Ráð til stjórnenda á tímum sóttvarna

Í ljósi aðstæðna höfum við tekið saman efni hér að neðan sem gæti nýst stjórnendum á þessum sérstöku tímum.

Á síðunni má einnig finna grein um hvernig virkja má fólk á fjarfundum, umræðu um hvort fjarfundirnir séu orkusugur og áhugaverða grein þar sem mælt er með að stjórnendur skrái niður og kynni óskráðar reglur í fyrirtækinu.

Tekið á óöryggi og áhyggjum á vinnustað

Hvernig getum við passað upp á hvert annað í vinnunni á þessum sérstöku tímum? Pia Ryom, sálfræðingur við háskólasjúkrahúsið í Álaborg, hefur tekið saman fimm almenn ráð um hvernig gott er að bera sig að til að draga úr óöryggi og áhyggjum.

Stjórnendur og starfsmenn þurfa að útbúa skýrar reglur um hvernig brugðist er við aðstæðum. Notið ráðleggingar yfirvalda sem útgangspunkt og ræðið hvernig hægt er að framfylgja þeim á vinnustaðnum. Hvernig má til dæmis tryggja að hægt sé að halda tiltekinni fjarlægð milli manna, að reglur um hreinlæti séu virtar og að svæði séu skipulögð með öryggi í huga.
Stjórnendur þurfa að vera á staðnum/aðgengilegir og sýna forystu. Það er mikilvægt að stjórnendur sjái til þess að ljóst sé hvaða verkefnum eigi að sinna og að yfirmenn séu aðgengilegir til að aðstoða með forgangsröðun. Það þarf að taka margar ákvarðanir og það skiptir miklu að standa við þær - líka þær óvinsælu. Það er mikilvægt að stjórnendur sýni bæði í orði og verki að það sé í lagi að gera mistök og að starfsmenn upplifi að stjórnendur bakki þá upp og hafi áætlun.
Við þurfum að gæta að okkur sjálfum og samstarfsfólki. Skoðum okkar eigin getu og mörk. Ef við erum óörugg ræðum það við samstarfsfólk eða yfirmann. Grípum inn í ef við sjáum merki þess að vinnufélagi virðist í vanda og bjóðum fram aðstoð og stuðning.
Áhyggjur. Í augnablikinu er daglegt líf svolítið snúið. Mörg okkar hafa áhyggjur af því að smitast og smita aðra. Munum að halda ró okkar, fagmennsku og skynsemi. Höldum höfðinu köldu, hjartanu heitu og höfum báða fætur á jörðinni.
Viðurkenning. Hrósum okkur sjálfum og samstarfsfólki fyrir góða frammistöðu. Upplagt er að ljúka vinnudeginum með stuttu spjalli við vinnufélaga um hvernig dagurinn gekk og enda spjallið á jákvæðu nótunum.

Leiðbeiningar um stjórnun (nýrra) fjarvinnustarfsmanna

Margir stjórnendur og starfsmenn eru farnir að vinna heima og aðskildir í fyrsta sinn

Í grein í Harvard Business Review er rætt um hvernig stjórnendur geti leitt starfsmenn sem eru nýlega byrjaðir í fjarvinnu. Vegna þeirra breytinga sem orðið hafa vegna Covid-veirunnar eru nú margir starfsmenn og stjórnendur farnir að vinna heima og eru mögulega að vinna aðskildir í fyrsta sinn.

Þó ekki hafi gefist jafn mikið tóm til undirbúnings og þjálfunar fyrir fjarvinnufyrirkomulag eins og æskilegast væri geta stjórnendur án mikillar fyrirhafnar tekið ákveðin skref sem byggð eru á niðurstöðum rannsókna til að hvetja fjarvinnustarfsmenn og bæta afköstin.

Algengar áskoranir í fjarvinnu

Til að byrja með verða stjórnendur að skilja þá þætti sem geta gert fjarvinnu sérlega krefjandi. Að öðrum kosti gætu afkastamiklir starfsmenn sýnt slakari frammistöðu og minni áhuga eftir að þeir fara að vinna heima, sérstaklega ef undirbúningi og þjálfun hefur verið ábótavant. Meðal annars má nefna þessa þætti:

Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Bæði stjórnendur og starfsmenn telja oft skorta á samskipti augliti til auglitis. Stjórnendur hafa áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Margir starfsmenn eru ósáttir við að hafa minni aðgang að stuðningi stjórnanda og samskiptum. Í sumum tilvikum telja starfsmenn að fjarstjórnendur átti sig ekki á þörfum þeirra og séu því hvorki styðjandi né hjálplegir við að vinna verkefnin.
Skortur á aðgengi að upplýsingum. Þeir sem nýfarnir eru að vinna heima eru oft hissa á að erfiðara er að fá upplýsingar frá samstarfsfólki og tekur lengri tíma. Að fá svör við einföldum spurningum virðist vera stór hindrun fyrir starfsmann sem vinnur heima. Þetta tengist því að samstarfsmenn eru fjarlægir í rúmi og eru ólíklegri til að vita af aðstæðum hinna og gefa þeim slaka í erfiðum aðstæðum. Til dæmis, ef þú veist að samstarfsfélagi á slæman dag þá tekurðu ekki nærri þér að fá hranalegan tölvupóst í ljósi aðstæðna. Ef þú færð sama tölvupóst frá fjarvinnustarfsmanni án þess að þekkja núverandi aðstæður hans, þá ertu líklegri til að móðgast, eða í það minnsta að telja samstarfsmanninn ófaglegan.
Félagsleg einangrun. Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefnið vegna fjarvinnu því starfsmenn sakna óformlegra félagslegra samskipta á skrifstofunni. Talið er að úthverfir einstaklingar (extravertar) finni fyrr fyrir neikvæðum áhrifum einangrunar, sérstaklega ef þeir hafa ekki tækifæri til samskipta við aðra í fjarvinnunni. En til lengri tíma getur einangrun valdið því að hvaða starfsmanni sem er finnist hann síður vera hluti af vinnustaðnum og vilji jafnvel hætta hjá fyrirtækinu.
Truflun heima. Í svona skyndilegum umskiptum yfir í heimavinnu eru meiri líkur á að fólk hafi ekki ákjósanlega vinnuaðstöðu heima og þurfi að gæta barna ef pössun er ekki að fá. Jafnvel við venjulegar kringumstæður getur fjölskyldulíf haft áhrif á fjarvinnu, en stjórnendur ættu að búast við að áhrifin verði enn meiri við þessi óvæntu skipti yfir í heimavinnu.

Hvernig stjórnendur geta stutt við fjarvinnustarfsmenn

Fjarvinna getur verið áskorun en það eru nokkrar fremur fljótlegar og hagstæðar leiðir sem stjórnendur geta farið til að auðvelda umskiptin yfir í fjarvinnu:

Koma á skipulögðum örfundum daglega. Margir farsælir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.
Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum. Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefur þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst. Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Einnig þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
Gefa tækifæri til félagslegra samskipta. Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Þetta skiptir máli fyrir alla sem vinna fjarvinnu en ekki síst þá sem skyndilega eru nú byrjaðir að vinna heima. Ein leiðin er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa pizzuveislu eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning. Við þessi umskipti yfir í heimavinnu er mikilvægt fyrir stjórnendur að viðurkenna streitu, hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.

Litið er til yfirmanna um hvernig bregðast á við breytingum

Rannsóknir á tilfinningagreind og tilfinningasmiti (emotional contagion) segja okkur að starfsmenn líta til yfirmanna sinna um vísbendingar um hvernig á að bregðast við skyndilegum breytingum eða hættuástandi. Ef stjórnandi sýnir streitu og hjálparleysi smitast það niður á starfsmenn. Öflugir leiðtogar hafa tvíhliða nálgun, bæði með því að viðurkenna streitu og kvíða sem starfsmenn finna fyrir í erfiðum aðstæðum en einnig með því að staðfesta traust sitt á teymunum með því að segja til dæmis „við ráðum við þetta“ eða „þó að þetta sé erfitt veit ég að við klárum þetta“. Með þessum stuðningi eru starfsmenn líklegri til að taka áskorunum og finna tilgang.

Breytingar á skrifstofunni í kjölfar COVID

Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar

Talsvert hefur verið rætt um hvernig vinnan og vinnuumhverfið muni breytast í kjölfar faraldursins, meðal annars í grein á síðu Velvirk.is. Faraldurinn hefur leitt til þess að flest fyrirtæki hafa þurft að gera talsverðar breytingar og ráðstafanir til að reyna að tryggja öryggi starfsmanna og halda rekstrinum gangandi.

Breyting hefur orðið á hlutverki skrifstofunnar samhliða því að fjöldi starfsmanna hefur unnið heima um lengri tíma. Reynsla er komin á hvernig til hefur tekist og víða hefur gengið betur en reiknað var með. Samkvæmt könnun McKinsey voru 80% aðspurðra ánægðir með að vinna heima og í flestum tilvikum töldu þeir sig koma jafn miklu eða meiru í verk heima en á skrifstofunni (69%). Margir kunna því einnig vel að losna við ferðir til og frá vinnu og að nýta tímann sem sparast til annarra hluta.

En hvað gerist með tímanum hjá þeim sem halda áfram að vinna fjarvinnu? Menn gætu verið að lifa á orku og samheldni frá því fyrir faraldurinn - gæti fyrirtækjamenning máðst út á endanum ef bein tengsl við vinnustað og vinnufélaga rofna? Mögulega hefur fjarvinna almennt gengið vel hingað til af því að starfsmenn líta á hana sem tímabundið ástand en ekki fyrirkomulag til framtíðar. Rætt hefur verið um ákveðna þreytu vegna fjarfunda og skorts á beinum samskiptum sem gæti til lengri tíma komið niður á gæðum vinnunnar og starfsánægju.

Fyrirtæki munu þurfa að endurhugsa margt en það er engin töfralausn til, hugsa þarf út í hvaða hæfni þarf að vera til staðar og hvaða hlutverk eru mikilvægust.

