Fara í efni

Fjarvinna

Í þessum kafla má finna greinar um fjarvinnu og fjarfundi. Fjallað er um stjórnendur fjarvinnandi teyma, hvernig virkja má fólk á fjarfundum, blandaða fundi og hvort fjarfundir séu orkusugur.

Hér á vefnum má einnig finna grein um stjórnun nýrra fjarvinnustarfsmanna, umfjöllun um heimavinnu á tímum sóttvarna, grein um líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu, hugmyndir um hreyfingu í fjarvinnu, slóðir á ítarefni og umræðu um hvernig er að snúa aftur á vinnustað eftir að hafa unnið lengi heima. 

Stjórnendur fjarvinnandi teyma

Góð ráð um fjarvinnu í teymum frá Sigurjóni Þórðarsyni hjá Capacent.

Fjarvinna í teymum kallar á nýjar áskoranir hjá stjórnendum. Það gildir um fjarvinnu rétt eins og aðra vinnu að það er hlutverk stjórnenda að vera til staðar fyrir starfsfólk, leysa vandamál sem upp koma og halda uppi jákvæðum og uppbyggjandi samskiptum.
10 ráð til stjórnenda fjarvinnandi teyma:
  • Byrjaðu og endaðu daginn á samskiptum við starfsfólkið
  • Byggðu upp vinnuskipulag fyrir hvern dag og vikuna í heild í samstarfi við teymið
  • Vertu til staðar fyrir starfsfólk, vertu með regluleg einstaklings- og teymissamtöl
  • Aðstoðaðu starfsfólk við að nýta sér tæknina til fundarhalda og samskipta
  • Upplýstu um stöðu verkefna og hjálpaðu starfsfólki að forgangsraða verkefnum
  • Hvettu starfsfólk til að læra nýja hluti og efla sjálft sig, faglega og persónulega
  • Sýndu skilning á mismunandi aðstæðum starfsfólks, hlúðu sérstaklega að þeim sem gætu verið einangraðir og einmana
  • Veittu starfsfólki stuðning og hjálpaðu því við að halda ró sinni, auka vellíðan og efla heilsu
  • Haltu í gleðina og húmorinn – og passaðu að teymið geri það líka
  • Vertu leiðtogi og hafðu jákvæð og góð áhrif á aðra.

