Heilbrigt vinnuumhverfi

Til að tryggja hæfilegt vinnuálag þurfa stjórnendur og starfsfólk að vinna saman að því að skipuleggja vinnu starfsfólks svo að verkefni, kröfur og tímarammi séu í jafnvægi.

 Vinnustaður á að sjá til þess að starfsfólk hafi þau tæki, tól og leiðir sem þarf til að sinna starfinu. 

Vinnutími og verkefni verða að vera í samræmi, þannig að starfsfólk upplifi að færni þeirra sé vel nýtt til verka og að þau geti með góðu móti klárað verkefni samkvæmt áætlun. Skráning á umsömdum vinnutíma og unnum tímum starfsfólks þarf að fara fram í aðgengilegu og traustu kerfi. Komi til aukins álags ber að meta mannaflaþörf og endurskoða dreifingu verkefna til að tryggja jafnvægi í vinnuálagi.

Hafi starfsfólk verið undir álagi til lengri tíma, þarf að grípa inn í og huga að því að starfsfólk fái tækifæri til að endurheimta orkuna sína. Stjórnendur geta þá sett  skynsamleg takmörk á vinnutíma og sjá til þess að það sé hægt að leysa verkefnin innan vinnutímans. Þá er mikilvægt að gefa svigrúm til að taka vinnuhlé til að hlaða batteríin, hvetja starfsfólk til að fara heim þegar vaktin er búin, nýta pásurnar og sumarleyfisdagana. 

Virða skal lög um hvíldartíma, vikulegur hámarksvinnutími starfsfólks að yfirvinnu meðtaldri má ekki vera umfram 48 klukkustundir að meðaltali á hverju fjögurra mánaða tímabili. Enn fremur skal þess gætt að starfsfólk fái að minnsta kosti 11 klukkustunda samfellda hvíld á hverjum 24 klukkustundum, reiknað frá byrjun vinnudags.   

Til að starfsfólk ráði vel við vinnuálag er mikilvægt að: 

• Gæta þess að kröfur og úrræði séu í jafnvægi.
• Samræmi sé milli verkefna og vinnutíma.
• Huga að mannaflaþörf.
• Styðja við sjálfræði og sveigjanleika.
• Fræða starfsfólk um mikilvægi jafnvægi milli vinnu og einkalífs. 

Það eykur almennt vellíðan starfsfólks þegar það upplifir að það geti samræmt vinnu og einkalíf.

Þegar starfsfólki líður vel í starfi eykur það líkur á góðum samskiptum og að árangur náist í þeim verkefnum sem fyrir liggja. Traust skapast milli stjórnenda og starfsfólks þar sem áhersla er lögð á vinsemd og virðingu. Síðast en ekki síst styður sveigjanleiki við jafnrétti kynjanna og jafna foreldraábyrgð. Stjórnendur þurfa að vera góðar fyrirmyndir og ástunda það sem þeir boða. 

Ef að vinnuálag er orðið of mikið ættu stjórnendur að draga úr fjölda verkefna og stytta tíma við vinnu, finna lausnir með starfsfólkinu til að breyta verkferlum í þeim tilgangi að laða fram gæði umfram magn. Einnig gæti þurft að finna nýjar leiðir til að manna afleysingar, útbúa tilfærslur í störfum þannig að skiptist á álagsstörf og störf sem bjóða hvíld frá álaginu. 

Alltaf er svo viðeigandi að stuðla að góðum samskiptum og trausti innan teyma. Þá þarf mögulega að gefa aukinn sveigjanleika til að mynda með því að bjóða starfsfólki að gera tímabundnar breytingar á vinnutíma sínum.Það gæti þurft að finna út hvernig sé best að skipta deginum milli vinnu og einkalífs, tryggja að jafnvægi sé milli hreyfingar og hvíldar, huga að nýtingu þess tíma sem fer í að fara til og frá vinnu eða gera breytingar á heimavinnu sem framkvæmd er á kvöldin og um helgar. 

