Fara í efni
Verkfærakista

Viltu kíkja í kistuna?

Vantar þig verkfæri til að skapa jafnvægi og vellíðan á þínum vinnustað?

Deila

Velkomin í verkfærakistuna. Hér söfnum við „tækjum og tólum" fyrir vinnustaði sem hægt er að nota til að skapa jafnvægi og vellíðan í starfi.

Out-of-office skilaboð

Gott er að virkja out-of-office skilaboð þegar þú ert frá vinnu í lengri eða skemmri tíma. Í skilaboðunum þarf að koma fram hvenær þú kemur aftur og hver sé staðgengill þinn ef málið þolir ekki bið. Sjálfsagt er að ræða við staðgengil áður en nafn hans er sett í skilaboðin svo hann sé undir það búinn að taka við verkefnunum og sé ekki sjálfur frá vinnu á tímabilinu.
Hér að neðan eru nokkrar hugmyndir að skilaboðum. Að sjálfsögðu er misjafnt eftir störfum og ábyrgð hvernig skilaboð þú vilt senda. Einnig geta verið skráðar eða óskráðar reglur í fyrirtækinu um hvernig skilaboðin eigi að líta út.

Tillaga 1 – sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi. Hér er sú almenna regla að skoða ekki vinnupóst í fríum og því verður þessum pósti ekki svarað. Þú getur að sjálfsögðu haft samband við [nafn, netfang] ef erindið þolir ekki bið.

Hafðu það gott í sumar,
[nafn]

Tillaga 2

Hæ, hæ.

Í frí núna, kíki ekkert á póstinn! Heyrumst aftur [dags].

En það er opið hjá okkur og hægt að hafa samband í síma [sími skiptiborðs] eða senda línu á [netfang staðgengils].

[nafn]

Tillaga 3 - sumarfrí

Takk fyrir póstinn.

Ég er í sumarfríi eins og er og kem aftur til starfa [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn, póstfang] ef málið þolir ekki bið, en [hann/hún] mun taka við mínum verkefnum á meðan ég er í fríi.

Bestu kveðjur,
[nafn]

Tillaga 4

Takk fyrir póstinn.

Verð fjarverandi til [dagsetning]. Vinsamlegast hafðu samband við [nafn staðgengils og póstfang] ef málið þolir ekki bið.

Heyrumst,
[nafn] 

Eyðing tölvupósts í fríi?


Í ljósi þess hve mikilvægt er að starfsmenn nái að aftengja sig frá vinnu í fríinu hafa sum fyrirtæki tekið upp þá reglu að eyða pósti sem starfsmenn fá í lengri leyfum og er það þá gert með vitund og vilja starfsmanns og yfirmanns. Ef þessi leið er farin þarf að huga sérstaklega að því að sendanda sé gert ljóst að póstinum verði eytt og hvert hann á að snúa sér með erindið. Fyrirtæki þurfa einnig að skoða tæknilegar útfærslur áður en þessi leið er farin.
Hér eru tillögur að skilaboðum ef pósti er eytt. 

Boð frá vinnustaðnum

"Subject"-lína: Starfsmaður er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!

Takk fyrir póstinn.

Vinsamlegast athugið að starfsmaður er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum var eytt. Þetta er liður í þeirri viðleitni [nafn fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.

Ef erindið er áríðandi bendum við þér á að hafa samband í síma [símanúmer skiptiborðs] eða senda póstinn áfram til [nafn, póstfang staðgengils].

Vinsamlegast sendu póstinn aftur til starfsmanns eftir [dagsetning endurkomu] ef þú telur hann eiga erindi eftir þann tíma. 

Boð frá starfsmanninum

"Subject"-lína: Ég er í fríi til [dagsetning] - athugið að póstinum þínum var eytt!

Takk fyrir póstinn.

Ég er í fríi til [dagsetning endurkomu] og póstinum þínum var eytt í samræmi við þá viðleitni [fyrirtækisins] að gefa starfsmönnum færi á að aftengja sig frá vinnu í frítíma og gera endurkomu ánægjulegri.