Upphaflega hafa fyrirtækin verið að líkja eftir hefðbundnu starfi í fjarvinnu, þetta hefur gengið vel hjá sumum en ekki öllum. Mikilvægt er að skoða hvaða ferli eru mikilvægust og endurhugsa þau frá grunni. Er til dæmis betra að nýr starfsmaður vinni á skrifstofunni til að byrja með en fari svo í fjarvinnu á síðari stigum? Er ákjósanlegt að skipuleggja ný verkefni á skrifstofunni og vinna að úrlausn þeirra í fjarvinnu? Einnig þarf að huga að gildum og menningu og hvernig hægt er að viðhalda þeim þáttum. Einn kostur við að taka skrifstofuna út fyrir sviga sem miðpunkt starfseminnar er að hægt er að ráða starfsmenn óháð búsetu og veita núverandi starfsmönnum meiri sveigju hvað varðar staðsetningu. Annar er sá að mögulegt getur verið að lækka húsnæðiskostnað.

Endurhugsa þarf skrifstofuna ef hún verður fyrst og fremst vettvangur funda og teymisvinnu. Hugsanlega þarf að biðja starfsmenn sem sjaldan þurfa að mæta á fundi að vinna heima. Ef þeir eiga bágt með það þarf mögulega að skoða aðra starfsaðstöðu nærri heimilum fólks. Huga þarf að skipulagningu vinnu á skrifstofum þar til bóluefni verður aðgengilegt, gæta þarf að loftræstingu, sótthreinsun, fjarlægð milli borða og hvenær hver og einn getur mætt. Tæknin mun gegna lykilhlutverki við að brjóta veggi milli skrifstofunnar og heimaaðstöðunnar. Það gengur ekki að sumir sitji í fundarherbergi og aðrir séu á fjarfundi án þess að geta tekið þátt til jafns við hina.

Fyrirtækin þurfa að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma

Í grein á BBC Worklife kemur fram að fyrirtækin hafi þurft að grípa til öryggisráðstafana til skemmri tíma en þurfi nú að hugsa til framtíðar með hönnun vinnurýma þar sem heilsuvernd verður útgangspunktur. Ekki verði ráðist í dýrar framkvæmdir, enda gæti bóluefni verið á næsta leiti og fyrirtækin sum í fjárhagsvanda. Breytingarnar verði smáar og taktískar, með það að markmiði að minnka óöryggi starfsfólks. Dæmi um einfalda og ódýra lausn er glær hlíf milli vinnustöðva, að hafa gott bil milli skrifborða, skipa fólki niður á tiltekna daga og nýta lokaðar skrifstofur eða önnur aflokuð rými tímabundið.

Amanda Stanaway arkitekt hjá Woods Bagot segir að sumir viðskiptavina hennar hafi áhuga á að útbúa smáar vinnueiningar nærri heimilum starfsmanna til að hindra smit í ferðum til og frá vinnu og til að hindra víðtækt smit á vinnustað. Það fullnægi betur þörf fólks fyrir tengingu við annað fólk en stór skrifstofa þar sem allir eru hólfaðir af í einkarýmum. Stanaway segir að við sjáum skrifstofuna ekki líða undir lok, flestir vinni jú til að afla tekna en við vinnum líka vegna þess að við höfum gaman af að leysa vandamál saman og skapa nýjar hugmyndir. Við höfum saknað þess síðustu vikur og þessi tilfinning um tengsl er okkur mannfólkinu afar mikilvæg.

Til skamms tíma er líklegt að margir haldi áfram að vinna heima þegar/þar sem smitgát er mikil á meðan minni hópur mætir á skrifstofuna á tilteknum dögum. Fyrirtæki kortleggi hverjir þurfa helst að vera á staðnum en þeir sem eru heima fá mögulega hjálp til að koma sér upp góðri aðstöðu því huga þarf að vinnuaðstöðu fólks í fjarvinnu líka.

Til lengri tíma og í ljósi meiri meðvitundar fólks um smitsjúkdóma spá sérfræðingar því að hönnun skrifstofunnar taki í meira mæli mið af því hvernig spítalar eru hannaðir svo hægt sé að þrífa á áhrifaríkan hátt. Þarna er t.d. átt við efnisval yfirborðsflata og gólfefni.

Einnig verða gerðar meiri kröfur til loftræstingar og fleiri vaskar verða í móttöku og sameiginlegum rýmum. Hugað verður að því að fólk þurfi að ganga sem minnst innan skrifstofunnar og geti komist á sem skemmstum tíma frá A til B. Jafnframt er umræða um snertilausu skrifstofuna þar sem lyftum, kaffivélum o.fl. verður stýrt með snjallsímum í auknum mæli. Fundarherbergi verði raddstýrð og salerni og hurðir opnaðar með því að veifa hönd. Hugmyndir hafa verið uppi um að hitamæla starfsfólk á sjálfvirkan hátt og tæknin er þegar til en gallarnir við aðferðina eru mögulega fleiri en kostirnir.

