Mannauðsmál

Viðbrögð við áföllum starfsmanna

Hvernig geta stjórnendur mætt starfsmönnum sem lenda í áföllum?

„..engin tvö mál eru eins."

Við tökumst öll á við vandamál og áföll í daglega lífinu. Flestir reyna að aðskilja einkalíf og vinnu en stundum taka erfiðleikar heima fyrir of mikinn toll og hafa veruleg áhrif á líðan og starfsgetu. Hvað getur þú sem yfirmaður gert í slíkum tilfellum? Þetta geta verið með erfiðari verkefnum stjórnenda og engin tvö mál eru eins.

Almennt gildir að sýna þarf samúð og hluttekningu en á sama tíma þarf að halda verkefnum gangandi og gæta að fagmennsku. Hér er minnst á nokkur almenn atriði sem gætu hjálpað:

Ekki spyrja of margra spurninga. Þú þarft að sýna umhyggju og skilning en nauðsynlegt er að virða rétt einstaklingsins til að halda viðkvæmum málum fyrir sig. Það er ekki hlutverk stjórnandans að vera trúnaðarvinur starfsmanns, hvað þá að taka hann í meðferð. Það er ákveðið valdaójafnvægi milli aðila og ekki gott að setja starfsmann í þá stöðu að hann segi yfirmanni meira en hann hefði kosið.
Vertu til taks. Það getur verið of yfirþyrmandi fyrir starfsmann að afsaka fjarveru eða slaka frammistöðu og því getur fylgt ákveðin skömm. Ef starfsmenn skynja samúð og að hægt sé að leita til yfirmanna er líklegra að þeir láti vita fyrr en ella.
Hlustaðu fyrst áður en þú ráðleggur. Hlustaðu á starfsmann áður en þú ráðleggur eða grípur til ótímabærra aðgerða. Mögulega hefur hann þörf fyrir að skýra stöðuna en ekki endilega fyrir að fá ráðleggingar eða leyfi frá störfum. Starfsmaður hefur eflaust þegar hugsað um hvað myndi koma sér vel fyrir báða aðila í aðstæðunum, svo sem að hafa tímabundna sveigju á vinnutíma, eða að færa til verkefni.
Fylgstu með og vertu í reglulegu sambandi. Gott er að veita starfsmanni stuðning með því að ræða reglulega við hann (gættu þó að trúnaði gagnvart öðrum starfsmönnum). Hann mun kunna að meta umhyggju þína og þú átt auðveldara með að meta stöðuna á hverjum tíma. Hvettu hann til að láta þig vita ef þörf er á spjalli eða frekari aðgerðum.

Vertu samkvæm/ur sjálfum þér. Þú munt mögulega setja ákveðið fordæmi þegar svona mál koma upp og aðrir starfsmenn munu reikna með að fá sömu meðferð ef þeir lenda í svipuðum aðstæðum.
Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið. Þú getur oftast ekki ákveðið á eigin spýtur hvaða aðgerða gripið er til. Þú getur þó möguleika gefið starfsmanni val um að vinna á öðrum tímum eða að vinna að heiman til dæmis. Best er að vera vel að sér um reglur fyrirtækisins í svona tilvikum og ef málið ber brátt að þarftu að fá að bera aðgerðir sem þið ræðið undir þinn yfirmann. Ef starfsmaður þarf á ráðgjöf eða meðferð að halda leitaðu þá til þinna yfirmanna eða mannauðsstjóra um aðstoð. Ef ástæða er til gæti verið skynsamlegt að benda starfsmanni á að leita til heimilislæknis.
Hugaðu að vinnuálagi og dreifingu verkefna. Ef starfsmaður er frá vinnu um tíma þarf að huga að hvort hægt sé að færa verkefni hans tímabundið yfir á aðra sem eru reiðubúnir til að taka þau að sér. Ef ákveðið er að starfsmaður sé tímabundið frá vinnu eða skili minna starfshlutfalli í tiltekinn tíma er ráðlagt að taka samtal að þeim tíma loknum þar sem næstu skref eru rædd. Stundum er erfitt að áætla hvenær starfsmaður kemur inn að nýju, en þrátt fyrir óvissu er ráðlagt að tala saman reglulega til að taka stöðuna og ákveða framhaldið. Mikilvægt er að vinna áætlanir í sameiningu og hafa þær skýrar og raunhæfar.

Bor

Gott að muna:

Gefðu tóninn um skilning og samkennd á vinnustaðnum. Það hvetur aðra starfsmenn til að láta vita ef þeir sjálfir lenda í vanda og hjálpar þér að þekkja merkin þegar svipuð mál koma upp.
Leitaðu skapandi lausna - ef til vill er sveigjanlegur vinnutími það eina sem þarf til að starfsmaður nái að sinna sínum verkefnum.
Vertu í reglulegu sambandi. Það hjálpar starfsmanni og gefur þér færi á að grípa til frekari aðgerða ef þörf krefur.
Ekki reyna að meðhöndla starfsmann. Þótt þú viljir vel er ekki rétt að stjórnendur fari of djúpt í persónulegan vanda fólks.
Ekki gefa loforð sem þú getur ekki efnt. Vertu með á hreinu hvað þú getur boðið starfsmanni svo sem breytt vinnufyrirkomulag, leyfi eða annað.
Gættu sanngirni og bjóddu starfsmönnum sambærilegar lausnir í áþekkum aðstæðum.

- Byggt á samantekt Carolyn O'Hara fyrir Harvard Business Review.