Ef erindið er áríðandi vinsamlegast hafðu samband við skiptiborð [símanúmer] eða sendu póstinn áfram til [nafn + póstfang staðgengils] en [hann/hún] mun taka við verkefnum mínum í millitíðinni.

Vinsamlegast sendu póstinn aftur til mín eftir [dagsetning endurkomu] ef þú hefur ekki fengið úrlausn þinna mála eða telur hann enn eiga erindi.

Bestu kveðjur,
[nafn]

 

Aftur til vinnu

„gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi“
Flest þekkjum við það að veikjast og vera frá vinnu í einhverja daga en koma aftur til starfa eins og ekkert hafi í skorist. Að sama skapi þekkjum við hvað það er gott að komast aftur í rútínu, hitta samstarfsfólk og glíma við verkefnin í vinnunni. Rannsóknir sýna líka að vinna getur flýtt verulega fyrir bata og í því ljósi er að eiga sér stað viðhorfsbreyting í þá átt að það sé heilsusamlegt að fara að vinna á bataferlinu jafnvel þegar um langtíma veikindi er að ræða. Ávallt er þó gott að hafa í huga að fara ekki of geyst af stað og gott að byrja í hlutastarfi og auka við starfshlutfallið jafnt og vinnuþrekið eykst.
Talað er um að flestan heilsuvanda sé hægt að meðhöndla samfara vinnu með því að leggja áherslu á hvað einstaklingurinn getur gert í stað þess að beina athyglinni að því sem hann getur ekki gert. Þetta er hægt að gera með því að aðlaga vinnu og/eða vinnuumhverfi að getu starfsmannsins og sneiða hjá hindrunum.

Niðurstöður rannsókna

Rannsóknir hafa verið framkvæmdar á árangursríkustu leið til endurkomu á vinnumarkað, þær benda til að:
  • Vinna við hæfi sé heilsueflandi. Hún bæti sjálfsmyndina, lífsgæði og vellíðan.
  • Heilsa fólks eflist þegar það kemur til vinnu að lokinni veikindafjarveru.
  • Það geti verið heilsueflandi fyrir fólk, bæði með líkamleg og andleg vandamál að vera í vinnu þrátt fyrir sjúkdómseinkenni eða sjúkdóma.
  • Vinna styrkir fjárhagsstöðu heimilanna og dregur úr ójöfnuði í samfélaginu.
  • Það er alls ekki nauðsynlegt að vera orðinn fullkomlega heilbrigður áður en farið er aftur til starfa þvert á móti bendir flest til þess að stigvaxandi endurkoma sé mun vænlegri kostur.
  • Vinna getur verið drjúgur þáttur í starfsendurhæfingu.
  • Því fyrr sem gripið er inn í fjarvistarferlið, því betri árangur næst.
 Einstaklingar sem eru að koma úr veikindaleyfi hafa oft áhyggjur af því hvernig muni ganga, hvort veikindin taki sig upp eða þeir ráði ekki við verkefnin og því er afar mikilvægt að fyrirtækin séu sveigjanleg, sýni góðan skilning og veiti stuðning.
Rannsóknir sýna að stjórnendur sem hafa þá stefnu að setja sig fljótlega í samband við starfsmenn sem hafa verið fjarverandi vegna veikinda og sýna þeim samkend ná yfirleitt betri árangri í endurkomu starfsmanna til vinnu en hinir sem finna fyrir óöryggi og aðhafst ekkert.

 

Gátlisti fyrir stjórnendur

Gott gæti verið fyrir stjórnendur að hafa eftirfarandi í huga til að draga úr veikindafjarveru:

  • Endurkoma til vinnu getur verið nauðsynlegur hluti af bata.

  • Stjórnendur ættu að vera í reglulegu sambandi við starfsmenn í veikindafjarveru til að ræða líðan og fyrirhugaða endurkomu.