Bjargráð 

• Stjórn á starfi
• Þátttaka í ákvörðunum
• Fjölbreytni verkefna
• Stuðningur vinnufél./stjórnenda
• Samvinna vinnufél./viðsk.vina
• Virðing
• Viðurkenning
• Áhrif
• Merking/tilgangur
• Fyrirsjáanleiki 

Kröfur 

• Óraunhæfar kröfur
• Vinnuálag
• Óskýr hlutverk
• Miklar breytingar
• Hátt flækjustig
• Erfið samskipti
• Tímapressa
• Mikil ábyrgð
• Skriffinnska
• Vinnustaðapólitík 

Sjálfræði í starfi 

Sjálfræði vísar til þess að einstaklingur hafi frelsi og rétt til að taka eigin ákvarðanir um líf sitt, skoðanir og gjörðir án óeðlilegrar afskipta annarra. Til þess að starfsfólk upplifi sjálfræði í starfi þurfa ákveðnir þættir að vera skýrir í vinnuskipulagi:  

• Stjórn á eigin vinnuaðferðum, ákvörðunum og skipulagi.
• Umfang frelsis til að taka ákvarðanir og leysa verkefni sjálfstætt.
• Stjórnendur séu meðvitaðir um hæfni starfsfólks og að verkefni séu úthlutað í samræmi við hana.
• Sveigjanleiki starfsfólks í starfi.

Samstarf stjórnenda og starfsfólks sem byggir á trausti er lykillinn að auknu sjálfræði og vellíðan í starfi.

Þegar starfsfólk getur tekið ákvarðanir og haft aðgang að viðeigandi úrræðum vinnur það vel, er virkur þáttakandi í starfi og tekið frumkvæði. Við þær aðstæður hefur líka verið sýnt fram á að starfsfólk afkastar meiru, getur jafnvel unnið lengur og þolir betur álagið. Stjórnendur þurfa því að hafa kjark til að fela starfsfólki meiri stjórn og ábyrgð á verkefnum. 

Til að tryggja góðan árangur ættu þeir að koma auga á og nýta færni starfsfólksins og bjóða því upp á fræðslu og þjálfun þegar þörf er á. 

Innan vinnustaða þarf starfsfólk að hafa rödd og upplifa sálfræðilegt öryggi til að tjá sig og eiga eðlileg samskipti við hvort annað

Árangursríkur stjórnandi þarf því að vera góður hlustandi og eiga samráð við starfsfólkið um leiðir. Góðum árangri má oft ná með auknum sveigjanleika því í þeim aðstæðum getur starfsfólk aðlagað starfið að eigin færni og þörfum, breytt rútínunni, valið annan tíma eða stað til að vinna verkefnin eða fundið betri lausnir til leysa þau. 

Vinnustaður getur veitt starfsfólki meira frelsi til að ákveða hvar, hvenær og hvernig þau hátta vinnunni. Sveigjanlegur vinnutími er að verða algengara úrræði á vinnustöðum. Úrræðið getur veitt starfsfólki aukið sjálfræði til að nálgast verkefnin á ólíkan máta, valið rými fyrir vinnuna, ásamt því að geta unnið verkefni á ólíkum stöðum. Skipulagður sveigjanleiki getur þannig verið einn liður í því að efla sjálfræði starfsfólks og styðja við grunnforsendur heilbrigðra vinnustaða.  

Rannsóknir sýna að skipulagður sveigjanleiki á vinnustað getur skilað árangri á ýmsum sviðum, svosem: 

• Bætt líkamleg og andleg heilsa starfsfólks
• Almennt minni fjarveru frá vinnustað
• Betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs
• Ánægju starfsfólks á vinnustað
• Aukin afköst (og framleiðsla) starfsfólks á vinnutíma  

Þörf fyrir að fá viðurkenningu fyrir framlag sitt á vinnustað. 

