Fara í efni

Gott vinnuumhverfi

Gott vinnu­umhverfi er hvetjandi fyrir starfsmenn og eykur almenna vellíðan
Umhverfi í vinnunni skiptir okkur öll verulegu máli hvort sem við vinnum á skrifstofu, við smíðar eða út á sjó. Umhverfi er vítt hugtak og getur átt við húsnæði, húsgögn, lýsingu, loftgæði, næringu og fleiri þætti.
Það er lögbundið hlutverk Vinnueftirlits ríkisins að setja fram kröfur um aðbúnað á vinnustað og sinna eftirliti um að þeim sé fylgt. Fyrirtækjum ber að gera áhættumat varðandi líkamlegan aðbúnað en ekki síður andlegt eða félagslegt öryggi starfsmanna. Á þessari síðu má meðal annars sjá ýmsar gagnlegar upplýsingar frá Vinnueftirlitinu varðandi aðbúnað og Landlækni varðandi næringu og hreyfingu. 
Gott vinnuumhverfi er hvetjandi fyrir starfsmenn og eykur almenna vellíðan og oft þarf ekki dýrar framkvæmdir eða innkaup til að bæta verulega aðstöðu starfsmanna.

Félagslegt umhverfi

Getum við verið hamingjusöm í vinnunni?

Anna Lóa Ólafsdóttir, sérfræðingur hjá VIRK.
 
Hin síðari ár hefur verið fjallað mikið um jákvæða sálfræði og hamingjurannsóknir. Jákvæð sálfræði er byggð á sama grunni og önnur sálfræði og ekki um nýja fræðigrein að ræða, frekar viðbót. Það sem einkennir fræðigreinina er áherslan á að skoða hvaða þættir það eru sem hafa áhrif á vellíðan okkar. Hvað er það sem gengur vel, hefur jákvæð áhrif á tilfinningar okkar og samskipti. Til að einfalda þetta, þá leitast jákvæð sálfræði við að finna hvað nýtist okkur til að lifa góðu lífi, gera það besta úr okkur sjálfum og öðlast meiri hamingju.

Hugtakið hamingja er skilgreint á marga og mismunandi vegu en rétt er að taka það fram að það er ekki verið að tala um ofsagleði og kæti sem við upplifum við einstaka atburði eða athafnir.

Benjamín Franklín setti fram einfalda skýringu á hamingjunni og taldi hana ekki byggjast á stórkostlegri heppni sem gerist sjaldan – heldur á litlu jákvæðu hlutunum sem við sköpum á hverjum degi. Rannsakandinn Sonja Lyubomirsky vísar í heildstæðar upplifanir þar sem manneskjan er sátt við lífið í heild sinni þrátt fyrir hinn ýmsu verkefni sem allir fá.

Gunnar Hrafn Birgisson sálfræðingur Psy. D. talar um jákvæða sálfræði á heimasíðu sinni:

„Jákvæð sálfræði fæst við að rannsaka lífshamingju, manngildi, s.s. heiðarleika og hugrekki, og margvíslega karakterstyrkleika. Þar er skoðað hvernig menn geta nýtt eigin hæfileika markvissar og staðið betur með sér og öðrum, ræktað sjálfa sig, aukið heilbrigði sitt og gæði lífs síns“.

Í bókinni „Leading with Happiness – How the best leaders put happiness first to create phenomenal business results and a better world“ (Alexander Kjerulf, 2017) eru hagnýt ráð fyrir bæði stjórnendur og starfsmenn þegar kemur að því að auka hamingjuna á vinnustaðnum.