Að virkja fólk á fjarfundum

Hvernig er hægt að fá fólk til að taka þátt í fundum og halda athygli?
Í kjölfar Covid hafa fjarfundir og blandaðir fundir fest sig í sessi á mörgum vinnustöðum. Við þekkjum að þessir fundir eru á margan hátt ólíkir hefðbundnum fundum og henta misvel fyrir viðfangsefnið. Upplýsingafundir, fyrirlestrar og starfsmannafundir henta oft prýðilega á fjarfundaformi en það getur verið nokkru flóknara að halda dampi þegar um vinnu- eða hugmyndafundi er að ræða þar sem starfsmenn fá oft viðbótarupplýsingar og endurgjöf með augnsambandi, látbragði og öðrum óyrtum viðbrögðum í fundarherberginu. 
Í grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig fá má starfsfólk til að taka meiri þátt í fjarfundum og halda athygli. Oft er erfitt að halda einbeitingu á fundum en ekki batnar ástandið þegar fólk er ekki í sama rýminu. Því er mikilvægt að fá starfsmenn til að taka virkari þátt með því að gefa þeim tækifæri til þess.
Það eru í grófum dráttum fjórar ástæður til að halda fundi; að hafa áhrif á aðra, að taka ákvarðanir, að leysa vandamál og að styrkja sambönd. Um er að ræða virka ferla og því er mikilvægt að allir fundarmenn séu með á nótunum. 
Greinarhöfundar hafa gert rannsóknir til að reyna að skilja af hverju mörgum leiðist á fjarfundum. Þeir segjast hafa prófað fimm reglur sem virðast auka virkni fólks í átt að því sem á sér stað á fundum augliti til auglitis.
  • Sextíu-sekúndna reglan.
    Ekki reyna að fá hóp til að leysa vandamál áður en hann hefur „fundið“ fyrir því. Gerðu eitthvað á fyrstu mínútu fundarins til að hjálpa fólki að upplifa vandamálið. Segja má frá sláandi tölfræði, dæmum, hliðstæðum eða kvörtunum í tengslum við málið. Markmiðið er að tryggja að hópurinn skilji vandamálið (eða tækifærið) áður en reynt er að leysa það. 
  • Reglan um ábyrgð.
    Fólk setur sig í ákveðið hlutverk í öllum félagslegum aðstæðum. Það er til dæmis í hlutverki áhorfanda í kvikmyndahúsi en geranda í ræktinni. Vandinn við fjarfundi er stundum sá að fundarmenn fara ósjálfrátt í hlutverk áhorfandans, jafnvel strax þegar fundarboð berst. Til að vinna gegn þessu þarf að skapa tækifæri til að taka ábyrgð sem skiptir máli. Það verður best gert með því að nota næstu reglu.    
  • „Hvergi hægt að fela sig“ reglan.
    Rannsóknir hafa sýnt að við erum ólíklegri til að bjóðast til að hjálpa einstaklingi sem virðist vera að fá hjartaáfall í neðanjarðarlest því fleiri sem eru í lestinni. Um verður að ræða útþynningu á ábyrgð - ef allir eru ábyrgir finnur enginn fyrir ábyrgð. Reyndu að forðast þetta á fjarfundum með því að gefa öllum verkefni sem þeir geta unnið á fundinum. Í sumum fjarfundakerfum er hægt að brjóta fundinn upp í minni einingar sem geta unnið saman í nokkrar mínútur og skilað niðurstöðu í spjallboxið. 
  • Reglan um sem fæstar glærur.
    Ekkert aftengir hóp eins mikið og að ráðast á hann með glæru eftir glæru af upplýsingum og þá skiptir engu máli hve klár eða fágaður hópurinn er. Ef ætlunin er að vekja áhuga verður að blanda saman staðreyndum og sögum. Því er ráð að hafa eins fáar glærur og hægt er að komast af með til að fræða og hvetja hópinn. Annar kostur við að fækka glærum er að meiri tími gefst til umræðna.
  • Fimm mínútna reglan.
    Láttu aldrei fimm mínútur líða án þess að hópurinn fái verkefni til að leysa. Þátttakendur eru dreifðir um víðan völl með sínar umhverfistruflanir og freistandi getur verið að fara í hlutverk áhorfandans ef ekki er um virk samskipti að ræða eða ætlast til þátttöku á fundinum. Til dæmis má ljúka fundi með því að hópurinn búi til lista af „næstu skrefum“ sem hægt er að kjósa um. 

 

Höfundar segja að þessar reglur ættu að virka óháð formi funda en að þær skipti enn meira máli í dag þegar fólk er fjarri vinnustaðnum og margt geti truflað einbeitingu.

Fundarstjórn fjarfunda

Á Visir.is má finna viðtal við Guðrúnu Ragnarsdóttur ráðgjafa sem gefur góð ráð til fundarstjóra fjarfunda. Hún ræðir meðal annars um að erfiðara sé að vera í flæði á fjarfundum þar sem samskiptin leyfi í raun aðeins að einn tali í einu. Hún talar um mikilvægi undirbúnings og nefnir dæmi, segir að mikilvægt sé að hafa skýr markmið og dagskrá fyrir fundinn og að leikreglur séu ljósar. Einnig ræðir hún um atriði sem gott er að hafa í huga við upphaf og lok funda. Hún mælir með að ganga frá fundargerð eftir fundi sé þess þörf, senda til fundarmanna og hnykkja á ábyrgð hvers og eins.

Eru Zoom-fundirnir orkusugur?

Frosnir skjáir, skrítið bergmál og 12 starandi andlit.

Í grein á BBC Worklife er rætt um að fjarfundir hafi gert mörgum kleift að vinna heima og hjálpað okkur að viðhalda tengslum við annað fólk. En sumir verða útkeyrðir eftir vinnudag með fjarfundum og stundum bætast við fundir með fjölskyldu og vinum. Flestir kannast orðið við frosna skjái, skrítið bergmál og 12 starandi andlit.   