  • Hóflega snemmbær hvatning og meðferð sem styður við endurkomu til vinnu er mun árangursríkari fyrir einstaklinginn en að hvílast eingöngu.

  • Gott getur verið að aðlaga vinnu eða vinnuumhverfi tímabundið til að koma til móts við starfshæfni starfsmannsins þar til hann getur unnið eins og áður.

  • Þó vinnan geti verið óþægileg eða erfið til að byrja með þá veldur hún sjaldnast skaða ef varlega er farið.

  • Meðferð getur haft áhrif á einkenni sjúkdóms og auðveldað vinnu. Stundum er ekki von á lækningu og því ástæðulaust að bíða með endurkomu.

  • Læknisvottorð er tímabundin ráðlegging um að starfsmaður geti ekki verið í fullu eða venjulegu starfi. Það er yfirleitt ekki læknisfræðileg tilskipun um að viðkomandi megi alls ekki vinna neitt.

  • Umhyggja, stuðningur og samskipti kosta lítið - útlagður kostnaður er því í lágmarki en ávinningur getur verið mikill.

Fjarvistastjórnun

Markmiðið er að minnka fjarveru og stytta fjarvista­tímann.
Fyrirtæki eru í auknu mæli að átta sig á því að þau geta lagt sitt af mörkum til að draga ú veikindafjarveru starfsmanna með því að hafa betri yfirsýn yfir veikindafjarveru og skoða hvað þau geti gert til að draga úr henni.
Markmið með fjarverustjórnun er fyrst og fremst að minnka fjarveru á vinnustað og stytta fjarvistatímann. Einnig að leiðbeina og móta viðhorf stjórnenda og starfsmanna til veikindafjarveru og ýta undir þær áherslur að vinnustaðurinn er mikilvægur fyrir líðan og velferð einstaklinga. Hér skipta forvarnir miklu máli.
 

Gott samstarf er lykilatriði

Ástæður fjarveru eru bæði fjölþættar og flóknar, bæði innan og utan vinnustaðarins og því er mikilvægt fyrir stjórnendur að hafa viðmið og leiðbeiningar að fara eftir þegar rætt er um ástæður veikindafjarveru eða þegar aðgerða er þörf. Sjúkdómar eru einkamál starfsmanns en veikindafjarvera hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða.

Stjórnendur gegna lykilhlutverki varðandi stjórnun og meðferð fjarveru en mikilvægt er að starfsmenn þekki til stefnu eða viðmiða vinnustaðarins varðandi fjarveru. Til að ná sem bestum árangri í fjarverustjórnun er mikilvægt að hafa gott samstarf og skilning milli stjórnenda og starfsmanna á vinnustaðnum.

Stigvaxandi endurkoma

Eftir veikindi eða slys getur verið dýrmætt fyrir starfsmann að geta komið rólega til vinnu til að ná upp fyrra þreki og átta sig á starfsgetu sinni. Stigvaxandi endurkoma til vinnu er góð leið til að mæta þeirri þörf. Þá er miðað við að einstaklingur byrji í hlutastarfi og jafnvel í léttari verkefnum og auki svo við sig vinnu stigvaxandi þar til hann er kominn í viðeigandi starfshlutfall.

Fyrirtækið og einstaklingurinn gera þá saman áætlun um það hvernig endurkomunni skuli háttað, ákveða starfshlutfall, verkefni, samskipti, breytingar á vinnuaðstöðu ef þarf og stuðning frá fyrirtækinu. Einnig er rætt hvernig fyrirhugað sé að auka starfshlutfall og hvenær eigi að endurmeta áætlunina.

Hagur fyrirtækis af endurkomu til vinnu

  • Fyrirtækið viðheldur dýrmætri þekkingu og reynslu innan fyrirtækisins.

  • Kemur í veg fyrir kostnaði við ráðningu á nýjum starfsmanni og þjálfun.

  • Starfsmannavelta verður minni.