Það er til mikils að vinna, því aukin hamingja á vinnustaðnum hefur margvísleg áhrif og má þar nefna að starfsmenn:

  • eru tilbúnir að skoða hvað þeir geta lagt af mörkum til að bæta andrúmsloftið (hver og einn skiptir máli)
  • taka á samskiptavanda strax – vandinn ekki látinn krauma þar til sýður upp úr
  • skipuleggja verkefni sem auka líkur á meiri hamingju til lengri tíma – en þarfnast jafnvel auka vinnu í byrjun
  • forgangsraða verkefnum betur
  • skipuleggja sig betur
  • sýna samkennd með samstarfsfólki
  • eru bjartsýnni
  • hafa jákvæð áhrif á aðra í kringum sig (hamingjan er smitandi)
  •  ná meiri árangri í starfi

Stjórnendur bera þarna mikla ábyrgð og geta gert ýmislegt til að auka hamingjuna á vinnustöðum. Stjórnendur þurfa að byrja á sjálfum sér því maður getur einfaldlega ekki gefið öðrum það sem maður á ekki sjálfur. Stjórnendur sem eru fullir af eldmóði hafa t.d. jákvæð áhrif á starfsfólkið sitt.

Til að auka á hamingjuna þurfum við að vera tilbúin að gera en ekki bara vera sem má segja að sé jákvæða sálfræðin í hnotskurn – það sem við gerum til að auka við góðu stundirnar í lífi okkar. Flestir dagar eru venjulegir dagar og þar eigum við að sækja fram.

Stjórnendur geta til dæmis: 
  • Veitt jákvæða endurgjöf – eykur hamingjuna, minnkar streitu og eykur afköst.
  • Hlustað á starfsfólkið – hlusta og bregðast við því sem þeir heyra.
  • Minnt á tilgang og merkingu – af hverju erum við að gera það sem við erum að gera í þessu fyrirtæki/stofnun.
  • Veitt meira frelsi – góðir stjórnendur gefa góðar skipanir, frábærir stjórnendur gefa engar skipanir. Meira frelsi er ávísun á meiri hamingju.
  • Tekið á óviðeigandi vinnustaðarmenningu – einelti, óvirðing, dónaskapur, baktal og neikvæðni líðst ekki.
  • Byggt upp góð samskipti við samstarfsfólk – sýna að þeim er annt um fólkið sitt.
  • Komið starfsfólkinu skemmtilega á óvart – þessir litlu hlutir sem skipta máli.
  • Fagna áföngum sem nást – að fagna áföngum með einhverju skemmtilegu skilar sér í meiri eldmóði meðal starfsfólks.
  • „Fagna“ mistökum – Hvað getum við lært, hvernig getum við gert þetta öðruvísi, höfum kjark til að prófa nýja hluti, viðurkenna mistök og læra af þeim.
  • Starfsmenn sem gera aldrei mistök koma sjaldnar með nýjar hugmyndir.

Þegar fólk er óhamingjusamt í vinnu hefur það áhrif á lífið almennt og jafnvel líkamlega heilsu. Meiri hætta er á streitu og andlegum erfiðleikum með tilheyrandi fjarvistum og jafnvel langtíma veikindum sé ekki brugðist við.

Fyrrnefndur Alexander Kjerulf heldur því fram að með því að stjórna með hamingjuna að leiðarljósi séu stjórnendur að ná að uppfylla tvö mikilvæg markmið – búa til stórkostlegt fyrirtæki og skapa betri heim. Hann tileinkar því bókina öllum þeim sem eru nógu hugrakkir (kannski smá klikkaðir líka) til að trúa því að hlutverk okkar hér á þessari plánetu sé að auka á hamingju hvers annars.
 
Ítarefni um málefnið: 
  • Alexander Kjerulf (2017). Leading with Happiness – How the Best Leaders put Happiness First to Create Phenomenal Business Results and a Better World. Sjá einnig umfjöllun hér
  • Sonja Lyubomirsky (2007). The How of Happiness: A New Approach to Getting the Life You Want.

