Ráð til stjórnenda á tímum sóttvarna
Tekið á óöryggi og áhyggjum á vinnustað
- Stjórnendur og starfsmenn þurfa að útbúa skýrar reglur um hvernig brugðist er við aðstæðum. Notið ráðleggingar yfirvalda sem útgangspunkt og ræðið hvernig hægt er að framfylgja þeim á vinnustaðnum. Hvernig má til dæmis tryggja að hægt sé að halda tiltekinni fjarlægð milli manna, að reglur um hreinlæti séu virtar og að svæði séu skipulögð með öryggi í huga.
- Stjórnendur þurfa að vera á staðnum/aðgengilegir og sýna forystu. Það er mikilvægt að stjórnendur sjái til þess að ljóst sé hvaða verkefnum eigi að sinna og að yfirmenn séu aðgengilegir til að aðstoða með forgangsröðun. Það þarf að taka margar ákvarðanir og það skiptir miklu að standa við þær - líka þær óvinsælu. Það er mikilvægt að stjórnendur sýni bæði í orði og verki að það sé í lagi að gera mistök og að starfsmenn upplifi að stjórnendur bakki þá upp og hafi áætlun.
- Við þurfum að gæta að okkur sjálfum og samstarfsfólki. Skoðum okkar eigin getu og mörk. Ef við erum óörugg ræðum það við samstarfsfólk eða yfirmann. Grípum inn í ef við sjáum merki þess að vinnufélagi virðist í vanda og bjóðum fram aðstoð og stuðning.
- Áhyggjur. Í augnablikinu er daglegt líf svolítið snúið. Mörg okkar hafa áhyggjur af því að smitast og smita aðra. Munum að halda ró okkar, fagmennsku og skynsemi. Höldum höfðinu köldu, hjartanu heitu og höfum báða fætur á jörðinni.
- Viðurkenning. Hrósum okkur sjálfum og samstarfsfólki fyrir góða frammistöðu. Upplagt er að ljúka vinnudeginum með stuttu spjalli við vinnufélaga um hvernig dagurinn gekk og enda spjallið á jákvæðu nótunum.
Leiðbeiningar um stjórnun (nýrra) fjarvinnustarfsmanna
-
Skortur á stuðningi augliti til auglitis. Bæði stjórnendur og starfsmenn telja oft skorta á samskipti augliti til auglitis. Stjórnendur hafa áhyggjur af því að starfsmenn vinni ekki eins mikið eða markvisst í fjarvinnu (þó að rannsóknir gefi annað til kynna, a.m.k. hvað varðar tiltekin störf). Margir starfsmenn eru ósáttir við að hafa minni aðgang að stuðningi stjórnanda og samskiptum. Í sumum tilvikum telja starfsmenn að fjarstjórnendur átti sig ekki á þörfum þeirra og séu því hvorki styðjandi né hjálplegir við að vinna verkefnin.
-
Skortur á aðgengi að upplýsingum. Þeir sem nýfarnir eru að vinna heima eru oft hissa á að erfiðara er að fá upplýsingar frá samstarfsfólki og tekur lengri tíma. Að fá svör við einföldum spurningum virðist vera stór hindrun fyrir starfsmann sem vinnur heima. Þetta tengist því að samstarfsmenn eru fjarlægir í rúmi og eru ólíklegri til að vita af aðstæðum hinna og gefa þeim slaka í erfiðum aðstæðum. Til dæmis, ef þú veist að samstarfsfélagi á slæman dag þá tekurðu ekki nærri þér að fá hranalegan tölvupóst í ljósi aðstæðna. Ef þú færð sama tölvupóst frá fjarvinnustarfsmanni án þess að þekkja núverandi aðstæður hans, þá ertu líklegri til að móðgast, eða í það minnsta að telja samstarfsmanninn ófaglegan.
-
Félagsleg einangrun. Einmanaleiki er eitt algengasta umkvörtunarefnið vegna fjarvinnu því starfsmenn sakna óformlegra félagslegra samskipta á skrifstofunni. Talið er að úthverfir einstaklingar (extravertar) finni fyrr fyrir neikvæðum áhrifum einangrunar, sérstaklega ef þeir hafa ekki tækifæri til samskipta við aðra í fjarvinnunni. En til lengri tíma getur einangrun valdið því að hvaða starfsmanni sem er finnist hann síður vera hluti af vinnustaðnum og vilji jafnvel hætta hjá fyrirtækinu.