  • Skapar jákvæða fyrirtækjamenningu og góðan starfanda.

  • Styrkir ímynd fyrirtækisins út á við – jákvæð umfjöllun.

Hagur starfsmanna af endurkomu til vinnu

  • Kemur í veg fyrir starfsmissi og áfall sem af því hlýst - áfall sem gæti leitt til frekari veikinda.

  • Bætt heilsa - vinnan er góð fyrir andlega og líkamlega heilsu.

  • Gerir starfsmanni kleift að tilheyrir áfram hópi samstarfsmanna sem hann hefur tengst tilfinningaböndum.

  • Viðheldur fyrri starfsímynd sem getur verið stór hluti af sjálfsmynd einstaklings.

  • Styrkir sjálfsvirðingu og eykur vellíðan - getur starfað við það sem hann kann og hefur ánægju af.

  • Viðheldur fjárhagslegu sjálfstæði.

Samtal um vinnuumhverfi og líðan í starfi

Eftir langa veikindafjarveru er gagnlegt að fara formlega yfir stöðu starfsmanns og aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á líðan hans og möguleika til að sinna starfinu.

Með samtali um endurkomu til vinnu fara stjórnandi og starfsmaður yfir stöðuna og gefst þá starfsmanni tækifæri til að hafa áhrif á aðstæður sínar á vinnustað með því að skoða verkefni, vinnufyrirkomulag, samskipti og fleira.

Á grundvelli þessa samtals og mati stjórnenda er síðan hægt að gera samkomulag um breytingu á vinnufyrirkomulagi eða verkefnum til skemmri eða lengri tíma, svokallaða virkniáætlun.

Ítarefni fyrir samtalið

Til að auðvelda stjórnendum að taka á móti starfsmanni sem er að koma úr veikindaleyfi er gott að nota staðlað samtal um endurkomu til vinnu:

Til að finna lausnir sem eru góðar fyrir starfsmanninn og stjórnandann/atvinnurekandann verða báðir aðilar að leggja sitt af mörkum. Gott samtal krefst gagnkvæmrar virðingar og jákvæðra viðhorfa. 

Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál, þær eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar samþykki það.

VIRK Atvinnutenging

VIRK tengir einst­aklinga við fyrir­tæki og stofn­anir.
VIRK Atvinnutenging er samstarf VIRK við fyrirtæki og stofnanir um ráðningar á einstaklingum sem eru að ljúka starfsendurhæfingu. VIRK aðstoðar einstaklinga, en ekki síður vinnustaði, við ráðningar og endurkomu til vinnu, tengir saman einstaklinga við fyrirtæki eða stofnanir út frá óskum beggja aðila.

Grundvöllurinn er gott samstarf og að tekið sé tillit til og sýndur skilningur á mismunandi þörfum og menningu hvers fyrirtækis og því er efling samstarfs VIRK við fyrirtæki og stofnanir mjög mikilvægur þáttur í verkefninu.
 

Margar og ólíkar ástæður geta legið fyrir því að fólk falli út af vinnumarkaði og þarfnist starfsendurhæfingar. Streita í starfi, afleiðingar slysa og áfalla eða andlegir sem líkamlegir sjúkdómar. Mikilvægt er að við sem samfélag tökum vel utan um þessa einstaklinga og hjálpum þeim að fóta sig aftur á vinnumarkaði.

Hvetjandi úrræði

Framlag allra skiptir máli, bæði fyrir samfélagið og einstaklinginn sjálfan. VIRK Atvinnutenging hvetur atvinnurekendur til að skoða ráðningar með opnum huga og nýta sér slíka starfskrafta þar sem það hentar. Allir geta fundið sína fjöl.

 

Yfir 100 fyrirtæki og stofnanir á skrá

Atvinnulífstenglar VIRK hafa heimsótt fyrirtæki og stofnanir til að leita eftir samstarfi og hafa rúmlega 100 fyrirtæki og stofnanir skrifað undir samstarfssamning við VIRK.

