Fyrir stjórnendur

Fyrirtæki geta dregið úr veikindafjarveru með markvissri stjórnun 

• Með fjarverustjórnun fæst betri yfirsýn yfir fjarveru starfsfólks, hægt er að greina ástæður hennar og grípa til viðeigandi forvarna.
• Reynsla sýnir að unnt er að draga úr fjarveru með góðri skráningu þar sem haldið er utan um upplýsingar um tíðni og ástæður auk þess að hafa ferli um viðbrögð við fjarveru.
• Sjúkdómar og veikindi eru einkamál starfsfólks. Þrátt fyrir það hefur veikindafjarvera óumflýjanleg áhrif á vinnustaðinn og starfsemi hans. Því er nauðsynlegt að ræða hana á uppbyggilegan og markvissan hátt.
• Rannsóknir sýna að góð fjarverustjórnun getur dregið úr langtíma veikindum og stutt við vellíðan starfsfólks.  

Meginmarkmið fjarvistarstjórnunar eru: 

• Að minnka fjarveru frá vinnu og stytta fjarvistartímann.
• Að móta viðhorf stjórnenda og starfsfólks til veikindafjarveru.
• Að minna á að vinnustaðurinn hefur áhrif á líðan, heilsu og velferð einstaklinga. 

Forvarnir skipta hér lykilmáli, þar sem þær geta dregið úr tíðni og lengd veikindafjarvista. 

Mikilvægi skýrra verkferla 

Til að ná árangri er mikilvægt að: 

• Fyrirtækið hafi skýra stefnu og viðmið um hvernig fjallað er um veikindafjarveru.
• Stjórnendur séu meðvitaðir um hlutverk sitt í stjórnun fjarveru og hafi aðgang að leiðbeiningum og stuðningi.
• Starfsfólk upplifi að vinnustaðurinn nálgist veikindafjarveru af virðingu og í samræmi við trúnaðarskyldu.
• Samtal stjórnenda og starfsfólks um fjarveru sé hluti af lausnamiðaðri nálgun sem styður bæði við bata einstaklinga og starfsemi fyrirtækisins. 

Ýttu hér til að nálgast frekar upplýsingar, myndbönd og verkfæri til að nýta í fjarvistarstjórnun