Í umfjöllun í CBS Sunday Morning er einnig rætt um væntanlegar breytingar á hönnun skrifstofunnar. Þar segir að stór tæknifyrirtæki eins og Twitter og Square hafi ákveðið að allir starfsmenn geti hér eftir unnið í fjarvinnu til frambúðar. Einn viðmælenda í þættinum sem vinnur við að hanna og leigja skrifstofuhúsnæði til stórfyrirtækja segir að um 80% starfsmanna hafi að jafnaði verið á skrifstofunni á hverjum tíma í hefðbundnu fyrirtæki en hann áætli að hlutfallið fari niður í 50-60% í framtíðinni. Ljóst er að fólk mun ekki sitja eins þétt saman og áður og óvíst er um framtíð opnu vinnurýmanna, enda hafi áður verið komin fram gagnrýni á þau.

Sagt er frá tilraun sem fasteignafyrirtækið Cushman & Wakefield í Amsterdam er að gera með skrifstofuhönnun þar sem öryggi starfsmanna er í fyrirrúmi (sjá 6 feet office project). Merkt stæði eru í lyftunni og starfsmenn taka sér einnota skrifborðshlífar úr þunnum pappír undir tölvu og fylgihluti þegar þeir koma inn en á hlífarnar eru prentaðar þær reglur sem farið er eftir. Gott bil er á milli borða og litir í gólfteppi í kringum vinnustöðvarnar minna á fjarlægðarmörk og gefa til kynna hve nálægt má koma. Örvar á gólfi vísa á gönguleiðir en aðeins er leyfð einstefna á skrifstofunni. Glerskermar eru aftan við skjái svo fólk geti setið á móti hvert öðru.

Mynd af síðu Cushman & Wakefield í umfjöllun um 6 feta skrifstofuna.

David Levine prófessor í Berkeley Haas segir að stjórnendur hafi lært tvennt í faraldrinum; hve mikið sé í raun hægt að vinna í fjarvinnu og að það sé raunverulegt virði í almennum samskiptum starfsmanna á vinnustaðnum, vatnskælirinn er ekki aðeins vinsælt tákn í skopmyndum heldur fari þar fram félagsleg samskipti, samræður og tengslamyndun. Og vinnustöðum vegnar betur þegar meira er af slíkum samskiptum.

Sjá nánar í umfjöllun í CBS Sunday Morning: A day at the office in a COVID world, grein á BBC Worklife: How offices will change after coronavirus og grein á síðu McKinsey & Company: Reimagining the office and work life after COVID-19.

Lærdómurinn af faraldrinum – hvað mun breytast?

Margt mun breytast eftir faraldurinn.

Töluvert hefur verið reynt að spá fyrir um hvernig heimurinn muni líta út eftir heimsfaraldurinn. Flestir eru sammála því að margt muni breytast til skemmri tíma og sumt jafnvel til frambúðar. Nefna má atriði eins og tæknivæddari samskipti, meiri fjarvinnu og fjölbreyttari kennsluaðferðir, en einnig að gildi okkar og áherslur muni breytast.

Í grein í viðskiptatímaritinu Fast Company eru leiðtogar, sérfræðingar og greiningaraðilar á ýmsum sviðum spurðir álits á því hvaða sértæku breytingar þeir búist við að sjá á þeirra sviði. Hér verða nefnd nokkur atriði úr greininni og í lokin verður tæpt á því sem fram kom á netráðstefnu fjögurra framtíðarfræðinga sem haldin var í lok mars 2020.

Að vinna heima verður nýja normið

Í greininni nefna nokkrir viðmælenda að eftirleiðis verði algengara að fólk vinni heima. Gerð hafi verið stærsta tilraun sögunnar á fjarvinnu segir Matthew Prince (Cloudflare). Sjá má áhrifin á netinu, hvernig umferðin á vefnum breytist. Fólk er að nálgast fræðsluefni fyrir börnin, finna óhefðbundnar leiðir til að tengjast samstarfsfólki, vinum og fjölskyldu og fyrirtækin eru orðin sveigjanlegri með hvernig þau bregðast við þörfum starfsmanna í gegnum netið. Þessar breytingar munu endast lengur en þann tíma sem tekur fyrir rykið að falla eftir faraldurinn að mati Matthew. Líta má á þennan tíma sem þáttaskil í því hvernig fólk vinnur og lærir segir Jared Spataro (Microsoft 365). Fólk mun nýta reynsluna og lærdóminn af fjarvinnu inn í nýja veruleikann. Við erum að læra svo mikið um langtíma fjarvinnu á þessum tímum.