-
Truflun heima. Í svona skyndilegum umskiptum yfir í heimavinnu eru meiri líkur á að fólk hafi ekki ákjósanlega vinnuaðstöðu heima og þurfi að gæta barna ef pössun er ekki að fá. Jafnvel við venjulegar kringumstæður getur fjölskyldulíf haft áhrif á fjarvinnu, en stjórnendur ættu að búast við að áhrifin verði enn meiri við þessi óvæntu skipti yfir í heimavinnu.
-
Koma á skipulögðum örfundum daglega. Margir farsælir stjórnendur heyra í þeim sem vinna fjarvinnu á hverjum degi, ýmist í hverjum fyrir sig eða í teymunum. Það sem skiptir mestu máli er að samtölin séu regluleg og fyrirsjáanleg og að þau séu vettvangur þar sem starfsmenn vita að þeir geti ráðfært sig við stjórnanda, borið fram spurningar og að hlustað sé á möguleg vandamál.
-
Bjóða upp á nokkra valkosti í samskiptum. Tölvupóstur einn og sér er ófullnægjandi. Þeir sem vinna heima fá meira út úr því að nota fjarfundi (í mynd) sem gefur þátttakendum færi á að fá sjónrænar vísbendingar á svipaðan hátt og ef þeir væru augliti til auglitis. Fjarfundir hafa marga kosti, sérstaklega fyrir smærri hópa, menn fá meiri upplýsingar um vinnufélaga og þeir hjálpa til við að draga úr tilfinningu um einangrun hjá teymum. Að sjá fólk í mynd getur verið sérlega gagnlegt fyrir flókin og viðkvæm samtöl, þau verða þá persónulegri en tölvupóstur eða spjall án myndar.
-
Koma á viðmiðum fyrir samskiptin sem allra fyrst. Fjarvinna skilar betri árangri og er ánægjulegri ef stjórnendur setja upp viðmið fyrir hve oft, hvernig og hvenær samskipti teyma fara fram. Forsenda er að allir þekki þessi viðmið. Til dæmis er notaður fjarfundabúnaður fyrir daglega örfundi en textaskilaboð fyrir eitthvað sem þarf að gerast hratt. Einnig er gott að láta starfsmenn vita hvenær best er að ná í stjórnanda og eftir hvaða leiðum. Einnig þarf að athuga hvort teymin eru að miðla upplýsingum eftir þörfum innbyrðis.
-
Gefa tækifæri til félagslegra samskipta. Mikilvægt er að skipuleggja leið fyrir fjarvinnustarfsmenn til að hafa óformleg samskipti sín á milli þar sem rætt er um eitthvað annað en vinnuna. Þetta skiptir máli fyrir alla sem vinna fjarvinnu en ekki síst þá sem skyndilega eru nú byrjaðir að vinna heima. Ein leiðin er að taka frá tíma í upphafi teymisfunda fyrir almennt spjall en líka er hægt að hafa pizzuveislu eða skrifstofupartý í netheimum. Þó að þetta kunni að hljóma þvingað eða gervilegt þá segja reyndir stjórnendur (og starfsmenn sjálfir) að uppákomur á netinu dragi úr tilfinningu um einangrun og verði til þess að þeim finnist þeir frekar tilheyra hópnum.
-
Bjóða uppörvun og tilfinningalegan stuðning. Við þessi umskipti yfir í heimavinnu er mikilvægt fyrir stjórnendur að viðurkenna streitu, hlusta á kvíða og áhyggjur starfsmanna og sýna hluttekningu. Ef starfsmaður á greinilega í erfiðleikum en segir ekki frá að fyrra bragði er gott að spyrja hann hvernig honum gengur. Spyrja má almennt um hvernig honum líki að vinna heima, en með því gætu fengist mikilvægar upplýsingar sem annars hefðu ekki komið fram. Þegar spurning hefur verið borin upp þarf að hlusta með athygli á svarið til að forðast misskilning. Streita og áhyggjur starfsmannsins þurfa að vera í brennidepli í þessu samtali.
Breytingar á skrifstofunni í kjölfar COVID
En hvað gerist með tímanum hjá þeim sem halda áfram að vinna fjarvinnu? Menn gætu verið að lifa á orku og samheldni frá því fyrir faraldurinn - gæti fyrirtækjamenning máðst út á endanum ef bein tengsl við vinnustað og vinnufélaga rofna? Mögulega hefur fjarvinna almennt gengið vel hingað til af því að starfsmenn líta á hana sem tímabundið ástand en ekki fyrirkomulag til framtíðar. Rætt hefur verið um ákveðna þreytu vegna fjarfunda og skorts á beinum samskiptum sem gæti til lengri tíma komið niður á gæðum vinnunnar og starfsánægju.