Hér má finna grein um fjarvistarstjórnun

Nýleg grein úr ársriti VIRK um leiðir til að styðja við starfsfólk

1. Skýr stefna og vinnureglur: Nauðsynlegt er að hafa skýra stefnu og vinnureglur varðandi fjarveru frá vinnu. Starfsfólk þarf að vita hvenær og við hvern á að hafa samband, hvernig má og á að hafa samband (t.d. með símtali, tölvupósti eða SMS). Einnig þarf að vera ljóst hvenær krafist er læknisvottorðs og hvernig tekið er á tíðum veikindafjarvistum. Sanngirni og samræmi eru mikilvæg.
2. Stuðningur: Að sýna starfsfólki stuðning ef þarf að vera lengur frá en eina vinnuviku vegna veikinda. Hringja og kanna hvort vinnustaðurinn getur gert eitthvað. Láta vita að viðkomandi sé saknað. Flest eru viðkvæmari en ella þegar þau eru veik eða slösuð og því er mikilvægt að sýna jákvæðan stuðning. Ef einstaklingurinn finnur jákvæða strauma frá vinnustaðnum langar hann fyrr að fara aftur í vinnuna.
3. Góð stjórnun: Hvetja þarf stjórnendur til að viðhafa góða stjórnun þegar kemur að veikindafjarveru. Þeir sem sýna starfsfólki skilning, stuðning og traust ná betri árangri en þeir sem hugsa bara um framleiðnina. Vænlegasta leiðin til árangurs er ekki sú sem einblínir á tapaðan vinnutíma starfsfólks.
4. Svigrúm: Svigrúm til fjarveru án þess að um veikindi sé að ræða þarf að vera til staðar. Æskilegt er að bjóða starfsfólki sveigjanlegt vinnufyrirkomulag ef það er mögulegt. Fólki er mikilvægt að geta viðhaldið jafnvægi í einkalífi sínu án þess að þurfa að tilkynna sig veikt. Til dæmis hafa rannsóknir sýnt að veikindafjarvistir aukast þegar frí er í skólum og foreldraskyldur og vinnuskyldur takast á um tíma fólks. 
5. Jákvætt starfsumhverfi: Þegar einstaklingi líður ekki vel í starfi aukast líkurnar á fjarvistum vegna veikinda. Vinnustaðir sem einkennast af opnum og virkum samskiptum, hæfilegu vinnuálagi og stuðningi frá stjórnendum og samstarfsfólki stuðla að aukinni vellíðan starfsfólks. Sé starfsfólk ánægt í starfi eykst jafnframt vilji þess til að vera í starfi. 
6. Hreinskilni og skilningur: Starfsfólk sem upplifir óöryggi í vinnu er oftar frá vegna veikinda en þau sem eru örugg í starfi. Ef raunveruleg ástæða er fyrir óöryggi starfsfólks, þarf að ræða það viðkomandi af hreinskilni og skilningi.
7. Góður starfsandi: Ágreiningur milli starfsfólks eða starfsfólks og stjórnenda er skaðlegur ef ekki er tekið á honum strax og af festu. Hann getur leitt til aukinna fjarvista og streitu á vinnustað og verður flóknari og dýrari eftir því sem hann nær að búa um sig lengur. Ekki láta togstreitu eyðileggja starfsandann.
8. Hrós og umbun: Látið starfsfólk vita að vinna þess er metin. Starfsfólk sem veit að það skilar góðu verki er ánægt í vinnunni. Það getur haft áhrif á fjarveru og marga aðra þætti sem varða vellíðan og árangur í vinnu. 
9. Sveigjanleiki: Að gefa kost á aðlögun (á vinnuskyldu og vinnutíma) að vinnugetu ef hún er skert tímabundið og sýna skilning ef einstaklingur þarf að „skreppa“ frá skamma stund vegna viðtals við sálfræðing eða lækni. Ef mikið mál er gert úr slíku er eins líklegt að næst þegar viðkomandi þarf að hitta meðferðaraðila tilkynni hann sig veikann til að losna við óþægindi.
10. Fjarvistarstefna og vinnuferli: Brýnt er að fylgja fjarvistarstefnu fast eftir og samræmdu vinnuferli sem henni tengjast. Það þarf að vera skilningur og sveigjanleiki til staðar en starfsfólkið þarf að átta sig á að ef það misnotar kerfið þá fylgja því afleiðingar. Ef um er að ræða reglubundnar og/eða tíðar fjarvistir þarf að taka á því fljótt, á sanngjarnan hátt og samkvæmt vinnureglum.

 Styðjast má við efni inn á virk.is varðandi fjavistarstefnu og fjarverusamtal.

Móttaka nýs starfsfólks

Góð móttaka starfsfólks er mikilvæg því hún flýtir fyrir aðlögun, dregur úr álagi á aðra og stuðlar að meiri starfsánægju, betri gæðum verkefna og sterkari samheldni. Yfirleitt er það næsti yfirmaður sem ber ábyrgð á móttöku nýs starfsfólks. 

Að taka vel á móti nýju starfsfólki er sameiginlegt verkefni alls vinnustaðarins 

Næsti yfirmaður ber þó mesta ábyrgð á ferlinu, oft í samvinnu við mannauðsstjóra. Ef vel tekst til má reikna með að starfsfólk verði ánægðara í starfi og nái fyrr að komast inn í starfið.

Undirbúningur - áður en starfsfólk hefur störf

• Skrifa undir ráðningarsamning, skrá starfsmann í launakerfi, lífeyrissjóð o.s.frv.
• Hafa tilbúna starfslýsingu.
• Láta starfsmann frá upplýsingar fyrir fyrstu dagana þ.e. tímasetningar á mætingu, mætingarstað, hver sér um móttökuna.
• Sjá til þess að vinnuaðstaða sé tilbúin.
• Skrifboð, stóll, tæki eða annar viðeigandi búnaður.
• Senda tilkynningu til starfsfólks.
• Tilnefna starfsvin. Fá einhvern úr starfsmannahópnum til að vera nýja starfsmanninum innan handar fyrstu dagana og vikurnar varðandi praktísk atriði.
• Skipuleggja kynningar á lykilstarfsmönnum og teymum, þegar það á við.
• Skipuleggja fræðslu og/eða þjálfun sem starfsfólk þarf í upphafi. 

