Fara í efni

Fjarvinna

Það þarf ekki að fjölyrða um þá byltingu sem varð á fjarvinnu í covid, bæði hvað varðar tækni og ekki síður hugarfar. Vinnustaðir hafa síðan verið og eru enn að finna út hvort og hve mikið fjarvinna geti hentað. Þó að fjarvinna sé ekki raunhæfur kostur í öllum geirum atvinnulífsins þá eru möguleikarnir sífellt að aukast í takt við öra tækniþróun og á sama tíma býðst þeim sem búa á landsbyggðinni betri þjónusta. Hér fyrir neðan snertum við á hinum ýmsu hliðum fjarvinnu með gleraugum leiðtogans. 

Fundarstjórn fjarfunda

Á Visir.is má finna viðtal við Guðrúnu Ragnarsdóttur ráðgjafa sem gefur góð ráð til fundarstjóra fjarfunda. Hún ræðir meðal annars um að erfiðara sé að vera í flæði á fjarfundum þar sem samskiptin leyfi í raun aðeins að einn tali í einu. Hún talar um mikilvægi undirbúnings og nefnir dæmi, segir að mikilvægt sé að hafa skýr markmið og dagskrá fyrir fundinn og að leikreglur séu ljósar. Einnig ræðir hún um atriði sem gott er að hafa í huga við upphaf og lok funda. Hún mælir með að ganga frá fundargerð eftir fundi sé þess þörf, senda til fundarmanna og hnykkja á ábyrgð hvers og eins.

Blandaðir fjarfundir

Blandaðir fjarfundir komnir til að vera.
Líklegt má telja að blandaðir (e. hybrid) fjarfundir séu komnir til að vera á mörgum vinnustöðum og að a.m.k. hluti starfsmanna og ytri viðskiptavina taki þátt í fundum í gegnum netið framvegis. Slíkir fundir geta sparað verulegan tíma og haft marga aðra góða kosti. Talsvert hefur þó verið rætt um að þeir starfsmenn sem eru ekki á vinnustaðnum á fundum geti verið í heldur lakari stöðu við að koma sér og sínum málum á framfæri. Þeir sem eru á staðnum fá oft viðbótarupplýsingar og endurgjöf með augnsambandi, látbragði og öðrum óyrtum viðbrögðum í fundarherberginu. Það krefst líka meiri einbeitingar að vera á fjarfundi og stundum getur verið gott að það sé skilningur fyrir því að sleppa því að vera í mynd a.m.k. hluta fundartímans. Mikilvægt er síðan að gefa starfsmönnum sem eru ekki á staðnum tækifæri til að taka þátt í fundinum. Marissa Shuffler hjá Clemson háskóla bendir á annað vandamál þeirra sem eru fjarfundar-megin sé það að fólk sé afar meðvituð um að horft sé á það á myndfundum og því geti liðið eins og á sviði og sumir geti jafnvel fundið fyrir þeim streituvekjandi þrýstingi sem fylgir því að koma fram. Svo geti verið erfitt að horfa ekki á eigið andlit sem sést á skjánum og fylgjast ekki með hreyfingum sínum fyrir framan myndavélina.

Í grein á Unito.io er áhugaverð lýsing höfundarins Evan LePage á því þegar hann var eini fjarvinnustarfsmaðurinn í 100 manna fyrirtæki. Hann sagði að hver fundur hafi verið „ferðalag” hjá honum. Það gleymdist að hafa fjarfundarslóð í fundarboðum, fólk gleymdi að hann væri yfirhöfuð á fundinum og spurði hann ekki álits. Haldnir voru töflufundir þar sem hann sá ekki töfluna og gat þar af leiðandi ekki tekið þátt. Og þegar fundi lauk fóru allir út úr herberginu og skildu hann eftir einan á línunni!

Höfundur sagðist skilja af hverju þetta var svona þegar fjarvinna var sjaldgæf og erfitt fyrir fólk að setja sig í spor fjarvinnustarfsmannsins. Nú hefur fólk enga afsökun því nær allir hafa upplifað fjarvinnu að einhverju marki. Taka þarf tillit til fjarvinnustarfsmanna á hverjum einasta blönduðum fundi. 

Fyrsta skrefið er að skoða algeng vandamál sem koma upp á slíkum fundum en Evan skiptir þeim í þrjá flokka: 

1. Þátttökuvandi. Óyrt samskipti fara að mestu fyrir ofan garð og neðan hjá þeim sem ekki eru á staðnum og einnig eru erfiðleikar með þátttöku á töflu- eða hugarflugsfundum. 
2. Tæknivandi. Fáir sem hafa tekið þátt í fjarfundum hafa sloppið við einhvers konar tæknivandamál á borð við að fjrósa eða að gleyma að kveikja á  hljóðnemanum.
3. Umhverfisvandi. Hér er átt við t.d. bakgrunnshávaða og mismunandi tímabelti. Uppröðun í fundarherbergi skiptir máli; fjarfundarfólk þarf að sjá og heyra allt sem fram fer.