Atvinnulífstenglar VIRK

  • veita fyrirtækjum og einstaklingum fræðslu og stuðning í upphafi starfs.
  • gera vinnuáætlun í samráði við fyrirtæki eða stofnanir um fyrstu vikur í starfi.
  • fylgja einstaklingum eftir, aðstoða við að yfirstíga hindranir og leysa úr málum.

Fyrirtæki og stofnanir geta skráð sig á verumvirk.is og atvinnulífstenglar frá VIRK hafa samband í framhaldinu.

Streitustiginn

Streitustiginn er verkfæri sem vinnustaðir geta notað til að búa sér til sameiginlegt orðfæri um álag og streitu á vinnustaðnum og getur hann gagnast við að greina hvort streita er til staðar, hversu alvarleg hún er og til að velja leiðir til úrbóta í framhaldinu ef þarf. Sjá streitustigann hér.

Streitustiginn

Viðbrögð við áföllum starfsmanna

Hvernig geta stjórnendur mætt starfsmönnum sem lenda í áföllum?

„..engin tvö mál eru eins."

Við tökumst öll á við vandamál og áföll í daglega lífinu. Flestir reyna að aðskilja einkalíf og vinnu en stundum taka erfiðleikar heima fyrir of mikinn toll og hafa veruleg áhrif á líðan og starfsgetu. Hvað getur þú sem yfirmaður gert í slíkum tilfellum? Þetta geta verið með erfiðari verkefnum stjórnenda og engin tvö mál eru eins.
Almennt gildir að sýna þarf samúð og hluttekningu en á sama tíma þarf að halda verkefnum gangandi og gæta að fagmennsku. Hér er minnst á nokkur almenn atriði sem gætu hjálpað:
  • Ekki spyrja of margra spurninga. Þú þarft að sýna umhyggju og skilning en nauðsynlegt er að virða rétt einstaklingsins til að halda viðkvæmum málum fyrir sig. Það er ekki hlutverk stjórnandans að vera trúnaðarvinur starfsmanns, hvað þá að taka hann í meðferð. Það er ákveðið valdaójafnvægi milli aðila og ekki gott að setja starfsmann í þá stöðu að hann segi yfirmanni meira en hann hefði kosið.
  • Vertu til taks. Það getur verið of yfirþyrmandi fyrir starfsmann að afsaka fjarveru eða slaka frammistöðu og því getur fylgt ákveðin skömm. Ef starfsmenn skynja samúð og að hægt sé að leita til yfirmanna er líklegra að þeir láti vita fyrr en ella.  
  • Hlustaðu fyrst áður en þú ráðleggur. Hlustaðu á starfsmann áður en þú ráðleggur eða grípur til ótímabærra aðgerða. Mögulega hefur hann þörf fyrir að skýra stöðuna en ekki endilega fyrir að fá ráðleggingar eða leyfi frá störfum. Starfsmaður hefur eflaust þegar hugsað um hvað myndi koma sér vel fyrir báða aðila í aðstæðunum, svo sem að hafa tímabundna sveigju á vinnutíma, eða að færa til verkefni.    
  • Fylgstu með og vertu í reglulegu sambandi. Gott er að veita starfsmanni stuðning með því að ræða reglulega við hann (gættu þó að trúnaði gagnvart öðrum starfsmönnum). Hann mun kunna að meta umhyggju þína og þú átt auðveldara með að meta stöðuna á hverjum tíma. Hvettu hann til að láta þig vita ef þörf er á spjalli eða frekari aðgerðum.
  • Vertu samkvæm/ur sjálfum þér. Þú munt mögulega setja ákveðið fordæmi þegar svona mál koma upp og aðrir starfsmenn munu reikna með að fá sömu meðferð ef þeir lenda í svipuðum aðstæðum.
  • Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið. Þú getur oftast ekki ákveðið á eigin spýtur hvaða aðgerða gripið er til. Þú getur þó möguleika gefið starfsmanni val um að vinna á öðrum tímum eða að vinna að heiman til dæmis. Best er að vera vel að sér um reglur fyrirtækisins í svona tilvikum og ef málið ber brátt að þarftu að fá að bera aðgerðir sem þið ræðið undir þinn yfirmann. Ef starfsmaður þarf á ráðgjöf eða meðferð að halda leitaðu þá til þinna yfirmanna eða mannauðsstjóra um aðstoð. Ef ástæða er til gæti verið skynsamlegt að benda starfsmanni á að leita til heimilislæknis.
  • Hugaðu að vinnuálagi og dreifingu verkefna. Ef starfsmaður er frá vinnu um tíma þarf að huga að hvort hægt sé að færa verkefni hans tímabundið yfir á aðra sem eru reiðubúnir til að taka þau að sér. Ef ákveðið er að starfsmaður sé tímabundið frá vinnu eða skili minna starfshlutfalli í tiltekinn tíma er ráðlagt að taka samtal að þeim tíma loknum þar sem næstu skref eru rædd. Stundum er erfitt að áætla hvenær starfsmaður kemur inn að nýju, en þrátt fyrir óvissu er ráðlagt að tala saman reglulega til að taka stöðuna og ákveða framhaldið. Mikilvægt er að vinna áætlanir í sameiningu og hafa þær skýrar og raunhæfar.