Eru fjarfundir erfiðari en hefðbundnir fundir og hvað er ólíkt?
Að mati Gianpiero Petriglieri hjá INSEAD krefst meiri einbeitingar að vera á myndfundi en á fundi augliti til auglitis. Við þurfum að hafa meira fyrir því að melta óyrtar vísbendingar, svo sem svip, tónhæð og líkamstjáningu. Fundarmenn eru saman í anda en líkaminn er annarrar skoðunar. Þetta ósamræmi er mjög krefjandi og það er ekki hægt að slaka á í samtalinu.
Þagnir eru annað vandamál á fjarfundum sem ekki trufla eins mikið í hefðbundnum samræðum. Þær eru óþægilegar og menn fara að hafa áhyggjur af tæknilegum vanda. Stundum er ákveðin töf á myndfundum en rannsókn sýndi að töf getur valdið því að sá sem talar virðist ekki eins vinalegur eða einbeittur. 
Marissa Shuffler hjá Clemson háskóla segir að við séum afar meðvituð um að horft sé á okkur á myndfundum. Það eru allir að horfa á þig og þú ert á sviði svo þú finnur fyrir streituvekjandi þrýstingi sem fylgir því að koma fram. Það er einnig mjög erfitt fyrir fólk að horfa ekki á eigið andlit þegar það getur séð það á skjánum og fylgjast ekki með hreyfingum sínum fyrir framan myndavélina.   
Hvaða áhrif hefur núverandi ástand?

Núverandi aðstæður hafa áhrif á hvernig okkur líður og einnig sú tilfinning að okkur sé ýtt út í að vera á fjarfundum segir Petriglieri. Fundirnir minna okkur á samstarfsfólkið sem við höfum misst tímabundið og að við ættum að vera öll saman á vinnustaðnum. Og við erum öll uppgefin, bæði introvertar og extrovertar.

Svo má nefna þætti í lífi okkar sem áður voru aðskildir en fara nú fram í sama rými – vinnan og samskipti við fjölskyldu og vini. Mörkin verða óskýr milli félagslegra hlutverka okkar sem áður tengdust ólíkum aðstæðum. Þetta getur leitt til neikvæðra tilfinninga.

Shuffler segir að skortur á niðritíma eftir að við höfum lokið vinnu og skyldum á heimili geti verið annar þáttur í því að við séum þreytt. Sumir gera einnig meiri kröfur til sín og vinna of mikið vegna þess að þeir hafa áhyggjur af efnahag og atvinnumissi.

En hvað með fjarfundi með vinum, ættu þeir ekki að vera afslappandi?
Stór fjarfundur er eins og þú sért að horfa á sjónvarp og sjónvarpið sé að horfa á þig.
Mörg okkar eru að taka hópspjall á netinu í fyrsta sinn og það skiptir mestu máli hvort maður sé að taka þátt af áhuga eða hvort maður kunni ekki við annað en að vera með og líti á það sem kvöð. Gott spjall við vini þar sem þú getur verið þú sjálf/ur er ekki eins þreytandi og aðrir fjarfundir.
Stórir símafundir geta verið sérlega krefjandi segir Petriglieri. Fólk vill horfa á sjónvarp því það getur látið hugann reika, en stór fjarfundur er eins og þú sért að horfa á sjónvarp og sjónvarpið sé að horfa á þig. Stórir fundir geta líka dregið úr tilfinningu um mikilvægi hvers og eins og af því að þessi tól eru notuð í vinnunni þá finnst okkur við ekki vera í fríi – „happy hour“ með vinnufélögum lítur jú út eins og vinnufundur.
Hvernig er hægt að minnka fjarfundaþreytu?
Báðir sérfræðingarnir stinga upp á að takmarka fjarfundi eins og hægt er. Það ætti að vera val um að vera ekki í mynd og almennt ætti að vera meiri skilningur á því að myndavélar þurfi ekki að vera í gangi allan fundinn. Einnig gæti minnkað þreytu og aukið einbeitingu að hafa skjáinn til hliðar frekar en beint fyrir framan sig, sérstaklega á hópfundum.
Fjarfundir eru ekki endilega alltaf besta leiðin. Stundum er betra að deila skjölum með skýrum punktum til að minnka upplýsingaflóðið.
Það hjálpar að hafa hlé á milli funda til að setja sig í stellingar fyrir næsta fund og hressa sig við; teygja úr sér, ná í vatn og hreyfa sig aðeins. Einnig er gott að taka frá tíma á fundum til að ræða almennt um líðan. Það er leið til að tengja okkur aftur við umheiminn, til að viðhalda trausti og draga úr þreytu og áhyggjum.