Stjórnendur ættu að hafa í huga að jákvæð viðurkenning er mun áhrifaríkari en skammir og refsingar. Til að starfsfólk skynji að stjórnandi meti raunverulega vinnuframlag sitt getur stjórnandinn útskýrt nákvæmlega hvað er tekið eftir og þannig veitt rökstuðning fyrir hrósinu.

Eitt mikilvægasta markmiðið er að framkalla sjálfsvitund hjá starfsfólki þ.e. að meta eigin árangur og verkefni að verðleikum. Slík viðurkenning næst þegar verkefnin eru nægilega krefjandi en glatast þegar starfsfólki finnst verkefnin léttvæg eða letjandi. Jafnframt þarf að hafa í huga að viðurkenningar í formi launa, hlunninda eða tækifæra til starfsþróunar þurfa að vera réttlátar og samræmast vinnuframlagi, mati og væntingum starfsfólks eftir því sem unnt er.

Æskilegt er að draga úr samkeppnistengdum viðurkenningum, þar sem slíkar hampa einum einstaklingi á kostnað annara. Árangursríkara er að beina athyglinni að sameiginlegum árangri teymis eða vinnustaðar og tryggja réttlæti í úthlutun viðurkenninga. Jafnframt er gott að hafa samráð við starfsfólk um viðurkenningar til að þær endurspegli þarfir og óskir þeirra.

Gullna reglan er að veita framlagi hvers annars eftirtekt og hrósa fyrir vel unnin störf, styðja við bakið á hvort öðru og deila gleðinni af vel unnu verki. 

Til að starfsfólki upplifi að það fá viðurkenningu fyrir framlag sitt í starfi þarf að huga að því að :  

• Hrósa með rökum fyrir vel unnin störf.
• Eiga samráð við starfsfólk um viðburði og viðurkenningar.
• Veita teymi viðurkenningar frekar en einstaklingum.
• Gæta þess að starfsfólk hafi verkefni við hæfi sem stuðla að sjálfsvitund. 

Það er hvorki nauðsynlegt né æskilegt að allt starfsfólk sé sammála um öll mál á vinnustaðnum, en mikilvægt er að tryggja ferli til að vinna úr ágreiningi og þróa leiðir fram á við. 

Starfsfólk þarf að treysta og finna fyrir sálfélagslegu öryggi svo það þori að tjá sig. Eins að vita hvert er hægt að leita eftir ráðgjöf, leiðbeiningum og stuðningi. Mikilvægt er að hlutverk á vinnustaðnum séu skýr. Til að tryggja styðjandi samfélag á vinnustað þarf að huga að lausnum fyrir vinnustaðinn og teymin, endurskoða störf og ferla en ekki endilega einblína á einstaklinga. Gott er að hafa í huga að ferlar á vinnustað eru fyrir heildina og snerta allt starfsfólkið. 

Gagnkvæm virðing og traust eru hér lykilatriði og byggja á því að við tökum eftir hvort öðru, tryggjum þátttöku alls starfsfólks, kunnum að meta hvort annað og tökum tillit til mismunandi þarfa. 

Stjórnendur hafa mikilvægu hlutverki að gegna í að byggja upp styðjandi starfsumhverfi. Þeir þurfa að vera fyrirmyndir í samskiptum og sýna í verki að virðing vekur virðingu. Það dugar ekki að hafa falleg skilaboð á veggnum ef þau endurspeglast ekki í daglegri hegðun stjórnenda. Þegar virðing ríkir á báða bóga styrkir það traust og eykur helgun í starfi. Sé góður grunnur til staðar hafa einstök erfið samskipti, sem alltaf geta komið upp, mun minni áhrif.

Ekki má svo gleyma að huga að þessum þáttum í ráðningarferlum og nýliðastuðningi svo nýtt starfsfólk geti strax orðið hluti af samfélaginu á vinnustaðnum. 