Lýsing og áhrif hennar

Samtalið við notendur vill gleymast
Fæstir leiða hugann að því hvaða áhrif birta og lýsing hafa á skap okkar og almenna líðan. Ef við hugsum um muninn á andlegri líðan okkar og orku á björtum sólardegi annars vegar og á grámyglulegum rigningardegi hins vegar gefur það ákveðna vísbendingu. Við verðum einnig fyrir áhrifum af tilbúinni lýsingu á heimilinu og í vinnuumhverfinu sem getur haft áhrif á skap, árvekni, orku, framleiðni og sköpunargáfu.
Kristján Kristjánsson, lýsingarhönnuður (MSLL) hjá Hildiberg, svaraði nokkrum spurningum Velvirk-síðunnar um lýsingu:  
  • Hvað þurfa fyrirtæki helst að hafa í huga í sambandi við lýsingu á vinnustaðnum?
Það er alltof algengt að lýsing sé hugsuð út frá þörfum bygginga og reglugerða en samtalið við notendur gleymist. Þarfir notenda og fyrirtækis eru ekki endilega þær sömu. Til að tryggja góða lýsingarhönnun þarf að kanna hvað hentar starfsemi og notendum. Við erum öll misjöfn og góð lýsing á að tryggja að lýsing henti jafnt þeim sem eru yngri og eldri.
Það er kostur ef hægt er að bjóða starfsmönnum upp á að geta stýrt birtumagni á sínu vinnusvæði sjálfir. Einföld leið er að bjóða upp á borðlampa á starfstöðvum og með tilkomu LED ljósabúnaðar eru fleiri möguleikar í boði með snjallljósastýringar sem fyrirtæki ættu að kynna sér. 

Vinnustaðir ættu að skoða lýsinguna og ljósastýringar saman sem eina heild til að tryggja að búnaðurinn vinni vel saman. Ef lýsing passar illa við ljósastýringar getur orðið vandamál með flökt til dæmis. Eitt af þeim vandamálum sem hefur aukist í vinnuumhverfi með tilkomu LED búnaðar er flökt í ljósabúnaði sem hefur margs konar áhrif á heilsu og líðan starfsmanna. 

Við erum að sjá meiri upplýsingar en áður um hve miklu máli það skiptir að huga að vali á réttum búnaði og tryggja heildargæði lýsingarkerfisins. Með nýjungum eins og því að geta stýrt ljósahitastigi frá kaldri birtu yfir í hlýja er hægt að huga enn frekar að heilsu starfsmanna í gegnum lýsinguna.

  • Hafa komið nýjungar á markaðinn sem vinnustaðir gætu litið til, svo sem búnaður sem hindrar blátt ljós?

Vandamál með of háa bláa ljósgeisla frá ljósabúnaði eru hverfandi í dag. Við sjáum þetta lítið með búnað frá viðurkenndum birgjum. Þegar farið er í að skipta út ljósabúnaði ætti alltaf að kalla eftir gögnum frá framleiðendum um gæði lýsingar og samsetningu ljóslitrófsins. Vandamálið er samt til staðar og sérstaklega með ódýrari búnað frá óþekktum vörumerkjum sem erfitt er að greina hvaðan koma og fá upplýsingar um gæði lýsingar.

Varðandi skjái eru flestir skjáir sem gerðir eru fyrir vinnustaði með stillanlegu birtustigi og hægt er að draga úr bláum ljósgeislum. Að auki er framleiðendur LED ljósabúnaðar að setja á markað sér ljóslitróf sem er án bláljósgeisla. Slíkar lausnir myndu henta fyrir svefnrými einstaklinga, á sjúkrahúsum og hótelum sem dæmi. Ég heyri fleiri og fleiri dæmi um þá sem mæla með sérgleraugum sem hindra bláljósgeisla. Allar einstaklingsmiðar lausnir þar sem notandi hefur valdið eru góðar.

  • Orðið hefur bylting með tilkomu LED tækninnar. Eru einhverjir gallar við þessa þróun að þínu mati?