Móttaka nýrra starfsmanna

Að taka vel á móti nýjum starfsmanni er sameiginlegt verkefni allra á vinnustaðnum þó að næsti yfirmaður komi oftast mest að málum og beri ábyrgð á ferlinu ásamt mannauðsstjóra. Koma þarf nýliðum inn í verkefni, vinnulag og skipulag á vinnustaðnum, kynna skráðar og óskráðar reglur í samskiptum og aðstoða við praktísk atriði. Nýi starfsmaðurinn er oftast spenntur og áhugasamur um starfið og fullur af orku. Hann er einnig í mörgum tilfellum með reynslu og góðar hugmyndir sem vinnustaðurinn getur nýtt sér.

Til mikils er að vinna að vel takist til og sjaldan er um mikið átak að ræða þó að undirbúa þurfi nokkur atriði eins vel og kostur er. Ef vel er að verki staðið má reikna með að nýi starfsmaðurinn verði ánægðari í starfi og að hann nái fyrr að tileinka sér verkefnin sem minnkar álag á þá sem fyrir eru. Nýir starfsmenn eru ólíklegri til að hætta ef vel er tekið á móti þeim, þeir eru síður frá vegna veikinda og minni líkur eru á vinnuslysum. Reikna má með meiri gæðum í verkefnavinnu og meiri samheldni á vinnustaðnum ef nýliðar fá góðan grunn í upphafi.

Rannsóknir sýna að þeir sem fá vandaða nýliðafræðslu eru:

Mun líklegri til að vera enn á sama vinnustað þremur árum síðar.
Upplifun starfsmannsins af vinnuaðstæðum og starfsumhverfinu í upphafi starfs hefur mikið að segja um hvernig starfsmanni gengur í starfi.
Fyrstu 90 dagar í starfi skipta sköpum um hvort starfsmaður fótar sig í fyrirtækinu.

Góðar leiðbeiningar um móttöku nýrra starfsmanna má finna á síðu BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration.

Samtök iðnaðarins og Háskólinn á Akureyri gáfu út ritið Lengi býr að fyrstu gerð árið 2008. Ritið hafði að markmiði að kynna fyrir stjórnendum mikilvægi þjálfunar og fræðslu fyrir nýráðið starfsfólk.

Fjarvinna

Hér á velvirk.is má finna áhugavert efni um fjarvinnu og fjarfundi. Nefna má umfjöllun um stjórnendur fjarvinnandi teyma, ráð um hvernig virkja má fólk á fjarfundum, hugleiðingu um hvort fjarfundir séu orkusugur og umræðu um blandaða fjarfundi sem virðast komnir til að vera. Rætt er um stjórnun nýrra fjarvinnustarfsmanna, heimavinnu á tímum sóttvarna, líkamleg álagseinkenni í fjarvinnu, hugmyndir um hreyfingu í fjarvinnu, slóðir á ítarefni og umræðu um hvernig er að snúa aftur á vinnustað eftir að hafa unnið lengi heima.

Heilsuhjólið

Í Hollandi er verið að prufa nýja nálgun á heilsu út frá hugmyndafræði Machteld Huber sem er læknir og heimspekingur sem hefur helgað sig rannsóknum á nálgun á heilsu. Huber kannaði hin svonefndu bláu svæði heimsins og hvað íbúar þar ættu sameiginlegt en um er að ræða Japan, Grikkland, Sardiníu og Kaliforníu. Sjá umfjöllun um Heilsuhjólið.

Heilsuefling

Það er allra hagur að gera vinnustaðinn að stað þar sem starfsfólk nýtur sín og líður vel. Hér á Velvirk má finna almenna umfjöllun um heilsueflingu á vinnustað en stjórnendur eru hvattir til að kynna sér Heilsueflandi vinnustað sem er samstarfsverkefni VIRK, Vinnueftirlitsins og Embættis landlæknis, en markmiðið með því er að stuðla að betri heilsu og vellíðan á vinnustöðum.

Samskiptasamningar

Gagnlegt getur verið fyrir fyrirtæki að setja sér reglur um góð samskipti á vinnustað og hafa þær áberandi á öllum starfsstöðvum. Lykilatriði er að sem allra flestir starfsmenn komi að þessari vinnu og að nýir starfsmenn verði upplýstir um reglurnar. Gagnlegt getur verið að skoða það sem önnur fyrirtæki hafa gert til að fá hugmyndir en mikilvægt er að taka mið af starfseminni og stefnu fyrirtækisins.

Sjá nánar um samskiptasamninga hér.

Samskipti án orða

Hér á velvirk.is má finna umfjöllun um samskipti án orða, óyrt samskipti. Frekari umfjöllun um óyrt samskipti má m.a. finna hér:

HelpGuide - Nonverbal Communication.
Balance Careers - Nonverbal Communication Skills List and Examples.
Forbes - 10 Nonverbal Cues That Convey Confidence At Work.
Verywell Mind - Types of Nonverbal Communication.
Ýmsar fræðigreinar um samskipti án orða.

Einelti og áreitni

Vinnustaðir eiga að hafa skýrar leiðbeiningar um hvernig starfsmenn geta tilkynnt um einelti, áreitni eða aðra óviðeigandi hegðun og í hvaða farveg málin fara. Hér má finna upplýsingar og ráð gegn einelti og áreitni á vinnustað.

Atvinnumissir

Á síðunni Á milli starfa hér á velvirk.is má finna fróðleik og gagnleg verkfæri fyrir þá sem misst hafa vinnuna og eru á ákveðnum tímamótum.

„{q}“