Þegar starfsfólk kemur aftur til vinnu eftir langtímaveikindi er oft þörf á að vinnustaðurinn sýni vissan sveigjanleika og stuðning.

Rannsóknir benda til þess að starfsfólk sem fær stuðning og hvatningu í veikindum sínum komi fyrr til starfa eftir veikindi og eigi auðveldar með það.

Aðstæður eru mismunandi hverju sinni og því er ekki auðvelt að setja fram ákveðnar vinnureglur. Mikilvægt er að yfirmaður hafi samband við starfsfólk á fyrstu viku veikinda og reglulega eftir það, en þó eftir samkomulagi.

Tilgangur slíkra samtala er að sýna umhyggju og gefa upplýsingar um starfsemina og vinnustaðinn. Gott er að ræða það hvort og þá hvernig starfsfólk kýs að fá upplýsingar um starfsemina á veikindatímanum.

• Stjórnandi hvetur starfsmanninn til að vera í sambandi við vinnufélaga sína og koma í heimsókn á vinnustaðinn. Þá gefst honum einnig tækifæri til að fylgjast með þróun á vinnustaðnum og ræða hugsanlega þörf fyrir aðlögun eða tímabundnar breytingar á verkefnum eða vinnutíma þegar kemur að því að snúa aftur til starfa.
• Ef ljóst er að veikindafjarvera standi lengur en fjórar vikur er mælt með því að stjórnandi og starfsmaður vinni saman að skriflegri áætlun um endurkomu til vinnu sérstaklega ef starfsmaður þarf að koma smám saman til baka til starfa.
• Æskilegt er að gera slíka áætlun í síðasta lagið 2-4 vikum eftir upphafsdag veikinda eða þegar bráðaástandi veikinda lýkur. Stuðningur við starfsmann í langtímaveikindum þarf að taka mið af líðan hans og áhuga á að koma aftur til starfa. Gott skipulag og samræming mismunandi aðila eykur líkur á velheppnaðri endurkomu til vinnu eftir veikindi.
• Þegar þörf er á að gera sérstaka aðlögun á vinnustað eða áætlun um endurkomu til vinnu eftir langvarandi veikindi er mikilvægt að vera í góðu sambandi við starfsmanninn og móta aðlögunarferlið með honum.
• Oft getur verið nauðsynlegt að ráðfæra sig við heilbrigðisstarfsfólk sem hefur komið að meðferð einstaklingsins og ráðgjafa í starfsendurhæfingu sem geta leiðbeint bæði starfsmanninum og yfirmanni hans í aðlögunarferlinu á vinnustaðnum.
• Vinnuaðlögun að getu og þörfum starfsmanns er einstaklingsbundin bæði varðandi verkefni og vinnufyrirkomulag. Hafi hins vegar komið upp vandamál hjá starfsmanni sem tengjast aðstæðum og vinnuumhverfi þá getur það verið vísbending um að einhverju sé ábótavant og þörf sé á frekari endurskoðun.

Dæmi: 

• Yfirmaður hefur samband við veikan starfsmann reglulega og sýnir honum eðlilega umhyggju.
• Hefur samband á fyrstu viku veikindafjarveru og reglulega eftir það.
• Hvetur starfsmann til að hafa samband við vinnustaðinn, koma í kaffi, koma á starfsmannafundi og á aðra viðburði eftir getu hverju sinni.
• Athugar hvernig starfsmaður vill fylgjast með og fá upplýsingar.
• Ræðir um hvað á að segja samstarfsfólkinu. 