 

Bor

Gott að muna: 

  • Gefðu tóninn um skilning og samkennd á vinnustaðnum. Það hvetur aðra starfsmenn til að láta vita ef þeir sjálfir lenda í vanda og hjálpar þér að þekkja merkin þegar svipuð mál koma upp.
  • Leitaðu skapandi lausna - ef til vill er sveigjanlegur vinnutími það eina sem þarf til að starfsmaður nái að sinna sínum verkefnum.
  • Vertu í reglulegu sambandi. Það hjálpar starfsmanni og gefur þér færi á að grípa til frekari aðgerða ef þörf krefur. 
  • Ekki reyna að meðhöndla starfsmann. Þótt þú viljir vel er ekki rétt að stjórnendur fari of djúpt í persónulegan vanda fólks.
  • Ekki gefa loforð sem þú getur ekki efnt. Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið starfsmanni svo sem breytt vinnufyrirkomulag, leyfi eða annað.
  • Gættu sanngirni og bjóddu starfsmönnum sambærilegar lausnir í áþekkum aðstæðum.

- Byggt á samantekt Carolyn O'Hara fyrir Harvard Business Review.

 

Lífshjólið

Í Hollandi er verið að prufa nýja nálgun á heilsu út frá hugmyndafræði Machteld Huber sem er læknir og heimspekingur sem hefur helgað sig rannsóknum á nálgun á heilsu. Huber kannaði hin svonefndu bláu svæði heimsins og hvað íbúar þar ættu sameiginlegt en um er að ræða Japan, Grikkland, Sardiníu og Kaliforníu. Sjá umfjöllun um Lífshjólið.

Tölvupóstur

Ráð sem gætu komið að gagni ef tölvupósturinn er orðinn að vandamáli má finna í þessum kafla.

Einelti og áreitni

Vinnustaðir eiga að hafa skýrar leiðbeiningar um hvernig starfsmenn geta tilkynnt um einelti, áreitni eða aðra óviðeigandi hegðun og í hvaða farveg málin fara. Hér má finna upplýsingar og ráð gegn einelti og áreitni á vinnustað.

Heilsuefling

Það er allra hagur að gera vinnustaðinn að stað þar sem starfsfólk nýtur sín og líður vel. Hér er umfjöllun um heilsueflingu á vinnustað.

Orlof

Vel heppnað orlof er áhrifarík leið til að vinna gegn áhrifum langvarandi streitu. Hér er umfjöllun og ráð sem gætu gagnast við orlofstöku starfsmanna og við að gera endurkomu til vinnu ánægjulegri - jákvæð áhrif frítöku geta því miður verið skammvinn.