Til að byggja upp styðjandi samfélag og góða vinnustaðamenningu gæti þurft að:  

• Tryggja uppbyggileg og styðjandi samskipti sem byggja á gagnkvæmri virðingu.
   
• Fylgja lögum um einelti og áreitni. Einelti, áreitni og ofbeldi í vinnuumhverfinu geta leitt til mikils óöryggis og vanlíðunar.  Slík hegðun má ekki viðgangast og því er mikilvægt að atvinnurekendur og stjórnendur stuðli að öflugum forvörnum og bregðist skjótt við í samræmi við reglugerð Vinnueftirlitsins. Sjá nánar hér um sálfélagslegt vinnuumhverfi.
   
• Vera góð fyrirmynd í starfsháttum og samskiptum. 
   
• Gæta þess að verkferlar og hlutverk séu skýr. Til dæmis í skipulagi verkefna og við ráðningu nýs starfsfólks.
   
• Skapa menningu þar sem allt starfsfólk eru velkomið. Inngilding skapar menningu þar sem starfsfólk upplifir að þau tilheyri og fái notið hæfileika sinna. 

Réttlæti og sanngirni á vinnustað skiptir miklu máli og jafnvel meira en launahækkanir og vinnuálag. 

Ef réttlætis og sanngirni er ekki gætt, svo sem við veitingu viðurkenninga, er hætta á að það fari að gæta neikvæðra viðhorfa. Best er ef gagnsæi ríkir t.d. hvað varðar stöðuhækkanir og einnig að starfsfólk fái að koma að útfærslum á veitingu viðurkenninga á vinnustaðnum. Verkefnum þarf að vera útdeilt á sanngjarnan máta og það þurfa að vera til ferlar til að taka á málum sem kunna að koma upp. Bæði það sem er gert og það sem er ekki gert skiptir hér máli og einnig ekki bara það sem er sagt heldur líka hvernig það er sagt. 

Sanngirni felst annars vegar í því að komið sé jafnt fram við allt starfsfólk og hins vegar í því að forðast að hampa einstaklingum sérstaklega. Þetta getur þó verið flókið í framkvæmd, því sanngirni þýðir ekki alltaf að allir fái nákvæmlega það sama. Mikilvægt er einnig að taka mið af mismunandi þörfum fólks og koma fram við starfsfólk í samræmi við þær. Stundum þarf að beita ólíkum úrræðum til að tryggja jafnræði. Góð dæmisaga er fjöldi salerna í leikhúsi — ef markmiðið er að allir gestir nái sýningunni þarf í raun fleiri salerni fyrir konur til að tryggja jafna aðstöðu. Á sama hátt hefur starfsfólk ólíkar þarfir á vinnustað og best ef hægt er að hagræða þannig að komið sé til móts við allt starfsfólk á sanngjarnan hátt.

Ef starfsfólk upplifir ósanngirni í langt tímabil getur tekið langan tíma að laga ástandið og hægt að líkja því við það að ganga með smásteina í skónum; við þolum það í smá tíma en svo verður það óþolandi. 

Gullna reglan um að koma fram við náungann eins og við viljum að hann komi fram við okkur er enn í fullu gildi. 

Til að starfsfólki finnst að sanngirni og réttlæti ríki á vinnustaðnum gæti þurft að:  

• Skapa vinnustaðamenningu sem byggir á trausti og virðingu.
• Skoða hvort ákvarðanir innan vinnustaðar séu réttlátar og gagnsæjar.
• Huga að aðkomu starfsfólks að skipulagi og gerð ferla.
• Hafa í huga ólíkar þarfir starfsfólks. 