Dæmi um einstaklingsmiðaða áætlun:

1. Samtal um endurkomu til vinnu eftir langtímaveikindin, móta tímasetta endurkomuáætlun.
2. Aðlögun á vinnustað, breyttur vinnutími eða breytt verkefni tímabundið.
3. Vinnutími/verkefni við hæfi miðað við getu hverju sinni.
4. Léttari verkefni tímabundið eða starfsmaður gerir hluta af núverandi verkefnum.
5. Breyta vinnuskipulagi t.d. vinnutíma, vinnuhraða, vinnuflæði.
6. Tæknilegar lausnir – t.d. að breyta vinnurými, aðbúnað,i útvega hjálpar- eða léttitæki.
7. Einstaklingsmiðaður stuðningur á vinnustað eða fyrir utan hann.
8. Hvetja starfsmann til að nýta tímann í veikindaleyfinu í samráði við meðhöndlandi fagaðila.
9. Handleiðsla (einstaklingurinn – hópurinn).
10. Upplýsa samstarfsfólk samkvæmt samkomulagi um veikindin/endurkomuáætlunina.
11. Eftirfylgd – endurmat – ný áætlun - tímasett.
12. Hvetja starfsmann til að leita til ráðgjafa í starfsendurhæfingu – einstaklingsmiðuð ráðgjöf. 

Til að finna lausnir sem eru góðar fyrir starfsmanninn og stjórnandann/atvinnurekandann verða báðir aðilar að leggja sitt af mörkum. Gott samtal krefst gagnkvæmrar virðingar og jákvæðra viðhorfa.

Starfsmanninum ber ekki skylda til að gefa upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál í samtali við yfirmann/atvinnurekenda. Sjúkdómar eru einkamál en veikindafjarvera hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða. Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál og eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar samþykki það.

• Undirbúa starfsmanninn.
• Láta starfsmanninn vita um samtalið með góðum fyrirvara.
• Kynna tilgang með samtalinu.
• Hvetja starfsmann til að hugleiða vel möguleika á breytingum/aðlögun.
• Bjóða starfsmanni að hafa trúnaðarmann eða annan fulltrúa með sér í samtalið.
• Hugleiða hvað þarf til að tryggja gott vinnuumhverfi og vellíðan í starfi.
• Huga að nýjum hugmyndum og lausnum.
• Vera sammála um niðurstöðu samtalsins, gera skriflega áætlun um endurkomu til vinnu.
• Virða upplifun starfsmanns á aðstæðum og hjálpa honum að sjá og finna nýja möguleika.
• Sýna vilja til breytinga, nýrrar hugsunar og nýrra útfærslna.
• Gagnkvæm virðing. 

Starfsmannaviðtöl eru skipulögð samtöl sem fara fram á milli stjórnanda og starfsfólks. Æskilegt er að samtölin fari fram að minnsta kosti árlega. Tilgangurinn er að skapa vettvang fyrir opið og uppbyggilegt samtal um starfið, frammistöðu og framtíðarhorfur. 

Í samtalinu er mikilvægt að fara yfir hvernig starfsfólki hefur tekist að uppfylla væntingar, hvernig það  hefur tekist á við verkefnin og hvernig vinnustaðurinn hefur mætt þörfum þess. 

Ekki er síður mikilvægt að horfa fram á veginn og ræða um framtíðarmarkmið, starfsþróun, og áform starfsfólks. Æskilegt er að stafsmannaviðtal sé ekki launaviðtal

Kostir starfsmannasamtals:

• Að bæta samskipti – Gefa tækifæri til að ræða væntingar, verkefni og áskoranir og stuðla að betri skilningi og byggja upp traust milli stjórnenda og starfsfólks.
   
• Að auka starfsánægju – Með jákvæðri endurgjöf og viðurkenningu finnur starfsfólk að það sé metið.
   
• Að stuðla að þróun – Í samtölum má setja markmið, ræða um þjálfun og starfsþróun og finna leiðir til að styrkja hæfni starfsfólks.
   
• Að skýra ábyrgð – Auka vitund starfsfólks um sett markmið, væntingar og ábyrgð í starfi.
   
• Að veita upplýsingar – Stjórnendur fá betri innsýn í störf, hindranir og styrkleika starfsfólks og geta nýtt það við ákvarðanir um verkefni og þjálfun.
   