Jeff Richards (GGV Capital) ferðast meira en 320 þúsund kílómetra á ári í starfi sínu og er ekki viss um að það muni breytast því ekkert kemur í stað þess að hitta viðskiptavini augliti til auglitis. Hann telur þó að fjarfundir hafi náð að festast í sessi. Þetta er orðið viðurkennt form á samskiptum sem ekki var áður. Og nú kunna allir í fjölskyldunni á Zoom, það skiptir sköpum. Tim Bajarin (Creative Strategies) segir að fyrirtæki virðist nú öruggari með að gefa að minnsta kosti hluta starfsmanna færi á að vinna að heiman. Þetta mun þýða færra fólk á vinnustað og hugsanlegar minni húsnæðisþörf. Hann telur að þetta gæti markað endalok opna vinnurýmisins því reynslan af COVID-19 mun árum saman gera fólk óöruggara með að vinna þétt saman í opnu rými.

Reynslan af faraldrinum mun auka hugrekki til að taka upp ný mynstur til að laga úrelta ferla segir Eva Chen (Trend Micro). Í kjölfarið munu fyrirtæki hætta við stórar skrifstofur og hverfa aftur í minni einingar og aukna fjarvinnu. Sampriti Ganguli (Arabella Advisors) segir að við verðum í auknum mæli öll eins og BBC maðurinn þar sem börnin okkar og hundar birtast reglulega á fjarfundum. Við höfum líklega farið yfir mörk þess hvað telst viðeigandi á skrifstofunni og hvað telst í lagi heima og á margan hátt hafa þessi persónulegu augnablik gert okkur kleift að mynda dýpri og innihaldsríkari tengsl sem manneskjur.

Steve Case (Revolution) telur að fólk og fyrirtæki gætu mögulega hugsað sér til hreyfings og sérhæft sig í öðrum atvinnugreinum. Vivek Ravisankar (HackerRank) telur að netráðningar á tæknifólki muni verða normið og störf muni verða unnin í fjarvinnu í auknum mæli í tæknigeiranum. Þetta verður til þess að fyrirtæki geta valið úr stærra mengi umsækjanda óháð landamærum og með því ráðið fólk með fjölbreyttan bakgrunn sem styrkir fyrirtækin og efnahagslífið. AJ Shankar (Everlaw) telur að líklega verði aðgengi að starfsmönnum utan vinnutíma minni eftir COVID-19 sem er af hinu góða því mörkin milli vinnu og einkalífs hafa aldrei verið eins óskýr og nú. En þetta mun ekki gerast sjálfkrafa, þörf er á hugarfarsbreytingu.

Stafræna tæknin fer á flug

Stan Chudnovsky (Facebook) segir að við séum að nýta tæknina til að vinna og eiga samskipti við ástvini og það sé nú orðið normið. Hann telur að við munum halda áfram að nota tæknina í samskiptum í meira mæli en við gerðum áður. Vírusinn hefur hraðað stafrænum breytingum sem voru þegar í þróun segir Michael Hendrix (Ideo). Andstaðan við þessar breytingar hefur gufað upp enda hafa þær sýnt sig að vera nauðsynlegar til að lifa af. Ólíklegt er að fyrirtæki muni reyna að snúa aftur til þess sem tíðkaðist fyrir heimsfaraldurinn.

Menntun verður tæknivæddari

Breytingin sem við sjáum núna í menntun er ekki líkleg til að ganga til baka í „eðlilegt“ horf í haust segir Simon Allen (McGraw-Hill). Þó að kennarar verði alltaf ómissandi þarf áfram að vera sveigjanleiki og snerpa við að koma efni til skila, prófa og gefa einkunn. Hann reiknar með að sjá aukningu í að blanda saman kennslu í kennslustofu og á netinu. Adam Enbar (Flatiron School) segir að nú treysti kennarar á Zoom eða Slack til að kenna og vera í sambandi við nemendur. Við vitum að þetta kemur ekki í staðinn fyrir kennslustofuna en sannleikurinn er sá að tæknin var ekki hugsuð til að koma í staðinn fyrir hana, hlutverk tækninnar er að skapa alveg nýja reynslu. Ekkert hvetur meira til nýsköpunar en fólk sem lendir í vandræðum. Þegar ástandið er gengið yfir mun notkun á tækninni minnka og það er í lagi. Í staðinn munum við sjá uppsveiflu í tækni sem er sérsniðin að fjarnámi eða starfi.

Heilbrigðisþjónustan tekst á við gamlan vanda

Dr. Claire Novorol (Ada Health) segir að notkun og þróun fjarlausna á sviði heilbrigðisþjónustu hafi tekið mikinn vaxtarkipp. Búast má við að fjarlækningar muni verða mikilvægur hlekkur í heilbrigðisþjónustunni framvegis. Pat Combes (AWS) segir að faraldurinn gefi tækifæri til að bera kennsl á og vinna að því að bæta undirliggjandi vandamál í samhæfingu kerfa á heilbrigðissviði sem hafa hingað til hindrað lækna í að ná utan um sjúkrasögu sjúklinga.