Ef horft er til orkutölu milli LED lýsingar annars vegar og eldri hefðbundins ljósabúnaðar hins vegar erum við að sjá mikinn sparnað. En LED tæknibyltingin er ekki að hafa þau áhrif á umhverfið eða sýna þann orkusparnað sem vonast var eftir. Vandamálið er neytandinn, hvort sem um er að ræða einstaklinga, fyrirtæki eða stofnanir. Það er verið að framleiða miklu meira af ljósabúnaði en þörf er á sem kostar orku, flutning og endurvinnslu. Neytendur eru að nota miklu meira af ljósabúnaði en áður og markaðurinn er uppfullur af óvönduðum búnaði sem hægt er að fá á kostakjörum en stenst engar kröfur um gæði eða endingu og endar fljótlega í landfyllingu.

Fosfór er eitt lykilefni í framleiðslu á LED og þrátt fyrir eða vera í snefilmagni þá er verið að opna aftur fosfórnámur í Kína til að halda framleiðslunni gangandi með tilheyrandi mengun og alvarlegum áhrifum á jörð, menn og dýr. Endurvinnslu er líka ábótavant þar sem búnaður er fluttur úr landi og endurunninn á stöðum utan Evrópu þar sem aðstæður eru ekki góðar. Sem neytendur ættum við að vanda valið betur og versla af viðurkenndan framleiðendum og njóta betri búnaðar og meiri gæði lýsingar.
  • Er eitthvað sem fólk ætti að huga að í tengslum við lýsingu á heimilinu?

Lýsing fyrir heimilið skiptir gríðarlega miklu máli og þarf að geta boðið upp á að hægt sé að aðlaga hana að fjölbreytileika heimila. Heimili eru byggð upp af mismunandi rýmum með mismunandi þarfir og best er að geta stýrt birtustigi til að aðlaga rými að þörfum okkar og viðfangsefnum. Hvort sem við erum að slaka á og viljum deyfa lýsinguna og kveikja kertaljós sem dæmi, eða hafa góða birtu á eldhúsborði fyrir heimanám.

Íslendingar og aðrir sem búa norðarlega kjósa að hafa hlýtt birtustig fremur en kalt og myndi ég alltaf mæla með að velja hlýja birtu. En með tilkomu LED eru margar lausnir fyrir heimili þar sem boðið er upp á að geta stýrt ljósahitastiginu frá köldu í hlýtt. Þessar lausnir geta verið frábærar en mörgum þeirra fylgja vandamál með flökt og léleg gæði ljóssins. 

Flökt frá ljósabúnaði ættum við alltaf að reyna að varast. Við sjáum ekki endilega flöktið með berum augum en við erum að nema það sem hefur truflandi áhrif á andlega og líkamlega heilsu. Til dæmis eru þeir sem eru með mígreni sérstaklega viðkvæmir fyrir flökti þar sem það getur kallað fram mígreniskast.
Gott er að hafa í huga að velja búnað út frá gæðum lýsingar og fá faglega ráðgjöf - að hugsa lausnina til framtíðar segir Kristján Kristjánsson.  

Breytingar á skrifstofunni í kjölfar COVID

Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar
Talsvert hefur verið rætt um hvernig vinnan og vinnuumhverfið muni breytast í kjölfar faraldursins, meðal annars í grein á síðu Velvirk.is. Faraldurinn hefur leitt til þess að flest fyrirtæki hafa þurft að gera talsverðar breytingar og ráðstafanir til að reyna að tryggja öryggi starfsmanna og halda rekstrinum gangandi.
Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar samhliða því að fjöldi starfsmanna hefur unnið heima um lengri tíma. Reynsla er komin á hvernig til hefur tekist og víða hefur gengið betur en reiknað var með. Samkvæmt könnun McKinsey voru 80% aðspurðra ánægðir með að vinna heima og í flestum tilvikum töldu þeir sig koma jafn miklu eða meiru í verk heima en á skrifstofunni (69%). Margir kunna því einnig vel að losna við ferðir til og frá vinnu og að nýta tímann sem sparast til annarra hluta.