Fyrirtæki munu þurfa að endurhugsa margt en það er engin töfralausn til, hugsa þarf út í hvaða hæfni þarf að vera til staðar og hvaða hlutverk eru mikilvægust.
Til skamms tíma er líklegt að margir haldi áfram að vinna heima þegar/þar sem smitgát er mikil á meðan minni hópur mætir á skrifstofuna á tilteknum dögum. Fyrirtæki kortleggi hverjir þurfa helst að vera á staðnum en þeir sem eru heima fá mögulega hjálp til að koma sér upp góðri aðstöðu því huga þarf að vinnuaðstöðu fólks í fjarvinnu líka.
Til lengri tíma og í ljósi meiri meðvitundar fólks um smitsjúkdóma spá sérfræðingar því að hönnun skrifstofunnar taki í meira mæli mið af því hvernig spítalar eru hannaðir svo hægt sé að þrífa á áhrifaríkan hátt. Þarna er t.d. átt við efnisval yfirborðsflata og gólfefni.

-
Sjá nánar í umfjöllun í CBS Sunday Morning: A day at the office in a COVID world, grein á BBC Worklife: How offices will change after coronavirus og grein á síðu McKinsey & Company: Reimagining the office and work life after COVID-19.
Lærdómurinn af faraldrinum – hvað mun breytast?
Stafræna tæknin fer á flug
Stan Chudnovsky (Facebook) segir að við séum að nýta tæknina til að vinna og eiga samskipti við ástvini og það sé nú orðið normið. Hann telur að við munum halda áfram að nota tæknina í samskiptum í meira mæli en við gerðum áður. Vírusinn hefur hraðað stafrænum breytingum sem voru þegar í þróun segir Michael Hendrix (Ideo). Andstaðan við þessar breytingar hefur gufað upp enda hafa þær sýnt sig að vera nauðsynlegar til að lifa af. Ólíklegt er að fyrirtæki muni reyna að snúa aftur til þess sem tíðkaðist fyrir heimsfaraldurinn.
Menntun verður tæknivæddari
Breytingin sem við sjáum núna í menntun er ekki líkleg til að ganga til baka í „eðlilegt“ horf í haust segir Simon Allen (McGraw-Hill). Þó að kennarar verði alltaf ómissandi þarf áfram að vera sveigjanleiki og snerpa við að koma efni til skila, prófa og gefa einkunn. Hann reiknar með að sjá aukningu í að blanda saman kennslu í kennslustofu og á netinu. Adam Enbar (Flatiron School) segir að nú treysti kennarar á Zoom eða Slack til að kenna og vera í sambandi við nemendur. Við vitum að þetta kemur ekki í staðinn fyrir kennslustofuna en sannleikurinn er sá að tæknin var ekki hugsuð til að koma í staðinn fyrir hana, hlutverk tækninnar er að skapa alveg nýja reynslu. Ekkert hvetur meira til nýsköpunar en fólk sem lendir í vandræðum. Þegar ástandið er gengið yfir mun notkun á tækninni minnka og það er í lagi. Í staðinn munum við sjá uppsveiflu í tækni sem er sérsniðin að fjarnámi eða starfi.
Heilbrigðisþjónustan tekst á við gamlan vanda
Dr. Claire Novorol (Ada Health) segir að notkun og þróun fjarlausna á sviði heilbrigðisþjónustu hafi tekið mikinn vaxtarkipp. Búast má við að fjarlækningar muni verða mikilvægur hlekkur í heilbrigðisþjónustunni framvegis. Pat Combes (AWS) segir að faraldurinn gefi tækifæri til að bera kennsl á og vinna að því að bæta undirliggjandi vandamál í samhæfingu kerfa á heilbrigðissviði sem hafa hingað til hindrað lækna í að ná utan um sjúkrasögu sjúklinga.
Mikilvægt er að þeir sem vinna í vísindum vandi túlkun og miðlun upplýsinga á tímum þar sem rangar upplýsingar geta verið skaðlegar, jafnvel hættulegar segir Ara Katz (Seed Health). Faraldurinn minnir á hvernig vísindin hafa áhrif á ákvarðanir, móta stefnu og bjarga mannslífum. Harry Ritter (Alma) nefnir að mikil umskipti verði í viðhorfum til geðheilsu. Samfélögin hafa nú upplifað sameiginleg áföll og sorg og munu finna til meiri hluttekningar og sýna vilja til að tala um geðheilbrigðisþjónustu sem nauðsynlegan hluta af heilbrigðisþjónustunni. Fyrirtækin hafa þegar séð hvernig tilfinningaleg líðan hefur áhrif á getu starfsmanna til að vinna undir álagi. Vonandi átta þau sig betur á skyldu sinni til að láta andlega líðan starfsfólks vera í forgangi eftir þetta.
