1. Haltu ró og sýndu kurteisi. Ef við lendum í krefjandi aðstæðum þar sem viðskiptavinur eða þjónustuþegi hellir sér yfir okkur eða er ógnandi á einhvern hátt er mikilvægt að halda ró sinni. Það getur hjálpað að minna okkur á mikilvægi fagmennsku, anda rólega nokkrum sinnum til að gefa sér tóm til að ná áttum og meta stöðuna. Ef við þurfum að svara krefjandi einstaklingi í tölvupósti eða á samfélagsmiðlum gilda sömu reglur. Við öndum rólega, bíðum nokkra stund til að ná tökum á tilfinningum okkar og reynum að ná fjarlægð áður en við svörum. Það er mikilvægt að leita stuðnings hjá næsta yfirmanni. Í svari þarf að halda sig við staðreyndir máls og lýsa yfir vilja til aðstoða.
2. Ekki svara í sömu mynt. Ekki rífast eða þræta við viðkomandi. Það eru eðlileg varnarviðbrögð að svara fyrir sig þegar einhver talar til manns af virðingarleysi. En til að gera stöðuna ekki verri er mikilvægt að forðast slíkt.
3. Hlusta. Leyfum viðkomandi að koma erindi sínu á framfæri og spyrja opinna spurninga. Hlustum vel og notum þagnir til að sýna að við hlustar, ekki grípa fram í. Sýnum að við höfum meðtekið það sem viðkomandi er að segja með því að umorða eða endurtaka það af og til t.d. með „Ef ég skil rétt þá áttu við að . . .“ eða „Ég heyri . . . “. Þannig sýnum við fram á virka hlustun og höfum um leið róandi áhrif. Eins getur það orðið til þess að viðkomandi átti sig betur á hvers er verið að krefjast og að það sé hugsanlega ekki alveg réttlátt eða viðeigandi.
4. Sýna sveigjanleika og lausnamiðaða nálgun. Sýnum sveigjanleika innan ásættanlegra marka. Hafi mistök verið gerð reyndum við að finna einfalda og hraðvirka lausn. Fylgjum verkferlum sem vinnustaður hefur sett eða þeim lögum sem starfað er eftir. Sé ekki um mistök að ræða getur verið góð leið að láta einstaklinginn taka þátt í lausn vandamálsins. Hægt er að spyrja hvað viðkomandi telji ásættanlega lausn. Með því móti höfum við eitthvað áþreifanlegt til að vinna með.
5. Sýna samkennd. Þegar við mætum krefjandi samskiptum gætur það lægt öldurnar að segjast skilja að viðkomandi sé í uppnámi og að okkur þyki leitt að viðkomandi upplifi þjónustuna á þennan neikvæða hátt.
6. Þetta er ekki persónulegt. Oftast eru krefjandi viðskiptavinir og þjónustuþegar óánægðir með vöru eða þjónustu og við erum í þeirri stöðu að vera hálfgert skotmark fyrir gremju þeirra og erfiðar tilfinningar. Í stað þess að taka þetta til okkur er gott að reyna að setja okkur í þeirra spor og útskýra af yfirvegun þær reglur sem við störfum eftir.
7. Líkamstjáning og raddbeiting. Gott er að vera meðvituð um að sýna afslappaða líkamsstöðu með því að hafa hendur niður með síðum, opna lófa, og halla lítillega fram í átt að einstaklingnum. Forðastu að vera í varnarstöðu t.d. með krosslagða handleggi eða gera okkur breiðari t.d. með því að setja hendur á mjöðm. Við reynum að halda eðlilegu augnsambandi til að sýna vinsemd og opið hugarfar.
Ef við erum í síma eða fjarsambandi þá komum við vinsemd og vilja til þjónustu á framfæri með raddbeitingunni. Við tölum rólega og yfirvegað í mildum tón. Við forðumst að hækka röddina og reynum frekar að draga úr raddstyrk. Við brosum þegar við viljum sýna vinsemd, það heyrist á röddinni.
8. Útskýrum mál okkar af yfirvegun. Stundum þarf að koma ákveðnum skýringum á framfæri. Ef viðskiptavinurinn eða þjónustuþegi endurtekur sömu hlutina í sífellu þarf að sýna öryggi og útskýra þær reglur sem okkur ber að fylgja, ekki síst ef viðkomandi fer með rangt mál eða biður okkur um að ganga gegn reglum vinnustaðarins. Mikilvægt er þó að hafa í huga að forðast þrætur.
9. Vísa í annan farveg. Þegar við getum ekki leyst úr málinu sýnum við einstaklingum virðingu og áhuga með því að vísa til annarra aðila sem gætu mögulega aðstoðað. Viðkomandi fer þá sáttari úr samtalinu og finnst að við höfum reynt að aðstoða eftir megni.
10. Tryggjum öryggi. Þegar aðstæður gætu ógnað öryggi skaltu umfram allt tryggja öryggi, bæði viðkomandi, annarra viðskiptavina eða þjónustuþega og/eða starfsfólks.
Komum okkur upp öruggum vinnuaðstæðum með því að staðsetja okkur þannig að við séum nær útgöngu en viðskiptavinurinn eða þjónustuþeginn og gætum þess að þar séu ekki hlutir sem hægt er að nota sem vopn. Köllum eftir aðstoð ef þarf eða komum okkar af vettvangi.
Eftirköst krefjandi hegðunar
Það getur verið mjög streituvaldandi upplifun að eiga við krefjandi viðskiptavini eða þjónustuþega svo það er mikilvægt að við gefum okkur tíma til að jafna okkur. Þá er gott að hafa í huga að fæst fólk hegðar sér á þennan hátt. En svo þarf líka að átta sig á ástæðu óánægjunnar og skoða hvort hún sé mögulega birtingarmynd frávika eða áhættu á vinnustaðnum. Því er mikilvægt að láta yfirmann vita af frávikinu og ræða atvikið sjálft sérstaklega ef það hefur valdið uppnámi og við höfum áhyggjur af því að það gæti endurtekið sig eða okkur skortir bjargráð til að sinna erfiðum einstaklingum.
Hvenær á stjórnandi að stíga inn í aðstæðurnar?
Ef óskað er eftir aðstoð stjórnanda vegna krefjandi viðskiptavinar eða þjónustuþega þarf að bregðast hratt við til að meta aðstæður og koma starfsfólki til aðstoðar.
Í ferlinu er mikilvægt að styðja við starfsfólk og fara yfir viðbrögð við atviki á uppbyggilegan máta.
Í framhaldinu er æskilegt að fylgja eftir líðan starfsfólks og fá heildarmynd af samskiptunum. Meta þarf hvort starfsfólk treysti sjálfu sér og viðbragðsáætlun og/eða hvort fjölga þurfi bjargráðum eða bjóða aukinn stuðning.