Blandaðir fjarfundir

Blandaðir fjarfundir komnir til að vera.
Áður en Covid-19 kom til skjalanna voru fæst fyrirtæki með starfsmenn í fjarvinnu en með faraldrinum breyttist margt á ótrúlega skömmum tíma, meðal annars fyrirkomulag funda. Líklegt má telja að blandaðir (e. hybrid) fjarfundir séu komnir til að vera og að a.m.k. hluti starfsmanna og ytri viðskiptavina taki þátt í fundum í gegnum netið framvegis. Slíkir fundir geta sparað verulegan tíma og haft marga aðra góða kosti eins og við þekkjum. Talsvert hefur þó verið rætt um að þeir starfsmenn sem af ýmsum ástæðum eru ekki á vinnustaðnum á fundum geti verið í heldur lakari stöðu við að koma sér og sínum málum á framfæri og séu ekki í ósvipaðri stöðu og fjarvinnustarfsmenn voru fyrir faraldurinn.

Í grein á Unito.io er áhugaverð lýsing höfundarins Evan LePage á því þegar hann var eini fjarvinnustarfsmaðurinn í 100 manna fyrirtæki. Hann sagði að hver fundur hafi verið „ferðalag” hjá honum. Það gleymdist að hafa fjarfundarslóð í fundarboðum, fólk gleymdi að hann væri yfirhöfuð á fundinum og spurði hann ekki álits. Haldnir voru töflufundir þar sem hann sá ekki töfluna og gat þar af leiðandi ekki tekið þátt. Og þegar fundi lauk fóru allir út úr herberginu og skildu hann eftir einan á línunni!

Höfundur sagðist skilja af hverju þetta var svona þegar fjarvinna var sjaldgæf og erfitt fyrir fólk að setja sig í spor fjarvinnustarfsmannsins. Nú hefur fólk enga afsökun því nær allir hafa upplifað fjarvinnu að einhverju marki. Taka þarf tillit til fjarvinnustarfsmanna á hverjum einasta blönduðum fundi. 

Fyrsta skrefið er að skoða algeng vandamál sem koma upp á slíkum fundum en Evan skiptir þeim í þrjá flokka: 

1. Þátttökuvandi – Talað er yfir þann sem ekki er á staðnum eða óvart gripið fram í. Óyrt samskipti fara að mestu fyrir ofan garð og neðan hjá þeim sem ekki eru á staðnum og því eru meiri líkur á að samskipti gangi á stundum stirðlega. Við höfum öll lent í því að tveir byrja að tala samtímis á fjarfundi, stoppa svo báðir og hefja þarnæst samtal um hvor eigi að tala á undan. Þetta er mun algengara á fjarfundum en í fundarherberginu því óyrt samskipti hindra oftast að tveir taki samtímis til máls þegar fólk er í sama rými. Einnig eru erfiðleikar með þátttöku á töflu- eða hugarflugsfundum. Þá hallar mjög á þann sem ekki er á staðnum því hann getur ekki stokkið upp að töflu eða skellt miða á vegg. 

 

Í þessum tilfellum þarf einhver á staðnum að vera milligöngumaður og koma skilaboðum frá fjarvinnustarfsmanni áleiðis inn á fundinn. Aðstöðumunur getur einnig birst í litlu hlutunum, t.d. ef boðið er upp á veitingar á fundinum.   

2. Tæknivandi – Fáir sem hafa tekið þátt í fjarfundum hafa sloppið við einhvers konar tæknivandamál. Einhver dettur út eða frýs á skjánum, menn gleyma að slökkva eða kveikja á hljóðnemanum og allt þar á milli. Þessi vandi heldur áfram hjá þeim sem verða áfram í fjarvinnu, það verður ekki fullkomlega hjá því komist þegar menn eru svo háðir tækninni.

Samstarfsmenn og þeir sem boða fundi geta þó gert sitt besta til að liðka fyrir þátttöku allra með því að velja viðeigandi búnað (t.d. skjái og hátalara) og fundarherbergi með góðri nettengingu. Og ekki má gleyma að setja fjarfundarslóð í fundarboð.       

3. Umhverfisvandi – Hér er átt við bakgrunnshávaða hjá fjarvinnustarfsmanni,  truflanir í umhverfinu (börn, dyrabjalla o.fl.) og mismunandi tímabelti. Einnig má nefna skjáþreytu; það tekur meira á að stara á skjá á tveggja tíma fundi en að vera á staðnum. Uppröðun í fundarherberginu getur einnig skipt máli og gæta þarf að því að fjarfundarfólk sjái og heyri allt sem fram fer.