Mikilvægt er að þeir sem vinna í vísindum vandi túlkun og miðlun upplýsinga á tímum þar sem rangar upplýsingar geta verið skaðlegar, jafnvel hættulegar segir Ara Katz (Seed Health). Faraldurinn minnir á hvernig vísindin hafa áhrif á ákvarðanir, móta stefnu og bjarga mannslífum. Harry Ritter (Alma) nefnir að mikil umskipti verði í viðhorfum til geðheilsu. Samfélögin hafa nú upplifað sameiginleg áföll og sorg og munu finna til meiri hluttekningar og sýna vilja til að tala um geðheilbrigðisþjónustu sem nauðsynlegan hluta af heilbrigðisþjónustunni. Fyrirtækin hafa þegar séð hvernig tilfinningaleg líðan hefur áhrif á getu starfsmanna til að vinna undir álagi. Vonandi átta þau sig betur á skyldu sinni til að láta andlega líðan starfsfólks vera í forgangi eftir þetta.

Áhættusækni minnkar

David Barrett (Expensify) telur að þegar fram líði stundir muni fjárfestar líta á aðra mælikvarða en áður við mat á fyrirtækjum og hvað telst vera „dýrmætt“ fyrirtæki. Í stað þess að einblína á mælanlega þætti munu þeir leggja meiri áherslu á þætti eins og skipulag, teymi, menningu, sveigjanleika og arðsemi. Fjárfestar muni nú hægja á sér að mati Sean Park (Anthemis), hætta að fylgja hjörðinni og einbeita sér aftur að greiningum og áreiðanleikakönnunum. Menn munu gefa sér meiri tíma til að kynnast teyminu, skilja viðskiptalíkanið og kynna sér markaðinn.

Í greininni er einnig minnst á að framleiðendur muni nú huga að breytingum, að kaupa aðföng og þjónustu í nærumhverfi og auka sjálfvirkni til muna. Rætt er um að fyrirtæki þurfi að huga að skapandi þróunarvinnu á sama tíma og þau vinna sig út úr sínum vanda. Þá er minnst á að vefverslun muni færast í aukana, breyting gæti orðið á ferðamáta þar sem fólk vill síður ferðast í þrengslum og að breyting geti orðið á skipulagi borga/bæja í takt við breyttan ferðamáta.

Ráðstefna framtíðarfræðinga

Í lok mars 2020 var haldin netráðstefnan Covid-19 og framtíð viðskipta (Covid-19 and The Future of Business) með þátttöku fjögurra framtíðarfræðinga; Gerd Leonhard, Anton Musgrave, KD Adamson og Liselotte Lyngsø, en hvert þeirra hélt stutt erindi og í lokin voru bornar upp spurningar.

Engum datt í hug að slíkar breytingar gætu orðið

Á ráðstefnunni ræddi Anton Musgrave um hvernig leiðtogar fyrirtækja geta undirbúið sig fyrir þann nýja heim sem blasir við eftir faraldurinn en engum gat dottið í hug að slíkar breytingar gætu orðið. Hann ráðleggur leiðtogum að reyna að lifa af í 3-6 mánuði þrátt fyrir allt, en ekki er hægt að spá fyrir um hvað gerist eða hvenær. Næsta skref er tímabil enduruppbyggingar sem getur varað í 12-18 mánuði, en á þeim tíma þarf að taka allt til endurskoðunar og undirbúa mögulegan vöxt 2-3 árum síðar. Þetta verður ekki skammtímavandi. Það verða til nýjar grundvallarreglur sem leiðtogar verða að skilja. Þessar reglur munu hafa áhrif á stjórnun, hvernig stofnanir stýra viðskiptum, framtíð kapítalismans, hvernig árangur verður metinn í fyrirtækjum og hvernig við munum færast frá gömlu mælikvörðunum um árangur (t.d. EBITHA, ROI). Eitt af því mikilvægara sem leiðtogar þurfa að spyrja sig til skemmri tíma er hvaða viðskiptalegar forsendur munu enn skipta máli í heiminum eftir Covid-19. Allar aðrar forsendur munu verða til óþurftar.

Leiðtogar verða að spyrja fimm spurninga í tengslum við allar ákvarðanir sem teknar eru frá þessum degi:

Mun ákvörðunin sem ég tek styðja samkennd fólks? Fólk er hrætt og laskað.
Munum við hafa fjármagn til að lifa af?
Mun ákvörðunin auka sjálfvirkni og stafvæðingu og hvernig hjálpum við fólki að læra á nýja tækni?
Mun hún byggja upp sterk sambönd?
Er hún hvetjandi? Getur fólk séð fram úr þeim vanda sem við stöndum frammi fyrir nú og hefur það orku til þess?

Engir eru sérfræðingar í þessari nýju stöðu

Áður leituðum við til sérfræðinga um svör við erfiðum spurningum en nú eru engir sérfræðingar um þennan nýja heim. Hvernig getum við sem leiðtogar verið skapandi og aðlagað okkur? Það má vera að mörg alþjóðleg fyrirtæki lifi af og starfi áfram á svipaðan hátt og áður en framtíð viðskipta er afar óljós.