• Að stuðla að sanngirni – Með skýrum viðmiðum og samræmdu mati má draga úr hlutdrægni og tryggja réttlæti og traust.

Mikilvægt er að starfsfólk hugi að undirbúningi fyrir starfsmannasamtal til að það skili sem bestum árangri. Hér koma tillögur að undirbúningi fyrir starfsmannasamtalið.

• Hugleiða hvernig gengið hefur síðasta árið eða frá síðasta samtali (verkefni, árangur, áskoranir).
• Skoða hvort væntingar og markmið hafi verið skýr og hvort þeim hafi verið náð.
• Hugleiða hvort einhverra breytinga sé þörf  og koma með hugmyndir að úrlausn.
• Velta fyrir sér eigin styrkleikum og hvort þeir nýtist í starfi.
• Hugsa um starfsánægju, líðan og vinnuaðstæður.
• Undirbúa hugmyndir um starfsþróun, námskeið eða þjálfun.
• Hafa tilbúnar spurningar eða atriði sem þú vilt taka upp í samtalinu.
• Muna að viðtalið er gagnkvæmt samtal – bæði til að fá endurgjöf og til að koma sínum sjónarmiðum á framfæri.

Mikilvægt er að stjórnendur hugi vel að undirbúningi fyrir starfsmannasamtal til að þau skili sem bestum árangri. Hér koma tillögur að undirbúningi fyrir starfsmannasamtalið. 

Í samtalinu

• Vertu með skipulagt plan en gefðu þó starfsfólki rými til að tjá sig um það sem liggur þeim á hjarta.
• Notaðu virka hlustun og einnig opnar spurningar.
• Vandaðu það sem þú segir í samtalinu.
• Ef starfsfólk tjáir sig um erfiðleika í starfi þá er gott að spyrja hvaða lausnir það sér fyrir sér.
• Veittu heiðarlega en uppbyggilega endurgjöf. 
• Setja skýr markmið með starfsfólki fyrir áframhaldið.
• Ræða starfsþróun og mögulegar breytingar á starfi ef það á við.
• Virða trúnað í öllu sem er rætt um og taka það fram í upphafi viðtals.

Eftir starfsmannaviðtal

• Taka saman helstu niðurstöður samtals, skrá þær og afhenda starfsfólki.
• Fylgja eftir þeim atriðum sem ákveðin voru í samtalinu.

Hér er hægt að nálgast sniðmát fyrir starfsmannaviðtöl

Hér koma tilllögur að umræðuefni í starfsmannasamtalinu
 

Starf og verkefni

• Hvernig gengur að sinna núverandi verkefnum?
• Er starfslýsingin skýr og raunhæf?
• Er jafnvægi milli ábyrgðar og verkefna?

Frammistaða og árangur

• Hvaða árangri hefur starfsfólk náð á síðasta tímabili?
• Hvað hefur gengið vel og hvað má bæta?
• Uppbyggileg endurgjöf. 

Starfsánægja og líðan

• Hvernig líður starfsfólki í starfi og innan vinnustaðarins?
• Hvernig er andinn í hópnum?
• Eru vinnuaðstæður ásættanlegar og hvetjandi.

Vinnuaðstæður

• Innan vinnurýmis (loftræsting, hitastig, hljóðvist).
• Góð aðstaða og búnaður til að minnka líkamlegt álag.
• Öryggi. 

Samskipti og samstarf

• Samskipti við stjórnendur og samstarfsfólk.
• Samskipti við þjónustuþega/viðskiptavina (ef á við).
• Upplýsingaflæði og samvinna.
• Hindranir í daglegu starfi.

Þróun og framtíð

• Starfsþróun, þjálfun og handleiðsla.
• Markmiðasetning til framtíðar.
• Áætlanir eða breytingar á starfssviði/starfshlutverki.

Stuðningur stjórnenda

• Hvaða úrræði, tæki eða aðstoð vantar til að bæta árangur?
• Hvað getur stjórnandi gert til að styðja starfsfólk?