En hvað gerist með tímanum hjá þeim sem halda áfram að vinna fjarvinnu? Menn gætu verið að lifa á orku og samheldni frá því fyrir faraldurinn - gæti fyrirtækjamenning máðst út á endanum ef bein tengsl við vinnustað og vinnufélaga rofna? Mögulega hefur fjarvinna almennt gengið vel hingað til af því að starfsmenn líta á hana sem tímabundið ástand en ekki fyrirkomulag til framtíðar. Rætt hefur verið um ákveðna þreytu vegna fjarfunda og skorts á beinum samskiptum sem gæti til lengri tíma komið niður á gæðum vinnunnar og starfsánægju.

Fyrirtæki munu þurfa að endurhugsa margt en það er engin töfralausn til, hugsa þarf út í hvaða hæfni þarf að vera til staðar og hvaða hlutverk eru mikilvægust.

Upphaflega hafa fyrirtækin verið að líkja eftir hefðbundnu starfi í fjarvinnu, þetta hefur gengið vel hjá sumum en ekki öllum. Mikilvægt er að skoða hvaða ferli eru mikilvægust og endurhugsa þau frá grunni. Er til dæmis betra að nýr starfsmaður vinni á skrifstofunni til að byrja með en fari svo í fjarvinnu á síðari stigum? Er ákjósanlegt að skipuleggja ný verkefni á skrifstofunni og vinna að úrlausn þeirra í fjarvinnu? Einnig þarf að huga að gildum og menningu og hvernig hægt er að viðhalda þeim þáttum. Einn kostur við að taka skrifstofuna út fyrir sviga sem miðpunkt starfseminnar er að hægt er að ráða starfsmenn óháð búsetu og veita núverandi starfsmönnum meiri sveigju hvað varðar staðsetningu. Annar er sá að mögulegt getur verið að lækka húsnæðiskostnað.
Endurhugsa þarf skrifstofuna ef hún verður fyrst og fremst vettvangur funda og teymisvinnu. Hugsanlega þarf að biðja starfsmenn sem sjaldan þurfa að mæta á fundi að vinna heima. Ef þeir eiga bágt með það þarf mögulega að skoða aðra starfsaðstöðu nærri heimilum fólks. Huga þarf að skipulagningu vinnu á skrifstofum þar til bóluefni verður aðgengilegt, gæta þarf að loftræstingu, sótthreinsun, fjarlægð milli borða og hvenær hver og einn getur mætt. Tæknin mun gegna lykilhlutverki við að brjóta veggi milli skrifstofunnar og heimaaðstöðunnar. Það gengur ekki að sumir sitji í fundarherbergi og aðrir séu á fjarfundi án þess að geta tekið þátt til jafns við hina.
Fyrirtækin þurfa að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma
Í grein á BBC Worklife kemur fram að fyrirtækin hafi þurft að grípa til öryggisráðstafana til skemmri tíma en þurfi nú að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma þar sem heilsuvernd verður útgangspunktur. Ekki verði ráðist í dýrar framkvæmdir, enda gæti bóluefni verið á næsta leiti og fyrirtækin sum í fjárhagsvanda. Breytingarnar verði smáar og taktískar, með það að markmiði að minnka óöryggi starfsfólks. Dæmi um einfalda og ódýra lausn er glær hlíf milli vinnustöðva, að hafa gott bil milli skrifborða, skipa fólki niður á tiltekna daga og nýta lokaðar skrifstofur eða önnur aflokuð rými tímabundið.
Amanda Stanaway arkitekt hjá Woods Bagot segir að sumir viðskiptavina hennar hafi áhuga á að útbúa smáar vinnueiningar nærri heimilum starfsmanna til að hindra smit í ferðum til og frá vinnu og til að hindra víðtækt smit á vinnustað. Það fullnægi betur þörf fólks fyrir tengingu við annað fólk en stór skrifstofa þar sem allir eru hólfaðir af í einkarýmum. Stanaway segir að við sjáum skrifstofuna ekki líða undir lok, flestir vinni jú til að afla tekna en við vinnum líka vegna þess að við höfum gaman af að leysa vandamál saman og skapa nýjar hugmyndir. Við höfum saknað þess síðustu vikur og þessi tilfinning um tengsl er okkur mannfólkinu afar mikilvæg.