 Höfundur gefur nokkur ráð um blandaða fundi:

  • Fækkaðu fundum. Þegar fyrirtæki færðust yfir í fjarvinnu vegna faraldursins var fundum fjölgað af ýmsum ástæðum. Ef ætlunin er að hafa hluta starfsmanna í fjarvinnu áfram þarf frekar að fækka fundum en hitt en fjöldi þeirra dregur úr einum helsta kosti fjarvinnunnar sem er sveigjanleikinn. Það má spyrja hvort hægt sé að nota aðrar samskiptaleiðir en fundi til að vinna tiltekin verk. 
  • Skipuleggðu blandaða fundi betur. Oft er engin dagskrá í fundarboðum því fólk á auðvelt með að nálgast upplýsingar hjá samstarfsfólki á vinnustaðnum eða hefur heyrt utan að sér um hvað málið snýst. Fjarvinnustarfsmenn hafa ekki greiðan aðgang að slíkum upplýsingum og geta síður undirbúið sig en fundarmenn á vinnustaðnum. Það þarf því að skipuleggja blandaða fundi betur svo allir geti tekið þátt, óháð staðsetningu:
      - Tilgreindu hver tilgangur fundarins sé og hvað eigi að koma út úr honum. 
     - Gerðu skýra og ítarlega dagskrá.
      - Láttu viðeigandi skjöl fylgja fundarboðinu ef þörf krefur.
      - Mundu að láta fjarfundarslóð fylgja. 
     - Veldu fundarherbergi með góðum fjarfundarbúnaði og öflugu netsambandi.
  • Nýttu tæknina sem þarf fyrir alla starfsmenn. Tiltekna tækni og búnað þarf vegna blandaðra funda en ekki má líta á þessi atriði sem tól fyrir fjarvinnustarfsmanninn eingöngu. Í stað þess að nota tússtöflur og gula miða við hugarflug notið forrit með svipaða virkni þar sem allir geta skráð niður hugmyndir sem síðan má nálgast eftir fundinn. Notið sameiginleg skjöl fyrir fundargerðir o.fl. þannig að allir getið skoðað og gert athugasemdir. Ef starfsmenn eru almennt með fartölvur er til bóta að allir hafi fjarfundinn opinn á sinni tölvu (í mynd en ekki með hljóði) því þá geta fjarfundarmenn séð hverjir eru á staðnum og fengið betri upplifun af fundinum.   
  • Haltu utan um stundvísi og mætingu. Það fer ekki fram hjá fundarmönnum í fundarherbergi ef einhverjir eru of seinir eða fjarverandi. Þeir sem eru á fjarfundi eiga mun erfiðara með að átta sig á  þessu því þeir hafa sjaldnast yfirsýn yfir allt fundarherbergið. Þetta er ein ástæða þess að leggja þarf áherslu á stundvísi. Það tekur á að vera á mjög löngum fjarfundum og því er best fyrir alla aðila að fundir séu eins stuttir og hægt er. Fylgdu dagskrá fundarins og haltu tímasetningar. Það gæti verið ráð að tilnefna tímavörð til að halda utan um fundinn. Hugaðu líka að því hverjir þurfa í raun að vera á fundinum. Gætirðu skilgreint einhverja með valkvæða mætingu (optional), t.d. þá sem þurfa aðeins að vita af fundinum eða þá sem þú vilt ekki útiloka en hafa ekki beina aðkomu að viðfangsefni hans. Með þessu ertu ekki að pína fólk á fundi þar sem það getur í raun ekki lagt neitt til málanna. Ef þú þarft nauðsynlega að boða fund utan vinnutíma fjarvinnustarfsmanns sem staddur er á öðru tímabelti reyndu þá að boða næsta fund á tíma sem hentar honum betur þó hann sé utan þíns vinnutíma.  
  • Fáðu alla til að tjá sig. Oft gengur fjarvinnustarfsmönnum ekki eins vel að koma málum sínum á framfæri eins og fyrr segir. Stýrðu fundinum þannig að allir fái tækifæri til að taka til máls og kallaðu eftir innleggi ef svo ber undir. Biddu fólk um að rétta upp hönd til að biðja um orðið bæði á fundarstað og í netheimum.
  • Líttu á blandaða fundi sem tækifæri fremur en hindrun. Hvettu fjarvinnustarfsmenn til að sleppa stöku fundi til að borða með fjölskyldunni og taktu því vel þegar börnin hlaupa inn í herbergið. Byrjaðu hvern fund á stuttu spjalli um daginn og veginn.