Gildi 

Gildi og viðhorf liggja að baki öllu sem við gerum í lífinu og eru grunnurinn að því hvernig við veljum okkar leið. Gott er ef starfsfólk þekkir gildin sín. Eins er mikilvægt að gildi vinnustaðar séu vel þekkt og sýnileg og ekki síður að þau endurspeglist í starfseminni. Starfsfólk sem upplifir að gildi vinnustaðar og þeirra eigin gildi fari saman sýnir meiri helgun í starfi og á þá síður á hættu að lenda í kulnun. 

Hægt er að upplifa misræmi í gildum á margan hátt en verst er ef starfsfólk upplifir bil á milli þess sem er sagt og þess sem er gert. Eins er mikilvægt að starfsfólk upplifi ekki að það þurfi að segja og gera eitthvað í sínu starfi sem gengur gegn grunngildum þeirra. Til lengdar getur slík staða valdið siðferðislegum skaða (moral injury) og hærri laun bæta ekki líðanina í slíkri stöðu. 

Tilgangur 

Hvað tilgang varðar þá langar okkur öllum að upplifa að framlag okkar skipti máli. Stjórnendur geta stuðlað að því að starfsfólk upplifi tilgang í starfi með því að hafa fá skýr markmið sem sett eru fram með líflegum lýsingum og allt starfsfólk á vinnustaðnum stefnir að.

Gott dæmi er þegar NASA undirbjó mannað flug til tunglsins. Markmiðið var einfalt og skýrt; að landa manni á tunglinu og koma honum öruggum til baka. Með skýrum áherslum tókst þeim að ná því að starfsfólkið sá verkefnin sín ekki lengur sem einangraða röð aðgerða heldur sem hlekk í keðjunni sem þurfti til að koma manni á tunglið. Sambærilegt dæmi gæti verið starfsfólk við ræstingar á heilbrigðisstofnun sem eru mikilvægur hlekkur í þeirri keðju að koma í veg fyrir sýkingar og smit. 

Vinnuvernd  og umsjón með vinnuumhverfi er nauðsynlegt til þess að stuðla að heilbrigðu starfsfólki, sjálfbærni á vinnumarkaði og forvörnum í atvinnulífi. 

Vinnuumgjörð og vinnustaðamenning hefur áhrif á líðan og öryggi starfsfólks. Vinnuvernd á að taka jafnt til andlegra, líkamlegra og sálfélagslegra þátta og við gerð áhættumats og öryggisráðstafana á vinnustað skal taka mið af fimm meginþáttum, sem eru:  

• Sálfélagslegt vinnuumhverfi – skipulag vinnu, samskipti, vinnuálag og líðan starfsfólks.
• Hreyfi- og stoðkerfi – líkamsbeiting, vinnustöður, líkamlega krefjandi vinna og endurteknar hreyfingar.  
• Efni og efnahættur – notkun, geymsla og áhrif hættulegra efna.
• Vélar og tæki – öryggi, notkun og viðhald vinnubúnaðar.
• Umhverfisþættir á vinnustað – hiti, kuldi, loftgæði, hávaði og lýsing. 

Lögum samkvæmt eiga vinnustaðir að tryggja öryggi og heilbrigði starfsfólks. Áhættumat þarf að gera fyrir alla atvinnustarfsemi, óháð starfsmannafjölda og tegund starfsemi. Áhættumat er fyrsti hluti af áætlun um öryggi og heilbrigði og mikilvægt verkfæri til að koma í veg fyrir eða draga úr líkum á hættu, m.a. með því að veita starfsfólki viðeigandi fræðslu og þjálfun. Vinnustöðum ber að tryggja að búnaður og vinnuaðstæður séu eftir tilsettum reglum. Þá eiga vinnustaðir að halda skráningum yfir slys og atvik, hafa eftirlit með vinnuaðstæðum og hafa viðbragðsáætlanir ef að atvik eða slys koma upp. Á vef vinnueftirlitsins er hægt að lesa meira um kröfur til hvers vinnustaðar og um hvernig framkvæma skal áætlun um öryggi og heilbrigði.  

Sjá meira á vef Vinnueftirlitsins