Fara í efni

Að vinna heima á tímum sóttvarna

Fjarvinna gæti orðið stærri hluti af starfi margra í framtíðinni 
Talsvert hefur verið skrifað um hvernig best er að bera sig að við heimavinnu á þessum tímum og þau ráð gagnast einnig við fjarvinnu yfirleitt. Í framtíðinni gæti þróunin verið sú að fjarvinna verði stærri hluti af starfi margra enda kemur í ljós að hún getur hentað vel í sumum tilvikum, jafnvel mun betur en talið var mögulegt. Í öðrum störfum hentar fjarvinna illa eða er útilokuð vegna eðlis starfanna.
Fyrirtæki og starfsmenn hafa þurft að taka upp og tileinka sér nýjar aðferðir til samskipta og margir starfsmenn hafa nú prófað fjarvinnu yfir lengri tíma í fyrsta sinn. Sumir hafa komið sér upp góðu verklagi, ná vel að halda sér að verki og ná nokkurn veginn að sinna starfinu á sama hátt og fyrr. Aðrir eiga í meiri erfiðleikum með að einbeita sér, sumir vegna aðstæðna heima fyrir, óöryggis vegna ástands í þjóðfélaginu og/eða skorts á skipulagi. Einnig má nefna að eðli verkefnanna ræður nokkru um hvernig gengur að vinna heima og hve mikilla samskipta þörf er á. Rannsóknir hafa leitt í ljós að þeir sem vinna fjarvinnu eru að öðru jöfnu í minni samskiptum við samstarfsfólk en aðrir þrátt fyrir að fullnægjandi tækni sé til staðar.
Umskiptin yfir í heimavinnu geta verið áskorun fyrir stjórnendur og þurfa þeir að gæta þess að sinna samskiptum sérlega vel, huga að því að allir hafi verkefni við hæfi, koma til skila hvers ætlast er til af hverjum og einum og sýna skilning á að starfsmenn eiga misauðvelt með að vinna heima. Auk þess þarf að huga að hvatningu og að samvinna haldist áfram góð meðal samstarfsmanna.  
Hér eru nokkur atriði sem gætu hjálpað við heimavinnu og fleiri má finna í ítarefni neðst í greininni:
  • Halda sömu rútínu og þegar farið er á vinnustað. Fara í háttinn á skynsamlegum tíma, vakna á sama tíma og sinna öllum hefðbundnum morgunverkum, þar með talið að klæða sig í vinnufötin.
  • Hefja störf og ljúka á sama tíma og áður. Setja sig í vinnustellingar frá upphafi vinnudags og ekki sinna öðru svo vinna þurfi fram á kvöld. Forðast að láta starfið flæða inn í frítímann.
  • Útbúa eins góða vinnuaðstöðu heima og kostur er. Hafa umhverfið snyrtilegt til að losna við óþarfa áreiti. Reyna að finna góðan stól og stilla hæð á skjá.  
  • Að vinna heima með ung börn getur verið flókið. Stjórnendur þurfa að sýna skilning og gera raunhæfar væntingar til starfsmanna við þær aðstæður sem nú eru uppi.
  • Fylgjast með líkamsstöðu og taka stuttar pásur af og til. Liðka sig og hreyfa.
  • Takmarka verulega tíma á frétta- og samfélagsmiðlum á vinnutíma en það skilar sér í betri einbeitingu, minni kvíða og meiri afköstum. Auðveldara er að gleyma sér á netinu heima en á vinnustað og við erum jú í vinnunni!
  • Vera í sambandi við yfirmann eða teymisstjóra að minnsta kosti einu sinni á dag, helst snemma dags. Óska eftir stuttu samtali ef yfirmaður er ekki fyrri til. Leita ráða eftir þörfum.
  • Væntingar til starfsmanna þurfa að vera alveg skýrar. Kröfur verða að vera jafnvel enn skýrari en vanalega þegar fólk vinnur fjarvinnu.
  • Setja skýr mörk fyrir aðra á heimilinu. Koma því til skila að ekki sé hægt að sinna erindum eða verða fyrir truflun á vinnutíma, loka sig af eins og hægt er.  
  • Ekki nota pásur í heimilisstörf. Stilla sig inn á að vera alveg í vinnunni á vinnutíma, mörkin renna til í huganum þegar þessu er blandað saman. Muna svo að kúpla sig alveg út þegar vinnudegi lýkur og gera eitthvað allt annað, t.d. skella í vél. 
Góð samskipti og skýrar kröfur eru forsendur þess að vel gangi
Í nýrri grein á BBC Worklife er fjallað um heimavinnu og nefnt að alþjóðleg stórfyrirtæki hafi nú tekið upp fjarvinnu vegna Covid-19 svo sem Google, Microsoft, Twitter, Apple og Spotify. Forsendurnar fyrir því að geta unnið heima á skilvirkan hátt er að mati greinarhöfundar skýr samskipti við yfirmanninn og að vita nákvæmlega til hvers er ætlast. Þetta á við um alla fjarvinnu.
Flestir vinna daglega í sama rými og næsti yfirmaður svo að samskipti eru næsta auðveld. Þessu er alveg öfugt farið þegar fólk þarf að vinna heima og samskiptavandi er enn líklegri ef vinnustaðurinn er óvanur fjarvinnu. Yfirmenn eru til dæmis ekki endilega vanir að stjórna fólki í gegnum netið og það hafa ekki allir komið sér upp nógu góðum verkfærum fyrir heimavinnu.
Í könnun sem gerð var af Buffer meðal 2500 fjarvinnustarfsmanna var helsta umkvörtunarefni þeirra að geta ekki „slökkt“ á vinnunni að vinnudegi loknum (22%). Það að ferðast eða fara inn og út af vinnustaðnum virðist hjálpa til við að setja skýrari línur. Í greininni er stungið upp á að hreyfa sig eftir vinnu til að loka deginum.
Þó að fólk sé vant fjarvinnu getur hún virst óskipulögð og einangrandi. Í ofangreindri könnun var einmanaleiki önnur helsta áskorunin sem nefnd var (19%). Einmanaleiki getur orðið til þess að fólk telur sig vera áhugalausara og ekki afkasta eins miklu. Það skiptir því máli að samskiptin séu augliti til auglitis þegar þau eiga stað eins og t.d. með video-spjalli, Skype og Zoom. Í greininni er minnst á að bestu fjarvinnustarfsmennirnir hafi samband við stjórnendur og samstarfsmenn reglulega eftir fjölbreyttum leiðum.