Blandaðir fundir þurfa ekki að vera fullkomnir. En hægt er að gera þá betri með því að hafa ofangreint í huga. Og þessir fundir eru komnir til að vera og verða liður í því að hægt sé að bjóða fólki upp á aukinn sveigjanleika með því að vinna heima að hluta eða öllu leyti. Því er upplagt að leggja línuna núna og undirbúa með því framtíðarvinnustaðinn. 


Hér á velvirk.is má finna mikið efni sem tengist fjarvinnu, til dæmis almenna umfjöllun um heimavinnu, leiðbeiningar um stjórnun (nýrra) fjarvinnustarfsmanna og stjórnun fjarvinnandi teyma, umfjöllun um hvernig virkja má fólk á fjarfundum, um líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu, um fjarfundaþreytu og jafnvel hugmyndir að hreyfingu í fjarvinnunni. Einnig má nefna grein um óskráðar reglur á vinnustað sem tengjast meðal annars fjarvinnu. Vinnueftirlitið hefur tekið saman leiðbeiningar og góð ráð tengd vinnuvernd í fjarvinnu sem vert er að skoða. 

Línan lögð vegna fjarvinnu

Mörg fyrirtæki hafa tekið saman leiðbeiningar um fjarvinnu fyrir stjórnendur og teymisstjóra enda að mörgu að hyggja með breyttu vinnufyrirkomulagi. Svo virðist sem tæknin sé ekki stór hindrun en huga þarf að gagnaöryggi og að koma leiðbeiningum til skila til allra um högun samskipta. Stærsta verkefnið er að stjórnendur og starfsmenn finni taktinn svo vinnan gangi eins vel og mögulegt er í þessum aðstæðum.   

Íslandsbanki tók til dæmis saman upplýsingar fyrir sína stjórnendur um nokkur atriði sem vert er að hafa í huga við þessar aðstæður ásamt leiðbeiningum um tengingar og fjarfundi. Þar segir meðal annars að krefjandi geti verið að stjórna mörgum starfsmönnum í fjarvinnu og að það reyni með öðrum hætti á stjórnendur en vanalega. Hætt er við að yfirsýn með verkefnum starfsmanna verði erfiðari, endurgjöf óskýrari og algengt er að stjórnendur óttist að framleiðni kunni að minnka. Mikilvægast sé að stjórnendur fylgist með frammistöðu (haldi til dæmis stutta teymisfundi eða samantektarfund í lok dags), setji fram skýrar væntingar (hvaða verkefnum á starfsmaður að sinna o.fl.), hvetji til árangurs og veiti reglulega endurgjöf (t.d. dæmis með daglegu tékk-inn eða fundum í upphafi og lok viku).

 