Hér eru nokkur ráð um blandaða fundi:

    • Sextíu-sekúndna reglan. Gerðu eitthvað á fyrstu mínútu fundarins til að hjálpa fólki að skilja vandann sem leysa þarf. Segja má frá tölfræði eða taka dæmi.
    • Skipuleggðu blandaða fundi vel. Tilgreindu tilgang/markmið fundarins í fundarboðinu og settu fram dagskrá. Veldu fundarherbergi og fjarfundarbúnað með öflugu netsambandi og mundu að láta fjarfunda-slóð og viðeigandi skjöl fylgja. Í stað þess að nota tússtöflur og gula miða er hægt að nota forrit með svipaða virkni. Ef starfsmenn eru með fartölvur er til bóta að allir hafi fjarfundinn opinn (í mynd en ekki með hljóði) því þá geta fjarfundarmenn séð alla. 
    • Fáðu alla til að tjá sig. Biddu fólk um að rétta upp hönd til að biðja um orðið bæði á fundarstað og í netheimum. Fólk setur sig í ákveðið hlutverk í öllum félagslegum aðstæðum og á fjarfundum getur fólk stundum farið í hlutverk áhorfandans. Því er gott að kalla eftir innleggi fundarmanna og skapa tækifæri til að taka ábyrgð t.d. með því að útdeila verkefnum eða brjóta fundinn upp í minni einingar.
  • Hafðu sem fæstar glærur. Ef ætlunin er að vekja áhuga verður að blanda saman staðreyndum og sögum. Því er ráð að hafa eins fáar glærur og hægt er að komast af með til að fræða og hvetja hópinn.
  • Líttu á blandaða fundi sem tækifæri fremur en hindrun. Taktu truflunum hjá þeim sem er staddur á fjarfundi vel svo sem þegar börnin eða gæludýrin hlaupa inn í herbergið. Byrjaðu hvern fund á stuttu spjalli um daginn og veginn.

Blandaðir fundir þurfa ekki að vera fullkomnir. En hægt er að gera þá betri með því að hafa ofangreint í huga. Og þessir fundir eru komnir til að vera og verða liður í því að hægt sé að bjóða fólki upp á aukinn sveigjanleika með því að vinna heima að hluta eða öllu leyti. Því er upplagt að leggja línuna núna og undirbúa með því framtíðarvinnustaðinn. 

Byggt á heimildum sem getið er í greininni auk greina í Harvard Business Review og BBC Worklife


Hér á velvirk.is má finna meira efni sem tengist fjarvinnu, til dæmis hugmyndir að hreyfingu í fjarvinnunni og grein um óskráðar reglur á vinnustað . Vinnueftirlitið hefur tekið saman leiðbeiningar og góð ráð tengd vinnuvernd í fjarvinnu sem vert er að skoða. 

Línan lögð vegna fjarvinnu

Mörg fyrirtæki hafa tekið saman leiðbeiningar um fjarvinnu fyrir stjórnendur og teymisstjóra enda að mörgu að hyggja með breyttu vinnufyrirkomulagi. Svo virðist sem tæknin sé ekki stór hindrun en huga þarf að gagnaöryggi og að koma leiðbeiningum til skila til allra um högun samskipta. Stærsta verkefnið er að stjórnendur og starfsmenn finni taktinn svo vinnan gangi eins vel og mögulegt er í þessum aðstæðum.   

Íslandsbanki tók til dæmis saman upplýsingar fyrir sína stjórnendur um nokkur atriði sem vert er að hafa í huga við þessar aðstæður ásamt leiðbeiningum um tengingar og fjarfundi. Þar segir meðal annars að krefjandi geti verið að stjórna mörgum starfsmönnum í fjarvinnu og að það reyni með öðrum hætti á stjórnendur en vanalega. Hætt er við að yfirsýn með verkefnum starfsmanna verði erfiðari, endurgjöf óskýrari og algengt er að stjórnendur óttist að framleiðni kunni að minnka. Mikilvægast sé að stjórnendur fylgist með frammistöðu (haldi til dæmis stutta teymisfundi eða samantektarfund í lok dags), setji fram skýrar væntingar (hvaða verkefnum á starfsmaður að sinna o.fl.), hvetji til árangurs og veiti reglulega endurgjöf (t.d. dæmis með daglegu tékk-inn eða fundum í upphafi og lok viku).

 

Áskoranir stjórnenda vegna fjarvinnu starfsfólks

Rafræn samskipti geta verið áskorun t.d. vegna upplýsinga-skorts
Margir vinnustaðir leyfa í dag fjarvinnu starfsfólks upp að vissu marki og þá er gott að hafa ýmis atriði í huga til að öllum líði sem best. 
Algengar áskoranir vegna starfsfólks í fjarvinnu
  • Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Stjórnendur hafa stundum áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Svo geta starfsmenn verið ósáttir við minni aðgang að stuðningi stjórnenda og samskiptum. 
  • Skortur á aðgengi að upplýsingum. Starfsfólk í fjarvinnu skynjar ekki eins vel aðstæður samstarfsfólks síns hverju sinni vegna fjarlægðar frá vinnustað og gæti lent í því að misskilja samskipti vegna þess.
  • Félagsleg einangrun. Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefni starfsfólks í fjarvinnu. Það saknar óformlegra félagslegra samskipta á vinnustaðnum ef um mikla fjarvinnu er að ræða og þá sérstaklega ef um er ræða  úthverfa einstaklinga (extraverta). 
  • Truflun heima. Sama hversu góða aðstöðu einstaklingur hefur til heimavinnu er alltaf hægt að eiga von á truflun og mikilvægt að gera viðeigandi ráðstafanir.

Hvernig geta stjórnendur stutt við fjarvinnustarfsmenn?

    • Koma á skipulögðum örfundum daglega. Margir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.
    • Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum. Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefa þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
    • Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst. Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Þá þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
    • Gefa tækifæri til félagslegra samskipta
      Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Ein leið er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa "pizzuveislu" eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
    • Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning
      Stjórnendur geta þurft að hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.
    • Muna að halda í gleðina og húmorinn! 
      Mundu að vera leiðtogi og hafa jákvæð og góð áhrif á samstarfsfólkið og ekki gleyma að nota húmor í samskiptum. 

Streita stjórnandans

Vinnustaðamenning og mannauður

Árangursríkar starfsvenjur

Nýir straumar

Heilsueflandi vinnustaður