Eins og fram kemur hér að ofan er hvatt til að fólk líti á fjarvinnu sem raunverulegt starf, fari í sturtu, klæði sig og liggi ekki með fartölvuna upp í sófa. Einnig er talað um að mikilvægt sé að starfsfólk hafi viðeigandi búnað svo að afköst minnki síður þegar skipt er yfir í fjarvinnu.

Setja þarf mörk á heimilinu sem aðrir heimilismenn geta áttað sig á. En þó að ekki séu börn á heimilinu er annað sem getur truflað, svo sem troðfull þvottakarfa. Þá þarf að stilla sig inn á að maður sé í vinnunni og að heimilisstörfin þurfi að bíða. 

 

Það geta líka verið kostir við fjarvinnu
Þegar fólk hefur fundið sér tilgreint vinnusvæði heima þar sem hægt er að einbeita sér má einnig sjá kostina við fjarvinnu. Í könnun Flexjobs meðal 7000 fjarvinnustarfsmanna árið 2019 sögðu 65% svarenda að þeir kæmu meiru í verk þegar þeir væru heima og nefndu atriði eins og færri truflanir almennt, minni truflun frá vinnufélögum og þann kost að losna við ferðir til og frá vinnu.
Þessi snöggu umskipti yfir í heimavinnu sem nú hafa orðið geta verið erfið fyrir marga. Í greininni er vitnað í TED fyrirlestur Nicholas Bloom hagfræðiprófessors í Stanford um heimavinnu frá 2017. Hann segir að til séu tvær útgáfur af heimavinnu, fjarvinna í stuttan tíma eða af og til og síðan föst fjarvinna. Hann líkir þessu tvennu við létta æfingu annars vegar á móti þjálfun fyrir maraþonhlaup hins vegar, svo ólíkt sé það.

Eins og ástandið er núna er óljóst hve lengi fólk þarf að vinna heima. Þetta getur verið erfitt fyrir foreldra ef skólar eru lokaðir og yfirmenn þurfa þá að leggja sérstaka áherslu á samskipti og að sýna skilning.

Löng einangrun getur haft áhrif á starfsanda og framleiðni. Í greininni er stungið upp á að líkja eftir hefðbundinni samveru af og til, t.d. með pizzaveislum eða happy hour á netinu. Það getur létt aðeins andrúmsloftið og aukið samheldni í erfiðu umhverfi. Það gæti líka verið hugmynd að halda uppákomum sem annars væru haldnir á vinnustaðnum til streitu eins og hægt er á netinu. Halda upp á afmæli, hrósa fyrir markmið sem nást og verkefni sem klárast. Gefa smá tíma fyrir almennt spjall.


Yfirmenn bera síðan ábyrgð á að halda samskiptum opnum og halda uppi jákvæðum starfsanda. Þetta er tímabil streitu; neikvæðar fyrirsagnir, áhyggjur af veikum eða öldruðum ættingjum og fleira getur fært vinnupóstinn neðar á forgangslistann en hann var. Því meiri sem samskiptin eru við vinnufélaga því auðveldara eigum við með að forðast einangrun. Og best er að samskiptin séu augliti til auglitis á netinu. Þetta á ekki síst við um það starfsfólk sem býr eitt og gæti fundið til einangrunar.   
Yfirmenn bera síðan ábyrgð á að halda samskiptum opnum og halda uppi jákvæðum starfsanda. 

Ítarefni um fjarvinnu

  • Góð ráð um heimavinnu frá fjármála- og efnahagsráðuneytinu.
  • Vinnuvernd í fjarvinnu af vef Vinnueftirlits. 
  • Líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu. Af velvirk.is.
  • Heilræði um heimavinnu frá mannauðssviði Advania.
  • Góð ráð um fjarvinnu í teymum frá Sigurjóni Þórðarsyni. Af velvirk.is.
  • Fjarvinna í Microsoft Office 365, ókeypis námskeiðspakki frá Tækninám.is.
  • Hollráð Sóleyjar: „Ekki fyrir alla að vinna í fjarvinnu“. Grein á visir.is.

  • Gott og ítarlegt efni um fjarvinnu og að vinna einn frá BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.
  • Eru Zoom-fundirnir orkusugur? Grein á velvirk.is.
  • Léttar æfingar frá NIVA Education, aðeins 2,27 mín. Henta vel til að liðka sig á milli verkefna.
  • 10 hugmyndir að hreyfingu í fjarvinnu. 

Að snúa aftur á vinnustað

Ráð til stjórnenda á tímum sóttvarna