefna má umfjöllun um stjórnendur fjarvinnandi teyma, ráð um hvernig virkja má fólk á fjarfundum, hugleiðingu um hvort fjarfundir séu orkusugur og umræðu um blandaða fjarfundi sem virðast komnir til að vera. Rætt er um stjórnun nýrra fjarvinnustarfsmanna, heimavinnu á tímum sóttvarna, líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu, hugmyndir um hreyfingu í fjarvinnu, slóðir á ítarefni og umræðu um hvernig er að snúa aftur á vinnustað eftir að hafa unnið lengi heima.
Móttaka nýrra starfsmanna
Að taka vel á móti nýjum starfsmanni er sameiginlegt verkefni allra á vinnustaðnum þó að næsti yfirmaður komi oftast mest að málum og beri ábyrgð á ferlinu ásamt mannauðsstjóra. Koma þarf nýliðum inn í verkefni, vinnulag og skipulag á vinnustaðnum, kynna skráðar og óskráðar reglur í samskiptum og aðstoða við praktísk atriði. Nýi starfsmaðurinn er oftast spenntur og áhugasamur um starfið og fullur af orku. Hann er einnig í mörgum tilfellum með reynslu og góðar hugmyndir sem vinnustaðurinn getur nýtt sér.
Til mikils er að vinna að vel takist til og sjaldan er um mikið átak að ræða þó að undirbúa þurfi nokkur atriði eins vel og kostur er. Ef vel er að verki staðið má reikna með að nýi starfsmaðurinn verði ánægðari í starfi og að hann nái fyrr að tileinka sér verkefnin sem minnkar álag á þá sem fyrir eru. Nýir starfsmenn eru ólíklegri til að hætta ef vel er tekið á móti þeim, þeir eru síður frá vegna veikinda og minni líkur eru á vinnuslysum. Reikna má með meiri gæðum í verkefnavinnu og meiri samheldni á vinnustaðnum ef nýliðar fá góðan grunn í upphafi.
Rannsóknir sýna að þeir sem fá vandaða nýliðafræðslu eru:
- Mun líklegri til að vera enn á sama vinnustað þremur árum síðar.
- Upplifun starfsmannsins af vinnuaðstæðum og starfsumhverfinu í upphafi starfs hefur mikið að segja um hvernig starfsmanni gengur í starfi.
- Fyrstu 90 dagar í starfi skipta sköpum um hvort starfsmaður fótar sig í fyrirtækinu.
Góðar leiðbeiningar um móttöku nýrra starfsmanna má finna á síðu BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
Samtök iðnaðarins og Háskólinn á Akureyri gáfu út ritið Lengi býr að fyrstu gerð árið 2008. Ritið hafði að markmiði að kynna fyrir stjórnendum mikilvægi þjálfunar og fræðslu fyrir nýráðið starfsfólk.
Jafnvægi vinnu og einkalífs
Þeir rammar sem settir eru í fyrirtækinu, í vinnumenningu og starfinu sjálfu skipta miklu máli fyrir jafnvægi milli vinnu og einkalífs hjá starfsmönnum.
Það sem stjórnendur geta gert til að stuðla að betra jafnvægi er meðal annars þetta:
- Útbúa ramma svo starfsmenn geti tekið frí eða minnkað starfshlutfall þegar erfiðleikar eru í einkalífinu, svo sem vegna veikindi barna eða skilnaðar.
- Sýna sveigjanleika með vinnutíma og fundi þegar fólk þarf að sinna veikum börnum.
- Fylgjast vel með þeim starfsmönnum sem hafa mikil áhrif í starfi og stjórna sér að mestu sjálfir. Þeir eiga oft erfitt með að draga mörk milli vinnu og einkalífs því þeir eru mjög helgaðir starfinu og hafa sjálfir tekið þátt í að að skipuleggja verkþætti og setja tímamörk.
- Kanna hvort starfsmenn séu sjálfir að búa til reglur um hvað telst til vinnu? Telst það að svara tölvupósti að kvöldlagi vera vinna? Á fólk að vinna heima þegar veikum börnum er sinnt? Hvenær er maður of veikur til að vinna? Það þarf að liðsinna starfsmönnum við að setja þessi mörk.
- Aðstoða starfsmenn við að takmarka umfang vinnunnar. Þegar þeir bæta við sig verkefnum spyrja þá hvað þeir vilji taka út á móti.
- Spyrja sérstaklega um jafnvægi í starfsþróunarsamtali og nýta upplýsingarnar til að skipuleggja starf og starfsþróun. Kemur sér t.d. vel eða illa fyrir starfsmann að vinna yfirvinnu ef svo ber undir?
Skortur á jafnvægi milli vinnu og einkalífs veldur gjarnan streitu. Góð ráð um jafnvægi geta því líka gagnast til að fyrirbyggja streitu.
- Byggt á ráðum af síðunni BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
Kosturinn við pásur
Við þurfum að geta skipt á milli virkni og hvíldar af og til - að breyta til.