KD Adamson sagði í erindi sínu að við værum á leið í alþjóðlega lægð og jafnvel kreppu eftir það. Þjóðirnar munu verða skuldsettar og þurfa að reiða sig á vöxt. Í kreppunni miklu var mikil áhersla lögð á neysluhyggju og að fólk þyrfti að kaupa eins mikið og það gat. Hætta er á að það gerist líka nú ef engar áætlanir eru gerðar en það getur verið afdrifaríkt með tilliti til umhverfismála og sjálfbærni. Mikil pressa verður frá viðskiptalífinu á ríkisstjórnir og erfiðar ákvarðanir framundan. Hún bendir á að gera þurfi greinarmun á vexti (growth) og framþróun (progress).

Fyrirtækin hafa fjárfest mikið í stafrænni tækni en munu nú þurfa að einbeita sér aftur að kjarnastarfseminni og mannauðnum. Frumkvöðlafyrirtæki fá skell og frumkvöðlar fara í auknum mæli að leita skjóls í öruggri vinnu. Covid-19 hefur verið „masterclass” í mikilvægi gríðargagna (big data) og hvernig við lítum á upplýsingar. Áhugavert er að upplýsingar hafa nú verið notaðar til að verja fólk og ekki aðeins til að selja eitthvað sem algengast hefur verið. Kerfin sem notuð eru til að selja okkur hluti eru mjög mikilvæg og koma að góðu gagni nú. Stjórnvöld og einkafyrirtæki eru að vinna saman vegna Covid og þau gætu haldið áfram samvinnunni.

Veiran er „umbreytingin mikla” sagði Gerd Leonhard og það verður breyting á alþjóðavísu á því hvernig við skilgreinum okkur sjálf og vinnu okkar þar með.

Við lærum að vinna heima og það verður eðlilegt.
Harkhagkerfið (gig economy) mun springa út.
Áhersla á endurmenntun og stöðugt nám – og allt á netinu.
Bæir breytast, við þurfum ekki að fara eins mikið.

Vélar munu taka yfir rútínuverkefni í sífellt auknum mæli (52% árið 2025). Því verða önnur störf mikilvæg í framtíðinni, störf sem krefjast mannlegra eiginleika; tilfinninga, innsæis og forspár. Vélar skortir einnig ímyndunarafl, sköpunargáfu, innlifun og gildi.

Mörg ný störf verða til vegna sjálfbærra vistkerfa; orku, matvælaframleiðslu, heilsugæslu, flutninga og landbúnaðar. Einnig verður sprenging í lífvísindum, heilbrigðisþjónustu og opinberri fjölmiðlun að mati Gert.

Liselotte Lyngsø taldi í sínu erindi að faraldurinn væri í raun ein stærsta bylting sögunnar. Hún segir að nú færumst við frá því að taka á móti falsfréttum á samfélagsmiðlum yfir í að vilja frekar fá upplýsingar beint frá vísindamönnum, enda um alvarlegan faraldur að ræða.

Sú þróun verður að við munum helst ekki vilja fara á spítala. Við munum reyna að nota tækni til að halda okkur heilbrigðum, mælum okkur, notum öpp og erum reiðubúin að miðla heilsufarsupplýsingum að vissu marki. Einnig mun meira verða keypt af heilsuvarningi af ýmsu tagi, hefðbundnum og óhefðbundnum.

Einnig verður mikil bylting hjá börnum og kennurum í tengslum við nám. Tæknin mun ráða við að meta námsframgang jafnóðum og próf verða mögulega óþörf þegar fram líða stundir auk þess sem nám gæti tekið styttri tíma.

Við þurfum listamenn til að gefa stjórnmálamönnum hugmyndir

Framtíðarfræðingarnir fjórir svöruðu spurningum í lokin og kenndi þar ýmissa grasa. Líklegt var talið að stjórnvöld notuðu rekjanlegar upplýsingar úr símum fólks í meira mæli, rætt var um að margir hefðu áhuga á að deila upplýsingum um sig og stjórnvöldum væri frekar treystandi en einkaaðilum til að fara með slík gögn. Talað var um að kerfin sem við höfum búið til í fyrirtækjunum væru mjög flókin og eðlilegt væri að reyna að einfalda þau og straumlínulaga. Rætt var um að okkur vantaði skýra leiðtoga á alþjóðavísu en einnig að það þyrftu ekki endilega að vera stjórnmálamenn eða viðskiptajöfrar. Því var spáð að áhrifavaldar verði mikilvægir í þessu sérstaka ástandi. Rætt var um mikilvægi sjálfbærni, gegnsæis og trausts. Minnst var á að við séum orðin sérfræðingar um heiminn eftir faraldurinn og höfum tilfinningu um að vera öll á sama báti. Fram kom að ferðalög fólks héldu áfram en að þau yrðu líklega öðruvísi, leitað væri eftir dýpri upplifun af landi og þjóð; menningu, matargerð og sögu. Talað var um að við þyrftum listamenn til að hvetja og gefa stjórnmálamönnum hugmyndir. Þeir hafa oft verið skrefi á undan að sjá fyrir sér stórar breytingar.

Viljum við snúa aftur á vinnustaðinn?