Áhættusækni minnkar
David Barrett (Expensify) telur að þegar fram líði stundir muni fjárfestar líta á aðra mælikvarða en áður við mat á fyrirtækjum og hvað telst vera „dýrmætt“ fyrirtæki. Í stað þess að einblína á mælanlega þætti munu þeir leggja meiri áherslu á þætti eins og skipulag, teymi, menningu, sveigjanleika og arðsemi. Fjárfestar muni nú hægja á sér að mati Sean Park (Anthemis), hætta að fylgja hjörðinni og einbeita sér aftur að greiningum og áreiðanleikakönnunum. Menn munu gefa sér meiri tíma til að kynnast teyminu, skilja viðskiptalíkanið og kynna sér markaðinn.
Ráðstefna framtíðarfræðinga
Í lok mars 2020 var haldin netráðstefnan Covid-19 og framtíð viðskipta (Covid-19 and The Future of Business) með þátttöku fjögurra framtíðarfræðinga; Gerd Leonhard, Anton Musgrave, KD Adamson og Liselotte Lyngsø, en hvert þeirra hélt stutt erindi og í lokin voru bornar upp spurningar.
Leiðtogar verða að spyrja fimm spurninga í tengslum við allar ákvarðanir sem teknar eru frá þessum degi:
- Mun ákvörðunin sem ég tek styðja samkennd fólks? Fólk er hrætt og laskað.
- Munum við hafa fjármagn til að lifa af?
- Mun ákvörðunin auka sjálfvirkni og stafvæðingu og hvernig hjálpum við fólki að læra á nýja tækni?
- Mun hún byggja upp sterk sambönd?
- Er hún hvetjandi? Getur fólk séð fram úr þeim vanda sem við stöndum frammi fyrir nú og hefur það orku til þess?
Fyrirtækin hafa fjárfest mikið í stafrænni tækni en munu nú þurfa að einbeita sér aftur að kjarnastarfseminni og mannauðnum. Frumkvöðlafyrirtæki fá skell og frumkvöðlar fara í auknum mæli að leita skjóls í öruggri vinnu. Covid-19 hefur verið „masterclass” í mikilvægi gríðargagna (big data) og hvernig við lítum á upplýsingar. Áhugavert er að upplýsingar hafa nú verið notaðar til að verja fólk og ekki aðeins til að selja eitthvað sem algengast hefur verið. Kerfin sem notuð eru til að selja okkur hluti eru mjög mikilvæg og koma að góðu gagni nú. Stjórnvöld og einkafyrirtæki eru að vinna saman vegna Covid og þau gætu haldið áfram samvinnunni.

- Við lærum að vinna heima og það verður eðlilegt.
- Harkhagkerfið (gig economy) mun springa út.
- Áhersla á endurmenntun og stöðugt nám – og allt á netinu.
- Bæir breytast, við þurfum ekki að fara eins mikið.
Vélar munu taka yfir rútínuverkefni í sífellt auknum mæli (52% árið 2025). Því verða önnur störf mikilvæg í framtíðinni, störf sem krefjast mannlegra eiginleika; tilfinninga, innsæis og forspár. Vélar skortir einnig ímyndunarafl, sköpunargáfu, innlifun og gildi.
Sú þróun verður að við munum helst ekki vilja fara á spítala. Við munum reyna að nota tækni til að halda okkur heilbrigðum, mælum okkur, notum öpp og erum reiðubúin að miðla heilsufarsupplýsingum að vissu marki. Einnig mun meira verða keypt af heilsuvarningi af ýmsu tagi, hefðbundnum og óhefðbundnum.
Einnig verður mikil bylting hjá börnum og kennurum í tengslum við nám. Tæknin mun ráða við að meta námsframgang jafnóðum og próf verða mögulega óþörf þegar fram líða stundir auk þess sem nám gæti tekið styttri tíma.
Viljum við snúa aftur á vinnustaðinn?
Hver þessara aðferða hefur sína galla. Ef fólk hefur fullkomið frelsi til að velja er líklegt að fyrra valdamynstur á skrifstofunni haldist óbreytt. Sá sem vill mæta alla daga á staðinn hefur mögulega forskot á aðra sem ekki eru eins sýnilegir. Og þeir sem eru líklegastir til að kjósa að vinna heima eru mögulega þeir sem sinna megninu af heimilisstörfunum, oftast konur.