Stjórnun starfsfólks í fjarvinnu

Margir stjórnendur og starfsmenn eru farnir að vinna heima og aðskildir í fyrsta sinn
Í grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig stjórnendur geti leitt starfsmenn sem eru nýlega byrjaðir í fjarvinnu. Vegna þeirra breytinga sem orðið hafa vegna Covid-veirunnar eru nú margir starfsmenn og stjórnendur farnir að vinna heima og eru mögulega að vinna aðskildir í fyrsta sinn.
Þó ekki hafi gefist jafn mikið tóm til undirbúnings og þjálfunar fyrir fjarvinnufyrirkomulag eins og æskilegast væri geta stjórnendur án mikillar fyrirhafnar tekið ákveðin skref sem byggð eru á niðurstöðum rannsókna til að hvetja fjarvinnustarfsmenn og bæta afköstin.
Algengar áskoranir í fjarvinnu
Til að byrja með verða stjórnendur að skilja þá þætti sem geta gert fjarvinnu sérlega krefjandi. Að öðrum kosti gætu afkastamiklir starfsmenn sýnt slakari frammistöðu og minni áhuga eftir að þeir fara að vinna heima, sérstaklega ef undirbúningi og þjálfun hefur verið ábótavant. Meðal annars má nefna þessa þætti:
  • Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Bæði stjórnendur og starfsmenn telja oft skorta á samskipti augliti til auglitis. Stjórnendur hafa áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Margir starfsmenn eru ósáttir við að hafa minni aðgang að stuðningi stjórnanda og samskiptum. Í sumum tilvikum telja starfsmenn að fjarstjórnendur átti sig ekki á þörfum þeirra og séu því hvorki styðjandi né hjálplegir við að vinna verkefnin.
  • Skortur á aðgengi að upplýsingum. Þeir sem nýfarnir eru að vinna heima eru oft hissa á að erfiðara er að fá upplýsingar frá samstarfsfólki og tekur lengri tíma. Að fá svör við einföldum spurningum virðist vera stór hindrun fyrir starfsmann sem vinnur heima. Þetta tengist því að samstarfsmenn eru fjarlægir í rúmi og eru ólíklegri til að vita af aðstæðum hinna og gefa þeim slaka í erfiðum aðstæðum. Til dæmis, ef þú veist að samstarfsfélagi á slæman dag þá tekurðu ekki nærri þér að fá hranalegan tölvupóst í ljósi aðstæðna. Ef þú færð sama tölvupóst frá fjarvinnustarfsmanni án þess að þekkja núverandi aðstæður hans, þá ertu líklegri til að móðgast, eða í það minnsta að telja samstarfsmanninn ófaglegan.
  • Félagsleg einangrun.Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefnið vegna fjarvinnu því starfsmenn sakna óformlegra félagslegra samskipta á skrifstofunni. Talið er að úthverfir einstaklingar (extravertar) finni fyrr fyrir neikvæðum áhrifum einangrunar, sérstaklega ef þeir hafa ekki tækifæri til samskipta við aðra í fjarvinnunni. En til lengri tíma getur einangrun valdið því að hvaða starfsmanni sem er finnist hann síður vera hluti af vinnustaðnum og vilji jafnvel hætta hjá fyrirtækinu.
  • Truflun heima.Í svona skyndilegum umskiptum yfir í heimavinnu eru meiri líkur á að fólk hafi ekki ákjósanlega vinnuaðstöðu heima og þurfi að gæta barna ef pössun er ekki að fá. Jafnvel við venjulegar kringumstæður getur fjölskyldulíf haft áhrif á fjarvinnu, en stjórnendur ættu að búast við að áhrifin verði enn meiri við þessi óvæntu skipti yfir í heimavinnu.
Hvernig stjórnendur geta stutt við fjarvinnustarfsmenn
Fjarvinna getur verið áskorun en það eru nokkrar fremur fljótlegar og hagstæðar leiðir sem stjórnendur geta farið til að auðvelda umskiptin yfir í fjarvinnu:
  • Koma á skipulögðum örfundum daglega.Margir farsælir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.
  • Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum.Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefur þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
  • Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst.Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Einnig þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
  • Gefa tækifæri til félagslegra samskipta. Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Þetta skiptir máli fyrir alla sem vinna fjarvinnu en ekki síst þá sem skyndilega eru nú byrjaðir að vinna heima. Ein leiðin er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa pizzuveislu eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
  • Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning. Við þessi umskipti yfir í heimavinnu er mikilvægt fyrir stjórnendur að viðurkenna streitu, hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.

 

Litið er til yfirmanna um hvernig bregðast á við breytingum
Rannsóknir á tilfinningagreind og tilfinningasmiti (emotional contagion) segja okkur að starfsmenn líta til yfirmanna sinna um vísbendingar um hvernig á að bregðast við skyndilegum breytingum eða hættuástandi. Ef stjórnandi sýnir streitu og hjálparleysi smitast það niður á starfsmenn. Öflugir leiðtogar hafa tvíhliða nálgun, bæði með því að viðurkenna streitu og kvíða sem starfsmenn finna fyrir í erfiðum aðstæðum en einnig með því að staðfesta traust sitt á teymunum með því að segja til dæmis „við ráðum við þetta“ eða „þó að þetta sé erfitt veit ég að við klárum þetta“. Með þessum stuðningi eru starfsmenn líklegri til að taka áskorunum og finna tilgang.

Streita stjórnandans

Vinnustaðamenning

Árangursríkar starfsvenjur

Nýjar leiðir á vinnustöðum

Heilsueflandi vinnustaður