Mikilvægt er að hlaða batteríin og ná hvíld í frítíma en einnig í vinnunni sjálfri. Það er nauðsynlegt fyrir heilsuna, til að ná árangri við lausn verkefna og vegna öryggissjónarmiða. Ef vinnustaður vill leggja áherslu á framleiðni, gæði og heilsu starfsmanna er mikilvægt að þeir nái að taka pásur.
Mannfólkið er ekki hannað til að vera í fullri virkni allan vökutímann. Það gengur nærri því og hefur neikvæð áhrif á frammistöðu og gæði vinnunnar. Við þurfum á því að halda að geta skipt á milli virkni og hvíldar og því er mikilvægt að taka hlé við og við og breyta til. Hvíld og tilbreyting gefur orku og þannig náum við að jafna okkur.
Danski sálfræðingurinn Henrik Tingleff heldur því fram að á nútíma vinnustöðum verði heilinn fyrir stöðugu áreiti upplýsinga sem leiði til minni afkastagetu. Ef heilinn fær ekki hvíld geti það leitt til þess að við tökum óskynsamlegar ákvarðanir. Hann bendir á að þriggja mínútna pása minnki magn adrenalíns um 30% og að með því að draga andann djúpt eða eiga í heilbrigðum samskiptum við aðra í þessar þrjár mínútur minnki magnið um 50%.
Ósjálfráða taugakerfið skiptist í tvennt, sympatíska kerfið sem virkar eins og bensíngjöf líkamans og fer í gang þegar við þurfum að vera virk og parasympatíska kerfið sem virkar eins og bremsa og sér um endurbætur og meltingu. Bensíngjöfin veldur því að hjartað slær hraðar, blóðþrýstingur eykst og púls hækkar sem gerir okkur kleift að takast á við verkefni dagsins. Bremsan virkar alveg á hinn veginn, hún hægir á okkur og hjálpar til við að finna ró og fá hvíld.
Á einum sólarhring þurfum við eitt langt tímabil þar sem bensíngjöfin kemur ekki við sögu og svefninn tekur völdin. Að auki þurfum við nokkur styttri tímabil þar sem við sleppum bensíngjöfinni svo að líkami og hugur fái ró. Við jöfnum okkur ekki aðeins þegar við sofum eða erum í algerri slökun, heldur líka ef við stöldrum við og gerum eitthvað annað, eða hægjum á okkur, lokum til dæmis augum um stund og öndum djúpt.
Misjafnt er hvernig pásur við þurfum, hve margar og hve langar og fer það eftir því hvað við erum að gera og hver við erum. Ef við verðum að vinna hratt eða leggja mikið á okkur þurfum við að slaka á eða gera eitthvað minna krefjandi. Ef við vinnum kyrrsetuvinnu verðum við að hreyfa okkur. Ef við þurfum að eiga við margt fólk í starfi gætum við þurft að vera svolítið út af fyrir okkur en ef við vinnum ein þurfum við tíma með samstarfsfólki.
Flestir vilja taka pásu með öðrum. Þær samverustundir gefa orku og eru mikilvægar við lausn verkefna því fólk getur deilt reynslu og veitt stuðning. Mikilvægt er því að skipuleggja störf þannig að mögulegt sé fyrir fólk að hitta vinnufélaga.
Ef við skoðum póst eða samfélagsmiðla í frítíma hvílum við mögulega líkamann en heilinn hvílist ekki, hann er þvert á móti í yfirvinnu. Læknirinn og rithöfundurinn Imran Rashid lýsir því sem hann kallar „stafræna mengun“ en það er eilíf togstreita milli þess að nota tímann í það sem maður ætti að gera og það sem maður gæti líka verið að gera. Þessi togstreita hefur áhrif á afköst á vinnustað og það að geta verið til staðar fyrir fólkið sem við berum ábyrgð á að hjálpa.
Mikilvægt er að tala um pásur á vinnustað, þörfina og tækifærin. Að koma málum þannig fyrir að tóm gefist fyrir tilbreytingu, hvíld og samskipti við vinnufélaga. Pásurnar þurfa ekki að vera langar og stundum getur það að skipta úr flóknu verkefni yfir í létt virkað sem einskonar pása.
- Greinin er byggð á efni frá BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration. Sjá einnig hér.
Umfjöllun um mikilvægi þess að aftengja sig og jafna sig eftir vinnu má finna hér.
Samskiptasamningar
Gagnlegt getur verið fyrir fyrirtæki að setja sér reglur um góð samskipti á vinnustað og hafa þær áberandi á öllum starfsstöðvum. Lykilatriði er að sem allra flestir starfsmenn komi að þessari vinnu og að nýir starfsmenn verði upplýstir um reglurnar. Gagnlegt getur verið að skoða það sem önnur fyrirtæki hafa gert til að fá hugmyndir en mikilvægt er að taka mið af starfseminni og stefnu fyrirtækisins.
Sjá nánar um samskiptasamninga hér.