 Til skamms tíma er líklegt að margir haldi áfram að vinna heima þegar/þar sem smitgát er mikil á meðan minni hópur mætir á skrifstofuna á tilteknum dögum. Fyrirtæki kortleggi hverjir þurfa helst að vera á staðnum en þeir sem eru heima fá mögulega hjálp til að koma sér upp góðri aðstöðu því huga þarf að vinnuaðstöðu fólks í fjarvinnu líka.

Til lengri tíma og í ljósi meiri meðvitundar fólks um smitsjúkdóma spá sérfræðingar því að hönnun skrifstofunnar taki í meira mæli mið af því hvernig spítalar eru hannaðir svo hægt sé að þrífa á áhrifaríkan hátt. Þarna er t.d. átt við efnisval yfirborðsflata og gólfefni.

Einnig verða gerðar meiri kröfur til loftræstingar og fleiri vaskar verða í móttöku og sameiginlegum rýmum. Hugað verður að því að fólk þurfi að ganga sem minnst innan skrifstofunnar og geti komist á sem skemmstum tíma frá A til B. Jafnframt er umræða um snertilausu skrifstofuna þar sem lyftum, kaffivélum o.fl. verður stýrt með snjallsímum í auknum mæli. Fundarherbergi verði raddstýrð og salerni og hurðir opnaðar með því að veifa hönd. Hugmyndir hafa verið uppi um að hitamæla starfsfólk á sjálfvirkan hátt og tæknin er þegar til en gallarnir við aðferðina eru mögulega fleiri en kostirnir.
Í umfjöllun í CBS Sunday Morning er einnig rætt um væntanlegar breytingar á hönnun skrifstofunnar. Þar segir að stór tæknifyrirtæki eins og Twitter og Square hafi ákveðið að allir starfsmenn geti hér eftir unnið í fjarvinnu til frambúðar. Einn viðmælenda í þættinum sem vinnur við að hanna og leigja skrifstofuhúsnæði til stórfyrirtækja segir að um 80% starfsmanna hafi að jafnaði verið á skrifstofunni á hverjum tíma í hefðbundnu fyrirtæki en hann áætli að hlutfallið fari niður í 50-60% í framtíðinni. Ljóst er að fólk mun ekki sitja eins þétt saman og áður og óvíst er um framtíð opnu vinnurýmanna, enda hafi áður verið komin fram gagnrýni á þau.
Sagt er frá tilraun sem fasteignafyrirtækið Cushman & Wakefield í Amsterdam er að gera með skrifstofuhönnun þar sem öryggi starfsmanna er í fyrirrúmi (sjá 6 feet office project). Merkt stæði eru í lyftunni og starfsmenn taka sér einnota skrifborðshlífar úr þunnum pappír undir tölvu og fylgihluti þegar þeir koma inn en á hlífarnar eru prentaðar þær reglur sem farið er eftir. Gott bil er á milli borða og litir í gólfteppi í kringum vinnustöðvarnar minna á fjarlægðarmörk og gefa til kynna hve nálægt má koma. Örvar á gólfi vísa á gönguleiðir en aðeins er leyfð einstefna á skrifstofunni. Glerskermar eru aftan við skjái svo fólk geti setið á móti hvert öðru.

Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.

David Levine prófessor í Berkeley Haas segir að stjórnendur hafi lært tvennt í faraldrinum; hve mikið sé í raun hægt að vinna í fjarvinnu og að það sé raunverulegt virði í almennum samskiptum starfsmanna á vinnustaðnum, vatnskælirinn er ekki aðeins vinsælt tákn í skopmyndum heldur fari þar fram félagsleg samskipti, samræður og tengslamyndun. Og vinnustöðum vegnar betur þegar meira er af slíkum samskiptum.

Öryggi á vinnustað

Heilsuefling

Hreyfing á vinnutíma