Fólk saknar ekki endilega skrifborðsins eða ferðatímans

Í grein á vefsíðu The New York Times segir höfundurinn Anne Helen Petersen að fólk sem lengi hefur þurft að vinna heima segist varla geta beðið eftir að komast aftur á skrifstofuna. Hún bætir þó við að fólk sakni ekki endilega þess að sitja við skrifborðið sitt eða tímans sem tekur að ferðast til og frá vinnu, heldur sakni það þess að komast út á meðal fólks og samtalsins á vinnustaðnum.

Framtíð skrifstofuvinnu mun einkennast af sveigjanleika að mati Anne. Á einum enda rófsins eru fyrirtæki sem hafa engar höfuðstöðvar og alla starfsmenn í fjarvinnu og á hinum endanum eru hefðbundnari fyrirtæki sem krefjast mikillar viðveru á vinnustað. Flest fyrirtækin eru svo þarna á milli.

Höfuðstöðvar munu almennt ekki hverfa en þeim fyrirtækjum mun fjölga sem hafa minni höfuðstöðvar og litlar starfsstöðvar nær heimilum starfsmanna (hub-and-spoke model). Sum fyrirtækin halda sínum aðalstöðvum en gefa starfsfólki tækifæri til að vinna á sveigjanlegum tímum sem styttir ferðatíma að öðru jöfnu og fækkar þeim sem eru á staðnum á hverjum tíma. Önnur fyrirtæki munu láta starfsmenn samnýta skrifborð eða styrkja fólk í að koma sér upp vinnuaðstöðu í nærumhverfi sínu.

Hver þessara aðferða hefur sína galla. Ef fólk hefur fullkomið frelsi til að velja er líklegt að fyrra valdamynstur á skrifstofunni haldist óbreytt. Sá sem vill mæta alla daga á staðinn hefur mögulega forskot á aðra sem ekki eru eins sýnilegir. Og þeir sem eru líklegastir til að kjósa að vinna heima eru mögulega þeir sem sinna megninu af heimilisstörfunum, oftast konur.

Líta þarf á fjarvinnu sem jafn mikilvæga og vinnu á vinnustaðnum. Margir eru vissulega að vinna heima eins og er en aðstæðurnar eru óvenjulegar og tæpast hægt að líkja starfinu við hefðbundna fjarvinnu. Við höfum reynt að finna leiðir til að sinna vinnunni en eigum langt í land, til dæmis við stjórnun fjarvinnustarfsmanna og með því að þróa tækni sem gerir „blandaða“ fjarfundi betri.

Höfundur hefur eftir viðmælanda að í framtíðinni þurfi áherslan að vera á stjórnun. Hið sjálfgefna er að þegar við sjáum fólkið á skrifstofunni þá sé það stjórnun, en nú þarf að læra hvernig á að ræða um verkefnin sem unnið er að, um afköst og um væntingar.

Það þarf að huga að skipulagi þó það sé fáum efst í huga eins og sakir standa. Til þess að tengsl starfsmanna við starfið geti breyst þarf umgjörðin að vera í lagi, setja þarf óskráðar reglur upp á borðið og ef teymið hittist einn dag í viku þarf að huga sérstaklega að þeim dýrmæta tíma. Hvaða fundir eru nauðsynlegir, hverjir gætu verið þöglir eða aðeins stuttir stöðufundir.

Aukinn sveigjanleiki eftir Covid mun gera skrifstofuna enn betri

Viðmælendur höfundar úr þekkingarfyrirtækjum voru sammála því að aukinn sveigjanleiki eftir Covid myndi gera skrifstofuna enn betri. Starfsmenn upplifi meiri lífsgæði, verji meiri tíma með börnum sínum, tengist nærsamfélaginu betur, geti búið þar sem þeir óska og í ódýrara húsnæði. Þeir gætu jafnvel stytt vinnutímann með því að ná betri einbeitingu. Þetta er draumsýn sveigjanleikans.

Mikil breyting hefur orðið á umræðu um sveigjanleika frá því að fyrst var rætt um hugtakið. Áður sneri það meira að vinnuveitendum en starfsmönnum, að auðvelt væri að fjölga eða fækka starfsfólki. Sveigjanleikinn gat í raun orðið til þess að fólk var frekar lausráðið eða í verktakavinnu og vann lengri vinnudag, á lægri launum og við meira óöryggi.

Meirihluti þeirra sem var í „góðum“ og vel launuðum störfum fyrir faraldurinn hefur haldið sínum störfum. Verkefnin gætu hafa orðið erfiðari en starfið sjálft hafi að mestu verið stöðugt. Yfirmenn þessa fólks eru að leita lausna fyrir framtíðina og til að geta aukið jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Fyrir þá ríku og fyrir fólk með eftirsóknarverða hæfni er samdráttarskeiðinu löngu lokið að mati höfundar.

En raunverulegt jafnvægi vinnu og einkalífs ætti að vera fyrir alla, ekki aðeins forritara og vefhönnuði. Ef framtíð vinnu felst í sveigjanleika er áskorun að breikka ekki bilið milli hópa á vinnumarkaði enn meira en orðið er.